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■概要
日々の業務でGoogle ChatとOutlookを併用していると、複数のツールを確認する手間や、重要な通知の見落としが発生しがちではないでしょうか。
特に、メインの連絡ツールがOutlookの場合、Google Chatの確認が後回しになることもあるかもしれません。
このワークフローは、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でOutlookにメール通知します。この連携により、ツールを横断する手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Google Chatの通知が多くて、重要なメッセージを見逃してしまう…」「特定のチャンネルの更新を、普段使っているOutlookにも通知してほしいけど、手作業でコピペするのは面倒…」
このように、Google ChatとOutlookを併用する中で、情報の分断や手作業による非効率を感じていませんか？
もし、Google Chatに投稿された特定のメッセージを自動的にOutlookに通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、重要な連絡の見逃しを防ぎ、よりスムーズな情報共有が実現できるので、本来集中すべき業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の確認作業を効率化できるので、ぜひ自動化を導入して、より快適な業務環境を整えましょう！
YoomにはGoogle ChatとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
日々の業務でGoogle ChatとOutlookを併用していると、複数のツールを確認する手間や、重要な通知の見落としが発生しがちではないでしょうか。
特に、メインの連絡ツールがOutlookの場合、Google Chatの確認が後回しになることもあるかもしれません。
このワークフローは、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でOutlookにメール通知します。この連携により、ツールを横断する手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google ChatとOutlookのAPIを連携すれば、Google Chatに投稿されたメッセージをOutlookに自動で通知することが可能になります。これにより、アプリケーションを横断した情報確認の手間が省け、重要な連絡の見逃しを防止できます。
ここでは具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Chatの特定のスペースに投稿されたすべてのメッセージを、リアルタイムでOutlookにメール通知する連携です。
この設定により、常にGoogle Chatを確認していなくても重要なコミュニケーションを見逃すことがなくなり、迅速な対応が可能になります。
■概要
日々の業務でGoogle ChatとOutlookを併用していると、複数のツールを確認する手間や、重要な通知の見落としが発生しがちではないでしょうか。
特に、メインの連絡ツールがOutlookの場合、Google Chatの確認が後回しになることもあるかもしれません。
このワークフローは、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でOutlookにメール通知します。この連携により、ツールを横断する手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自分へのメンション付きメッセージや、特定のキーワードが含まれる投稿のみを抽出し、Outlookに通知する連携です。
すべての通知を受け取る必要がない場合に、この連携を活用することで自分に関連する重要な情報だけを効率的にキャッチでき、情報過多を防ぎます。
■概要
Google Chatでの活発なコミュニケーションの中で、重要な情報やメンションを見逃してしまうことはありませんか？複数のツールを確認する手間から、対応が必要なメッセージが埋もれてしまうこともあります。
このワークフローは、Google Chatで特定の条件に合致したメッセージが投稿された際に、自動でOutlookへメール通知を送る仕組みを構築します。これにより、Google ChatとOutlook間の情報連携が円滑になり、重要なコミュニケーションの見逃しを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にGoogle ChatとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle ChatとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
この自動化フローボットで使用するアプリは、Google ChatとOutlookです。まずはYoomにこの2つを連携させていきましょう。
まずはYoomのワークスペースにログインして、左にある「マイアプリ」から、右の「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧画面に出たら、アプリ検索のボックスに「Google chat」と入力して「Google Chat（OAuth）」のアイコンをクリックしてください。
以下の画面に遷移したら、ログインボタンを押します。
Google Chat（OAuth）と連携するために、以下の情報を求められます。
Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。詳しい方法や設定については、下記の説明をチェックしてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
連携に必要なトークンの取得は、以下のポップアップに表示される通りこちらのページを参考にしながら行ってみてください。
まずはGoogle Cloud Platformでプロジェクトを作成し、以下の画面でAPI設定を行います。
Google Cloudにログインしたら左のサイドバーから「APIとサービス」を選択し、「ライブラリ」をクリックしてください。
検索ボックスに「Google Chat」と入力して、アイコンをクリックして「有効にする」
ボタンを押した後、先ほどご紹介した「Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法」の内容に沿って設定を進めていきましょう。
