ChatworkとOutlookを連携して、Chatworkにメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する方法

・ChatworkとOutlookをマイアプリ連携

(1)まずはChatworkをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からChatworkを検索してください。

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(2)Chatworkのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)Chatworkのログイン画面に移行するので、Chatworkアカウントのメールアドレスを入力し、［続ける］をクリックします。
次の画面で「パスワード」を入力し、［ログイン］をクリックしてください。

(4)連携を許可するかの画面に移行するので、内容を確認し、［許可］をクリックします。

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これでChatworkの接続は完了です。

(5)次にOutlookのアプリ連携を行います。
Chatworkのマイアプリ登録と同様に、Outlookを選択します。

(6)Outlookのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・Chatworkの起動設定

(1)まず、Chatworkのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Chatworkにメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「メッセージが投稿されたら」をクリックします。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)「ルームID」は、以下のように連携したアカウントから内容を取得し、『候補』にその内容が展開されるので、展開された情報も活用しましょう。

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(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・Outlookに通知する設定

(1)最後に、2つ目のアクション「メールを送る」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。

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(3)下にスクロールし、メールを送付する際の『メール内容』の設定を行います。
以下の画面のように前ステップで取得したアウトプットも引用できます。
（以下は、「本文」に1つ目のステップで取得した【送信者】、【メッセージ内容】を引用したものです。）

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(4)カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。
運用に沿って設定を行ってください。
必要項目に情報を入力した後、［次へ］をクリックします。

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(5)次の画面でメール内容の確認を行いましょう。

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(6)内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

ChatworkとOutlookを使ったその他の自動化例

他にもChatworkとOutlookを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Outlookで受信したメールをChatworkに転送する

Outlookで受信したメールをChatworkに転送するフローボットです。
Yoomで作成したメールアドレス宛にOutlookからメールを転送することで、Chatworkにメールの内容を自動的に反映できます。

Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する

Outlookを利用して受信した領収書を管理している方におすすめのフローボットです。
受信した領収書から自動的に登録番号を読み取るため、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録状況を迅速に確認できます。
Chatworkに自動通知されるため、手作業での確認作業が不要となり、業務の効率が向上します。

Facebook広告でリード情報が登録されたら、リードへOutlookメールを送付しChatworkに通知する

Facebook広告とChatworkを併用している方におすすめのフローボットです。
リード情報や対応状況を手動でChatworkに投稿する必要がなくなり、誰がどのリードに対応しているのかを把握しやすくなります。

ChatworkとOutlookを連携するメリットと具体例

1.情報共有をスムーズに行える

今回の連携を行うと、異なるツール間での情報共有が容易になるかもしれません。
例えば、Chatworkを活用しているチームとOutlookを活用しているチームであっても、同じメッセージを確認できるようになります。
これにより、異なるツール間の往来が削減できるでしょう。
作業行程が少なくなることで情報共有を迅速かつスムーズに行えるはずです。情報伝達の遅れや対応漏れもなくすことができるかもしれません。

2.緊急時の即応性が向上する

Chatworkに投稿されたメッセージが緊急性の高いものであった場合、投稿後にOutlookへ素早く通知されることで、担当者は緊急度に応じて迅速に対応できるようになるかもしれません。
例えば、システムトラブルやクレーム対応が発生した際に、Chatworkで作成した緊急用ルームにメッセージが投稿されると、Outlookに素早く送信されるため、通知を受け取った担当者が関係チームへトラブル内容を共有するなど、解決に向けた行動を迅速に起こせるようになるでしょう。
問題に対して素早く対応できるよう基盤を整えることで、トラブルの拡大を防ぐことができます。

3.投稿内容の正確性を維持できる

今回の連携により、ChatworkからOutlookにメッセージを転送する際のミスを回避できる可能性が高まります。
例えば手入力で転記する場合、Outlookへの送信先を間違えてしまう可能性や、タイピングミスなどで誤った情報を記載してしまうといったヒューマンエラーが発生する可能性がありました。
今回の連携を導入すれば、Outlookの宛先を事前指定した上でメッセージ内容が自動転記されるため、トラブルを未然に防止できることが見込めるでしょう。
正確なデータを扱うことで、従業員は安心して業務に従事できるようになるでしょう。

まとめ

今回紹介したChatworkとOutlookの連携により、Chatworkのメッセージが投稿された際にOutlookへ自動通知できるようになるので、投稿内容に対し迅速に対応可能になるかもしれません。
これまでChatworkとOutlookをそれぞれ使用して情報を確認していたメンバーが、Outlookの通知内容からChatwork上のメッセージ概要を把握できるようになるので、チーム間の情報共有がスムーズになります。
緊急時の対応力が向上することも期待でき、業務フローの改善にも役立つかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。