ChatGPTとSlackを連携して、受信メールの返信案をChatGPTで作成してSlackに通知する方法

ステップ1：ChatGPTとSlackをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

ChatGPTとYoomの連携

1.検索する

ChatGPTを検索します。

2.必須項目の入力

必須項目を入力します。詳しくはChatGPTのマイアプリ登録方法のページにアクセスしてご確認ください。

2.追加する

入力ができたら右下の追加ボタンをクリックしてください。

上記の表示が出たら連携完了です。

SlackとYoomの連携

1.検索する

Slackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

上記のような画面が表示されるので、Jira Softwareと連携したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう。

Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Yoomのメールトリガーを起動しChatGPTで文章を作成する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】受信メールの返信案をChatGPTで作成してSlackに通知」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

メールアイコンの「トリガー条件を満たしたメールを受信したら」をクリックします。‍

4.メールトリガーの条件設定

Yoomのメールトリガー専用のアドレスを作成します。

赤枠部分を任意で変更しましょう。

続けて、件名にどのようなワードが含まれていたらChatGPTで要約を開始するか設定します。

画像の設定にした場合、件名に「問い合わせ」という文字列がある場合のみ要約を行います。
ここまで設定出来たら次へをクリックしてください。

詳細はメールトリガーの設定方法やGmailを使用したメールトリガーの設定方法をご確認ください。

5.テストの実行

テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けて、ChatGPTの設定を行います。

1.アプリと連携する

ChatGPTのアイコンの「返信案を作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。

2.内容の確認

テンプレートを使用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
また、メッセージ内容（プロンプト）は任意で変更可能です。返信の際のポイントなどを付け加えたりなど、ニーズに沿った設定をしてください。

3.モデルを決める

画面を下へスクロールすると、モデルを設定する箇所があります。
ChatGPTのどのモデルへ質問をするのか決めましょう。プルダウンから選択可能です。

4.テストと保存

ここまで設定できたらテストボタンを押します。テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。

ステップ4：Slackにメッセージを送信する設定

1.アプリと連携する

Slackのアイコンの「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。

2.投稿先のチャンネルIDを設定する

どのチャンネルにメッセージを送信するのか設定します。

ボックスをクリックするとチャンネルが一覧表示されるので、ChatGPTからの返信案を受け取りたいチャンネルを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。

3.メッセージ内容の確認

次はSlackに投稿するメッセージを設定します。
既に設定は完了しているため、付け加えたいメッセージがある場合のみ修正しましょう。

例として、今回は顧客から受信したメールの本文も送信する設定を行います。ボックスをクリックし、赤枠を選択してください。

本文をクリックして挿入しましょう。

以上でデータの挿入が行えます。
記号などを用いることで読みやすくなるため、任意でデザインを変更するのがおすすめです。‍

4.テストの実行

メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
受信メールの返信案をChatGPTで作成してSlackに通知

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：メールアプリをトリガーにする

今回紹介したテンプレートはYoomのメール機能を活用するものでしたが、特定のメールアプリでの受信をトリガーにすることも可能です。
画像の場合Gmailを連携し、特定のラベルのメールを受信した場合のみChatGPTで返信文を作成することができます。
Gmailの他、Outlookなどとも連携可能なため、普段活用しているメールアプリで自動化をお試しください。

アレンジ2：データベースに追加する

ChatGPTが作成した返信内容をデータベースに追加することで、どのような内容に対しどのような返信が作成されたのか一覧で管理可能となります。
また、作成された返信内容を一覧で確認した上で、プロンプトの微調整がしやすくなるかもしれません。
さらに、実際に返信をした際に使用した文章を追加すれば、カスタマー対応の例として保存しておくことができるでしょう。

ChatGPTやSlackを使ったその他の自動化例

他にも、ChatGPTやSlackを使った自動化の例をいくつか紹介します。

1.データベースに追加した議事録をChatGPTで要約してSlackに通知

会議に参加できなかったメンバーが会議内容を素早く理解可能になるかもしれません。文字起こしした会議データや長文の議事録などを要約することで、要点が把握しやすくなるはずです。

2.フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、Googleスプレッドシートに追加する

フォームに届いた回答を自動振り分けします。回答のジャンル分けなどが容易になり、データ分析などが容易に行える可能性があります。

3.Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する

ファイルデータをAIが読み取り、さらにその内容をChatGPTで要約することも可能です。資料の確認などにご活用ください。

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ChatGPTとSlackの連携メリットと具体例

メリット1：返信文の提供による作業負担の軽減

今回の連携を行うことで、問い合わせメールへの返信作業の負担が軽減できる可能性が高まります。
例えば、日々膨大な量の問い合わせメールがある場合、各々に対していちから返信文を作成すると、担当者の業務量は相当なものになるはずです。
また、ある程度の返信テンプレートが存在していたとしても、長文のメールを受信した際は内容を深く理解するところから始めるため、時には何度も文章を読み込む必要もあると言えます。
そこでChatGPTの力を借りれば、返信文の案が自動で提供されるようになるため、このような業務負担を軽減できるかもしれません。

メリット2：返信文の自動作成による文章力の一貫性保持

従業員の文章力に課題を感じることはありませんか？
例えば、顧客に対する返信文を作成するためには、ビジネス文の基本などを熟知しておく必要があります。また、基本的な文章力やタイピング速度も有していなければなりません。
しかし、担当者によってバラつきのある能力とも言えるため、一貫性のある文書の作成が難しいことも考えられます。
このような時にメリットを感じられるのが、ChatGPTなどの生成AIと言えるでしょう。ChatGPTの力を借りることで、プロンプトに則った返信文が考案され、担当者による文書のバラつきの抑制が期待できます。

メリット3：通知機能による返信速度の向上

ChatGPTで作成された返信文がSlackに通知されることで、顧客への返信対応速度が向上するかもしれません。
例えば、これまでは初めから考案していた返信文も、ChatGPTの案を活用することで素早く作成しやすくなるでしょう。また、Slackの特定のルームに通知されることで、問い合わせあったこと自体もメンバーが把握しやすくなるはずです。
これにより、いち早く気が付いたメンバーが返信業務に回りやすくなるため、返信速度の向上に繋がることが見込めます。

まとめ

ChatGPTを活用することで、これまで手動で行う必要があった業務の手間が省けるでしょう。これにより業務負担の軽減が見込めます。また、効率的に業務がこなせるようになることで、生産性が向上するかもしれません。
日々の問い合わせメールへの対応を少しでも効率化したいのであれば、今回紹介したテンプレートをぜひご活用ください。

また、Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。この機会に使用感を確かめて、業務改善を図りませんか？