【簡単設定】Google ChatのデータをOutlookに自動的に連携する方法

Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する

試してみる

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■概要

日々の業務でGoogle ChatとOutlookを併用していると、複数のツールを確認する手間や、重要な通知の見落としが発生しがちではないでしょうか。
特に、メインの連絡ツールがOutlookの場合、Google Chatの確認が後回しになることもあるかもしれません。
このワークフローは、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でOutlookにメール通知します。この連携により、ツールを横断する手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatの重要な通知をOutlookで受け取り、見逃しをなくしたいと考えている方
• 複数のツールを往復する手間を省き、コミュニケーションをより円滑に進めたいチームリーダーの方
• 手作業による情報共有を自動化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿が自動でOutlookにメール通知されるため、都度ツールを確認する手間が省け、迅速な情報把握が可能になります
• 手動での転記や連絡が不要になることで、重要なメッセージの伝達漏れや見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。トリガーで取得したメッセージ内容などを本文に設定し、指定した宛先に通知が届くようにします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知の対象としたいスペースのリソース名を任意で設定してください
• Outlookのメール送信アクションでは、通知を送信したいメールアドレスをTo、Cc、Bccにそれぞれ設定することが可能です

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■注意事項

• Google Chat、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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「Google Chatの通知が多くて、重要なメッセージを見逃してしまう…」「特定のチャンネルの更新を、普段使っているOutlookにも通知してほしいけど、手作業でコピペするのは面倒…」

このように、Google ChatとOutlookを併用する中で、情報の分断や手作業による非効率を感じていませんか？

もし、Google Chatに投稿された特定のメッセージを自動的にOutlookに通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、重要な連絡の見逃しを防ぎ、よりスムーズな情報共有が実現できるので、本来集中すべき業務に時間を使うことができます。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の確認作業を効率化できるので、ぜひ自動化を導入して、より快適な業務環境を整えましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle ChatとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する

試してみる

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■概要

日々の業務でGoogle ChatとOutlookを併用していると、複数のツールを確認する手間や、重要な通知の見落としが発生しがちではないでしょうか。
特に、メインの連絡ツールがOutlookの場合、Google Chatの確認が後回しになることもあるかもしれません。
このワークフローは、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でOutlookにメール通知します。この連携により、ツールを横断する手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatの重要な通知をOutlookで受け取り、見逃しをなくしたいと考えている方
• 複数のツールを往復する手間を省き、コミュニケーションをより円滑に進めたいチームリーダーの方
• 手作業による情報共有を自動化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿が自動でOutlookにメール通知されるため、都度ツールを確認する手間が省け、迅速な情報把握が可能になります
• 手動での転記や連絡が不要になることで、重要なメッセージの伝達漏れや見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。トリガーで取得したメッセージ内容などを本文に設定し、指定した宛先に通知が届くようにします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知の対象としたいスペースのリソース名を任意で設定してください
• Outlookのメール送信アクションでは、通知を送信したいメールアドレスをTo、Cc、Bccにそれぞれ設定することが可能です

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■注意事項

• Google Chat、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google ChatとOutlookを連携してできること

Google ChatとOutlookのAPIを連携すれば、Google Chatに投稿されたメッセージをOutlookに自動で通知することが可能になります。これにより、アプリケーションを横断した情報確認の手間が省け、重要な連絡の見逃しを防止できます。

ここでは具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する

Google Chatの特定のスペースに投稿されたすべてのメッセージを、リアルタイムでOutlookにメール通知する連携です。

この設定により、常にGoogle Chatを確認していなくても重要なコミュニケーションを見逃すことがなくなり、迅速な対応が可能になります。

Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する

試してみる

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■概要

日々の業務でGoogle ChatとOutlookを併用していると、複数のツールを確認する手間や、重要な通知の見落としが発生しがちではないでしょうか。
特に、メインの連絡ツールがOutlookの場合、Google Chatの確認が後回しになることもあるかもしれません。
このワークフローは、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でOutlookにメール通知します。この連携により、ツールを横断する手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatの重要な通知をOutlookで受け取り、見逃しをなくしたいと考えている方
• 複数のツールを往復する手間を省き、コミュニケーションをより円滑に進めたいチームリーダーの方
• 手作業による情報共有を自動化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿が自動でOutlookにメール通知されるため、都度ツールを確認する手間が省け、迅速な情報把握が可能になります
• 手動での転記や連絡が不要になることで、重要なメッセージの伝達漏れや見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。トリガーで取得したメッセージ内容などを本文に設定し、指定した宛先に通知が届くようにします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知の対象としたいスペースのリソース名を任意で設定してください
• Outlookのメール送信アクションでは、通知を送信したいメールアドレスをTo、Cc、Bccにそれぞれ設定することが可能です

