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「大事なメールを見落として対応が遅れてしまった」「チームで共有すべきメールが個人の受信トレイに埋もれてしまう」そんな悩みを抱えていませんか？
その悩みを解決するのが、Yoomを使ったOutlookとChatworkの自動連携です。
Outlookに届いたメールをChatworkへ自動で通知することで、見落としを防ぎ、スムーズな情報共有の助けになります。
さらに、転送の手間をなくし、業務の負担を軽減できるため、仕事の効率もアップします。
本記事では、Yoomを使ってOutlookのメールをChatworkに転送する方法を解説します。プログラミング不要で簡単に設定できるので、ぜひ最後まで読んでみてください！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
それではここからノーコードツールYoomを使って「Outlookで受信したメールをChatworkに転送する」方法をご説明します。
Outlookで受信したメールをChatworkに転送するには、Outlookのメール受信をトリガーとして検知し、ChatworkのAPIを用いて指定のチャットグループにメッセージを送信することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。
検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。
Microsoftアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoftアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まずはChatworkにログインします。
次に、Yoomにアクセスなどの許可をします。
許可をしたらYoomとの連携は完了です。
マイアプリ一覧に追加されているのを確認しましょう。
これで準備は完了です！
続いてフローの詳細設定に移ります。下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。
まずはYoomのメール機能を活用して、トリガー設定をしましょう。
受信用のメールアドレスを設定して、必要であればタイトルをわかりやすいものに修正してから次に進んでください。
次に、受信用のメールアドレス宛にメールを送信します。
アウトプットが取得できたら「保存する」でトリガー設定は完了です。
つぎに、メールの内容をChatworkに通知する設定を進めていきましょう！
1ページ目はマイアプリ連携をしたChatworkのアカウント情報が反映されています。
複数のアカウントと連携していると、意図しないアカウントになっている場合があるので確認をしてください。必要であればタイトルをわかりやすいものに修正して次に進みましょう。
次に、通知する内容の詳細設定を行います。
ルームIDを候補から選択して、メッセージ内容はアウトプットを活用しながら入力してみましょう。
アウトプットが入力されている部分は、メールの内容によって変化します。
入力ができたら「テスト」をクリックしてみましょう。
無事に成功して、Chatworkに指定した内容の通知が届きました。「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしましょう！
これでフローが動き、メールを受信したらChatworkに通知が届くようになりました。
設定したフローは以下のものです。
Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
トリガーの条件を細分化したり、メールの内容をデータとして蓄積することでさらに業務がスムーズになることが期待できます。
以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。
Yoomのメール機能は、トリガーの条件を細かく設定できます。
たとえば、件名に「緊急」とついているものを受信した時だけフローが動くように設定できます。
この設定をしたうえで、Chatworkの通知すると同時にTrelloなどにタスクとして追加することができます。
Chatworkのメッセージを万が一見落としても、フォローすることができそうですね。
その他、条件に従って特定の相手にメールを送信するなど、分岐を活用できればさらに業務が効率化するでしょう！
なお、分岐はミニプラン以上で利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。
たとえば、メールで顧客からの問い合わせを受け取り、Chatworkに通知している場合その情報を蓄積しておいたほうが便利です。
そんなときは通知後にGoogle スプレッドシートなどにレコードを追加するフローを設定してみましょう。
この設定をすることで、問い合わせの情報をあとから検索したり、対応・未対応が一目で確認できるようになります。
メールで受信する内容に合わせてアレンジしてみてください！
今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやChatworkのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加して通知したり、Asanaにメール内容をタスクとして追加した後に通知することができます。
さらに、お問い合わせメールを受信した際に、回答内容をDifyで作成して生成結果を通知することも可能です。
登録・追加された旨をOutlookで送信するので、情報管理の抜け漏れを抑制できるでしょう。
新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくせるかもしれません。
Outlookメールに新しく届いた内容をAIで抽出して自動でコミュニケーションツールに通知するフローボットです。
新しい情報が登録されると、Chatworkの任意のチャットルームに通知するフローボットです。
メッセージを自動的に翻訳し、Chatworkに通知をすることができるため、手動で翻訳機能を使う作業をなくせるかもしれません。
ご紹介したテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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Outlookに届いたメールを確認するのが遅れ、対応が遅くなってしまうことはありませんか？
OutlookとChatworkを連携すれば、特定のメールを受信した際にChatworkのグループチャットに通知を送ることができるため、重要な情報を素早く把握できます。
例えば、顧客からの問い合わせや、上司からの重要な指示メールがOutlookに届いた際に、Chatworkへ自動通知するよう設定すれば、メールを開かなくても対応しやすくなります。
通知の設定を細かく調整すれば、本当に必要な情報だけをChatworkに流すことができ、業務の効率化にもつながることが期待できます。
メールでやりとりする内容がチーム全体に関係するものであっても、個人の受信ボックスに埋もれてしまうと、情報共有が遅れてしまうことがあります。
OutlookとChatworkを連携すると、受信したメールを自動でチームのグループチャットに共有できるため、情報伝達の手間が省け、スムーズな連携が可能になります。
例えば、プロジェクトの進行に関する連絡や、クライアントとのやり取りなど、複数人で共有したほうが良いメールをChatworkに転送することで、メールを転送する手間がなくなり、チーム全員がスムーズに最新の情報を把握できるようになるでしょう。
Outlookに届いたメールを毎回手動でChatworkに転送するのは手間がかかりますし、転送を忘れるリスクもあります。
OutlookとChatworkを自動連携させることで、手作業を減らし、業務の負担を軽減できます。
例えば、顧客からの問い合わせメールを受信した際、担当者が手動でChatworkに転送する運用をしていると、転送ミスや対応漏れが発生しやすくなります。
しかし、Yoomを活用して自動化すれば、メールを受信した時点でChatworkに自動通知されるため、転送ミスや対応遅れを防ぐことができます。
また、転送作業にかかる時間を削減できるため、他の業務に集中しやすくなるメリットもあります。
Outlookに届いたメールをChatworkへ自動通知することで、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体でスムーズに情報共有ができるようになります。また、手作業での転送をなくすことで、業務の負担も軽減できます。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にOutlookとChatworkを連携できます。このフローで業務効率を向上させ、仕事のスピードと正確性を高めることができます。
この便利な仕組みを活用するには、まずYoomに無料登録することから始めてみましょう！
