「Google Driveに保存したPDFの内容を、毎回Googleドキュメントにコピー&ペーストしている…」 「会議の録音データをGoogle Driveにアップした後、手作業で文字起こしして議事録をドキュメントで作成するのが大変…」 このように、Google DriveとGoogleドキュメント間での手作業による情報連携に、多くの時間と手間を感じていませんか?
もし、Google Driveにファイルが追加されたことをきっかけに、ファイル内の情報を自動で読み取り、Googleドキュメントに整理・集約する仕組み があれば、これらの定型業務から解放されますよね。
そして、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはず! 今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の業務の効率化に繋がるため、ぜひこの記事を参考に作業をもっと楽にしていきましょう!
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle DriveとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
Google DriveでPDFファイルが格納されたらOCRで読み取り、新規Googleドキュメントに結果を追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保管している請求書や契約書などのPDFファイルの内容を、都度Googleドキュメントに手作業でコピー&ペーストしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、その結果を新しいGoogleドキュメントに出力します。手間のかかる転記作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容をテキスト化する作業に手間を感じている方 契約書や請求書などをGoogle Driveで管理し、その内容をGoogleドキュメントにまとめている方 Google DriveとGoogleドキュメント間の連携を自動化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をきっかけに、OCRでの読み取りからGoogleドキュメントへの出力までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのコピー&ペーストが不要になるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式(例:PDF)の場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルの内容を読み取ります。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を出力します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、処理が完了したファイルを別のフォルダに移動させます。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。 OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出項目を任意でカスタマイズすることが可能です。 Googleドキュメントでドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルを固定値や前段で取得した情報を用いて自由に設定できます。 Googleドキュメントに追加するテキストは、OCRで取得した情報だけでなく、固定の文言などを組み合わせて任意の内容に設定できます。 Google Driveのファイル移動アクションでは、移動先のフォルダを固定値や変数を用いて任意に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Google DriveとGoogleドキュメントを連携してできること
Google DriveとGoogleドキュメントのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル間の情報転記や整理といった作業を自動化し、業務の生産性アップに繋がります。 ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。 アカウント登録(30秒で完了)後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにテンプレートを体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Google DriveでPDFファイルが格納されたらOCRで読み取り、新規Googleドキュメントに結果を追加する
Google Driveの指定フォルダに請求書や契約書などのPDFファイルが格納された際に、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容を新規のGoogleドキュメントに転記して保存する連携です。
この自動化により、手作業による転記ミスを防ぎ、書類内容の確認や編集作業にかかる時間を短縮 できます。
Google DriveでPDFファイルが格納されたらOCRで読み取り、新規Googleドキュメントに結果を追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保管している請求書や契約書などのPDFファイルの内容を、都度Googleドキュメントに手作業でコピー&ペーストしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、その結果を新しいGoogleドキュメントに出力します。手間のかかる転記作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容をテキスト化する作業に手間を感じている方 契約書や請求書などをGoogle Driveで管理し、その内容をGoogleドキュメントにまとめている方 Google DriveとGoogleドキュメント間の連携を自動化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をきっかけに、OCRでの読み取りからGoogleドキュメントへの出力までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのコピー&ペーストが不要になるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式(例:PDF)の場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルの内容を読み取ります。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を出力します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、処理が完了したファイルを別のフォルダに移動させます。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。 OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出項目を任意でカスタマイズすることが可能です。 Googleドキュメントでドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルを固定値や前段で取得した情報を用いて自由に設定できます。 Googleドキュメントに追加するテキストは、OCRで取得した情報だけでなく、固定の文言などを組み合わせて任意の内容に設定できます。 Google Driveのファイル移動アクションでは、移動先のフォルダを固定値や変数を用いて任意に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Google Driveに追加された音声ファイルを文字起こしし、内容を要約して新規Googleドキュメントに追加する
Google Driveに会議の録音データなどの音声ファイルがアップロードされたら、その音声を自動で文字起こしし、さらにAIが内容を要約した上で、新規のGoogleドキュメントとして保存する連携です。
この仕組みを導入することで、議事録作成にかかる時間を短縮し、会議内容のスムーズな共有と活用を実現 できるはずです。
AIによる要約処理も自動化フローに組み込めるため、長時間の会議でも要点をすぐに把握しやすくなります。
Google Driveに追加された音声ファイルを文字起こしし、内容を要約して新規Googleドキュメントに追加する