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■注意事項

• Google Chat、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する

自分へのメンション付きメッセージや、特定のキーワードが含まれる投稿のみを抽出し、Outlookに通知する連携です。

すべての通知を受け取る必要がない場合に、この連携を活用することで自分に関連する重要な情報だけを効率的にキャッチでき、情報過多を防ぎます。

Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する

試してみる

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■概要

Google Chatでの活発なコミュニケーションの中で、重要な情報やメンションを見逃してしまうことはありませんか？複数のツールを確認する手間から、対応が必要なメッセージが埋もれてしまうこともあります。
このワークフローは、Google Chatで特定の条件に合致したメッセージが投稿された際に、自動でOutlookへメール通知を送る仕組みを構築します。これにより、Google ChatとOutlook間の情報連携が円滑になり、重要なコミュニケーションの見逃しを防ぎます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google ChatとOutlookを併用しており、重要な通知を見逃したくないと考えている方
• 特定のキーワードを含むGoogle Chatの投稿を、すぐに把握したいチームリーダーやマネージャーの方
• 手動での情報確認作業を自動化し、コミュニケーションの効率を上げたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatの特定メッセージをOutlookに自動で通知するため、重要な情報の確認漏れといった人的ミスを防ぐことに繋がります。
• 複数のツールを常に監視する必要がなくなり、Google ChatとOutlookを横断する情報確認の時間を短縮することが可能です。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれている場合のみ後続のアクションに進むよう条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致したメッセージ内容を記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知の監視対象としたいスペースのリソース名を任意で設定してください。
• 分岐オペレーションでは、通知のトリガーとしたいキーワードや送信者など、業務に合わせた条件を自由に設定可能です。
• Outlookのメール送信アクションでは、通知を受け取りたいメールアドレスやチームのメーリングリストなどを宛先に設定してください。

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■注意事項

• Google Chat、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
  

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Google ChatとOutlookの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogle ChatとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle ChatとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する」フローを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google ChatとOutlookをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Google Chatのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1:マイアプリ連携をする

この自動化フローボットで使用するアプリは、Google ChatとOutlookです。まずはYoomにこの2つを連携させていきましょう。

1.Google chatとの連携

まずはYoomのワークスペースにログインして、左にある「マイアプリ」から、右の「+新規接続」をクリックしてください。

アプリ一覧画面に出たら、アプリ検索のボックスに「Google chat」と入力して「Google Chat（OAuth）」のアイコンをクリックしてください。

以下の画面に遷移したら、ログインボタンを押します。

Google Chat（OAuth）と連携するために、以下の情報を求められます。

Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。詳しい方法や設定については、下記の説明をチェックしてくださいね。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

連携に必要なトークンの取得は、以下のポップアップに表示される通りこちらのページを参考にしながら行ってみてください。

まずはGoogle Cloud Platformでプロジェクトを作成し、以下の画面でAPI設定を行います。

Google Cloudにログインしたら左のサイドバーから「APIとサービス」を選択し、「ライブラリ」をクリックしてください。

検索ボックスに「Google Chat」と入力して、アイコンをクリックして「有効にする」

ボタンを押した後、先ほどご紹介した「Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法」の内容に沿って設定を進めていきましょう。

必要な設定をすべて終えると、「クライアントID」と「クライアントシークレット」が発行されます。

2つの情報をYoomの連携画面に貼り付けたら、「登録する」を押しましょう。以下のように「マイアプリの作成に成功しました。」と出れば連携完了です！

2.Outlookの連携

先ほどと同じ手順で、「アプリ一覧」からOutlookのアイコンを検索してクリックします。

任意のアカウントでMicrosoftにログインし、「次へ」ボタンを押しましょう。

「マイアプリに登録しました。」の表示が出たら、連携完了です！

• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2:テンプレートをコピーする

Yoomには様々な自動化テンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを使って、自動化フローボットを作成していきましょう。

Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。

Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する

試してみる

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■概要

日々の業務でGoogle ChatとOutlookを併用していると、複数のツールを確認する手間や、重要な通知の見落としが発生しがちではないでしょうか。
特に、メインの連絡ツールがOutlookの場合、Google Chatの確認が後回しになることもあるかもしれません。
このワークフローは、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でOutlookにメール通知します。この連携により、ツールを横断する手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatの重要な通知をOutlookで受け取り、見逃しをなくしたいと考えている方
• 複数のツールを往復する手間を省き、コミュニケーションをより円滑に進めたいチームリーダーの方
• 手作業による情報共有を自動化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿が自動でOutlookにメール通知されるため、都度ツールを確認する手間が省け、迅速な情報把握が可能になります
• 手動での転記や連絡が不要になることで、重要なメッセージの伝達漏れや見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。トリガーで取得したメッセージ内容などを本文に設定し、指定した宛先に通知が届くようにします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知の対象としたいスペースのリソース名を任意で設定してください
• Outlookのメール送信アクションでは、通知を送信したいメールアドレスをTo、Cc、Bccにそれぞれ設定することが可能です

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■注意事項

• Google Chat、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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自動でYoomのワークスペース画面に遷移し、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です。

「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。

ステップ3:アプリトリガーを設定する

Yoomのフローボットを動かす最初の引き金となるアクションを「アプリトリガー」と読んでいます。

今回は「スペースにメッセージが送信されたら」をトリガーとして設定していきましょう。

アクションのタイトルは任意で設定し、連携アカウントやトリガーアクションの内容を確認したら「次へ」をクリックします。

次に、トリガーの起動間隔を決めましょう。プルダウンをクリックして、任意で設定してください。

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
• ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
• なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「スペースのリソース名」は、Google Chatとの連携ができていればボックスをクリックした際に、以下のようにスペース名の候補が表示されます。

任意のスペースを選択してください。

ここで、テスト用に指定したGoogle Chatのスペースに以下のようなメッセージを送ってみます。

テストメッセージを送った後で、Yoomの設定画面にある「テスト」をクリックしてみましょう。

以下のように「取得した値」が表示されていれば成功です！

ちなみにこちらの「取得した値」は、Yoomで後続のアクションに活用できる「アウトプット」と定義しています。

アウトプットとは？

ここまで設定できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。

ステップ4:Outlookにメールを送る

Google Chatにメッセージが送られたら、内容ごとOutlookに通知するアクションを設定していきましょう。

まずはタイトルを任意で設定し、連携アカウントがマイアプリ登録をしたアカウント情報と間違っていないか確認してください。
アクションはそのままに、次へ進みます。

次にメールの内容を詳しく設定していきます。

まずは「To」にOutlookのメールアドレスを入力してください。ここではテスト用のメールアドレスを使用しています。

下に続く「CC」や「BCC」は必要に応じて設定しましょう。

送り先アドレスを設定できたら、いよいよメールの内容を設定していきます。

「件名」や「本文」は任意で設定できますが、前のステップで取得した値から情報を活用することも可能です。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、毎回情報が更新されます。

今回は、先ほどGoogle Chatに送信された内容を使って、以下のような本文を作成してみました。

本文を設定できたら「次へ」をクリックします。

メールの送信テスト画面に進み、実際に送られるメールの内容が表示されます。間違いがなければ「テスト」ボタンを押してみましょう。

試しにOutlookにログインしてメールを確認してみます。以下のように、無事に設定した内容のメールが届いていればテストは成功です！
エラー表示が出た場合にはこちらを参考にしてください。エラー時の対応方法について | Yoomヘルプセンター

「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:トリガーをONにする

ここまでお疲れ様でした！必要なすべての設定を終えると、以下のポップアップが表示されます。

「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。

これでGoogle Chatにメッセージが送信されたら、自動でメッセージの内容がOutlookに通知されるようになりました。

OutlookのデータをGoogle Chatに連携したい場合

今回はGoogle ChatからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGoogle Chatへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Google Chatに通知する

Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録された際に、その情報を自動でGoogle Chatの指定したスペースに通知する連携です。

