Googleカレンダーの予定をChatworkに自動通知してスケジュール管理を効率化

[Yoomとは]

ChatworkとGoogleカレンダーの連携フローの作り方

ステップ１：ChatworkとGoogleカレンダーのマイアプリ連携しよう！

1.Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Chatworkをクリックします。

3.Chatworkのログイン画面が出るので、お使いの情報でログインしましょう。

4.以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。

5.次にGoogleカレンダーの連携を行います。
2.と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogleカレンダーをクリックします。

6.Googleカレンダーでは以下の内容がでるので、「Sign in with Google」をクリックします。

7.連携したいアカウントを選択し、「次へ」をクリックしてください。

8.Googleカレンダーのアクセス範囲を選択し、右下の「続行」をクリックしてください。

9.登録が完了すると、YoomのマイアプリにChatworkとGoogleカレンダーのロゴが入っていることが確認できます。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ2:トリガーを設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
1.アプリトリガーを設定し、スケジュールトリガーをクリックします。

2.実行時間の指定をします。今回は曜日指定に全てチェックを入れ、時刻を８時に設定しました。
選択が終わったら保存をクリックします。

ステップ3:アクションを設定

1..次はアクションを設定していきます。
Googleカレンダーのロゴが入っている「今日の予定の一覧を取得する」をクリックします。

2.アカウント情報を確認し、誤りがなければ「次へ」をクリックします。

3.カレンダーIDは、通常はGoogleアカウントのメールアドレスとなります。
記入が完了したらテストをクリックしてみましょう。エラーとならなければ保存をクリックします。

4.最後にchatworkのロゴが入っている「Chatworkに通知する」をクリックします。

5.アカウント情報を確認し、誤りがなければ「次へ」をクリックします。

6.API接続設定にてルームID、メッセージ内容を入力し、テストをクリックします。
エラーとならなければ保存をクリックします。
※ルームIDはchatworkのURL内の「#!rid」以降の数字部分がルームIDとなります。

7.最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！

GoogleカレンダーとChatworkのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleカレンダーやChatworkのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Googleカレンダーを活用した自動化例

Googleカレンダーに予定が作成されたらSlackに通知する

ChatworkだけでなくSlack等別のチャットツールに通知することもできます。

‍Googleカレンダーで予定が作成されたら、Discordに通知する

こちらはDiscordに変更したフローです。普段お使いのツールにカスタマイズしてお試しください！

Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する

通知する以外にも、予定をGoogle スプレッドシートに追加することもできます。Google スプレッドシートで予定を一括管理したい方におすすめです。

Chatworkを活用した自動化例

Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知する

Googleカレンダーだけでなく、Gmail等のメールアプリと連携して通知することができます。

フォーム回答をChatGPTで要約してChatworkに通知する

Googleフォームの回答そのままではなく、概要だけ把握したい場合におすすめのフローです。

Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Chatworkに通知する

文字起こし、要約、通知まで全て自動で完了します。Zoomミーティングの後処理が格段に楽になりそうです。

ChatworkとGoogleカレンダーを連携するメリットと自動化の例

1: 効率的なスケジュール管理

Chatworkでのやり取りを基に、Googleカレンダーに予定を自動で追加することができます。これにより、会議や重要な予定を忘れることなく、迅速にスケジュールを組むことができそうですね
例えば、クライアントとの打ち合わせ日時を決定した後、チャットでの内容をそのままGoogleカレンダーに反映させることが可能になります。これにより、ダブルブッキングの防止や、予定の見逃しを防ぐのに役立つでしょう。

2: スピーディーな通知機能

Googleカレンダーに追加された予定や変更がスピーディーにChatworkに通知されるため、チームメンバー全員に最新の情報が共有されます。
例えばミーティングの日時が変更された場合、メンバー全員が最新のスケジュールに基づいて行動することができます。この機能により、情報の伝達ミスやスケジュールの混乱を防ぐといったメリットがあります。

3: タスクの優先順位付け

Chatworkでのタスクの重要度に応じて、Googleカレンダーにタスクの期限を自動的に設定することができます。
例えば、Chatworkで「重要」とマークされたタスクは、Googleカレンダーに早めの期限で設定され、メンバーに対して優先的に通知されます。この機能により、タスクの優先順位を明確にし、重要なタスクが後回しにならないように管理しやすくなります。

まとめ

ChatworkとGoogleカレンダーの連携によってタスク管理とスケジュール調整が見やすくなり、チームとの連携が取りやすくなりそうですね！
また、タスクの重要度に応じてスケジュールを管理することで、優先順位がわかりやすくなります。
Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に連携が可能です。また、わかりやすいデザインなので、初心者の方も安心してご利用いただけまよ。
この記事を参考にぜひ業務効率アップを体験してみてください！