Outlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで連絡先を作成する
試してみる
■概要
Outlookで受け取ったお問い合わせや資料請求のメールを、手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から顧客情報を自動で抽出し、Freshsalesへ連絡先として即時登録します。OutlookとFreshsales間の面倒な転記作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った情報をFreshsalesへ日常的に手入力している営業担当者の方 OutlookとFreshsales間の転記作業で発生する入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方 顧客からの問い合わせ対応を自動化し、営業活動の効率化を目指すチームの責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点にFreshsalesへ自動で連絡先が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとFreshsalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抜き出します。 最後に、オペレーションでFreshsalesの「連絡先の作成」アクションを設定し、抽出した情報を紐づけて連絡先を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文から抽出したい項目（氏名、会社名、電話番号など）を任意で設定してください。 Freshsalesで連絡先を作成する際、各項目にAI機能で抽出した情報を変数としてマッピングしたり、特定の値を固定で入力したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Outlookで受け取った問い合わせメールの情報を、Freshsalesに手動で入力している…」
このように、OutlookとFreshsales間での手作業によるデータ連携に、手間や非効率さを感じていませんか？ こうした定型的な入力作業は、時間的なコストがかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。
もし、Outlookで受信したメールの内容を自動でFreshsalesの連絡先や取引を作成する仕組み があれば、これらの悩みから解放されますよね。
そして、より価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができるはず。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる ため、これまで自動化ツールに触れたことがない方でも心配ありません。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとFreshsalesを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックしてスタートしましょう！
Outlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで連絡先を作成する
試してみる
■概要
Outlookで受け取ったお問い合わせや資料請求のメールを、手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から顧客情報を自動で抽出し、Freshsalesへ連絡先として即時登録します。OutlookとFreshsales間の面倒な転記作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った情報をFreshsalesへ日常的に手入力している営業担当者の方 OutlookとFreshsales間の転記作業で発生する入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方 顧客からの問い合わせ対応を自動化し、営業活動の効率化を目指すチームの責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点にFreshsalesへ自動で連絡先が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとFreshsalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抜き出します。 最後に、オペレーションでFreshsalesの「連絡先の作成」アクションを設定し、抽出した情報を紐づけて連絡先を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文から抽出したい項目（氏名、会社名、電話番号など）を任意で設定してください。 Freshsalesで連絡先を作成する際、各項目にAI機能で抽出した情報を変数としてマッピングしたり、特定の値を固定で入力したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとFreshsalesを連携してできること
OutlookとFreshsalesのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報登録や更新といった業務を自動化できます。
Outlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで連絡先を作成する
Outlookで受信したメール、例えばWebサイト経由の問い合わせから氏名やメールアドレスといった情報を自動で抽出し、Freshsalesに新しい連絡先として登録します。
これにより、リード情報の登録作業をなくし、営業担当がスムーズにアプローチを開始できる体制を構築できます。
この連携はAIを利用しているため、抽出したい項目を自由に設定できる点が便利ですよ。
Outlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで連絡先を作成する
試してみる
■概要
Outlookで受け取ったお問い合わせや資料請求のメールを、手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から顧客情報を自動で抽出し、Freshsalesへ連絡先として即時登録します。OutlookとFreshsales間の面倒な転記作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った情報をFreshsalesへ日常的に手入力している営業担当者の方 OutlookとFreshsales間の転記作業で発生する入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方 顧客からの問い合わせ対応を自動化し、営業活動の効率化を目指すチームの責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点にFreshsalesへ自動で連絡先が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとFreshsalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抜き出します。 最後に、オペレーションでFreshsalesの「連絡先の作成」アクションを設定し、抽出した情報を紐づけて連絡先を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文から抽出したい項目（氏名、会社名、電話番号など）を任意で設定してください。 Freshsalesで連絡先を作成する際、各項目にAI機能で抽出した情報を変数としてマッピングしたり、特定の値を固定で入力したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで新規取引を作成する
Outlookでのメール受信をトリガーとして、特定の条件に合致するメールの情報のみをFreshsalesに新しい取引として自動で登録します。
このフローを活用することで、商談化のプロセスをスピードアップさせ、対応漏れによる機会損失を防ぐことに繋がります。
この自動化は、特定の条件に基づいて処理を分岐させることで、より実務に即した柔軟な設定を求める方におすすめです。
Outlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで新規取引を作成する
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■概要