この自動化により、チームメンバーはカレンダーを都度確認しなくても、新しい予定をリアルタイムで把握でき、スケジュール共有が円滑になります。

Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

Outlookで管理しているカレンダーの予定を、チームにGoogle Chatで共有する際、その都度手作業で通知していませんか？重要な予定の共有には手間がかかり、伝達漏れのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。OutlookとGoogle Chatを連携させ、カレンダーに新しいイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatへ通知します。これにより、チーム内のスムーズな情報共有を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookのカレンダーとGoogle Chatを併用し、予定の共有を手作業で行っている方
• チーム内のスケジュール共有を自動化し、コミュニケーションロスをなくしたいマネージャーの方
• Google ChatとOutlookを連携させ、日々の通知業務の効率化を進めたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookに予定を登録するだけでGoogle Chatへ自動で通知が送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮することができます
• 手動での通知によって発生しがちな共有漏れや遅延を防ぎ、チーム全体への確実な情報伝達を可能にし、業務の信頼性を高めます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定する
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、登録されたイベントの詳細などを指定のスペースに送信するよう設定する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーのユーザーIDを任意で設定してください
• Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先となるスペースのリソース名を任意で設定してください

‍

■注意事項

• Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  

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Outlookでカレンダーに特定条件のイベントが登録されたら、Google Chatに通知する

「会議」や「重要」といった特定のキーワードを含むイベントがOutlookカレンダーに登録された場合のみ、Google Chatに通知する連携です。

関連性の高い予定だけをチームに共有できるため、不要な通知を減らし、本当に重要なスケジュール情報だけを効率的に伝えることが可能です。

Outlookでカレンダーに特定条件のイベントが登録されたら、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

日々の業務でOutlookとGoogle Chatを併用していると、Outlookのカレンダーに登録された予定をGoogle Chatへ手動で共有する作業に手間を感じることはないでしょうか。また、手作業による共有では、重要な予定の伝達漏れも発生しがちです。このワークフローは、Outlookのカレンダーに特定の条件を満たすイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消し、チーム内のスムーズな情報連携を支援します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookの予定をGoogle Chatに手作業で共有しており、手間を削減したいと考えている方
• チーム内のスケジュール共有を自動化し、伝達漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
• 日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookカレンダーへの登録を起点にGoogle Chatへ自動で通知されるため、これまで手作業での転記や共有に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での情報伝達に起因する共有漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なスケジュール共有を実現します

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、カレンダーのイベント情報を指定のスペースに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、連携するアカウントのユーザーIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、件名に特定のキーワードが含まれるイベントのみを通知するなど、通知対象とする条件を任意で設定可能です
• Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペースをリソース名で任意に指定してください

‍

■注意事項

• Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます

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Google ChatやOutlookを活用したその他の自動化テンプレート

Yoomでは、Google ChatとOutlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Google ChatとOutlookでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！

Google Chatを使った便利な自動化例

ここでは、Google Chatを中心に情報共有を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。

フォームに回答された内容をGoogle スプレッドシートに追加し、その後Google Chatに通知する

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■概要

フォームからのお問い合わせや申し込みがあった際、その内容を都度コピーしてGoogle スプレッドシートに転記し、さらにGoogle Chatでチームに共有する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでGoogle スプレッドシートへの記録とGoogle Chatへの通知が自動で完了するため、こうした定型業務の効率化を実現し、迅速な顧客対応を後押しします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームからの問い合わせ対応を手作業で行っているカスタマーサポート担当者の方
• フォームの回答内容をGoogle スプレッドシートで管理し、チームに共有している方
• 申し込みやアンケートの回答をGoogle Chatで迅速に把握したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答を自動でGoogle スプレッドシートに集約するため、データ転記にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、Google Chatへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容を指定のシートに書き込みます。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答があった旨を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートに登録する際は、書き込み先のシートやどの列にどの回答内容を登録するかを任意で設定できます。
• Google Chatへの通知では、通知先のスペースを任意で設定できるほか、メッセージ本文にフォームで受け付けた回答内容を変数として埋め込むことも可能です。

◼️注意事項‍

• Google Chat、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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kintoneのコメントで自分がメンションされたらGoogle Chatに通知

