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社内チャットツールで送信された重要なメッセージの管理や整理は、業務を円滑に進める上で欠かせない作業のひとつです。
しかし、これらの作業を手動で行うと時間と労力がかかり、場合によっては記載漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があるでしょう。
そこで本記事では、Chatworkでメッセージが送信されたら、その内容を自動的にGoogleドキュメントに追加する方法をご紹介します。
この連携により、情報共有の効率化と正確性の向上がサポートされ、業務の生産性向上につながると考えられます。
このアプリ連携はプログラミングの知識がなくても手軽に導入できるため、本記事を参考にお試しください！
[Yoomとは]
まず、Chatworkでメッセージが送信されたことを、ChatworkのAPIを利用して受け取ります。
その後、YoomのAI機能で要約してからGoogleドキュメントが提供するAPIを用いて要約されたデータを受け取り、Googleドキュメントに追加することが可能です。
これにより自動化が実現できます！
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録を行った後に設定を進めてください。
まず、ChatworkとGoogleドキュメントをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からChatworkを検索してください。
任意の方法でログインをしてください。
アクセスリクエストの許可をすると、Chatworkの連携が完了します。
次に、「+新規接続」からGoogleドキュメントを検索してください。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしてください。
ログイン後にアクセス許可を行うと、Googleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。
次に、フローボットのテンプレートを使って設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックし、コピーを完了してください。
次に、Chatworkからメッセージを読み込む設定を行います。
「新しいメッセージがルームに投稿されたら」をクリックしてください。
次のページで「Chatworkと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
「ルームID」は、注釈を参照しURLから引用するか、入力欄をクリックし表示された候補からルームIDを選択してください。
設定が完了したら、選択したルームでメッセージを送信し、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、送信されたメッセージをAIで要約する設定を行います。
「要約する」をクリックしてください。
次のページで、アクションの設定を行います。
「タイトル」は、任意で編集可能です。
「アクション」で、Chat GPTのモデルを選択します。
なお、（）のタスクは消費されるタスク量を表しています。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
次のページで、要約内容の詳細を設定します。
「要約対象のテキスト」では入力欄をクリックし、Chatworkのメッセージ内容を選択してください。
「文字数」は任意で設定可能です。文字数によっては、指定した文字数内で要約されないことがありますので、ご注意ください。
「要約の条件」は指定したい場合に設定してください。今回は「名前と時間を箇条書きでアウトプット」という条件を指定しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
アウトプットに表示された要約結果を確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、Googleドキュメントにメッセージを追加する設定を行います。
「文末にテキストを追加」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「ドキュメントID」は、注釈を参照しURLから引用するか、入力欄をクリックしドキュメントIDを指定してください。
「追加するテキスト」は、入力欄をクリックし表示された候補から「要約結果」をクリックしてください。
なお、今回は画像のドキュメントを使用します。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットとGoogleドキュメントを確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで、Chatworkでメッセージが送信されたら、投稿内容がGoogleドキュメントに自動追加されます。
他にもChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
Googleフォームで得られたユーザー情報を基に、Chatworkの複数のルームに自動で招待することで、手作業でのメンバー追加の手間が削減されます。これにより、メンバー管理が効率化され、チーム間の円滑な情報共有をサポートします。
Chatworkでのメッセージ投稿をSalesforceに自動的に登録することで、手動での活動履歴の入力が不要になります。これにより、データ管理の精度が向上し、顧客情報の一貫性が保たれると予想されます。
LINE公式アカウントで受け取ったメッセージがChatworkに自動的に通知されることで、問い合わせ対応の漏れや遅れを防ぎ、スムーズな対応が可能になります。
Chatworkで送信されたメッセージ内容がGoogleドキュメントに自動的に追加されることで、手作業でのメモ作成や整理の手間が省けます。
従来、Chatworkで重要な会話が進むたびに情報を手動でまとめる作業が発生していましたが、このプロセスを自動化することでメッセージの履歴を整理・管理する手間が削減され、情報管理の効率化が期待できます。
特に、頻繁に業務のルールが変わったり、毎日異なった指示が出される職場環境では、情報の整理と可視化がサポートされ、業務がスムーズに進行するように貢献します。
Chatwork内のメッセージがGoogleドキュメントに追加されることで、チーム内での情報共有がサポートされます。
従来は、Chatworkで送信された共有事項を手動で転送する必要があり、手間がかかるだけではなく、場合によっては保存を忘れてしまう可能性がありましたが、このアプリ連携により、メッセージ内容が一元化され、Googleドキュメントで簡単に共有できるようになります。
特にリモートワークやチーム数が多い企業では、業務をスムーズに進めるためにメッセージの整理と情報共有が重要です。
この自動化によって、全員が最新の共有事項を把握できるため、業務の効率化が期待できます。
ChatworkのメッセージをGoogleドキュメントに手動で転記する際には、入力ミスや情報漏れなどのヒューマンエラーが生じる可能性があります。
しかし、自動化によってメッセージ内容がGoogleドキュメントに追加されるため、手動作業で発生するリスクを未然に防止できます。
これにより、情報の正確性が確保されやすくなり、チーム内での誤解や確認ミスの防止がサポートされます。
特に、複数人でメッセージの管理を行う場合には、ヒューマンエラーを減らすための有効な手段となるでしょう。
従来、業務におけるメッセージ管理は手動で行う必要があり、時間や手間がかかる上、記載漏れや誤記などが発生する可能性がありました。
そこでChatworkとGoogleドキュメントを連携すると、情報の整理と共有が自動化され、業務効率の向上が期待できます。
手作業の手間を省きミスを減らすことで、より重要な業務にリソースを集中させることができるかもしれません。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。この機会に、ぜひ業務効率化を体験してください。
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