「Chatworkのアカウント情報を毎回手動で確認するのが手間…」
「特定のキーワードが含まれるメッセージが届いたときだけ、必要な情報をまとめて取得・共有できたら楽なのに…」
このように、ビジネスチャットツールであるChatworkを使った日々の業務の中で、情報取得や通知を手作業で行っていることに負担やミスのリスクを感じてはいませんか？
もし、Chatworkで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら、アカウント情報を自動で取得し、その内容をChatworkに通知する仕組みがあれば、こうした煩雑な作業を削減できます。
確認漏れや転記ミスを防ぎながら、必要な情報をスピーディーに共有できるため、チーム全体の業務効率向上にもつながるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
「まずは試してみたい」「自動化は初めてで不安」という方でもすぐに取り組める内容なので、ぜひこの機会にChatwork業務の自動化を体験してみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Chatworkのアカウント情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Chatworkで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら、アカウント情報を取得し送信する
試してみる
Chatworkのアカウント情報を自動で取得するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Chatworkで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら、アカウント情報を取得し、その情報を送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Chatwork
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Chatworkをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピーする
- Chatworkのトリガー設定と各種アクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する
Chatworkで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら、アカウント情報を取得し送信する
試してみる
ステップ1：Chatworkのマイアプリ連携
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
Chatworkの登録方法
以下の手順を参考にして、ChatworkとYoomを連携してください。
ステップ2：テンプレートのコピー
それでは、自動化フローの作成を始めましょう。
下のバナーをクリックし、表示された画面で「このテンプレートを試す」ボタンを押してください。
Chatworkで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら、アカウント情報を取得し送信する
試してみる
「OK」 ボタンをクリックすると、設定を開始できます！
ステップ3：Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら起動するトリガー設定
自動化フローが動き出すタイミングとなる操作を、トリガーと呼びます。
まず最初に、「新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）」という項目をクリックしましょう。
アクションはあらかじめ設定されています。
Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないことを確認し、「次へ」をクリックしてください。
Webhookの設定を行います。
画面に表示されているWebhook URLをコピーし、Chatworkの画面を開いてください。
アイコンをクリックし、「サービス連携」を選択してください。
サイドバーに表示される「Webhook」ボタンをクリックします。
続いて、「新規作成」を押してください。
Webhookを作成する画面が表示されます。
Webhook名は、任意の名前を設定してください。
WebhookURLの欄に先ほどYoomの画面でコピーしたURLをペーストしましょう。
イベントは、「メッセージ作成」を選択し、使用したいルームIDを設定します。
「作成」ボタンをクリックしたら完了です！
Webhookの設定が完了したら、トリガーの動作テストを行います。
Chatworkにテスト用のメッセージを作成してください。
（必ずWebhookで設定したルームIDにメッセージを作成しましょう！）
Yoomの画面に戻り、テストを実行します。
テストが成功すると、先ほど作成したメッセージの情報が取得した値に表示されるので、確認してください。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
ステップ4：分岐設定
続いて、メッセージ本文に特定のワードを含む場合のみ分岐し、アカウント情報を通知できるように設定します。
「分岐する」という項目をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面は初期設定されています。
オペレーションは「新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）」、取得した値は「メッセージ本文」になっていることを確認しましょう。
分岐条件の赤枠部分に、分岐させたい特定のワードを手入力で設定します。
今回は例として、「テスト」というワードを含むメッセージの場合に分岐するよう設定してみました！
ここまで設定が確認できたら「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ5：Chatworkで自身のアカウント情報を取得する
次に、「自身のアカウント情報を取得」という項目をクリックし設定していきましょう。
次に表示されるページもデフォルトで設定されています。