営業活動において、Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールの内容を、手作業でFreshsalesに転記していませんか。この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったリスクも伴います。このワークフローは、OutlookとFreshsalesを連携させることで、メール受信をきっかけに取引情報を自動で作成し、こうした課題の解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した内容をFreshsalesに手入力しており、作業を効率化したい営業担当者の方 顧客からの問い合わせ対応の速度を向上させ、機会損失を防ぎたいと考えているチームリーダーの方 OutlookとFreshsales間のデータ連携を自動化し、営業プロセスのDXを推進したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信後、自動でFreshsalesに取引が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとFreshsalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するメールのみ後続の処理に進むようにします。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文から取引作成に必要な情報（会社名、担当者名など）を抽出します。 最後に、オペレーションでFreshsalesの「取引の作成」アクションを設定し、AIが抽出したデータを元に新しい取引を自動で作成します。 ■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信するメールの内容に応じて、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。 Freshsalesで取引を作成する際、取引名などの各項目に、前段のAI機能で抽出した値を埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます。
■注意事項
OutlookとFreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとFreshsalesの連携フローを作ってみよう
それでは、OutlookとFreshsalesを連携したフローを作成してみましょう！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はOutlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで連絡先を作成する フローを作成していきます！
OutlookとFreshsalesをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Outlookのトリガー設定、テキストを抽出する設定およびFreshsalesのアクション設定
トリガーをONにしてフローが起動するかを確認
Outlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで連絡先を作成する
試してみる
■概要
Outlookで受け取ったお問い合わせや資料請求のメールを、手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から顧客情報を自動で抽出し、Freshsalesへ連絡先として即時登録します。OutlookとFreshsales間の面倒な転記作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った情報をFreshsalesへ日常的に手入力している営業担当者の方 OutlookとFreshsales間の転記作業で発生する入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方 顧客からの問い合わせ対応を自動化し、営業活動の効率化を目指すチームの責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点にFreshsalesへ自動で連絡先が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとFreshsalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抜き出します。 最後に、オペレーションでFreshsalesの「連絡先の作成」アクションを設定し、抽出した情報を紐づけて連絡先を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文から抽出したい項目（氏名、会社名、電話番号など）を任意で設定してください。 Freshsalesで連絡先を作成する際、各項目にAI機能で抽出した情報を変数としてマッピングしたり、特定の値を固定で入力したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとFreshsalesをマイアプリ連携
OutlookとFreshsalesをYoomに連携する設定から始めます。
Outlookのマイアプリ登録
メニューのマイアプリを選択し、「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧画面で、Outlookを検索して選択します。
選択後、連携したいアカウントにサインインすると登録完了です。
あらかじめアカウントにサインインしている場合は、アプリ一覧でOutlookを選択すると登録完了です。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
Freshsalesのマイアプリ登録
FreshsalesもOutlookと同様に、アプリ一覧から選択します。
アクセストークンについては、こちら
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作っていきます！
Outlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで連絡先を作成する
試してみる
■概要
Outlookで受け取ったお問い合わせや資料請求のメールを、手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から顧客情報を自動で抽出し、Freshsalesへ連絡先として即時登録します。OutlookとFreshsales間の面倒な転記作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った情報をFreshsalesへ日常的に手入力している営業担当者の方 OutlookとFreshsales間の転記作業で発生する入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方 顧客からの問い合わせ対応を自動化し、営業活動の効率化を目指すチームの責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点にFreshsalesへ自動で連絡先が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとFreshsalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抜き出します。 最後に、オペレーションでFreshsalesの「連絡先の作成」アクションを設定し、抽出した情報を紐づけて連絡先を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文から抽出したい項目（氏名、会社名、電話番号など）を任意で設定してください。 Freshsalesで連絡先を作成する際、各項目にAI機能で抽出した情報を変数としてマッピングしたり、特定の値を固定で入力したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので「OK」をクリックします。
これで、マイプロジェクトにテンプレートが保存されます。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
続いて、Outlookの設定を行います。
ここでの設定により、Outlookで特定のキーワードを含むメールを受信すると、フローボットが起動します。
続く画面は、すでに設定されているので次へ進みます。
タイトルは変更可能です。
連携するアカウント情報には、Yoomと連携したアカウントが表示されます。
トリガーアクションには、自動化の起点となる操作が設定されています。
トリガーの起動間隔をプルダウンから設定し、メールフォルダIDを候補から選択しましょう。
ここで設定した時間間隔ごとに1度、Outlookでメールを受信したかを確認します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを設定できます。
利用プラン
次に、任意のキーワードを注釈に沿って設定してください。ここで設定したキーワードがメールに含まれている場合フローが起動します。
設定後、キーワードを含むメールを、指定したフォルダに送信しましょう。
今回は、テスト用に以下のメールを送信しました。
テストが成功すると、受信したメールの情報が取得されます。
取得した値を確認したら保存してください。
ステップ4：メールからFreshsalesに登録する項目を抽出する設定
続いて、Outlookで受信したメールから、Freshsalesに登録する項目を抽出する設定を行います。
続く画面は、あらかじめ設定されているので、確認して次へ進みます。
変換タイプは、受信するメールの最大文字数に応じて変更してください。