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■概要
会議やインタビューの音声データをGoogle Driveで管理しているものの、その内容をGoogleドキュメントへ手作業でまとめる作業に時間を要していませんか。こうした議事録作成は、手間がかかる上に他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローは、指定したGoogle Driveフォルダに音声ファイルが追加されるだけで自動で起動し、音声の文字起こしからAIによる要約、そしてGoogleドキュメントへの出力までを一気通貫で実行するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogleドキュメントを活用した議事録作成のプロセスを、より効率化したいと考えている方 音声ファイルの文字起こしや要約といった定型業務に、多くの時間を費やしているコンテンツ担当者の方 Google Drive上のファイル管理を自動化し、手作業によるファイル整理の手間を削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加を起点に、文字起こしからGoogleドキュメントへの要約出力までが自動化されるため、議事録作成などにかかる時間を短縮します。 手作業によるファイルのダウンロードやテキストの転記が不要になるため、コピー&ペーストのミスや処理漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、音声ファイルなど特定のファイルが追加された場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをダウンロードします。 次に、音声文字起こし機能でダウンロードしたファイルをテキスト化し、さらにAI機能で内容を要約します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、要約結果を本文に反映させます。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、処理済みのファイルを別のフォルダに移動させます。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、文字起こし全文を追記するなどしてドキュメントを完成させます。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、音声ファイルを格納する特定のフォルダIDを指定してください。 分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続処理を実行する条件をカスタマイズできます。 AI機能で要約を行う際、要約対象のテキストに前段で文字起こしした内容を変数として設定でき、要約の形式や長さなどの条件も自由に指定可能です。 Googleドキュメントを作成する際のタイトルや、処理済みファイルを格納するGoogle Driveの移動先フォルダは、任意の固定値や変数を用いて設定できます。 Googleドキュメントの末尾に追記するテキストも、前段で取得した文字起こし全文やファイル名などの情報を変数として活用し、柔軟に設定することが可能です。 ■注意事項
Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Google DriveとGoogleドキュメントの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にGoogle DriveとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう! 今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で簡単な設定を進めていきます。 もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google DriveでPDFファイルが格納されたらOCRで読み取り、新規Googleドキュメントに結果を追加する 」フローを作成していきます! 作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Google DriveとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Google Driveのトリガー設定およびGoogleドキュメントなどの各アクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google DriveでPDFファイルが格納されたらOCRで読み取り、新規Googleドキュメントに結果を追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保管している請求書や契約書などのPDFファイルの内容を、都度Googleドキュメントに手作業でコピー&ペーストしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、その結果を新しいGoogleドキュメントに出力します。手間のかかる転記作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容をテキスト化する作業に手間を感じている方 契約書や請求書などをGoogle Driveで管理し、その内容をGoogleドキュメントにまとめている方 Google DriveとGoogleドキュメント間の連携を自動化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をきっかけに、OCRでの読み取りからGoogleドキュメントへの出力までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのコピー&ペーストが不要になるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式(例:PDF)の場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルの内容を読み取ります。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を出力します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、処理が完了したファイルを別のフォルダに移動させます。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。 OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出項目を任意でカスタマイズすることが可能です。 Googleドキュメントでドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルを固定値や前段で取得した情報を用いて自由に設定できます。 Googleドキュメントに追加するテキストは、OCRで取得した情報だけでなく、固定の文言などを組み合わせて任意の内容に設定できます。 Google Driveのファイル移動アクションでは、移動先のフォルダを固定値や変数を用いて任意に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
ステップ1: GoogleドキュメントとGoogle Driveのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいGoogleドキュメントとGoogle Driveアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。 この設定は初回のみ必要です。
Googleドキュメントのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。 マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Googleドキュメントのアプリを検索するとログインページが表示されます。 「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。 これで、Googleドキュメントのマイアプリ連携は完了です!
Google Driveのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
アプリ一覧画面でGoogle Driveを検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリック。
こちらの画面が表示されたら、「続行」をクリックすると、Google Driveのマイアプリ連携が完了です!