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■概要

kintoneのコメントは情報共有に便利ですが、通知が多くなると自分宛ての重要なメンションを見逃してしまうことはないでしょうか。特に複数のプロジェクトが動いていると、確認漏れは業務の遅延に直結しかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneで自分宛てのメンションが付いた際に、自動でGoogle Chatに通知を送ることが可能になり、こうした課題を削減して重要な連絡を見逃しリスクを低減させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintone上で複数プロジェクトを管理しており、自分宛てのメンション通知の見逃しを防ぎたい方
• kintoneとGoogle Chatを連携させ、情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
• 手動での通知確認作業を減らし、コミュニケーションをより円滑に自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのコメントの中から自分宛てのメンションだけを抽出し、自動でGoogle Chatに通知されるため、確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
• 通知を確認するためにkintoneを都度開く必要が減り、重要な連絡に素早く気づけるようになるため、コミュニケーションコストを削減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「コメントが書き込まれたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、コメント内容に自分の名前が含まれている場合のみ後続のアクションに進むよう条件を設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで指定のスペースに通知内容を送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、メンションを検知する条件を任意で設定できます。特定のキーワードや役職名などで絞り込むことも可能です。
• Google Chatへの通知は、メッセージを送信するスペースや、メンションされた内容を含む通知本文などを自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Notionのデータソースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する

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‍■概要

Notionでタスク管理や情報共有を行う際、新規データが追加されるたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに情報が追加されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方
• 手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方
• チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのデータソースに情報が追加されると自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成時のみ後続の処理へ進むように分岐させます。
4. 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに通知メッセージを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意で指定することが可能です
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したNotionのページタイトルやプロパティ情報などを変数として埋め込み、動的に変更できます

■注意事項

• Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知する

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■概要

Googleフォームで受け付けた面接予約情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れや日時の登録ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、Googleカレンダーへの予定作成からGoogle Chatへの通知までの一連の流れを自動化し、採用業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた面接の日程調整を手作業で行っている採用担当者の方
• 採用候補者や面接官への情報共有を、より迅速かつ正確に行いたいチームリーダーの方
• Googleツールを活用して、採用に関する一連の業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答があると自動でカレンダーに予約が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるカレンダーへの情報登録が不要になるため、日時の入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでは、まず「日時・日付の加算減算」を設定し、面接の終了時刻などを算出します。
4. 続いて、Googleカレンダーの「予約を作成する」アクションを設定し、フォームの回答情報や算出した時刻をもとに予定を作成します。
5. 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成された予約情報を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• Googleカレンダーの予定作成では、フォームの回答で取得した候補者名や希望日時などの値を引用し、予定のタイトルや詳細欄を自由に設定できます。
• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや、本文の内容を任意でカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Googleカレンダー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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freee人事労務に従業員の登録があったら、Google Chatに通知する

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■概要

新しい従業員の入社に伴い、関係各所への情報共有を手作業で行っていませんか。freee人事労務に情報を登録した後、チャットツールに内容を転記して通知する作業は、手間がかかるだけでなく、通知漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員が登録されたことをトリガーに、Google Chatへ自動で通知を送信できるため、こうした情報共有に関する課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務での従業員管理と、Google Chatでの情報共有を手作業で行っている人事担当者の方
• 新しいメンバーの入社情報を、関係部署へ迅速かつ正確に共有したいと考えているチームリーダーの方
• 人事関連の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務に従業員を登録するだけで、関連情報が自動でGoogle Chatに通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での通知作成時に起こりうる、連絡漏れや送信先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、freee人事労務とGoogle ChatをYoomに連携します。
2. 2.次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定します。
3. 3.続けて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報を取得する」を設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
4. 4.最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」を設定し、取得した従業員情報を指定のスペースに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• freee人事労務の「従業員情報を取得する」オペレーションでは、対象となる事業所IDや従業員IDなどを任意で設定できます。
• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを自由に指定可能です。また、通知本文は固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した従業員名などの情報を変数として埋め込むといったカスタマイズができます。

■注意事項

• freee人事労務、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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Outlookを使った便利な自動化例

ここでは、Outlookを中心にメール業務を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。

Yoomデータベースでレコードが更新されたらOutlookでメールを送る

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■概要

Yoomデータベースで管理している情報が更新された際に、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？ こうした手作業での通知は手間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先の間違いといったミスを引き起こす可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースのレコード更新をトリガーに、Outlookからメールを自動で送信する仕組みを構築でき、情報共有の迅速化とミスの防止を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Yoomデータベースで案件情報などを管理し、更新の都度メールで通知を行っている方
• データベースの重要な更新を、関係者へ漏れなくスピーディに共有したいと考えている方
• 手作業による通知業務を自動化して、ヒューマンエラーの防止や業務効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Yoomデータベースのレコードが更新されると自動でメールが送信されるため、通知業務にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による通知で起こりがちな連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomデータベーストリガーを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Yoomデータベースから取得した情報をもとに宛先や件名、本文などを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomデータベーストリガーの設定で、どのデータベースの更新を検知対象とするか任意で指定してください。
• Outlookでメールを送るアクションでは、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文の内容を自由に設定できます。Yoomデータベースの更新情報を本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をOutlookメールでチームに周知する

