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「boardで管理している案件情報を、Googleカレンダーにも登録したい!」
「案件が発生するたびに、手動でカレンダーに予定を入力していて手間がかかるし、入力ミスや転記漏れも心配…」
このように、boardとGoogleカレンダーを併用する中で、二重入力の手間やヒューマンエラーに悩まされていませんか?
そこでオススメなのが、<span class="mark-yellow">boardに新しい案件が登録された際に、関連情報が自動的にGoogleカレンダーに予定として作成される仕組み</span>です。
これらの悩みから解放され、スケジュール管理の負担を削減し、顧客対応や提案活動といったより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の定型業務の効率化に繋がります。
ぜひこの記事を参考に作業を自動化して、業務をもっと楽にしていきましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとGoogleカレンダーを連携し、様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう!
boardとGoogleカレンダーのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた案件情報とスケジュール情報の同期を自動化できます。
これにより、入力の手間やミスを削減し、スムーズで正確な情報共有が実現します。
気になるテンプレートをクリックし、Yoomのアカウントを登録(わずか30秒で完了!)するだけで、すぐにboardとGoogleカレンダーの連携を体験可能です。
興味のある内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね!
boardに新しい案件が登録されるたびに、その情報を手動でGoogleカレンダーに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりますよね。
この連携を利用することで、<span class="mark-yellow">boardに案件が登録された際に、案件名や担当者、日時といった情報がGoogleカレンダーに自動で予定として作成されます。</span>
これにより、手作業によるスケジュール登録の手間とミスを削減するため、案件スケジュールを正確に管理したいときにおすすめです。
全ての案件をGoogleカレンダーに登録するのではなく、「特定の担当者」や「特定のステータス(例:受注確定)」の案件のみをスケジュールに加えたいというケースもあるのではないでしょうか。
この自動化では、<span class="mark-yellow">boardに登録された案件の中から指定した条件に合致するものだけをGoogleカレンダーに追加できます。</span>
重要な案件のスケジュールだけを管理し、不要な通知や予定の乱立を防ぎたいときに利用してみてください。
それでは、実際にboardとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとGoogleカレンダーの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「boardで新しい案件が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ!
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
検索窓でboardと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
下図の画面が表示されるので次のように入力し、「追加」を押したらYoomとの連携は完了です!
▼参考:boardのAPIトークン取得画面▼
先ほどと同じように検索窓でGoogleカレンダーを検索し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう!
Googleのアカウント選択画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウントを使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね!
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上で、GoogleアカウントとYoomの連携は完了です!
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう!
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。
以下のバナーをクリックし、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう!
最初の設定です!
まずは、boardに新しい案件が登録された際に、フローが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「新しい案件が登録されたら」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて変更してくださいね!
連携するアカウント情報は、ステップ1でマイアプリ登録した際の情報が反映されていますが、フローで使用するものであることを確認しておきましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです!
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「APIキー」は、こちらのページで取得できるAPIキーを設定します。
▼参考:board_APIキー確認画面▼
設定が完了したら動作チェックのためにテストを行いますので、boardにテスト用の案件を登録してください。
テストなので、架空の情報(「テスト案件」「Yoom連携テスト」など)でOKです!
登録後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録した案件の情報がアウトプットとして「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは?
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認したら「保存する」を押し、次の設定に進みます。
続いて、boardに登録された案件の内容をもとに、Googleカレンダーに予定を作成する設定を行います。
「予定を作成」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認しましょう。
アクションは変更せず「予定を作成」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を下記のようにしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にGoogleカレンダーに予定が作成されていることを確認してみましょう。
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押せば設定完了です!
以上で全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう!
以上が、「boardで新しい案件が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成する」フローの作成手順でした!
今回はboardからGoogleカレンダーへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleカレンダーからboardへのデータ連携もできます。
実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleカレンダーで管理している打ち合わせや商談の予定を、手動でboardに案件として登録する作業は、二度手間で非効率ですよね。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、その情報を基にboardに案件が自動で登録されます。</span>
そのため、案件登録の手間を省き、登録漏れを防ぐことで、スムーズな案件管理の実現をサポートします。
Googleカレンダーに登録する全ての予定ではなく、「特定のゲスト」が含まれる予定など、あらかじめ指定する条件に一致する場合にのみboardに案件として登録したい場合に、この自動化がおすすめです。
条件分岐の処理を用いることで、<span class="mark-yellow">必要な予定だけをフィルタリングして自動で案件化できる</span>ので、より戦略的で効率的な案件管理に繋がります。
boardやGoogleカレンダーのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね!
Slackなどと連携することで、案件が登録されたら通知を自動で送ることができます。
手作業でのメッセージ送信作業を省けるため、業務の効率化が課題のときは、以下のテンプレートを試してみてください。
データベースアプリやチャットツールと連携することで、予定が作成されたことを転記したり、通知したりする業務を自動化できます。
これにより、手動での入力作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、業務精度の向上を図りたいときにおすすめです。
いかがでしたか?
boardとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたboardとGoogleカレンダー間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐ</span>ことができます。
これにより、担当者は正確な情報に基づいて業務を進められ、案件登録やスケジュール調整といった定型業務から解放されることで、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定もノーコードで誰でも簡単にできるのが魅力ですよね!
「本当に簡単に設定できる?」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了!その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか?
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大!
ぜひこの機会に、本記事を参考にして自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務効率がどれだけ改善されるのかを体験してみてくださいね。
Q:Googleカレンダーの予定に詳細情報を載せられますか?
A:はい、可能です。
Googleカレンダーに予定を作成するアクションの設定時に「予定の説明」を設定する項目があります。
ここに顧客名や納期など必要な情報を設定しておくことで、詳細情報が掲載された状態で予定を自動作成することができますよ。
Q:予定の開始・終了時刻を細かく設定できますか?
A:はい、可能です。
たとえば、トリガー直下に「案件詳細を取得」アクションを追加することで、納期や請求日などの詳細情報もアウトプットとして取得できるようになります。
今回のフローでは終了日時を月末としましたが、納期を終了日時に設定する、といった設定もできます。
また、「日付」のアウトプットの活用では以下のような日付を設定できるので、フローを活用する業務シーンに合わせて自由に設定してみてくださいね!
Q:フローの連携が失敗した時に通知する仕組みはありますか?
A:はい、あります。
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携が失敗している旨の通知が届きます。
エラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することも可能です。