Outlookにメールが届いたらChatworkに通知する方法

[Yoomとは]

<span class="mark-yellow">それではここからノーコードツールYoomを使って「Outlookで受信したメールをChatworkに転送する」方法をご説明します。</span>

Outlookに届いたメールをChatworkで通知する方法

Outlookで受信したメールをChatworkに転送するには、Outlookのメール受信をトリガーとして検知し、ChatworkのAPIを用いて指定のチャットグループにメッセージを送信することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フローのおおまかな流れは以下の通りです。

• YoomとOutlook、Chatworkをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：OutlookとChatworkをマイアプリ連携

Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

Outlookのマイアプリ連携

Microsoftアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoftアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Chatworkのマイアプリ連携

まずはChatworkにログインします。
次に、Yoomにアクセスなどの許可をします。

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許可をしたらYoomとの連携は完了です。
マイアプリ一覧に追加されているのを確認しましょう。

これで準備は完了です！

続いてフローの詳細設定に移ります。下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：メールトリガー設定

まずはYoomのメール機能を活用して、トリガー設定をしましょう。

受信用のメールアドレスを設定して、必要であればタイトルをわかりやすいものに修正してから次に進んでください。
次に、受信用のメールアドレス宛にメールを送信します。

アウトプットが取得できたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：Chatworkにメッセージを送る設定

つぎに、メールの内容をChatworkに通知する設定を進めていきましょう！

1ページ目はマイアプリ連携をしたChatworkのアカウント情報が反映されています。

複数のアカウントと連携していると、意図しないアカウントになっている場合があるので確認をしてください。必要であればタイトルをわかりやすいものに修正して次に進みましょう。
次に、通知する内容の詳細設定を行います。

ルームIDを候補から選択して、メッセージ内容はアウトプットを活用しながら入力してみましょう。
アウトプットが入力されている部分は、メールの内容によって変化します。

入力ができたら「テスト」をクリックしてみましょう。

無事に成功して、Chatworkに指定した内容の通知が届きました。「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう！

これでフローが動き、メールを受信したらChatworkに通知が届くようになりました。
設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
<span class="mark-yellow">トリガーの条件を細分化したり、メールの内容をデータとして蓄積することでさらに業務がスムーズになることが期待できます。</span>

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

受信メールをさらに細分化して分岐を活用

Yoomのメール機能は、トリガーの条件を細かく設定できます。
たとえば、件名に「緊急」とついているものを受信した時だけフローが動くように設定できます。

この設定をしたうえで、Chatworkの通知すると同時にTrelloなどにタスクとして追加することができます。
Chatworkのメッセージを万が一見落としても、フォローすることができそうですね。

その他、条件に従って特定の相手にメールを送信するなど、分岐を活用できればさらに業務が効率化するでしょう！
なお、分岐はミニプラン以上で利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。

有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。

メールの情報を蓄積する

たとえば、メールで顧客からの問い合わせを受け取り、Chatworkに通知している場合その情報を蓄積しておいたほうが便利です。
<span class="mark-yellow">そんなときは通知後にGoogle スプレッドシートなどにレコードを追加するフローを設定してみましょう。</span>

この設定をすることで、問い合わせの情報をあとから検索したり、対応・未対応が一目で確認できるようになります。
メールで受信する内容に合わせてアレンジしてみてください！

OutlookやChatworkを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやChatworkのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

OutlookとChatworkのその他の自動化例

Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加して通知したり、Asanaにメール内容をタスクとして追加した後に通知することができます。
さらに、お問い合わせメールを受信した際に、回答内容をDifyで作成して生成結果を通知することも可能です。

Outlookを活用した自動化例

情報が登録・追加されたら、Outlookにメールを送信する

登録・追加された旨をOutlookで送信するので、情報管理の抜け漏れを抑制できるでしょう。

Outlookにメッセージが届いたら情報を追加する

新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくせるかもしれません。

Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、通知する

Outlookメールに新しく届いた内容をAIで抽出して自動でコミュニケーションツールに通知するフローボットです。

Chatworkを活用した自動化例

情報が登録されたらChatworkに通知する

新しい情報が登録されると、Chatworkの任意のチャットルームに通知するフローボットです。

投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をChatworkに投稿する

メッセージを自動的に翻訳し、Chatworkに通知をすることができるため、手動で翻訳機能を使う作業をなくせるかもしれません。

OutlookとChatworkを連携するメリットと具体的な利用シーン

メリット1: 重要なメールを素早く把握できる

Outlookに届いたメールを確認するのが遅れ、対応が遅くなってしまうことはありませんか？
OutlookとChatworkを連携すれば、<span class="mark-yellow">特定のメールを受信した際にChatworkのグループチャットに通知を送ることができるため、重要な情報を素早く把握できます。</span>

例えば、顧客からの問い合わせや、上司からの重要な指示メールがOutlookに届いた際に、Chatworkへ自動通知するよう設定すれば、メールを開かなくても対応しやすくなります。
通知の設定を細かく調整すれば、本当に必要な情報だけをChatworkに流すことができ、業務の効率化にもつながることが期待できます。

メリット2: チーム全体でスムーズに情報共有ができる

メールでやりとりする内容がチーム全体に関係するものであっても、個人の受信ボックスに埋もれてしまうと、情報共有が遅れてしまうことがあります。
OutlookとChatworkを連携すると、受信したメールを自動でチームのグループチャットに共有できるため、<span class="mark-yellow">情報伝達の手間が省け、スムーズな連携が可能になります。</span>

例えば、プロジェクトの進行に関する連絡や、クライアントとのやり取りなど、複数人で共有したほうが良いメールをChatworkに転送することで、メールを転送する手間がなくなり、チーム全員がスムーズに最新の情報を把握できるようになるでしょう。

メリット3: 手作業を減らし、業務の負担を軽減できる

Outlookに届いたメールを毎回手動でChatworkに転送するのは手間がかかりますし、転送を忘れるリスクもあります。
OutlookとChatworkを自動連携させることで、<span class="mark-yellow">手作業を減らし、業務の負担を軽減できます。</span>

例えば、顧客からの問い合わせメールを受信した際、担当者が手動でChatworkに転送する運用をしていると、転送ミスや対応漏れが発生しやすくなります。
しかし、Yoomを活用して自動化すれば、メールを受信した時点でChatworkに自動通知されるため、転送ミスや対応遅れを防ぐことができます。
また、転送作業にかかる時間を削減できるため、他の業務に集中しやすくなるメリットもあります。

まとめ

Outlookに届いたメールをChatworkへ自動通知することで、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体でスムーズに情報共有ができるようになります。また、手作業での転送をなくすことで、業務の負担も軽減できます。

Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にOutlookとChatworkを連携できます。このフローで業務効率を向上させ、仕事のスピードと正確性を高めることができます。

この便利な仕組みを活用するには、まずYoomに無料登録することから始めてみましょう！