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「Outlookで受け取った問い合わせメールの情報を、Freshsalesに手動で入力している…」
「毎日のように発生する単純な転記作業に時間がかかって、本来の業務に集中できない…」
このように、OutlookとFreshsales間での手作業によるデータ連携に、手間や非効率さを感じていませんか？
こうした定型的な入力作業は、時間的なコストがかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの内容を自動でFreshsalesの連絡先や取引を作成する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますよね。
そして、より価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができるはず。
さらに、手作業がなくなることで入力ミスも根絶でき、営業活動の初動を早めることにも繋がります。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化ツールに触れたことがない方でも心配ありません。
ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化する第一歩を踏み出しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとFreshsalesを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックしてスタートしましょう！
OutlookとFreshsalesのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報登録や更新といった業務を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」をクリックするだけで、すぐにテンプレートを設定できるので、気になる内容があれば試してみてください！
Outlookで受信したメール、例えばWebサイト経由の問い合わせから氏名やメールアドレスといった情報を自動で抽出し、Freshsalesに新しい連絡先として登録します。
これにより、<span class="mark-yellow">リード情報の登録作業を完全になくし、営業担当がスムーズにアプローチを開始できる体制を構築できます。</span>
この連携はAIを利用しているため、抽出したい項目を自由に設定できる点が便利ですよ。
Outlookでのメール受信をトリガーとして、特定の条件に合致するメールの情報のみをFreshsalesに新しい取引として自動で登録します。
このフローを活用することで、<span class="mark-yellow">商談化のプロセスをスピードアップさせ、対応漏れによる機会損失を防ぐことに繋がります。</span>
この自動化は、特定の条件に基づいて処理を分岐させることで、より実務に即した柔軟な設定を求める方におすすめです。
それでは、OutlookとFreshsalesを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとFreshsalesの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで連絡先を作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
OutlookとFreshsalesをYoomに連携する設定から始めます。
Outlookのマイアプリ登録
メニューのマイアプリを選択し、「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧画面で、Outlookを検索して選択します。
選択後、連携したいアカウントにサインインすると登録完了です。
Freshsalesのマイアプリ登録
FreshsalesもOutlookと同様に、アプリ一覧から選択します。
アカウント名、アクセストークン、お使いのバンドルエイリアスを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックすると登録完了です。
ここからフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので「OK」をクリックします。
これで、マイプロジェクトにテンプレートが保存されます。
続いて、Outlookの設定を行います。
1番上の赤枠をクリックしてください。
続く画面は、すでに設定されているので次へ進みます。
トリガーの起動間隔をプルダウンから設定し、メールフォルダIDを候補から選択しましょう。
次に、任意のキーワードを注釈に沿って設定してください。ここで設定したキーワードがメールに含まれている場合フローが起動します。
設定後、キーワードを含むメールを、指定したフォルダに送信しましょう。
メールを受信したら「テスト」をクリックしてください。
今回は、テスト用に以下のメールを送信しました。
テストが成功すると、受信したメールの情報が取得されます。
ここで取得した値を活用してこの後の設定をすすめていきます。
なお、取得した値＝アウトプットについては以下を確認してくださいね。
取得した値を確認したら保存してください。
続いて、Outlookで受信したメールから、Freshsalesに登録する項目を抽出する設定を行います。
真ん中の赤枠をクリックしてください。
続く画面は、あらかじめ設定されているので、確認して次へ進みます。
対象のテキストに、抽出元になる情報を設定してください。
今回はメール本文から姓名やメールアドレスなどを抽出するため、画像のように設定しました。
抽出したい項目を入力し、指示内容を任意で設定したらテストを行いましょう。
テストが成功すると、指定した項目が抽出されます。ここで取得した値をFreshsalesに自動追加することが可能です！
確認して保存してください。
最後に、これまでに取得した値を利用して、Freshsalesに連絡先を作成する設定を行います。
1番下の赤枠をクリックしてください。
続く画面は、あらかじめ設定されているので次へ進みます。
連絡先に登録する項目が表示されるので設定してください。
設定が完了したらテストを行います。
テストが成功したら、Freshsalesに連絡先が作成されるので確認してください。
確認したらYoomに戻り、設定を保存しましょう。
最後に、トリガーをONにすると、すべての設定が完了です。
あとでトリガーをONにする場合は、フローボットの一覧画面で設定できます。
今回はOutlookからFreshsalesへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshsalesからOutlookへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Freshsalesに新しい連絡先が登録されたことをトリガーに、Outlookで担当者にメールを送信します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">新規リードへの対応漏れを防ぎ、迅速なフォローアップに繋がります。</span>
この連携は、アプリ間のデータを直接つなぐシンプルな構成のため、簡単に設定可能です。
Freshsalesで新しい取引が作成された際に、Outlookで関連部署や担当者に自動でメールを送ります。
<span class="mark-yellow">チーム全体での情報共有の効率化を図れるため、営業活動の進捗をスムーズに把握</span>できるはずです。
この自動化の設定も、アプリ間のデータを直接連携するシンプルなパターンです。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやFreshsalesのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Outlookで受信した内容をもとに、Salesforceにリード情報を自動で登録することができます。
また、Salesforceでリードが作成されたら、Outlookを通じて担当者に通知を送ることも可能です。
これにより、営業活動の初動を素早く行うことができるでしょう!
Google スプレッドシートで新しい行が追加された場合、その情報をもとにFreshsalesで自動的にアカウントを作成できます。
さらに、Google フォームの回答を基にFreshsalesに連絡先を作成することも可能です。
このように、手動でのデータ入力作業を減らし、営業活動を効率化できるはずです。
OutlookとFreshsalesを連携することで、<span class="mark-yellow">メールの内容をFreshsalesへ転記する作業の手間を削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防げます。</span>
これにより、担当者は日々発生する単純作業から解放され、よりスムーズかつ正確な情報に基づいて顧客対応を進められるようになります。
さらに、本来注力すべきコア業務に集中できる環境も整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、「Yoom」を使えばプログラミング知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築しやすいです。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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