連携するアカウント情報がステップ3で設定したものと同じになっていることを確認し、次のページに進みましょう。
そのまま「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値にご自身のアカウント情報が表示されます。
確認できたら「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6：Chatworkのコンタクト一覧を取得する
次に、「コンタクト一覧を取得」という項目をクリックし設定していきます。
先ほど同様、連携するアカウント情報を確認したら、「次へ」ボタンをクリックしてください。
そのまま「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功すると、取得した値にChatworkの連絡先（コンタクト）の一覧が表示されます。
確認後、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ7：Chatworkにメッセージを送る
いよいよ最後の設定です！
先ほど取得したChatworkのアカウント情報とコンタクト一覧を引用し、自動でChatworkに通知する設定を行いましょう。
「メッセージを送る」という項目をクリックしてください。
Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないか確認し、次のページに進みましょう。
ルームIDは、枠内をクリックし表示される候補から使用したいものを選択してください。
メッセージの内容は、自由に設定することが可能です。
デフォルトの設定では、取得した値を活用し、ご自身の「アカウントID」「名前」「チャットワークID」と、コンタクト一覧の「名前」を自動でChatworkに通知することができるように設定されています。
用途に合わせてメッセージの内容や取得するアウトプットを変更してご利用ください。
※取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
メンションを使用することも可能です。
テストを実行し、成功したら「完了」ボタンをクリックし設定完了です！
Chatworkにメッセージが自動通知されているのを確認してください。
ステップ8：トリガーをONにする
全ての設定が完了すると、下記画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックし、フローボットを起動させましょう。
これで、「Chatworkで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら、アカウント情報を取得し送信する」フローの完成です！
Chatworkを使った自動化例
投稿をトリガーに、データベースや顧客管理システム、ノートアプリへ情報を自動登録したり、定期的にコンタクト情報を同期したりすることが可能です。
また、メールの受信やカレンダーの予定、Web会議のスケジュールなども自動通知。
情報の転記漏れや確認の手間をなくし、チームの連携と意思決定のスピードを加速しましょう。
定期的にChatworkでコンタクト一覧を取得しSalesforceに追加する
試してみる
Chatworkのメッセージ内容をkintoneに追加する
試してみる
■概要
「Chatworkのメッセージ内容をkintoneに追加する」フローは、Chatworkでやり取りされるメッセージをkintoneに自動で記録する業務ワークフローです。
これにより、重要な情報を一元管理し、チームのコミュニケーションを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に利用しており、メッセージの管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・kintoneを活用して情報を一元管理したいが、手動でのデータ入力に時間がかかっている管理者の方
・チームのコミュニケーション内容を効率的に記録・共有したいプロジェクトリーダーの方
・業務プロセスの自動化を進めたいが、適切な連携方法がわからないIT担当者の方
■注意事項
・Chatwork、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
Chatworkで投稿された内容からSalesforceにリードを自動登録する
試してみる
■概要
「Chatworkで投稿された内容からSalesforceにリードを自動登録する」ワークフローは、コミュニケーションと営業管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Chatwork内での顧客の問い合わせや情報を自動的にSalesforceにリードとして登録することで、手動入力の手間を省き、迅速なフォローアップを実現します。
これにより、チームの生産性向上と顧客対応の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に使用し、顧客とのコミュニケーションを効率化したい営業担当者
・Salesforceでのリード管理を自動化し、手動入力の手間を減らしたい営業チーム
・複数のツール間での情報連携に課題を感じているIT管理者
・顧客対応のスピードアップを図り、営業プロセスを最適化したい経営者
・業務の自動化を推進し、チーム全体の生産性を向上させたいビジネスオーナー
■注意事項
・Chatwork、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Chatworkで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する
試してみる
Chatworkで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
毎日Zoomの会議情報をChatworkに通知する
試してみる
毎日Zoomの会議情報をChatworkに通知するフローです
Googleカレンダーに予定が作成されたらChatworkに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたらChatworkに通知する」ワークフローは、チームのスケジュール管理を円滑にするための自動化ツールです。
