Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する
試してみる
「Google Chatの通知が多くて、重要なメッセージを見逃してしまう…」「特定のチャンネルの更新を、普段使っているOutlookにも通知してほしいけど、手作業でコピペするのは面倒…」
このように、Google ChatとOutlookを併用する中で、情報の分断や手作業による非効率を感じていませんか？
もし、Google Chatに投稿された特定のメッセージを自動的にOutlookに通知する仕組み があれば、これらの悩みから解放され、重要な連絡の見逃しを防ぎ、よりスムーズな情報共有が実現できるので、本来集中すべき業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の確認作業を効率化できるので、ぜひ自動化を導入して、より快適な業務環境を整えましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle ChatとOutlookを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する
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Google ChatとOutlookを連携してできること
Google ChatとOutlookのAPIを連携すれば、Google Chatに投稿されたメッセージをOutlookに自動で通知することが可能になります。これにより、アプリケーションを横断した情報確認の手間が省け、重要な連絡の見逃しを防止できます。
ここでは具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する
Google Chatの特定のスペースに投稿されたすべてのメッセージを、リアルタイムでOutlookにメール通知する連携です。
この設定により、常にGoogle Chatを確認していなくても重要なコミュニケーションを見逃すことがなくなり、迅速な対応が可能に なります。
Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する
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Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する
自分へのメンション付きメッセージや、特定のキーワードが含まれる投稿のみを抽出し、Outlookに通知する連携です。
すべての通知を受け取る必要がない場合に、この連携を活用することで自分に関連する重要な情報だけを効率的にキャッチでき、情報過多を防ぎます。
Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する
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Google ChatとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle ChatとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle ChatとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Google ChatとOutlookをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Google Chatのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1:マイアプリ連携をする
この自動化フローボットで使用するアプリは、Google ChatとOutlookです。まずはYoomにこの2つを連携させていきましょう。
1.Google chatとの連携
まずはYoomのワークスペースにログインして、左にある「マイアプリ」から、右の「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧画面に出たら、アプリ検索のボックスに「Google chat」と入力して「Google Chat（OAuth）」のアイコンをクリックしてください。
以下の画面に遷移したら、ログインボタンを押します。
Google Chat（OAuth）と連携するために、以下の情報を求められます。
Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。詳しい方法や設定については、下記の説明をチェックしてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
連携に必要なトークンの取得は、以下のポップアップに表示される通りこちらのページ を参考にしながら行ってみてください。
まずはGoogle Cloud Platformでプロジェクトを作成し、以下の画面でAPI設定を行います。
Google Cloudにログインしたら左のサイドバーから「APIとサービス」を選択し、「ライブラリ」をクリックしてください。
検索ボックスに「Google Chat」と入力して、アイコンをクリックして「有効にする」
ボタンを押した後、先ほどご紹介した「Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法 」の内容に沿って設定を進めていきましょう。
必要な設定をすべて終えると、「クライアントID」と「クライアントシークレット」が発行されます。
2つの情報をYoomの連携画面に貼り付けたら、「登録する」を押しましょう。以下のように「マイアプリの作成に成功しました。」と出れば連携完了です！
2.Outlookの連携
先ほどと同じ手順で、「アプリ一覧」からOutlookのアイコンを検索してクリックします。
任意のアカウントでMicrosoftにログインし、「次へ」ボタンを押しましょう。
「マイアプリに登録しました。」の表示が出たら、連携完了です！
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ステップ2:テンプレートをコピーする
Yoomには様々な自動化テンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを使って、自動化フローボットを作成していきましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する
試してみる
自動でYoomのワークスペース画面に遷移し、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です。
「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
ステップ3:アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす最初の引き金となるアクションを「アプリトリガー」と読んでいます。
今回は「スペースにメッセージが送信されたら」をトリガーとして設定していきましょう。
アクションのタイトルは任意で設定し、連携アカウントやトリガーアクションの内容を確認したら「次へ」をクリックします。
次に、トリガーの起動間隔を決めましょう。プルダウンをクリックして、任意で設定してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「スペースのリソース名」は、Google Chatとの連携ができていればボックスをクリックした際に、以下のようにスペース名の候補が表示されます。
