【ノーコードで実現】ChatworkのデータをAsanaに自動的に連携する方法

Chatworkの特定キーワード付きメッセージをAsanaでプロジェクト化する

「プロジェクト開始」や「新規案件」といったキーワードをトリガーにAsanaでプロジェクトを作成するフローとなっています。
プロジェクト化し、対応漏れを防止したい方におすすめのフローです。

Chatworkの完了報告メッセージでAsanaのタスクを完了にする

タスク完了の二重管理が不要になり、完了に更新する手間が省けます。
Asanaのタスク情報を最新化したい方におすすめのフローです。

ChatworkとAsanaの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくChatworkとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでChatworkとAsanaの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はChatworkの特定キーワード付きメッセージをAsanaでタスク化するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• ChatworkとAsanaをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるChatworkのトリガー設定とその後に続くAsanaのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

ステップ1:ChatworkとAsanaをマイアプリ登録

ChatworkとAsanaをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Chatworkの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからChatworkを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Chatworkにログインしてください。

Asanaの連携方法

先ほどと同様に、一覧からAsanaを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Asanaにログインしましょう。

自身のマイアプリ欄に、ChatworkとAsanaが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Chatworkに新しいメッセージが投稿されたらフローボットを起動する設定を行うため、「新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるChatworkのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、赤枠内の矢印をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。
Chatworkの画面に移動し、Webhookの設定を行いましょう。

Chatworkの画面に移動し、テスト用に特定のキーワードを含むタスクについてのメッセージを送信しましょう。
今回は【新規タスク共有】を特定のキーワードとして設定しましたが、任意で設定してください。

設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」と表示され、その下に「アウトプット」が表示されます。
以下には表示されていませんが、アウトプットの項目名の横に取得した値が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:分岐する設定

続いて、特定のキーワードの有無により分岐する設定を行うため、「分岐｜特定の語句を含むか判別」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
「分岐条件」の【新規タスク共有】の部分にご自身で設定したキーワードを入力しましょう。
設定できたら、「保存する」をクリックしてください。

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

ステップ5:テキストからデータを抽出する設定

続いて、Chatworkからデータを抽出する設定を行うため、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の注意事項を確認してください。

スクロールし、「対象のテキスト」を設定しましょう。
Chatworkのアウトプットから「メッセージ本文」を選択します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

次に、「抽出したい項目」を設定してください。
メッセージから抽出したい項目を設定しましょう。
今回は以下のように設定しました。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功したら「テスト成功」と表示され、以下のアウトプットに抽出したデータが表示されます。
アウトプットを確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6:Asanaにタスクを追加する設定

続いて、Asanaにタスクを追加する設定を行うため、「タスクを追加」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、「タスク名」を設定しましょう。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットからタスク名を選択してください。

スクロールし、「プロジェクトID」を候補から選択しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。

次に、「セクションID」を候補から選択しましょう。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから「タスクの説明」に詳細を設定することもできます。
他にも必要な項目があれば、設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
Asanaの画面に移動すると、タスクが自動追加されているはずです。

ステップ7:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

こちらがChatworkの特定キーワード付きメッセージをAsanaでタスク化するフローでした。

AsanaのデータをChatworkに連携したい場合

先ほどはChatworkからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にAsanaからChatworkへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。

Asanaで新しくタスクが作成されたらChatworkに通知する

タスクの確認漏れを防止したい方におすすめのフローです。
チーム内でタスク情報を共有することができます。

Asanaでタスクが完了したらChatworkに通知

完了したタスク内容の確認がスムーズになるでしょう。
タスクの完了を把握し、プロジェクトの進行をスムーズに進めたい方におすすめのフローです。

ChatworkやAsanaのAPIを使ったその他の自動化例

ChatworkやAsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Chatworkを使った自動化例

メールやチャットツールのメッセージをChatworkに通知可能です。毎日の会議情報をChatworkに通知することもできます。

Asanaを使った自動化例

データベースのデータ追加や更新をトリガーに、Asanaにタスクを追加できます。Asanaのタスクの期日を通知したり、カレンダーに登録したりできます。

終わりに

いかがでしたか？ChatworkとAsanaを連携させることで、「メッセージの転記作業をなくしたい」「タスクの抜け漏れを防ぎたい」「チームの情報管理をスムーズにしたい」といった悩みを解消できるかもしれません。チャットの内容をもとに自動でタスクやプロジェクトを作成すれば、手間を減らしつつ確実な業務管理が実現できます。

ノーコードツールYoomを使えば、専門的な知識がなくても簡単にChatworkとAsanaの連携が可能です。気になる方は、まずは無料アカウントを作成して、連携フローの使い心地を試してみてください。登録は30秒で完了！すぐに自動化の便利さを体感できます。

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