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社内のコミュニケーションツールとしてChatworkなどのチャットツールを活用している企業も多いと思います。
Chatworkで全体に周知したいことを共有した後、手動で他のデータベースに管理している場合、手作業の負担を減らしたいと思いませんか？
この記事では「Chatworkで特定のルームに投稿された内容をGoogle ドキュメントに追加する」についてご紹介します。
さらにアプリ連携やフローボット作成がノーコードでできるYoomの活用方法についても解説します。
ぜひ、ご覧ください。
・ChatworkとGoogle ドキュメントを活用している方
・タスク管理に困っているプロジェクトマネージャー
・情報整理を効率化したいと考えている方
・円滑な情報連携を図りたいと考えている方
ChatworkとGoogle ドキュメントを連携することで、手動でGoogle ドキュメントに転記する作業を自動化できます。
これにより、事務作業の負担が減るため、業務の効率化を図れるでしょう。
例えば、毎日Chatworkで進捗管理や日報提出など行い、その情報をGoogle ドキュメントで管理しているとしましょう。
わざわざ情報を転記する作業は、手間と労力がかかります。
そこでGoogle ドキュメントに自動追加できれば、入力時間を短縮できるので、他の重要な業務に時間を使うことが期待できます。
ChatworkとGoogle ドキュメントを連携することで、タスク管理を容易にすることが可能です。
例えば、Chatworkを通じてタスクの共有を行っているとしましょう。
メッセージのやり取りを、手動で追跡する作業は非効率で、情報を見逃すことも考えられます。
そこでChatworkのメッセージ情報をGoogle ドキュメントに自動追加することで、進行中のタスクを確認しやすくなります。
また、過去のタスクもGoogle ドキュメントの履歴を確認するだけで簡単に情報を取得できるでしょう。
これにより、業務を円滑に行うことが期待でき、生産性向上に繋がるかもしれません。
ChatworkとGoogle ドキュメントを連携することで、チーム間で情報共有する時に発生する伝達ミスなどを防止できそうです。
例えば、営業と企画が一緒にプロジェクトを運営しているとしましょう。
Chatworkで共有した情報を自動的にGoogle ドキュメントに管理できるため、重要な情報を見逃すリスクを軽減できそうです。
Google ドキュメントに情報を集約できるので、やり取りを一元管理することも可能になります。
これにより、チーム間の連携が円滑になり、スムーズなプロジェクト運営が期待できます。
以上、ChatworkとGoogle ドキュメントを連携するメリットを3つご紹介しました。
次にYoomについてご説明します。
[Yoomとは]
それではYoomを活用して、「Chatworkで特定のルームに投稿された内容をGoogle ドキュメントに追加する」の設定を行います。
このフローは4つのプロセスで構成されています。
・ChatworkとGoogle ドキュメントのマイアプリ登録
・テンプレートをコピーする
・トリガーとアクションを設定
・トリガーをONにして動作をチェック
以上の流れで進めます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない方はこちらから発行してください。
Yoomとアプリを連携する手順を確認しましょう。
ChatworkとYoomを連携します。
まず、Chatworkにログインしておきましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、左上のマイアプリを選択してください。
次に、新規接続→Chatworkの順でクリックします。
「許可」をクリックしてください。
以上で、Chatworkのマイアプリ登録ができました。
次にGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→Google ドキュメントの順でクリックしてください。
「sign in with Google」をクリックしてください。
連携したいアカウント情報を選択しましょう。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックしてください。
以上でGoogle ドキュメントのマイアプリ登録が完了しました。
次に、使用するテンプレートをコピーします。
下に表示されているバナーをクリックしてみましょう！
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトに移動します。
その画面に表示されている、「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
するとコピーができたと表示されるので、「OK」をクリックしましょう。
以上で、テンプレートのコピーが完了しました。
次にフローボットを設定していきましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「新しいメッセージがルームに投稿されたら」をクリックしてください。
・タイトルは入力されていますが、変更できます。
・Chatworkと連携するアカウント情報を確認しておきます。
・トリガーアクションは「新しいメッセージがルームに投稿されたら」を選択してください。
・トリガーの起動間隔を設定します。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なります。
・設定したらテストをクリックしてください。
テストが成功し、Chatworkのアウトプットが取得できたら保存しましょう。
このステップが最後となります。
「文末にテキストを追加」をクリックして、設定を進めましょう。
・タイトルは入力されていますが、変更できます。
・Google ドキュメントと連携するアカウント情報を確認してください。
・アクションは、「文末にテキストを追加」をクリックしましょう。
・設定したら、「次へ」をクリックします。
・ドキュメントIDを設定しましょう。
・追加するテキストには、Chatworkで取得したメッセージ内容をアウトプットから選択してメッセージ作成します。
・設定したらテストを行い、Google ドキュメントに情報を追加できたら、保存しましょう。
保存すると、テンプレートが完成したと表示されるので、「トリガーをON」をクリックしてください。
以上でフローボットの設定がすべて完成しました。
Yoomでは、日々新しいテンプレートを増産しています。
今回は、Chatworkを使ったテンプレートを3つご紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、自動的にChatworkに通知するテンプレートです。
連携していない場合、Google スプレッドシートの情報を見落としたり確認が遅くなることが考えられます。
そこでこのテンプレートを活用すれば、そのようなヒューマンエラーを防止でき、いつでも最新情報をすぐに確認できます。
2.チャネルトークでチャットが開始されたら、自動的にChatworkに通知するテンプレートです。
チャットツールにチャネルトークの情報を通知すれば、ツール間を移動せずに情報を確認できます。
これにより、スムーズに顧客対応を行うことができるので、顧客からの信頼感を高めることに繋がるかもしれません。
3.Chatworkでメッセージが投稿されたら、Trelloにカードを自動登録するテンプレートです。
手動でChatworkの内容をTrelloに転記していると、入力ミスや漏れが発生するかもしれません。
ChatworkとTrelloを連携すれば、手作業を軽減でき、人的ミスの防止も期待できます。
ChatworkとTrelloを連携すれば、手作業で情報を追加する業務を軽減できます。
また、タスク管理やチーム間での情報共有が円滑に行えるため、プロジェクト運営などをスムーズに進めることが期待できます。
さらにYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、アプリの連携やフローボット作成が簡単にできます。
これまで連携を控えていた方や初心者でも操作できるので試しやすいと思います。
この機会にChatworkとGoogle ドキュメントを連携して、情報共有をもっと簡単にしませんか？
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