ChatworkとOutlookを連携するメリット
チャットツールとメール、どちらも使用して業務を行っている方が多くいらっしゃるかと思います。
社内ではチャットツール、社外とのやり取りではメール、といった形で使い分けているという声もお聞きします。
チャットツールはとても便利で、社内でのコミュニケーションが活発となり、リアルタイムな情報共有ができ、業務の効率アップに大きく貢献します。
手軽にやり取りできるため、とても使いやすいですよね！
その反面、メールでのやり取りは見逃しがあったり、重要な内容が埋もれてしまったりと、チャットツールに比べて抜け・漏れが発生しやすい部分があります。
そんなお困りをお持ちの方には、ぜひチャットツールとメールを連携することをお勧めします！
今回はChatworkとOutlookを例にして、連携するメリットをご紹介します。
1．リアルタイムに通知が来る
Outlookの予定やメールをChatworkに通知することで、リアルタイムに情報管理ができます。
重要な情報もChatworkで確認できるため、見逃し防止につながります。
2．タスク管理の効率化
Outlookの予定やメールから、直接Chatworkでタスクを作成できます。
メールでの依頼や指示をChatworkでタスクとしてすぐに共有することで、タスク管理の負担が軽減します。
作業の抜け・漏れ防止にもなります。
3．スケジュール管理の効率化
OutlookからChatworkでタスクを作成することの逆に、ChatworkのタスクやメッセージからOutlookのカレンダーに予定を追加することも可能です。
Outlookでスケジュールの一元管理ができます。
4．通知の一本化
OutlookのメールなどをChatworkに通知することで、メール・チャットツールどちらも確認する必要が無くなります。
Chatworkのみの確認でメールもスケジュールも把握でき、複数のツールを行き来する手間が省けます。
5．チーム内コミュニケーションがスムーズに
Chatworkで共有されたミーティング予定やメールの内容をOutlookカレンダーに自動的に反映されることで、チーム全員が情報をリアルタイムに把握できます。
統一された情報がチーム内で共有され、情報共有が円滑に行えます。
このように、ChatworkからOutlook、OutlookからChatwork相互の連携をすると、業務効率が大幅に向上します！
両方のツールを行ったり来たりする必要が無くなることは、非常に大きなメリットです。
ChatworkとOutlookを連携するとできる業務自動化例
では、ChatworkとOutlookを連携すると、どのような業務が自動化できるのでしょうか？
1．メール受信時にChatworkで通知
Outlookで受信したメールをChatworkに自動で転送することができます。
Chatwork内のチャットルーム、もしくは特定のメンバーに通知することも可能です。
2．スケジュールのリマインダーを自動で通知
Outlookのカレンダーにスケジュールが登録されると、自動的にChatworkに通知をすることができます。
該当するメンバー全員にリマインダーが通知されることで、ミーティングなどの予定を忘れずに確認することができます。
3．スケジュールの自動追加
Chatworkで追加されたタスクや、やり取りしたメッセージから直接Outlookのカレンダーにスケジュールを登録することが可能です。
スケジュール管理の一元化により、予定の把握が簡単にできます。
4．Chatworkにタスクを自動で作成
Outlookに受信したメールより、Chatworkにタスクを自動で作成することが可能です。
Outlookでメールを確認していなくても、Chatworkへリアルタイムにタスクが反映され、重要なタスクの抜け・漏れを防止します。
条件を設定することで、特定のメールを受信したときのみタスクを生成したり、特定の担当者にタスクを割り当てることも可能です。
5．添付ファイルの共有
Outlookで受信したメールに添付されているファイルを、自動的にChatworkに共有することが可能です。
アップロード先を指定することもでき、必要なファイルをチームメンバーがすぐに確認できます。
このように、様々な手動で行う業務を軽減することができるほか、情報の伝達ミスや確認漏れを防ぎます！
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