Chatworkでメッセージが送信されたら、投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加する

ステップ1：ChatworkとMicrosoft Excelのマイアプリ連携

ChatworkとMicrosoft ExcelをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

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検索窓に「Chatwork」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

下記の画面でChatworkにログインすると、マイアプリにChatworkが追加されます。
これで登録は完了です。同様に、Microsoft Excelも登録してみましょう。

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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Microsoft Excel」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

下記の画面でログインをすれば、Microsoft Excelのアプリ登録も完了です。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。

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ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Chatworkでメッセージが送信されたら、投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：Microsoft Excelのシート準備

次に、Microsoft Excelでシートの準備を行います。
下記画面のような形で、Chatworkの投稿内容から通知したい項目を整理しましょう。

作成後、本ファイルをOneDriveかSharePointに保存してください。

ステップ4：トリガーの追加

次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、下記画面の操作を行います。

はじめに下記画面の赤枠部分をクリックし、Chatwork側の管理画面で設定を行いましょう。
次に、Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、画面下の「テスト」ボタンをクリックしてください。

詳細な設定方法はこちらをご確認ください。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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ステップ5：AIのデータ抽出設定

次にAIのデータ抽出の設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、AIによるデータ抽出の「対象のテキスト」を入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると表示される選択メニューから、前のステップで取得した該当する情報をクリックして記載してください。

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次に、「抽出したい項目」を入力します。
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)区切りで指定してください。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ6：Microsoft Excelの設定

最後に、Microsoft Excelの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。

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次に、下記の画面で「データベースの連携」を行います。
下記画面のように、先ほどMicrosoft Excelで作成したシートを指定できるように入力していきます。

入力完了後、「次へ」をクリックして次に進みましょう。

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次の画面では、Microsoft Excelに設定する内容を入力していきます。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが表示されるため、前のステップで取得した情報から該当するものをクリックして記載してください。

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各項目の入力完了後、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。

その他のMicrosoft Excelを使った自動化の例

他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。

1. Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加するテンプレート

このフローを導入することで、Google Chatで送信されたメッセージから必要な情報を抽出し、Microsoft Excelに自動的に追加することが可能です。報告や問い合わせの内容から事前に設定した必要な情報のみを自動的に同期するため、メッセージの確認や整理、転記にかかる時間が短縮されます。また、登録漏れや二重登録などのヒューマンエラーを防止することもできるでしょう。

2. Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加するテンプレート

このフローを導入することで、Microsoft Teamsで送信されたメッセージから必要な情報を抽出し、Microsoft Excelに自動的に追加することが可能です。質問内容など事前に設定した必要な情報のみを自動的に取得して反映するため、データ転記の作業効率が向上するでしょう。また、人的エラーを削減することも期待できます。

3. Slackでメッセージが送信されたら、投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加するテンプレート

このフローを導入することで、Slackで送信されたメッセージから必要な情報を抽出し、Microsoft Excelに自動的に追加することが可能です。メッセージの内容から必要な情報のみが自動的にMicrosoft Excelのシートに転記されるため、作業効率の向上が見込めます。また、登録漏れや二重登録などの人的ミスをなくすことにもつながるでしょう。

Chatwork・Microsoft Excel・AIデータ抽出機能の連携メリットと具体例

メリット1：手作業によるデータ転記を削減し、業務効率を向上

手作業によるデータ転記は、どうしても時間や手間がかかって作業効率が落ちてしまいます。これらの作業は、本記事のフローを活用することによって自動化が可能です。例えば、日々のチャットで共有されるタスクや会議メモを整理する際に役立ち、データの管理プロセスをスムーズに進めらるようになるでしょう。この自動化によって、手作業による余計な作業時間を削減し、作業効率の向上が見込めます。

メリット2：データベースの情報精度の向上

データベースへの手作業による情報の転記は、漏れや遅延のリスクが伴います。こういった危険性は、本記事のフローを活用することによって低減可能です。例えば、営業チームがチャットで顧客の要望を共有すると、漏れなくExcelに蓄積されて他のメンバーが正確にタスク対応できるようになるでしょう。この自動化によって、データベースの情報の精度向上が期待できます。

メリット3：データ入力ミスを防ぎ、正確な情報管理を実現

データ転記を手作業で行なっていると、入力ミスや転記漏れといった人的エラーのリスクを伴います。こういった課題は、本記事のフローを活用することによって解決が期待できます。例えば、経理部門が支払い情報や経費精算のやり取りをChatworkで行う場合、AIが正確に内容を読み取ってExcelに反映することで、金額の誤入力や記載漏れを防げるでしょう。この自動化によって、人的エラーを防止した正確な情報管理の実現が見込めます。

まとめ

以上、Chatworkでメッセージが送信されたら、投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加する方法をご紹介しました。

ビジネスの現場では、日々多くのメッセージのやりとりをする必要があります。連絡の確認やメッセージ内容の他ツールへの反映を逐一手作業で行なっていると、どうしても時間や手間がかかり、作業効率が落ちてしまうでしょう。こういった課題は、Chatwork・Microsoft Excel・AIのデータ抽出機能を連携することで解決が期待できます。この自動化によって、作業効率の向上や人的エラーの防止、正確な情報管理の実現といったメリットが見込めます。

本記事を参考に、ぜひお試しください。