Googleカレンダーの予定をChatworkに自動通知する方法

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ2:スケジュールトリガーの設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
1.アプリトリガーを設定し、スケジュールトリガーをクリックしましょう。

2.実行時間の指定をします。今回は曜日指定に全てチェックを入れ、時刻を8時に設定しました。
選択が終わったら保存をクリックします。

ステップ3:Googleカレンダーの予定一覧を取得する設定

1..次は2つ目の「今日の予定の一覧を取得する」をクリックしてください。

2.アカウント情報を確認し、誤りがなければ「次へ」をクリックします。

3.カレンダーIDは、通常はGoogleアカウントのメールアドレスとなります。
入力バーをクリックすると、『候補』にアカウントに基づいた情報が表示されるので、そこから情報を引用できます。
「取得する期間の開始日時」「取得する期間の終了日時」は、『日付』を活用して設定しましょう。（下記は入力の一例です。）

記入が完了したらテストをクリックします。エラーとならなければ保存をクリックしてください。

ステップ4:Chatworkにメッセージを送る設定

1.最後に「Chatworkに通知する」をクリックします。

2.アカウント情報を確認し、誤りがなければ「次へ」をクリックします。

3.次の画面で「ルームID」を設定します。※ルームIDはchatworkのURL内の「#!rid」以降の数字部分がルームIDとなります。
入力バーをクリックすると、『候補』から情報を引用できます。

4.「メッセージ内容」は前ステップから取得したアウトプットを引用しましょう。固定のテキストや「：」などの記号を使って全体を見やすく整えるのがおすすめです。
[To:{アカウントID}] と記載することでメンションをつけることができます。アカウントIDの取得方法はこちらの記事をご参照ください。

情報入力後、テストをクリックします。この段階で、指定したトークルームに実際に通知が届くかを確認しましょう。
エラーが表示されず、設定したメッセージ内容が正常に届いたら、保存をクリックします。

これで設定完了です！お疲れ様でした！

ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

簡単に自動化フローボットが作成できましたね！

GoogleカレンダーやChatworkのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleカレンダーやChatworkのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GoogleカレンダーとChatworkを活用した自動化例

カレンダーの作成・更新を検知して関係者に通知したり、フォームの回答を基に予定を自動作成することもできます。

Googleカレンダーを活用した自動化例

Googleカレンダーで予定が作成されたら追加する

入力ミスや漏れを防ぐ他、予定の手動転記にかかる時間を削減できる可能性があります。

フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをメールで送信する

手動作業を自動化することで、コア業務に注力できる環境を整えたり、効率的な情報共有などのメリットを享受できます。

Googleカレンダーの予定が更新されたら、課題やタスクの情報を更新する

スケジュールと課題情報が常に同期されることで、チーム全体で最新の情報を共有できるようになるでしょう。

Chatworkを活用した自動化例

回答内容をDifyで作成してChatworkに通知する

作成された回答内容はChatworkに通知されるため、担当者は回答内容の確認と修正を行うことで、スムーズに顧客への返信をすることが可能です。

投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をChatworkに投稿する

メッセージを自動的に翻訳し、Chatworkに通知をすることができるため、手動で翻訳機能を使う作業をなくせるかもしれません。

新しい情報が登録されたら、Chatworkに通知する

通知を自動化することができるため、宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。

ChatworkとGoogleカレンダーを連携するメリットと自動化の例

1: 効率的なスケジュール管理

Chatworkでのやり取りを基に、Googleカレンダーに予定を自動で追加することができます。
これにより、会議や重要な予定を忘れることなく、迅速にスケジュールを組むことができそうですね
例えば、クライアントとの打ち合わせ日時を決定した後、チャットでの内容をそのままGoogleカレンダーに反映させることが可能になります。
これにより、ダブルブッキングの防止や、予定の見逃しを防ぐのに役立つでしょう。

2: スピーディーな通知機能

Googleカレンダーに追加された予定や変更がスピーディーにChatworkに通知されるため、チームメンバー全員に最新の情報が共有されます。
例えばミーティングの日時が変更された場合、メンバー全員が最新のスケジュールに基づいて行動することができます。
この機能により、情報の伝達ミスやスケジュールの混乱を防ぐといったメリットがあります。

3: タスクの優先順位付け

Chatworkでのタスクの重要度に応じて、Googleカレンダーにタスクの期限を自動的に設定することができます。
例えば、Chatworkで「重要」とマークされたタスクは、Googleカレンダーに早めの期限で設定され、メンバーに対して優先的に通知されます。
この機能により、タスクの優先順位を明確にし、重要なタスクが後回しにならないように管理しやすくなります。

まとめ

ChatworkとGoogleカレンダーの連携によってタスク管理とスケジュール調整が見やすくなり、チームとの連携が取りやすくなりそうですね！
また、タスクの重要度に応じてスケジュールを管理することで、優先順位がわかりやすくなります。
Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に連携が可能です。また、わかりやすいデザインなので、初心者の方も安心してご利用いただけますよ。
この記事を参考にぜひ業務効率アップを体験してみてください！