Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Asanaでタスクを作成する
上記のフローのトリガーを、特定条件のメッセージが投稿された場合に限定したフローです。
「ToDo」や「新規タスク」といったキーワードを含むメッセージを起点としてタスク追加が行われます。
このフローではタスク追加用のチャネルを設ける必要がないため、チームでの会話中に生まれた作業をシームレスにタスク化できます。
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「このタスク、誰かAsanaに登録してくれた？」
「Teamsで言ったんだけどな…」
そんなやりとりを経験したことはありませんか？チーム内の会話で生まれた“やるべきこと”が、そのまま流れていってしまうのはよくある話です。そんなときはMicrosoft TeamsとAsanaを連携すれば、その悩みを一気に解決することができます。たとえば、Microsoft Teamsで「ToDo」や「お願い」といったキーワードが含まれたメッセージが投稿されたら、自動でAsanaにタスクが作成することや、特定のチャンネルにタスクIDを投稿するだけで、Asana側のタスクが完了ステータスに更新することが可能です。
この記事では、実際に活用できるテンプレートとともに、Microsoft TeamsとAsanaを連携する具体的な方法について、画像付きで詳しく解説していきます。チーム内の「言った・言わない」という問題から解放されたい方は、ぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft TeamsとAsanaの連携が可能です。
YoomにはあらかじめMicrosoft TeamsとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Microsoft TeamsとAsanaのAPIを連携することで、Microsoft Teamsへの投稿を起点に、Asanaでのタスク追加やステータス変更などのアクションが行えます！
ここでは、Microsoft TeamsとAsanaを使用したテンプレートをいくつかご紹介します。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント情報を登録するだけで、すぐにMicrosoft TeamsとAsanaの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Microsoft Teamsの特定のチャネルに投稿されたメッセージからデータを抽出し、Asanaにタスクを追加するフローです。
メッセージからタスク名や期日などをAIが自動で抽出するため、タスク追加用にメッセージを整える必要もありません。
作業出しからタスクの追加までMicrosoft Teams上で完結するため、プロジェクトの管理者のみがAsanaを使用している場合などにも役立ちます。
上記のフローのトリガーを、特定条件のメッセージが投稿された場合に限定したフローです。
「ToDo」や「新規タスク」といったキーワードを含むメッセージを起点としてタスク追加が行われます。
このフローではタスク追加用のチャネルを設ける必要がないため、チームでの会話中に生まれた作業をシームレスにタスク化できます。
Asanaにタスクを追加するだけでなく、完了済みにするフローも。
Microsoft Teamsの特定のチャネルでタスクIDが投稿されたら、そのタスクのステータスを完了にします。
タスク追加のフローと合わせて利用することで、タスクの管理をより一元化できます。
それでは、先程ご紹介した「Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Asanaでタスクを作成する」フローの設定方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードでMicrosoft TeamsとAsanaの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
先ずは、Microsoft TeamsとAsanaを「マイアプリ」に登録し、Yoomと連携させましょう。
この設定は初回のみ必要です。
既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。
「マイアプリ」に使用する2つのアプリが追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
これでトリガーとなるチャネルの設定が完了しました。
ステップ3で取得した情報から、タスク追加に使用するデータを抽出していきます。
では、抽出したデータを用いてAsanaにタスクを追加しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したチャネルにメッセージを投稿し、Asanaにタスクが追加されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
この記事ではMicrosoft Teamsを起点にAsanaを動作させるフローをご紹介しましたが、反対にAsanaを起点としてMicrosoft Teamsを動作させたい場合は、以下のテンプレートをご利用ください。
Asanaでのタスク追加が素早くMicrosoft Teamsに通知されることで、タスクの見落としを減らすだけでなく、担当者以外のメンバーも内容が把握できるようになります。
進行状況をチームで共有しやすくなり、情報の行き違いや対応漏れの防止にも役立つでしょう。
期日の近いタスクをMicrosoft Teamsに自動でリマインド。
Asanaを頻繁に開かずとも「誰が何をいつまでにやるのか」が可視化されるため、進捗管理やフォローアップがしやすくなります。
Microsoft TeamsやAsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Salesforceのリード作成時にMicrosoft Teamsへ通知したり、月末に定期的なリマインドを送信することが可能です。さらに、Microsoft Teamsでの投稿をもとにOneDriveへフォルダを自動作成したり、SlackやOutlookと連携して通知やメール送信を行うこともできます。
Google フォームやGmailの情報をもとにAsanaにタスクを自動登録したり、HubSpotでの商談成立をトリガーにタスクを追加するなど、さまざまな入力元と連携が可能です。さらに、Asanaで作成されたタスクをGoogle スプレッドシートに同期したり、GitHubのIssueとして反映させることもでき、プロジェクト管理と他ツールとの連携をスムーズにします。
いかがでしたか？Microsoft TeamsとAsanaを連携すれば、「タスクの登録漏れを防ぎたい」「会話ベースの指示を確実に管理したい」「チーム全体の作業状況を見える化したい」といった悩みを解決できるのではないでしょうか。チャットの内容から自動でタスクを生成・更新することで、業務の抜け漏れを防ぎつつ、スムーズな進行管理が可能になります。
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