設定した文字数により消費するタスク数が異なるため注意が必要です。
対象のテキストに、抽出元になる情報を設定してください。
抽出したい項目を入力し、指示内容を任意で設定したらテストを行いましょう。
テストが成功すると、指定した項目が抽出されます。ここで取得した値をFreshsalesに自動追加することが可能です！
ステップ5：Freshsalesに連絡先を作成する設定
最後に、これまでに取得した値を利用して、Freshsalesに連絡先を作成する設定を行います。
続く画面は、あらかじめ設定されているので次へ進みます。
連絡先に登録する項目が表示されるので設定してください。
取得した値＝アウトプットを用いて以下のように設定します。これにより、メールごとに異なる情報をFreshsalesへ動的に反映できます。 なお、アウトプットを活用せず手入力すると毎回同じデータがFreshsalesへ反映されてしまうため注意が必要です。
設定が完了したらテストを行います。
テストが成功したら、Freshsalesに連絡先が作成されるので確認してください。
確認したらYoomに戻り、設定を保存しましょう。
最後に、トリガーをONにすると、すべての設定が完了です。
あとでトリガーをONにする場合は、フローボットの一覧画面で設定できます。
FreshsalesのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからFreshsalesへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshsalesからOutlookへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
Freshsalesでコンタクトが作成されたらOutlookに通知する
Freshsalesに新しい連絡先が登録されたことをトリガーに、Outlookで担当者にメールを送信します。
この仕組みによって、新規リードへの対応漏れを防ぎ、迅速なフォローアップに繋がります。
この連携は、アプリ間のデータを直接つなぐシンプルな構成のため、簡単に設定可能です。
Freshsalesでコンタクトが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Freshsalesで管理しているコンタクト情報を、都度Outlookで関係者に手作業で共有していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Freshsalesに登録された新規コンタクト情報を、Outlookですぐに関係者へ共有したい方 FreshsalesとOutlook間の手作業による情報伝達の手間や、連絡漏れをなくしたい方 営業チーム内の情報共有を自動化し、より迅速な顧客対応を実現したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Freshsalesでのコンタ-クト作成後、Outlookでのメール通知が自動化されるため、手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮することができます。 手動での通知作業で起こりがちな、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、FreshsalesとOutlookをYoomと連携する 次に、トリガーでFreshsalesを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定する 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Freshsalesで取得した情報をもとに通知メールを送信するように設定する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのメール送信アクションでは、通知を送るメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。 メールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーとなるFreshsalesで作成されたコンタクト情報（会社名、担当者名など）を変数として埋め込み、動的な内容にすることが可能です。
■注意事項
Outlook、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Freshsalesで取引が作成されたらOutlookに通知する
Freshsalesで新しい取引が作成された際に、Outlookで関連部署や担当者に自動でメールを送ります。
チーム全体での情報共有の効率化を図れるため、営業活動の進捗をスムーズに把握 できるはずです。
この自動化の設定も、アプリ間のデータを直接連携するシンプルなパターンです。
Freshsalesで取引が作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Freshsalesで新しい取引が作成されるたびに、関係者へOutlookで通知メールを手動で作成・送信する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Freshsalesで作成された取引情報を、手作業でOutlookを使い共有している営業担当者の方 チーム内での情報共有を円滑にし、営業活動のスピードを向上させたいと考えているマネージャーの方 FreshsalesとOutlook間の定型的な連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Freshsalesで取引が作成されると、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます 手動での対応による通知の送信漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、FreshsalesとOutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでFreshsalesを選択し、「取引が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、取引が作成された旨を関係者に通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するアクションでは、通知したい宛先（To, Cc, Bcc）を任意で設定してください 送信するメールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したFreshsalesの取引情報を変数として埋め込むことも可能です ■注意事項
Outlook、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookやFreshsalesを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやFreshsalesのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Outlookを使った便利な自動化例
Outlookで受信した内容をもとに、Salesforceにリード情報を自動で登録することができます。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方 リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。 トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。 Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。 ■注意事項
SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで受信したメールの署名情報からMicrosoft Dynamics365 Salesにリードを登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの署名情報を、一件ずつ手作業でMicrosoft Dynamics365 Salesにコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが署名情報を自動で抽出し、Microsoft Dynamics365 Salesにリード情報として登録するため、こうした課題を解消し、迅速で正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとMicrosoft Dynamics365 Sales間で発生する手作業での転記をなくしたい方 メールの署名情報からリードを登録する際の、入力ミスや登録漏れを防ぎたいと考えている方 リード獲得後のアプローチを迅速化し、営業活動の効率を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からリード登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
OutlookとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。 オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文の署名から必要な情報を抽出します。 オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リード情報を検索」アクションを設定し、既存リードの有無を確認します。 オペレーションで分岐機能を設定し、既存リードが存在しない場合に後続の処理に進むよう条件を設定します。 オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新規リードを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の起点としたいメールの件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。 AI機能では、会社名や氏名、メールアドレスなど、署名情報から抽出したい項目を指示するプロンプトを任意で設定してください。 Microsoft Dynamics365 Salesでのリード検索では、会社名や電話番号など、検索のキーとする項目や検索ワードを任意で設定してください。 分岐機能では、リード検索の結果を受けて「既存リードが見つかった場合」と「見つからなかった場合」で、その後の処理をどうするかを任意で設定してください。 Microsoft Dynamics365 Salesにリードを作成する際、AIが抽出したどの情報をどの項目に登録するか、任意でマッピング（紐付け）を行ってください。 ■注意事項
Outlook、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した内容をGoogle 検索して、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Outlookで受信した重要なメールの内容を、手作業でコピーしてGoogleで検索し、その結果をMicrosoft Teamsでチームに共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle検索し、結果をMicrosoft Teamsに通知するため、一連の情報収集と共有フローを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとMicrosoft Teamsを使い、手作業で情報検索や共有を行っている方 競合情報や業界ニュースなど、特定の情報を効率的に収集・共有したいと考えている方 チーム内の情報共有を迅速化し、業務のスピードを向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、Googleでの検索とMicrosoft Teamsへの通知が自動化されるため、手作業での情報収集と共有にかかる時間を短縮できます。 手作業による検索内容の間違いや、チームへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Outlook、Google 検索、Microsoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle 検索の「検索結果を取得」アクションを設定し、受信したメールの内容を検索キーワードとして指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した検索結果を任意のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定の受信フォルダを指定したり、件名や差出人などの条件を任意で設定したりすることで、自動化の対象となるメールを絞り込むことが可能です。 Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に変更できます。また、通知メッセージは固定テキストだけでなく、受信したメールの件名やGoogleの検索結果などを組み合わせて、より分かりやすい内容にカスタマイズできます。 ■注意事項
Outlook、Google 検索、Microsoft TeamsをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
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■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
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■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Freshsalesを使った便利な自動化例
Google スプレッドシートで新しい行が追加された場合、その情報をもとにFreshsalesで自動的にアカウントを作成できます。
Asanaの特定のプロジェクトで追加されたタスクをFreshsalesに同期する
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■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaで管理しているタスクを、CRM/SFAであるFreshsalesに手作業で入力し直していませんか。このような二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスや同期漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定プロジェクトにタスクが追加されるだけで、Freshsalesに自動でタスクが同期されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとFreshsalesを利用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方 営業部門と他部門間のタスク連携を円滑にし、情報共有の漏れを防ぎたいマネージャーの方 タスクの二重入力をなくし、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaにタスクが追加されると自動でFreshsalesへ同期されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。 手作業による転記が不要になるため、入力ミスや同期漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとFreshsalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します。 最後に、オペレーションでFreshsalesを選択し、「タスクの作成」アクションを設定します。この際、Asanaから取得した情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Freshsalesでタスクを作成するオペレーションでは、Asanaのトリガーで取得したタスク名や説明、期日などの動的な情報を、変数を用いて各項目に埋め込むことが可能です。 Freshsalesのタスクをどの担当者や取引先に関連付けるかなど、作成先に関する詳細な設定も任意で行うことができます。 ■注意事項
Freshsales、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Freshsalesでコンタクトが作成されたらSlackに通知する
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■概要
Freshsalesで新しいコンタクトが作成されるたびに、手作業でSlackに情報をコピー＆ペーストしてチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Freshsalesにコンタクトが作成されたタイミングで、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。手作業による情報共有の手間をなくし、迅速で正確な顧客対応の初動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
FreshsalesとSlackを日常的に利用し、情報共有を手作業で行っている方 新規コンタクト情報を迅速にチームへ共有し、営業活動を加速させたいマネージャーの方 Freshsalesのデータ入力後の連携作業を自動化し、業務効率を改善したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Freshsalesでコンタクトが作成されると自動でSlackに通知されるため、手作業での共有にかかる時間を短縮し、コア業務に集中できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、通知漏れや誤った情報の共有といったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、FreshsalesとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでFreshsalesを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションで通知内容を設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Freshsalesのトリガー設定では、特定のフィルタIDを指定することで、条件に合致したコンタクトが作成された際にのみフローボットを起動させることが可能です。 Slackへの通知先は、任意のチャンネルIDを指定して自由に設定できます。部署やプロジェクト専用のチャンネルなど、適切な場所に通知を送ることができます。 Slackに投稿するメッセージ内容は自由にカスタマイズが可能です。Freshsalesのコンタクト情報（会社名、氏名、メールアドレスなど）をメッセージに含めることで、より詳細な情報を共有できます。 ■注意事項
