2024/07/03
アプリ同士の連携方法

ChatworkとOutlookのノーコード連携の方法をご紹介!

m.sekiguchi

目次

ChatworkとOutlookを連携するメリット

チャットツールとメール、どちらも使用して業務を行っている方が多くいらっしゃるかと思います。
社内ではチャットツール、社外とのやり取りではメール、といった形で使い分けているという声もお聞きします。
チャットツールはとても便利で、社内でのコミュニケーションが活発となり、リアルタイムな情報共有ができ、業務の効率アップに大きく貢献します。
手軽にやり取りできるため、とても使いやすいですよね!
その反面、メールでのやり取りは見逃しがあったり、重要な内容が埋もれてしまったりと、チャットツールに比べて抜け・漏れが発生しやすい部分があります。

そんなお困りをお持ちの方には、ぜひチャットツールとメールを連携することをお勧めします!

今回はChatworkとOutlookを例にして、連携するメリットをご紹介します。

1.リアルタイムに通知が来る
Outlookの予定やメールをChatworkに通知することで、リアルタイムに情報管理ができます。
重要な情報もChatworkで確認できるため、見逃し防止につながります。

2.タスク管理の効率化
Outlookの予定やメールから、直接Chatworkでタスクを作成できます。
メールでの依頼や指示をChatworkでタスクとしてすぐに共有することで、タスク管理の負担が軽減します。
作業の抜け・漏れ防止にもなります。

3.スケジュール管理の効率化
OutlookからChatworkでタスクを作成することの逆に、ChatworkのタスクやメッセージからOutlookのカレンダーに予定を追加することも可能です。
Outlookでスケジュールの一元管理ができます。

4.通知の一本化
OutlookのメールなどをChatworkに通知することで、メール・チャットツールどちらも確認する必要が無くなります。
Chatworkのみの確認でメールもスケジュールも把握でき、複数のツールを行き来する手間が省けます。

5.チーム内コミュニケーションがスムーズに
Chatworkで共有されたミーティング予定やメールの内容をOutlookカレンダーに自動的に反映されることで、チーム全員が情報をリアルタイムに把握できます。
統一された情報がチーム内で共有され、情報共有が円滑に行えます。        

このように、ChatworkからOutlook、OutlookからChatwork相互の連携をすると、業務効率が大幅に向上します!
両方のツールを行ったり来たりする必要が無くなることは、非常に大きなメリットです。

ChatworkとOutlookを連携するとできる業務自動化例

では、ChatworkとOutlookを連携すると、どのような業務が自動化できるのでしょうか?

1.メール受信時にChatworkで通知
Outlookで受信したメールをChatworkに自動で転送することができます。
Chatwork内のチャットルーム、もしくは特定のメンバーに通知することも可能です。

2.スケジュールのリマインダーを自動で通知
Outlookのカレンダーにスケジュールが登録されると、自動的にChatworkに通知をすることができます。
該当するメンバー全員にリマインダーが通知されることで、ミーティングなどの予定を忘れずに確認することができます。

3.スケジュールの自動追加
Chatworkで追加されたタスクや、やり取りしたメッセージから直接Outlookのカレンダーにスケジュールを登録することが可能です。
スケジュール管理の一元化により、予定の把握が簡単にできます。

4.Chatworkにタスクを自動で作成
Outlookに受信したメールより、Chatworkにタスクを自動で作成することが可能です。
Outlookでメールを確認していなくても、Chatworkへリアルタイムにタスクが反映され、重要なタスクの抜け・漏れを防止します。
条件を設定することで、特定のメールを受信したときのみタスクを生成したり、特定の担当者にタスクを割り当てることも可能です。

5.添付ファイルの共有
Outlookで受信したメールに添付されているファイルを、自動的にChatworkに共有することが可能です。
アップロード先を指定することもでき、必要なファイルをチームメンバーがすぐに確認できます。

このように、様々な手動で行う業務を軽減することができるほか、情報の伝達ミスや確認漏れを防ぎます!

ChatworkとOutlookの連携フローの作り方

では、実際にChatworkとOutlookの連携方法をご紹介します。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます!
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

STEP1 Chatworkをマイアプリ追加

1.Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「+新規接続」を選択してください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Chatwork」を選択し、アプリを連携して下さい。アプリ名で検索も可能です。

3.Chatworkのアカウントを入力し、「サインイン」を選択します。

4.パスワードを入力し「ログイン」を選択すると、次の画面が表示されます。
  「許可」を選択してください。

5.マイアプリ連携が完了します。

6.連携が完了したら、フローボットを作成していきます。左欄のプロジェクト一覧から任意のプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。

7.任意のタイトルを入力します。

STEP2 Outlookでメールを受信したら起動するトリガーを設定

1.「特定の条件のメールを受信したとき」を選択します。

2.「タイトル」「受信用アドレス」を入力し、「次へ」を選択します。
  受信用アドレスには、任意の値を入力します。(後ほど、ここで入力したアドレスにOutlookで受信したメールを転送するオペレーションを設定します)

3.先ほど入力した受信用メールアドレスにメールを送信します。
  メール送信後、「テスト」を選択します。   

4.テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
  先ほど送ったメールと内容が一致することを確認し、「保存する」を選択します。  

STEP3 Chatworkに通知するアクションを設定

1.先ほど追加したアプリトリガーの下の「+」マークを選択します。

2.オペレーションを選択します。今回はChatworkに通知するため、「アプリと連携する」を選択します。

3.「Chatwork」を選択します。

4.アカウントを選択し、アクションは「メッセージを送る」を選択します。
  入力後、「次へ」を選択します。   

5.API設定を行います。
  ルームIDを候補より選択し、メッセージに任意の値を入力します。入力後、「テスト」を選択します。
  (メッセージ内容など、受信したメールより受け取ったアウトプットを使用することも可能です。)

  内容を確認し、「保存する」を選択します。

6.最後に、トリガーを「ON」にして完了です。

ChatworkとOutlookの連携フロー応用編

Outlookにメールを受信したらChatworkへ通知するフローをご紹介しました。
Yoomを利用すると、今回ご紹介したフローとは逆に、Chatworkにメッセージが投稿されたらOutlookへメールを送信するフローも作成可能です。
Chatworkにメッセージが投稿
   ↓
Outlookにメールを送信
※Chatwork、Outlookどちらもアプリ連携が必要です。

ご自身がメインで使用しているツールに通知が来ると、レスポンスの速度が大幅にアップしますね!
Outlookへのメールの送信内容は、宛先(Cc、Bccも設定OK)、件名、本文のほか、添付ファイルも設定可能です。
Chatworkで共有されたファイルを複数の宛先に送信する、などの使い方もできます。

また条件を追加することで、
・特定の送信者からのメールのみChatworkに通知
・Chatworkの投稿で特定の文言が含まれていた場合のみメールを送信
・メールに添付ファイルがあった場合のみChatworkに通知
など、使い方は無限大です!

まとめ

いかがでしたでしょうか?
Yoomをご利用いただくことで、簡単にOutlookとChatworkを連携することができます。
複数のツールを導入し業務を行っている場合も多く見受けられますが、チャットツールとメールを頻繁に行ったり来たりすることなく、通知や管理を一元化することで、情報の抜け・漏れを防ぎ、リアルタイムに情報共有を行うことが実現します!
こういった連携を活用し、更なる生産性向上を目指していきたいですね。

この記事を書いた人
m.sekiguchi
Yoomを通じて、業務効率アップのヒントを日々勉強中です。 北の大地より、お役立ち情報を発信していきます。
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