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「Googleドキュメントで作成した議事録やレポートを、毎回Microsoft Teamsにコピペして共有している…」
「定期的な報告なのに、うっかり共有を忘れてしまうことがある…」
このように、GoogleドキュメントとMicrosoft Teams間での情報共有を手作業で行うことに、手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleドキュメントの情報を指定したタイミングで自動的にMicrosoft Teamsに通知する仕組み</span>があれば、こうした定型的な共有作業から解放されます。
コミュニケーションの漏れや遅延を防ぎ、より生産性の高い業務に集中できる時間を確保できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleドキュメントとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleドキュメントとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報共有のプロセスを自動化できます。
例えば、Googleドキュメントに記載された内容を、指定した日時に自動でMicrosoft Teamsの特定のチャネルへ投稿することが可能になり、定期的な報告業務などを効率化します。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogleドキュメントとMicrosoft Teamsの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
定期的に行われる日報や週報の共有など、決まった時間にGoogleドキュメントの内容をMicrosoft Teamsに通知する作業を自動化できます。
これにより、<span class="mark-yellow">手作業による共有の手間を省き、共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを未然に防ぐ</span>ことが可能になります。
この連携は、特定条件に応じて処理を分岐させる設定も含むため、より柔軟な通知フローを構築することもできます。
この連携も同様に、指定したスケジュールに基づいてGoogleドキュメントのコンテンツを作成し、自動でMicrosoft Teamsに通知します。
例えば、プロジェクトの進捗報告書や会議の議事録など、定期的に更新・共有が必要なドキュメントの通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">チーム内での情報共有を円滑にし、全員が常に最新の情報を把握できる状態を保ちます。</span>
それでは、さっそく実際にGoogleドキュメントとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleドキュメントとMicrosoft Teamsの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は指定したスケジュールになったら、Googleドキュメントからコンテンツを取得しMicrosoft Teamsに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず最初に、Yoomにログインします。アプリの検索から、設定の流れは以下の動画を確認してください。
Googleドキュメントの連携
右上の検索ボックスに「Googleドキュメント」と入力して、表示されたGoogleドキュメントのアイコンをクリックします。
以下のような画面が表示されたら、赤枠の「Sign in with Google」をクリック
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
アクセスを求める文言が表示されたら、「続行」を押してください。
下記の表示が出たら、連携は成功です！
Microsoft Teamsの連携
Microsoft Teamsとの連携を行います。
右上の検索欄にMicrosoft Teamsと記入して、出てきたアイコンをクリックします。
サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンで次に進みます。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
Googleドキュメントの連携と同じように「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
トリガー設定を行っていきます。
最初の赤枠をクリックしてください。
実行時間の指定をしましょう。
こちらでは、フローボットが自動的に起動するスケジュールを、お好みの使用に変更できます！今回は、金曜日の18時にフローボットが起動するように設定します。
以下のように金曜日の横にチェックマークを入れて、時刻は18と記載します。
※こちらの設定では、日付ごとの指定やさらに細かく分ごとに設定ができるCron設定も可能です。
お好みで設定が完了したら、「保存する」ボタンで設定を保存しておきましょう！
赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「ドキュメントのコンテンツを取得」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
Googleドキュメント上でドキュメントIDを確認して、手動でドキュメントIDを設定します。
設定が終わったら、「テスト」ボタンをクリックしてみましょう！
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に「保存する」ボタンを押します。
最後の赤枠をクリックしましょう！Microsoft teamsの設定をすすめていきます。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
アクションはテンプレートのままで結構です。次の設定へ移りましょう！
メッセージを送りたいチームを選択して、チームIDを設定します。
同様にチャネルIDも設定します。
Microsoft Teamsで送信するメッセージの内容を設定します。
メッセージの内容には、これまでに取得した値を活用しながら、固定の文章を入れて設定することができます。
そのほか、メンション情報、添付ファイルなどをご希望に合わせて設定します。
全ての設定が終わったら「テスト」をクリックしてテストメッセージを送信してみましょう。
テスト成功でMicrosoft Teams上にメッセージが送られているはずです。
Microsoft Teamsを確認してみましょう。
メッセージが確認できました！
Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
GoogleドキュメントやMicrosoft Teamsを組み合わせれば、日々の情報共有や資料作成をもっとスムーズにできます。定型作業を自動化することで、手間を減らし、より重要な業務に集中できる環境を作りましょう。
Googleドキュメントは、議事録や契約書、マニュアルなどの文書作成を効率化できるツールです。フォーム入力や会議の文字起こしと組み合わせることで、資料作成から共有までの流れを自動化できます。
これにより、作業時間を大幅に短縮し、内容の正確性も高められます。
Microsoft Teamsは、チーム内のコミュニケーションや情報共有をリアルタイムで行えるのが強みです。データベースの更新やタスク追加など、特定のイベントをトリガーに通知を自動送信すれば、共有漏れや対応遅れを防げます。
これにより、常に最新情報をチーム全体で把握できる体制を維持できます。
GoogleドキュメントとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたドキュメント内容のコピー＆ペーストやMicrosoft Teamsへの投稿作業を削減し、共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は報告業務の負担から解放されるだけでなく、チーム全体で迅速かつ正確な情報共有が実現し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：この連携は無料でどこまで利用できますか？
A：GoogleドキュメントとMicrosoft Teamsはどちらもフリープランで利用できるアプリです。
まずはYoomを使って操作してみたいという方は、フリープランからお試しできます。Yoomでは2週間の無料トライアルも提供しており、期間中は制限のあるアプリや機能を使用することができます。ぜひこの機会に、どの機能がご自身の業務に役立つかを確認し、お試しください！
Q：Microsoft Teamsへの通知メッセージは自由に編集できますか？
A：はい可能です。AIの要約機能や、文章抽出機能を活用して取得した情報をMicrosoft Teamsに通知する内容を細かく設定できます。
Q：通知する条件を細かく設定できますか？
A：はい、設定可能です！フローに「分岐」を設定することで、特定の条件を満たす案件だけの通知が可能です。「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
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