必要な設定をすべて終えると、「クライアントID」と「クライアントシークレット」が発行されます。
2つの情報をYoomの連携画面に貼り付けたら、「登録する」を押しましょう。以下のように「マイアプリの作成に成功しました。」と出れば連携完了です！
先ほどと同じ手順で、「アプリ一覧」からOutlookのアイコンを検索してクリックします。
任意のアカウントでMicrosoftにログインし、「次へ」ボタンを押しましょう。
「マイアプリに登録しました。」の表示が出たら、連携完了です！
Yoomには様々な自動化テンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを使って、自動化フローボットを作成していきましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
■概要
日々の業務でGoogle ChatとOutlookを併用していると、複数のツールを確認する手間や、重要な通知の見落としが発生しがちではないでしょうか。
特に、メインの連絡ツールがOutlookの場合、Google Chatの確認が後回しになることもあるかもしれません。
このワークフローは、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でOutlookにメール通知します。この連携により、ツールを横断する手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動でYoomのワークスペース画面に遷移し、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です。
「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす最初の引き金となるアクションを「アプリトリガー」と読んでいます。
今回は「スペースにメッセージが送信されたら」をトリガーとして設定していきましょう。
アクションのタイトルは任意で設定し、連携アカウントやトリガーアクションの内容を確認したら「次へ」をクリックします。
次に、トリガーの起動間隔を決めましょう。プルダウンをクリックして、任意で設定してください。
「スペースのリソース名」は、Google Chatとの連携ができていればボックスをクリックした際に、以下のようにスペース名の候補が表示されます。
任意のスペースを選択してください。
ここで、テスト用に指定したGoogle Chatのスペースに以下のようなメッセージを送ってみます。
テストメッセージを送った後で、Yoomの設定画面にある「テスト」をクリックしてみましょう。
以下のように「取得した値」が表示されていれば成功です！
ちなみにこちらの「取得した値」は、Yoomで後続のアクションに活用できる「アウトプット」と定義しています。
ここまで設定できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Google Chatにメッセージが送られたら、内容ごとOutlookに通知するアクションを設定していきましょう。
まずはタイトルを任意で設定し、連携アカウントがマイアプリ登録をしたアカウント情報と間違っていないか確認してください。
アクションはそのままに、次へ進みます。
次にメールの内容を詳しく設定していきます。
まずは「To」にOutlookのメールアドレスを入力してください。ここではテスト用のメールアドレスを使用しています。
下に続く「CC」や「BCC」は必要に応じて設定しましょう。
送り先アドレスを設定できたら、いよいよメールの内容を設定していきます。
「件名」や「本文」は任意で設定できますが、前のステップで取得した値から情報を活用することも可能です。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、毎回情報が更新されます。
今回は、先ほどGoogle Chatに送信された内容を使って、以下のような本文を作成してみました。
本文を設定できたら「次へ」をクリックします。
メールの送信テスト画面に進み、実際に送られるメールの内容が表示されます。間違いがなければ「テスト」ボタンを押してみましょう。
試しにOutlookにログインしてメールを確認してみます。以下のように、無事に設定した内容のメールが届いていればテストは成功です！
エラー表示が出た場合にはこちらを参考にしてください。エラー時の対応方法について | Yoomヘルプセンター
「保存する」をクリックしてください。
ここまでお疲れ様でした！必要なすべての設定を終えると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでGoogle Chatにメッセージが送信されたら、自動でメッセージの内容がOutlookに通知されるようになりました。
今回はGoogle ChatからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGoogle Chatへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録された際に、その情報を自動でGoogle Chatの指定したスペースに通知する連携です。
この自動化により、チームメンバーはカレンダーを都度確認しなくても、新しい予定をリアルタイムで把握でき、スケジュール共有が円滑になります。
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定を、チームにGoogle Chatで共有する際、その都度手作業で通知していませんか？重要な予定の共有には手間がかかり、伝達漏れのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。OutlookとGoogle Chatを連携させ、カレンダーに新しいイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatへ通知します。これにより、チーム内のスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「会議」や「重要」といった特定のキーワードを含むイベントがOutlookカレンダーに登録された場合のみ、Google Chatに通知する連携です。
関連性の高い予定だけをチームに共有できるため、不要な通知を減らし、本当に重要なスケジュール情報だけを効率的に伝えることが可能です。
■概要