Freshsales、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Freshsalesで取引が作成されたらNotionに追加する
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■概要
Freshsalesで新しい取引が作成されるたびに、その情報を手作業でNotionに転記する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Freshsalesで取引が作成されると同時に、Notionのデータベースへ自動で情報が追加されるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーを解消し、営業とプロジェクト管理の連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Freshsalesで管理する取引情報をNotionに手動で転記している営業担当者の方 営業活動とプロジェクト管理を連携させ、情報共有を効率化したいチームリーダーの方 FreshsalesとNotion間のデータ入力の自動化を検討している業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Freshsalesでの取引作成をトリガーにNotionへ自動で情報が追加され、これまで手作業に費やしていた転記時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記をなくすことで、情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、FreshsalesとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでFreshsalesを選択し、「アプリトリガー」を設定します。これにより、Freshsales上で取引が作成されるとフローが起動します。 最後に、オペレーションでNotionの「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得した取引情報をNotionの指定したデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Freshsalesのトリガー設定では、特定の条件に合致した取引のみを自動化の対象とするために、フィルタIDを任意で設定してください。 Notionのオペレーション設定では、取引情報を追加したいデータベースのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Freshsales、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答内容をもとにFreshsalesに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めた問い合わせやイベント申込などの情報を、都度手作業でCRMに入力していませんか？この作業は単純ですが時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、その内容をもとにFreshsalesへ自動で連絡先を作成します。これにより、データ入力の手間やヒューマンエラーをなくし、顧客情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで集めたリード情報をFreshsalesで管理しているマーケティング担当者の方 手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方 問い合わせ対応の初動を迅速化し、顧客管理の効率を高めたいと考えている営業担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されると自動でFreshsalesへ連絡先が作成されるため、手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記による、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとFreshsalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 最後に、オペレーションでFreshsalesを選択し、「連絡先の作成」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容をFreshsalesの各項目に紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Freshsalesの「連絡先の作成」アクションでは、どの項目にGoogleフォームのどの回答内容を紐付けるか、自由に設定が可能です。 氏名やメールアドレスだけでなく、会社名や役職など、フォームで取得した様々な情報をFreshsalesの対応するフィールドにマッピングしてください。 ■注意事項
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Freshsalesにアカウントを作成する
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■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客リストやイベント参加者リストなどを、手作業でCRMに転記していませんか？こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでFreshsalesにアカウント情報が自動で作成されるため、データ入力の手間やリスクの解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの情報を手作業でFreshsalesへ転記している営業担当者の方 顧客データ入力の漏れやミスをなくし、データ精度を向上させたいと考えている方 リード獲得から顧客管理までの一連のプロセスを効率化したいマーケティング担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにFreshsalesへ自動でアカウントが作成され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとFreshsalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します。 続いて、オペレーションでFreshsalesを選択し、「アカウントの作成」アクションを設定して、スプレッドシートから取得した情報をアカウント名などの項目に紐付けます。 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、トリガーで追加した行にFreashsalesから取得した情報などを追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシート、シート、そして監視対象のテーブル範囲などを自由に設定可能です。 Freshsalesでアカウントを作成する際、Google スプレッドシートから取得した情報をどの項目に割り当てるか、また固定値を入力するかなどを自由に設定可能です。 Google スプレッドシートのレコードを更新する際、どの列の値を条件に更新対象の行を特定するか、また各項目にFreshsalesから取得したどの情報を割り当てるかなどを自由に設定可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
OutlookとFreshsalesを連携することで、メールの内容をFreshsalesへ転記する作業の手間を削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防げます。
これにより、担当者は日々発生する単純作業から解放され、よりスムーズかつ正確な情報に基づいて顧客対応を進められるようになります。
今回ご紹介したような業務自動化は、「Yoom」を使えばプログラミング知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築しやすいです。 もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちら
