Chatworkとfreee人事労務を連携して、Chatworkでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請する方法

ステップ1：Chatworkとfreee人事労務をマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Chatworkをクリックします。
(3)お持ちのアカウントでログインをします。
(4)以下のような画像がでるので、「許可」をクリックします。

(5)次にfreee人事労務の連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からfreee人事労務をクリックします。
(6)メールアドレスとパスワードでログインをすると以下の画像が出来ますので、問題がなければ下部にある「許可」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにChatworkとfreee人事労務が登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Chatworkと連携してメッセージがルームに投稿された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「新しいメッセージがルームに投稿されたら」をクリックします。

(2)Chatworkの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「新しいメッセージがルームに投稿されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、ルームIDを候補から選択します。

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：分岐を使って送信者を判別する・テキストからデータを抽出する

(1)次に分岐を使用して、送信者が特定の従業員に該当するか判別します。
「送信者が特定の従業員に該当するか判別」をクリックします。

※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

(2)「分岐条件を指定」画面から、オペレーション、アウトプットをプルダウンから選択します。

• オペレーション：「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択
• アウトプット：「送信者名」を選択

分岐条件に送信者名を入力することで、特定の従業員の投稿を検知し、残業申請を作成します。分岐条件を追加したい場合は「＋分岐条件を追加」をクリックすることで、追加できます。

選択が完了したら、「保存する」をクリックします。
(3)次にテキストからデータを抽出します。
「テキストからデータを抽出」をクリックします。

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

(4)「アクションを選択」画面から「変更する」をクリックします。

テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。

選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(5)「詳細を設定」画面から、抽出対象のテキストを入力します。画像のようにアウトプットから選択することで、Chatworkの情報を引用することができます。

下へ進み、抽出したい項目を赤線を確認の上、直接入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：freee人事労務と連携して残業申請を作成する

(1)次にfreee人事労務と連携して残業申請の作成を行います。
「残業申請の作成」をクリックします。

(2)freee人事労務の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freee人事労務と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「残業申請の作成」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、各項目に入力を行います。
・事業所ID、申請経路ID、承認者ユーザーID：候補から選択
・対象日：日付から選択
・取得予定開始時間、取得予定終了時間：アウトプットから選択

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Chatworkでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請する」フローボットの完成です。

Chatwork・freee人事労務を使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもChatworkとfreee人事労務を使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.freee人事労務に従業員の登録があったら、Chatworkに通知する

freee人事労務に従業員を追加すると、自動で登録情報をChatworkに通知するフローです。これにより、担当の部署へすぐに情報を共有でき、漏れを防止できるでしょう。また、Chatworkで通知する内容は自由にカスタマイズできます。

2.freee人事労務で従業員が削除されたら、Chatworkでグループチャットを削除する

複数のシステムを使用している企業では、従業員が退職した際の手続きも大変ではありませんか？このフローはfreee人事労務で従業員を削除すると、同時にChatworkのグループチャットから削除することで情報漏洩を防ぐことができます。

3.freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してChatworkに通知する

このフローを活用することで、前日の勤怠漏れを指定日時にChatworkで通知できます。これにより、未処理の勤怠をすぐに把握できるでしょう。また、Chatworkを確認することで、freee人事労務にアクセスする手間を省き、効率良く業務を進められるでしょう。

さらに、Chatworkとfreee人事労務を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Chatworkを使用したフローボットテンプレート一覧

freee人事労務を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Chatworkとfreee人事労務の連携により、残業申請の手続きが簡素化され、業務効率の向上が期待できそうですね！
手動での入力ミスを減らし、申請から承認までをスムーズに処理できるため、時間の節約ができる可能性があります。また、情報の一元化やデジタル化が進み、労務管理も効率的かつ正確に行えるようになるでしょう。
この連携は、特に忙しい企業や中小企業にとって、業務負担を軽減し、労務管理の品質向上に貢献する便利なツールとなるでしょう。