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■概要

毎月の目標設定とチームへの共有は重要な業務ですが、担当者へのリマインドや内容の取りまとめ、共有メールの作成など、手作業が多くて手間がかかると感じていませんか。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時に担当者へ目標入力の依頼を自動で送り、入力が完了したらその内容をOutlookメールでチームに自動で周知できます。これにより、定期的な報告業務を効率化し、共有漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• チームの目標管理を行っており、定期的な進捗共有を効率化したいマネージャーの方
• 毎月の目標提出や報告業務のリマインド、共有作業に時間を取られている担当者の方
• チーム全体の目標意識を高め、情報共有の仕組みを円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎月決まった日時に自動で起動するため、目標提出のリマインドや共有メールの作成といった定型業務に費やす時間を削減できます。
• 担当者への依頼からチームへの共有までを自動化することで、周知漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎ、業務を標準化します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい日時や繰り返し周期（例：毎月1日の午前10時）を設定します。
3. 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、目標を入力してもらう担当者や依頼内容を指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで入力された目標内容を記載したメールをチームに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動したい日時や「毎日」「毎週」「毎月」といった繰り返し周期を任意で設定してください。
• 担当者への対応依頼の設定では、目標入力を依頼する担当者や、「今月の目標を入力してください」といった依頼内容の詳細を任意で設定可能です。
• Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの本文には固定のテキストだけでなく、担当者が入力した目標内容を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信

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■概要

Salesforceで管理しているリードに対して、一件ずつOutlookを立ち上げてメールを作成・送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的なご案内メールの場合、手作業でのコピー＆ペーストは宛先間違いや内容の不備といったミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでOutlookの定型メールを自動で送信できるため、こうした手作業を効率化し、顧客への迅速なアプローチを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceのリード情報を元に、Outlookでメールを手動作成している営業担当者の方
• リードへのアプローチを迅速化し、営業活動全体の効率を上げたいと考えているチームリーダーの方
• 定型メールの送信ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の品質を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの画面から離れることなく定型メールを送信できるため、メール作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応が可能になります。
• 手作業での宛先入力や本文コピーによる、送信間違いや内容の不備といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を元にメールを送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
• メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Salesforceのリード情報から取得した会社名や担当者名などを変数として差し込むことができます。

■注意事項

• Salesforce、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、自動でOutlookでもメールを送る

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■概要

Microsoft Teamsでの重要なやり取りを、チーム外のメンバーや関係者に都度メールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、情報の伝達漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されると、その内容を自動でOutlookからメール送信できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの投稿内容をOutlookで手動転送しており、手間を削減したい方
• 部署やチーム内での情報伝達漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
• 社内外への情報共有プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿を起点に自動でメールが送信されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、特定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
• Outlookのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。前段のトリガーで取得したMicrosoft Teamsの投稿内容などを、変数としてメールの本文に含めることも可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Outlookで送付する

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■概要

取引先情報の入力から契約書を作成し、メールで送付するまでの一連の業務に、手間や時間を要していませんか？定型的な作業でありながらも、正確性が求められるため担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された情報を元にMicrosoft Excelの雛形から契約書を自動で発行し、Outlookで送付する流れを構築できます。面倒な契約書関連業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft ExcelとOutlookを利用し、契約書の作成や送付を手作業で行っている方
• 定型的な契約書発行業務の工数を削減し、業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による情報転記のミスや、送付先の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの情報入力だけで契約書の発行から送付までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの間違い、宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、契約書発行に必要な情報を入力するフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、フォームで受け取った情報を元に「契約書を発行する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、発行された契約書を添付して「メールで送付」するアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームに設定する、取引先名や契約金額などの質問項目は、実際の業務内容に合わせて任意で設定することが可能です。
• Outlookの「メールで送付」オペレーションでは、送付先のメールアドレスや件名、メール本文などを任意の内容に設定できます。

■注意事項

• Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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まとめ

Google ChatとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報確認や転記作業の手間を削減し、重要な連絡の見逃しを防ぐことができます。

これにより、担当者は情報の分断に悩まされることなく、迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！