日々の業務でOutlookとGoogle Chatを併用していると、Outlookのカレンダーに登録された予定をGoogle Chatへ手動で共有する作業に手間を感じることはないでしょうか。また、手作業による共有では、重要な予定の伝達漏れも発生しがちです。このワークフローは、Outlookのカレンダーに特定の条件を満たすイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消し、チーム内のスムーズな情報連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomでは、Google ChatとOutlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Google ChatとOutlookでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
ここでは、Google Chatを中心に情報共有を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
■概要
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに面接の予約とGoogle Chatに通知がされるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Googleカレンダー、Google ChatそれぞれとYoomの連携が必要です。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
◼️概要
フォームに入力された問い合わせ内容をGoogleスプレッドシートに追加し、同時にGoogle Chatに通知するシステムを構築します。
フォームの内容を普段使用する指定のGoogleスプレッドシートに追加し、情報管理を自動化することができます。
また、フォームに回答された内容やGoogleスプレッドシートに追加された旨をGoogle Chatに通知することで、情報の蓄積と共有を一貫して行うことが可能です。
◼️注意事項
・Google Chat、GoogleスプレッドシートとYoomの連携が必要です。
・連携するGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
freee人事労務に新しく従業員の登録があったら、登録情報をGoogle Chatに通知するフローです。
freee人事労務とGoogle Chatを連携することで、手動で従業員の登録情報をGoogle Chatに通知する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee人事労務、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatへの通知内容や通知先のチャンネルは自由に変更してご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をGoogle Chatの指定のスペースに送信するフローボットです。
自分だけのスペースに送信することも可能です。
kintoneのコメントをGoogle Chat上ですぐに確認したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
ここでは、Outlookを中心にメール業務を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
■概要
Yoomデータベースでレコードが更新されたときに、Outlookを利用して自動的にメールを送信する機能を実装します。
送信先のアドレスや送信者名、件名や本文も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
1.YoomデータベースとOutlookそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「レコードが更新されたら」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.Outlookの「メールを送る」というオペレーション内で、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先メールアドレス、件名、本文などの設定を行ってください。
4.該当のデータベースでレコードが更新されると、フローボットが起動し、指定されたメールアドレスにメールが送信されます。
■注意事項
・Outlookアカウントとの連携設定が必要です。
・メール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・レコードの更新が検知されると、自動的にメールを送信します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。
メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
また、添付資料なども自由に設定が可能です。
■注意事項
・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使ってメールで転送します。
Outlookのメールの本文や宛先は自由に変更してご利用ください。
間に分岐処理を追加することで、Microsoft Teamsの投稿内容に応じてメールの内容や宛先を分岐することも可能です。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎月決まった日時に起動し、チーム目標の周知などを自動化するフローです。
自動的にフローが起動しつつ、変数の箇所を担当者に記入してもらうといった自動化と手動の組み合わせを行うこともできます。
実際にフローボットを起動させた際の動き https://youtu.be/Y-9BXPTdaio
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
◼️概要
入力フォームに入力された情報で、エクセルの雛形から申込書などの契約書のPDFを自動的に作成するフローボットです。
Microsoft Excelの任意の雛形を使用して自由に契約書を作成することが可能です。
作成した契約書をOutlookのメールで自動的に送付します。
◼️注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインで契約書の雛形を用意してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google ChatとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報確認や転記作業の手間を削減し、重要な連絡の見逃しを防ぐことができます。
これにより、担当者は情報の分断に悩まされることなく、迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
