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「Google Driveに保存したPDFの内容を、毎回Googleドキュメントにコピー＆ペーストしている…」
「会議の録音データをGoogle Driveにアップした後、手作業で文字起こしして議事録をドキュメントで作成するのが大変…」
このように、Google DriveとGoogleドキュメント間での手作業による情報連携に、多くの時間と手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveにファイルが追加されたことをきっかけに、ファイル内の情報を自動で読み取り、Googleドキュメントに整理・集約する仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放されますよね。そして、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはず！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の業務の効率化に繋がるため、ぜひこの記事を参考に作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとGoogleドキュメントのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル間の情報転記や整理といった作業を自動化し、業務の生産性アップに繋がります。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにテンプレートを体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveの指定フォルダに請求書や契約書などのPDFファイルが格納された際に、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容を新規のGoogleドキュメントに転記して保存する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">手作業による転記ミスを防ぎ、書類内容の確認や編集作業にかかる時間を短縮</span>できます。
Google Driveに会議の録音データなどの音声ファイルがアップロードされたら、その音声を自動で文字起こしし、さらにAIが内容を要約した上で、新規のGoogleドキュメントとして保存する連携です。
この仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">議事録作成にかかる時間を短縮し、会議内容のスムーズな共有と活用を実現</span>できるはずです。
AIによる要約処理も自動化フローに組み込めるため、長時間の会議でも要点をすぐに把握しやすくなります。
それでは、実際にGoogle DriveとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で簡単な設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google DriveでPDFファイルが格納されたらOCRで読み取り、新規Googleドキュメントに結果を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
先ずは、Yoomと連携させたいGoogleドキュメントとGoogle Driveアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
Googleドキュメントのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Googleドキュメントのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。
これで、Googleドキュメントのマイアプリ連携は完了です！
Google Driveのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
アプリ一覧画面でGoogle Driveを検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリック。
こちらの画面が表示されたら、「続行」をクリックすると、Google Driveのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ画面にGoogleドキュメントとGoogle Driveが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
【用語解説：フローボット】フローボットとは、Yoom上で様々なSaaSツールをつなぎ合わせ業務フローを自動化・効率化するワークフローの総称です。トリガー（きっかけ）とアクション（処理）を組み合わせて動作します。
まずは、フローの起点となるトリガーアクション（特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら）を設定していきます。
【用語解説：トリガー】トリガーは、自動化をスタートさせるきっかけのことです。例：「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが追加されたら」をクリック。
タイトルは任意の名称に変更可能です。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
連携アカウントとトリガーアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くファイル変換とアップロードが行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
【用語解説：プルダウン】プルダウンとは、クリックすると選択肢が一覧で表示されるメニューのことです。「トリガーの起動間隔」を選ぶ際などに使います。
フォルダIDの設定。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されますので、対象となるフォルダを選択します。
選択後、フォルダにGoogleドキュメントに変換したいファイルを保存したら、Yoomに戻りテストをしましょう。
テストが成功すると、「取得した値」に保存したファイルの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリックしましょう。
取得した値の詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
「コマンドオペレーション」の分岐をクリックしてください。
条件設定では、ファイル名に応じた分岐条件が設定されていることを確認します。
テンプレートではpdfファイルのみ後続の処理を行うように設定済みなので、画像と同じ状態かチェックし、「保存する」を押して次に進みましょう。
アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ファイルIDは、入力欄をクリックして表示される「取得した値」から保存したファイルを設定します。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
読み取る内容の設定を行いましょう。
添付ファイル：特に設定を変える必要はありません。
抽出したい項目：たとえば「日付」「会社名」「金額」などを入力します。ここでは「全文」と選択します。
設定後にテストを実行し、「保存する」で完了です。
文字が小さすぎたり、文字数が多すぎると正常に読み取れないことがあります。
少し余裕を持った画像でお試しください。
「新しいドキュメントを作成する」をクリックする。
連携アカウントとアクションの選択画面になったら、内容を確認して「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定に移るので、ドキュメントのタイトルを設定しましょう。
下記のように入力欄をクリックすると、取得した値から設定することができます。
今回は、取得した値のプルダウンから「ファイル名」の値を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Google DriveのマイドライブにGoogleドキュメントが新規作成されます。
「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
Googleドキュメントをマイドライブから任意のフォルダへ変更する設定を行います。
「ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの選択画面になったら、内容を確認して「次へ」を押して進みましょう。
対象のファイルIDに、ドキュメントIDを設定してください。
現在のフォルダIDに「root」と入力しましょう。
移動先のフォルダIDを候補から選択して、テストをクリックしましょう。
テストが成功するとファイルの移動が完了しています。
続いて、先ほど作成したGoogleドキュメントにOCRで読み取ったPDFの内容を追加する設定を行います。
「文末にテキストを追加」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、前のステップと同じように確認して次へ進みましょう。
画面が切り替わり、API接続設定の画面になります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
成功すると、下記のように指定したGoogleドキュメントにテキストが追加されているはずなのでチェックしてみましょう！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
すべての設定が完了すると、設定完了の「コンプリート画面」が表示されます！
最後に、トリガーをONにして、フローボットを起動させましょう。
トリガーのON/OFFは、画面左上のトグルスイッチで切り替えできますよ。
Google DriveやGoogleドキュメントのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
チャットツールと連携することで、ファイルやフォルダが作成されたことを自動でメンバーへ通知できます。
これにより、手動での通知作業が削減されるため、業務効率の向上を図りたいときにおすすめです。
Zoomなどのミーティングツールと連携することで、会議情報の文字起こしと記録を自動化できます。
これにより、議事録の作成を自動化できるため、重要な業務に割ける時間を増やしたいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
Google DriveとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたPDFからのテキスト転記や、音声データの文字起こしといった定型業務をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、担当者は面倒な情報整理作業から解放され、正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。もしGoogle DriveやGoogleドキュメントに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q : Yoomにアカウントを連携する際のセキュリティは安全ですか？
A : アプリを連携する際、OAuth認証などのセキュリティ標準を使用することで安全に連携を行っています。
また、チームプラン・サクセスプランではSAML認証によるSSOも可能です。
Yoomを安心してお使いいただくための機能についてはこちらも併せてご参照ください。
Q : 連携が失敗したらどうなりますか？
A :フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q : Yoomの料金プランごとの違いは？
A : Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、プランによって割り当てられたタスクの上限が異なります。
設定方法を解説したGoogle DriveとGoogleドキュメントの連携を利用する場合、OCR機能を利用するためチームプラン以上での利用となります。
チームプランでは10,000タスクまで利用可能です。
解説したテンプレートのみを利用する場合、1回の起動で最低10タスクかかるため、毎月1,000件より多くの処理を行う場合はサクセスプランがおすすめです。
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