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お願いしたいタスクや共有したい内容などをメンバーに知らせる場合、Chatworkのようなコミュニケーションツールを活用すると便利ですよね。
しかし、全員に通知をしたはずなのに確認漏れがあったり、上手く共有できていなかった経験はありませんか？このような事態をなるべく少なくするためにも、データ抽出機能を活用したChatworkとAsanaの連携を取り入れるのがおすすめです！
この連携を導入することでタスク管理の手間が軽減できる可能性があります。業務をスムーズに進めやすくなることも期待できるため、ぜひご覧ください。
・メインコミュニケーションツールにChatworkを活用している部署
・Asanaでタスク管理を行っている部署
・タスクの依頼をChatworkで行っているチームリーダー
・Chatworkで共有されたタスクをAsanaに追加している方
データ抽出機能を取り入れた連携を導入することで、Chatworkの特定のルームに投稿した内容を基に、Asanaに自動でタスクを作成できます。これによりタスクの確認漏れを防ぎやすくなるでしょう。
例えば、Chatworkのメッセージからタスクを共有された場合、ログが流れてしまうと確認しにくかったり、たくさんの通知に埋もれてしまい後回しになることはありませんか？
そこで今回の連携を取り入れれば、自動でAsanaにタスクが作成されるようになるため視認性が上がり、ログが流れてしまってもタスクをチェックしやすくなるはずです。
データ抽出機能を取り入れたChatworkとAsanaの連携により、メンバーの意見をタスクに反映しやすくなります。
例えば、Chatworkでメンバー同士が交わした内容を集約し、特定のルームに投稿し直せば、データ抽出機能がメッセージ内容を取得し自動的にタスクを作成します。これにより、メンバーがディスカッションしたリアルな意見がタスクに反映しやすくなり、業務の詳細な部分に対しての注意事項やこだわりなどが共有できる可能性があります。
結果として、メンバー同士で意見を出し合う大切さが再確認できるかもしれません。
Chatworkの特定のルームに投稿された内容がAsanaのタスクに追加されると、業務効率の向上が期待できます。
例えば、Chatworkで共有したタスクが流れてしまい確認漏れがあったり、Chatworkで議論した内容をまとめた後にAsanaにアクセスしてタスクを作成したりなど、少々のミスや手間となってしまったことはありませんでしたか？
そこで今回の連携を導入すれば、タスクの視認性が上がり素早く把握しやすくなったり、別途Asanaにアクセスをしてタスクを作成する手間が省けるはずです。
これによりタスク管理の効率が上がり、業務がしやすくなることが期待できるでしょう。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・ChatworkとAsanaをマイアプリ連携
・Chatworkを起動しデータを抽出する設定
・Asanaにタスクを追加する設定
・トリガーボタンをONにして、ChatworkとAsanaの連携動作を確認
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Chatworkを検索します。
2.Chatworkにログイン
ログイン画面が表示されます。
ChatGPTと連携したいアカウントでログインを行いましょう。
3.許可を押す
内容を確認し、許可を押してください。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
Asanaを検索します。
2.ログインする
Asanaのログイン画面が表示されるため、ログインをしましょう。
上記の表示がされれば、連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Chatworkのアイコンの「新しいメッセージがルームに投稿されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
画像のページに移行します。2つの必須項目の入力を行いましょう。
まずはトリガーの起動間隔の設定です。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.ルームIDの入力
ここで設定するルームに「タスク名」というワードが入ったメッセージを送信することで、Asanaにタスクがされるようになります。
そのため、Asana専用のルームを作成しておくことをおすすめします。
まずはボックスをクリックしてください。
チャンネルが一覧表示されるので、Asanaと連携したいルームをクリックして挿入しましょう。
6.テストの実行
入力が完了したら、Asanaと連携したいルームにテスト用のタスクを送信しましょう。その際、「タスク名」というワードを必ず記載してください、
その後上記のテストボタンを押し、テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続けて、データ抽出機能の設定を行います。
※AIオペレーションは一部有料プランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
※有料プランは2週間のトライアルを行うことが可能です。
7.AI活用
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。次へを押します。
8.内容の確認
テンプレートを活用しているため、既に設定は完了しています。
内容のみ確認を行いましょう。
上記の赤枠部分にあるワードを基にタスクを抽出し、Asanaに追加します。
そのため、別途抽出したい内容などがある場合は記載しましょう。
9.テストの実行
確認ができたら赤枠のテストボタンを押し、その後保存をクリックしてください。
1.アプリと連携する
Asanaのアイコンの「タスクを追加」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
この設定に関してもテンプレートを使用したため部分的に完了しています。
そのため、赤枠の2項目のみ設定してください。まずはボックスをクリックします。
Asanaのプロジェクトが一覧表示されるため、Chatworkから抽出したタスクを追加したいプロジェクトをクリックして挿入しましょう。
セクションIDも同様に設定してください。
3.テストの実行
設定が完了したら、画面下にあるテストボタンを押します。
テスト成功の表示がされたら設定は完了です。保存をしましょう。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加する
Yoomには他にも、ChatworkとAsanaを使用するフローボットや、AIを活用したフローボットがあります。少しだけ紹介しましょう！
1.Asanaでタスクが完了したらChatworkに通知
タスクが完了するとChatworkに通知が送られてくるフローです。今回の自動化と併用して使用することで利便性が一層と増す可能性があります。
2.Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Chatworkに通知する
今回紹介したテンプレートのようにAIを活用した自動化です。文字起こしと要約の2つの作業が自動化されるため、効率の向上が見込めます。
3.英文メールを自動で翻訳してChatworkに通知する
AIによる翻訳を取り入れた自動化です。翻訳結果をChatworkに自動投稿するため、メンバーとの共有が容易に行えるはずです。
データ抽出機能を活用することで詳細なタスクデータをAsananに追加できる可能性があります。
今回のような連携は業務フローの見直しとなる見込みがあり、チーム連携の強化やタスク管理がしやすくなることが期待できるでしょう。また、タスクの追加時に異なるツールの往来が削減できたりといった、小さな手間の解消にもなるはずです。
検索としてタスク管理における効率の向上に繋がるかもしれないため、少しでも気になる方はぜひこの機会にお試しください。