マイアプリ画面にGoogleドキュメントとGoogle Driveが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。 ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google DriveでPDFファイルが格納されたらOCRで読み取り、新規Googleドキュメントに結果を追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保管している請求書や契約書などのPDFファイルの内容を、都度Googleドキュメントに手作業でコピー&ペーストしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、その結果を新しいGoogleドキュメントに出力します。手間のかかる転記作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容をテキスト化する作業に手間を感じている方 契約書や請求書などをGoogle Driveで管理し、その内容をGoogleドキュメントにまとめている方 Google DriveとGoogleドキュメント間の連携を自動化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をきっかけに、OCRでの読み取りからGoogleドキュメントへの出力までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのコピー&ペーストが不要になるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式(例:PDF)の場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルの内容を読み取ります。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を出力します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、処理が完了したファイルを別のフォルダに移動させます。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。 OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出項目を任意でカスタマイズすることが可能です。 Googleドキュメントでドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルを固定値や前段で取得した情報を用いて自由に設定できます。 Googleドキュメントに追加するテキストは、OCRで取得した情報だけでなく、固定の文言などを組み合わせて任意の内容に設定できます。 Google Driveのファイル移動アクションでは、移動先のフォルダを固定値や変数を用いて任意に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面(フローボット)が開きます。 「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
【用語解説:フローボット】フローボットとは、Yoom上で様々なSaaSツールをつなぎ合わせ業務フローを自動化・効率化するワークフローの総称です。トリガー(きっかけ)とアクション(処理)を組み合わせて動作します。 ステップ3:トリガーとなるGoogle Driveの設定
まずは、フローの起点となるトリガーアクション(特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら)を設定していきます。
【用語解説:トリガー】トリガーは、自動化をスタートさせるきっかけのことです。例:「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」。 「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが追加されたら」をクリック。
タイトルは任意の名称に変更可能です。 アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
連携アカウントとトリガーアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。 トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。 そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くファイル変換とアップロードが行えるようになります。 ※ ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。 起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページ をご覧ください。
【用語解説:プルダウン】プルダウンとは、クリックすると選択肢が一覧で表示されるメニューのことです。「トリガーの起動間隔」を選ぶ際などに使います。
フォルダIDの設定。 入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されますので、対象となるフォルダを選択します。 選択後、フォルダにGoogleドキュメントに変換したいファイルを保存したら、Yoomに戻りテストをしましょう。
テストが成功すると、「取得した値」に保存したファイルの情報が追加されます。 これらの値は、以降のアクションで変数(フローが稼働する度に更新される値)として使用できるようになります。テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリックしましょう。 取得した値の詳しい説明は、こちらのヘルプページ をご覧ください。
ステップ4:分岐の設定
「コマンドオペレーション」の分岐をクリックしてください。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
条件設定では、ファイル名に応じた分岐条件が設定されていることを確認します。 テンプレートではpdfファイルのみ後続の処理を行うように設定済みなので、画像と同じ状態かチェック し、「保存する」を押して次に進みましょう。
分岐の設定方法
ステップ5:ファイルをダウンロードする
アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ファイルIDは、入力欄をクリックして表示される「取得した値」から保存したファイルを設定します。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう! テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちら をご参照ください。
ステップ6:PDFから文字を読み取る設定(OCR)
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
読み取る内容の設定を行いましょう。
添付ファイル:特に設定を変える必要はありません。 抽出したい項目:たとえば「日付」「会社名」「金額」などを入力します。ここでは「全文」と選択します。
「OCRで文字を抽出」の設定方法
設定後にテストを実行し、「保存する」で完了です。
文字が小さすぎたり、文字数が多すぎると正常に読み取れないことがあります。 少し余裕を持った画像でお試しください。
ステップ7:Googleドキュメントの作成設定
「新しいドキュメントを作成する」をクリックする。
連携アカウントとアクションの選択画面になったら、内容を確認して「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定に移るので、ドキュメントのタイトルを設定しましょう。 下記のように入力欄をクリックすると、取得した値から設定することができます。 今回は、取得した値のプルダウンから「ファイル名」の値を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。 成功すると、Google DriveのマイドライブにGoogleドキュメントが新規作成されます。 「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ8:ファイルの格納先フォルダの変更
Googleドキュメントをマイドライブから任意のフォルダへ変更する設定を行います。 「ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの選択画面になったら、内容を確認して「次へ」を押して進みましょう。
対象のファイルIDに、ドキュメントIDを設定してください。
現在のフォルダIDに「root」と入力しましょう。
移動先のフォルダIDを候補から選択して、テストをクリックしましょう。
テストが成功するとファイルの移動が完了しています。
ステップ9:GoogleドキュメントにOCRで読み取った内容を追加する設定
続いて、先ほど作成したGoogleドキュメントにOCRで読み取ったPDFの内容を追加する設定を行います。 「文末にテキストを追加」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、前のステップと同じように確認して次へ進みましょう。
画面が切り替わり、API接続設定の画面になります。 下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
ドキュメントID:入力欄をクリックすると、下記のような候補が表示されます。先ほど新規作成したGoogleドキュメントを取得した値から選択してください。
追加するテキスト:ここにはGoogleドキュメントに追加したい文章を入力しましょう。今回はOCRで読み取った内容を下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。 成功すると、下記のように指定したGoogleドキュメントにテキストが追加されているはずなのでチェックしてみましょう!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ10:アプリトリガーをONにしよう!
