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Notionのデータベース機能はカスタマイズ性に優れています。ビジネスに用いる際は、ナレッジベース、プロジェクト・タスク管理、議事録管理、マニュアル、従業員情報管理、顧客管理、問い合わせ情報管理などのさまざまな業務やシーンに利用することが可能です。
また、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどからも情報の確認ができるマルチデバイス対応のため、外勤や出張の時にも便利です。
現代のビジネス環境において顧客管理は重要です。基本的な取引先の情報だけでなく、取引内容や過去の商談内容、要望や問い合わせとその回答などといった多様な情報を蓄積・分析することが売上アップや顧客満足度向上の鍵となります。集めた情報と分析結果は、営業やマーケティング、カスタマーサポートなど、それぞれの業務に活かすことができます。
Notionのデータベースを用いて顧客管理を行っている場合、Chatworkと連携することで顧客情報ページの作成や更新情報を自動的に通知することができます。
本記事では、連携のメリットとプログラミング不要のノーコードでこの連携を実現する方法をご紹介します。
NotionとChatworkを連携するメリット
メリット1: 顧客情報のリアルタイム共有
Notionの顧客データベースが更新されるたびに、Chatworkの指定ルームに自動的に通知を送ることができます。データベースに動きが無いかNotionにこまめにアクセスして確認する必要はありません。通知をもとに、チーム全体でのリアルタイムの情報共有が可能です。
営業チームやサポートチームが互いの得た最新の顧客情報をすぐ把握して対応することができます。特に多数のメンバーが関与するプロジェクトにおいては、情報の伝達遅延や把握もれの防止による業務効率化が期待できます。
メリット2: チームのコミュニケーション強化
Notionで更新されたデータベースの情報がChatworkに自動通知されれば、その通知内容に関して、Chatwork上で議論を交わしたり新たなタスクとして設定したりすることが可能です。
プロジェクトチームのメンバーなど、情報の共有が必要な相手が集まっている場所で、更新内容に関する補足説明や指示、疑問点の確認などを行うことができます。顧客情報に関するやりとりを決まった場所で行うことで情報の拡散を防ぎ、一律の情報をもとに連携して関係者が動くことが可能です。
YoomでNotionとChatworkを連携
連携のメリットや自動化できる業務は分かったけど、実際にやるのは難しそう…と思った方も、ご安心ください！
Yoomを利用すれば、プログラミングの知識や技術なしのノーコードで簡単な設定が可能です。
Yoomにまだ登録していない場合、こちらからアカウント発行をどうぞ。
フリープランや有料プランの2週間トライアルもご用意していますので、操作感の確認から始めることもできます。
もう少し情報が欲しい、という場合は連携アプリ一覧やテンプレート一覧で連携可能な他のアプリや自動化できる操作をご確認いただけます。
NotionとChatwork以外のアプリも連携するとさらなる業務効率化が期待できるため、興味のある方は合わせて見てみてください。
NotionとChatworkの連携フローの作り方
では、NotionとChatworkの連携設定と、Notionで顧客情報に関するページが作成または更新されたらChatworkに通知する業務フローの作成手順をご紹介します。
1.Yoomにログインしてください。
2.以下の「試してみる」から、Yoomのテンプレートをコピーしてください。今回お伝えするのは、テンプレートを使った簡単なフロー作成方法です。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Notion、Chatworkをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
1.コピーしたテンプレートを開きます。※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2.フローボットの「アプリトリガー 特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
データソースID：入力バーをクリック後の『候補』から情報を選択しましょう。
5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。※データソースIDに関するエラーが発生した場合は、Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法をご確認ください。
※Chatworkの通知設定時に参照したい追加項目があれば設定できます。『取得した値』の取得方法をご確認ください。
1.次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
2.今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
1.最後に、フローボットの「アプリと連携する メッセージを送る」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。ルームID：任意の値を選択してください。不明な場合はChatworkのルームIDの確認方法をご覧ください。
メッセージ内容：通知文の内容を入力してください。ステップ2で取得した値の参照、アカウントIDを使った個人宛てや全体宛てのメンション設定が可能です。
※下図は入力例です。追加の値よりデータベースの更新行のタイトルを参照しています。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、Notionで顧客情報に関するページが作成または更新されたらChatworkに通知するフローの完成です。
なお、このフローは、データベースのページ作成時・更新時どちらも起動します。ページ作成とデータ更新時のフローを分割したい場合はサポートにお問い合わせください。
まとめ
NotionとChatworkを連携することで、顧客情報の管理業務の効率化が狙えます。リアルタイムでの情報共有や、その情報をもとに連携のとれた対応を各々でとることができるため、営業やカスタマーサポートなどの業務担当者、プロジェクト責任者など、複数の立場の方にとってのメリットといえるでしょう。顧客管理がスムーズに行えることで売上アップや顧客満足度の向上を見込むことができます。
Yoomの利用により、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に連携と自動化の設定が可能です。ぜひYoomを活用してみてください！