任意のスペースを選択してください。
ここで、テスト用に指定したGoogle Chatのスペースに以下のようなメッセージを送ってみます。
テストメッセージを送った後で、Yoomの設定画面にある「テスト」をクリックしてみましょう。
以下のように「取得した値」が表示されていれば成功です！
ちなみにこちらの「取得した値」は、Yoomで後続のアクションに活用できる「アウトプット」と定義しています。
アウトプットとは？
ここまで設定できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
ステップ4:Outlookにメールを送る
Google Chatにメッセージが送られたら、内容ごとOutlookに通知するアクションを設定していきましょう。
まずはタイトルを任意で設定し、連携アカウントがマイアプリ登録をしたアカウント情報と間違っていないか確認してください。
次にメールの内容を詳しく設定していきます。
まずは「To」にOutlookのメールアドレスを入力してください。ここではテスト用のメールアドレスを使用しています。
下に続く「CC」や「BCC」は必要に応じて設定しましょう。
送り先アドレスを設定できたら、いよいよメールの内容を設定していきます。
「件名」や「本文」は任意で設定できますが、前のステップで取得した値から情報を活用することも可能です。
今回は、先ほどGoogle Chatに送信された内容を使って、以下のような本文を作成してみました。
本文を設定できたら「次へ」をクリックします。
メールの送信テスト画面に進み、実際に送られるメールの内容が表示されます。間違いがなければ「テスト」ボタンを押してみましょう。
試しにOutlookにログインしてメールを確認してみます。以下のように、無事に設定した内容のメールが届いていればテストは成功です！エラー時の対応方法について | Yoomヘルプセンター
「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:トリガーをONにする
ここまでお疲れ様でした！必要なすべての設定を終えると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでGoogle Chatにメッセージが送信されたら、自動でメッセージの内容がOutlookに通知されるようになりました。
OutlookのデータをGoogle Chatに連携したい場合
今回はGoogle ChatからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGoogle Chatへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Google Chatに通知する
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録された際に、その情報を自動でGoogle Chatの指定したスペースに通知する連携です。
この自動化により、チームメンバーはカレンダーを都度確認しなくても、新しい予定をリアルタイムで把握でき、スケジュール共有が円滑に なります。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Google Chatに通知する
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Outlookでカレンダーに特定条件のイベントが登録されたら、Google Chatに通知する
「会議」や「重要」といった特定のキーワードを含むイベントがOutlookカレンダーに登録された場合のみ、Google Chatに通知する連携です。
関連性の高い予定だけをチームに共有できるため、不要な通知を減らし、本当に重要なスケジュール情報だけを効率的に伝えることが可能 です。
Outlookでカレンダーに特定条件のイベントが登録されたら、Google Chatに通知する
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Google ChatやOutlookを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、Google ChatとOutlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Google Chatを使った便利な自動化例
ここでは、Google Chatを中心に情報共有を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知する
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フォームに回答された内容をGoogleスプレッドシートに追加し、その後Google Chatに通知する
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Notionのデータベースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する
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freee人事労務に従業員の登録があったら、Google Chatに通知する
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kintoneのコメントで自分がメンションされたらGoogle Chatに通知
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Outlookを使った便利な自動化例
ここでは、Outlookを中心にメール業務を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
Yoomデータベースでレコードが更新されたらOutlookでメールを送る
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Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
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毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をOutlookメールでチームに周知する
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入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Outlookで送付する
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まとめ
Google ChatとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報確認や転記作業の手間を削減し、重要な連絡の見逃しを防ぐことができます。
これにより、担当者は情報の分断に悩まされることなく、迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
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