すべての設定が完了すると、設定完了の「コンプリート画面」が表示されます! 最後に、トリガーをONにして、フローボットを起動させましょう。 トリガーのON/OFFは、画面左上のトグルスイッチで切り替えできますよ。
Google DriveやGoogleドキュメントのAPIを使ったその他の自動化例
Google DriveやGoogleドキュメントのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。 ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね!
Google Driveを使った便利な自動化例
チャットツールと連携することで、ファイルやフォルダが作成されたことを自動でメンバーへ通知できます。 これにより、手動での通知作業が削減されるため、業務効率の向上 を図りたいときにおすすめです。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか? 一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。 Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。 分岐機能(オペレーション)はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用できます。
Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成する
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■概要
Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインストレージとしてGoogle Driveを使用している方
・Google Driveでファイル・フォルダの管理をしている方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
2.Misocaを使用して帳票業務を担当している方
・帳票の作成を行う総務、事務の担当者
・帳票の管理をしている経理担当者
・商品管理をしている管理担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・見積書のひな型をGoogle Driveで作成している場合、AI機能を使うことで自動的に見積書を作成することができます。
・Misocaの見積書作成を自動化することができるため、文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Misocaの見積書作成を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・社内で使用しているコミュニケーションツールと連携することで、見積書作成の通知を特定のメンバーへ出すことができます。
■注意事項
・Google Drive、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する
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■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方 チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます ■注意事項
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
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■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。 併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。 しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。 このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。 フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleドキュメントを使った便利な自動化例
Zoomなどのミーティングツールと連携することで、会議情報の文字起こしと記録を自動化できます。 これにより、議事録の作成を自動化できるため、重要な業務に割ける時間を増やしたいとき は、以下のテンプレートを試してみてください!
Googleフォームでの回答内容をGoogleドキュメントに保存する
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■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申し込み情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記していませんか? こうした作業は時間がかかるだけでなく、入力のミス漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームの送信を起点に、Googleドキュメントに自動で回答内容を保存することが可能になります。 ドキュメント作成の手間とミスを省いて、日々の業務を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで収集した顧客の声やアンケート結果をドキュメントにまとめている方 フォームからの申し込み情報をGoogleドキュメントで管理しており、転記作業に手間を感じている方 手作業による情報転記のミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されると自動でドキュメントが作成されるため、転記やファイル作成にかかる時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力のミスや漏れといったヒューマンエラーの防止できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」を設定します。 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、フォームの回答内容を追加するドキュメントに組み込みます。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを指定してください。 Googleドキュメントのドキュメント作成では、フォームの回答内容などを用いて動的なタイトルを設定できます。 Googleドキュメントのテキスト追加では、フォームから取得した回答内容を、どのように追加するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogleドキュメントで書類を発行する
試してみる
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成していませんか。この作業は、顧客情報や取引内容を正確に転記する必要があるため手間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、HubSpotでコンタैक्टのステータスが更新されると、Googleドキュメントで自動的に書類が発行されるため、書類作成業務を効率化し、ミスなく迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotとGoogleドキュメントを利用し、手作業で書類を作成している営業担当者の方 顧客管理から書類発行までのプロセスに多くの時間を要しており、課題を感じている方 手作業による転記ミスをなくし、より正確な書類作成の仕組みを構築したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotでコンタクトのステータスが更新されると、自動で書類が生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で情報を転記するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、特定のライフサイクルステージやプロパティの値になったコンタクトのみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotから取得したコンタクト情報を差し込んで書類を発行します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能の設定では、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報(ライフサイクルステージなど)をもとに、書類発行を実行する条件を任意でカスタマイズしてください。 Googleドキュメントで書類を発行する際、テンプレートとして使用する書類や、HubSpotのどの情報をどの箇所に差し込むかを任意で設定可能です。 ■注意事項
HubSpotとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをGoogleドキュメントに保存する
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◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをGoogleドキュメントに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、GoogleドキュメントそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
毎週Googleドキュメントの議事録から情報を取得し、Notionに記録する
試してみる
■概要
毎週の定例会議後、Googleドキュメントで作成した議事録をNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。重要な情報だからこそ手作業で行うものの、コピー&ペーストの繰り返しは時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogleドキュメントから議事録情報を自動で取得し、Notionへ記録できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
毎週の議事録をGoogleドキュメントからNotionへ手作業で転記している方 定型的な情報収集や記録業務に時間を取られ、コア業務に集中したいと考えている方 議事録などのナレッジ管理を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュール設定に基づき、議事録の取得からNotionへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。 手作業による情報の転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録情報の正確性を保つことができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleドキュメントとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週」など、フローボットを起動したい日時を設定します。 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「ドキュメントのコンテンツを取得」アクションで対象の議事録情報を取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した議事録から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のデータベースに記録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する頻度や日時を設定してください。 AI機能によるテキスト抽出では、前段で取得したドキュメントの情報を基に、「決定事項」「担当者」「期限」など、抽出したい項目を自由に設定できます。 Notionへの記録アクションでは、更新対象のレコードを指定する条件や、抽出したどの情報をどのプロパティに割り当てるかを柔軟にカスタマイズしてください。 ■注意事項
Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
チャットで送信された内容をGeminiで解析し、Googleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Slack上での活発な議論やアイデア共有は有益ですが、後から内容を追いかけたり、議事録としてまとめる作業に手間を感じていませんか。 重要な情報が流れてしまい、探すのに時間がかかることもあります。 このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をトリガーに、Geminiが自動で内容を解析・要約し、Googleドキュメントに追記します。情報整理の手間を解消し、ナレッジの蓄積を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackでの情報共有が多く、内容の振り返りや整理に課題を感じている方 Geminiを活用して、チャットの内容から要約やタスクの抽出を自動化したい方 手作業での情報転記をなくし、議事録作成などの業務を効率化したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackの投稿を自動で解析しGoogleドキュメントに記録するため、手作業での転記や要約に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのコピー&ペーストによる転記漏れや、内容の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Slack、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションでSlackの投稿内容を解析・要約するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションで、Geminiが生成した内容を指定のドキュメントに追記するよう設定します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、自動化の対象としたいチャンネルを任意で選択してください。 Geminiのオペレーション設定では、「この内容を要約して」「アクションアイテムを抽出して」など、目的に応じてプロンプトを自由にカスタマイズしてください。 Googleドキュメントのオペレーション設定では、解析結果を追記したいドキュメントを任意で選択してください。 ■注意事項
Gemini、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Google DriveとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたPDFからのテキスト転記や、音声データの文字起こしといった定型業務をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な情報整理作業から解放され、正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです!
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現 できます。もしGoogle DriveやGoogleドキュメントに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください!
よくあるご質問
Q : Yoomにアカウントを連携する際のセキュリティは安全ですか?
A : アプリを連携する際、OAuth認証などのセキュリティ標準を使用することで安全に連携を行っています。 また、チームプラン・サクセスプランではSAML認証によるSSOも可能です。 Yoomを安心してお使いいただくための機能についてはこちら も併せてご参照ください。
Q : 連携が失敗したらどうなりますか?
A :フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。 通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。 エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。 ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Yoomヘルプセンター Yoomお問い合わせ窓口
Q : Yoomの料金プランごとの違いは?
A : Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、プランによって割り当てられたタスクの上限が異なります。 設定方法を解説したGoogle DriveとGoogleドキュメントの連携を利用する場合、OCR機能を利用するためチームプラン以上での利用となります。 チームプランでは10,000タスクまで利用可能です。 解説したテンプレートのみを利用する場合、1回の起動で最低10タスクかかるため、毎月1,000件より多くの処理を行う場合はサクセスプランがおすすめです。
Yoomのプランの詳細 「タスク実行数」のカウント方法について