Googleカレンダーで新しい予定が追加されるたびに、Chatworkにリアルタイムで通知が届くため、メンバー全員が最新のスケジュールを共有できます。
これにより、会議や重要なタスクを見逃すことなく、コミュニケーションの効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーでの予定管理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Chatworkを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいリーダーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したいIT担当者の方
・スケジュールの共有漏れを防ぎたい中小企業の経営者の方
・日々のタスク管理を自動化し、作業効率を向上させたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Chatworkでタスクを追加する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Chatworkでタスクを追加する」ワークフローは、chatworkとMicrosoft Teamsの連携を活用して、情報共有とタスク管理を自動化する業務ワークフローです。Microsoft Teamsで行われた重要な投稿を自動的にChatworkのタスクとして追加することで、手動での転記作業を減らし、チーム全体の生産性を向上させます。
これにより、情報の漏れや重複を防ぎ、円滑なプロジェクト進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとChatworkを併用しており、情報共有やタスク管理に課題を感じている方
・手動でのタスク追加に時間を取られず、業務を効率化したいチームリーダー
・社内のコミュニケーションツール間の連携を強化したいIT担当者
・プロジェクト管理をスムーズに進めるために、ツール間の自動連携を求めている方
・情報の一元管理を実現し、チーム全体の生産性を向上させたい経営者
■注意事項
・Microsoft Teams、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信したメールをChatworkに転送する
試してみる
Outlookで受信したメールをChatworkに転送するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレス宛にOutlookからメールを転送することでChatworkにメールの内容を連携することが可能です。
Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
「Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、Chatworkに通知する」ワークフローは、担当者がフォルダ内の重要メールを見逃さないように、自動でChatworkへメッセージを送ります。Chatwork apiを活用し、素早く情報共有が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで特定フォルダへの受信チェックが面倒な方
・Chatworkを日常的に使い、通知を見落としたくないチームメンバー
・Chatwork apiを試してみたいシステム管理者の方
・メール対応のレスポンスを早めたいサポート担当者
■注意事項
・Zoho Mail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Chatworkでメッセージが投稿されたらNotionにページを作成する
試してみる
■概要
「Chatworkでメッセージが投稿されたらNotionにページを作成する」フローは、ChatworkとNotionを連携させることで、チームのコミュニケーションと情報管理を効率化する業務ワークフローです。Chatworkでの重要なメッセージやタスクを自動的にNotionに記録するため、手動での転記作業を減らし、情報の一元管理が可能になります。
これにより、時間と労力を節約し、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ChatworkとNotionを日常的に活用しているチームメンバーの方
・メッセージ内容をNotionで整理・管理したいと考えている方
・業務フローの自動化を進め、作業効率を向上させたいビジネス担当者の方
・情報の一元化を図り、チーム内での情報共有を円滑にしたいリーダーの方
■注意事項
・Chatwork、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Chatworkのアカウント情報取得を自動化することで、
これまで手作業で行っていたアカウント情報の確認や転記作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、プロジェクトの管理者やチームリーダーはメンバー管理を効率化し、より戦略的な業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：複数の条件で分岐できますか？
A：
はい、可能です。
分岐条件で「＋分岐条件を追加」をクリックすると複数の条件で分岐することができます。
Q：取得した情報をGoogle スプレッドシートに記録できますか？
A：
はい、可能です。
一番最後に設定した「メッセージを送る」アクションの下にある＋ボタンをクリックし、オペレーションのタイプの選択でGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
「レコードを追加する」アクションを設定したら完了です！
Q：フローがうまく動かない時どのように確認できますか？
A：
フローがうまく動かない場合、Yoomに登録されているメールアドレス宛にエラー通知が送信されます。
通知には、エラーの内容や詳細情報が記載されているので、原因の特定や設定の再確認に役立ててください。
ご自身での解決が難しい場合は、ヘルプページをご参照いただくか、サポート窓口までお問い合わせいただくことも可能です。
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