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クラウドBOT APIを利用することで、情報やファイルをAPI連携した他のアプリと同期できます。クラウドBOTから取得したテキスト情報をチャットツールに通知したりデータベースに追記したりすることや、取得したファイルをクラウドストレージサービスにアップロードすることができます。また、逆に、他のアプリで得た情報やファイルをクラウドBOTに取り込んで、ボット実行時に利用することも可能です。
さらに、任意のボットを他のアプリの動きに合わせて実行したり、指定したスケジュールで動かしたりすることも可能です。スケジュール指定する場合は、毎日、毎週、毎月などで繰り返し決まった時刻に起動できるため、情報の検索や取得、登録・更新などのルーティンワークの自動化が可能です。
今回はYoomというサービスを使って、ノーコードでクラウドBOT APIを利用していきます。
[Yoomとは]
すでにYoomを利用している方は、ログインしておきましょう。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択後、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続の候補からクラウドBOTを選択します。
※検索窓にアプリ名を入力すると、候補を絞り込めます。
3. クラウドBOTのログイン画面が表示されるため、必要事項を入力して、または、他のアカウントを使って、ログインします。
4. アクセス許可の説明を確認し、連携を有効にして「許可する」をクリックします。
以上で連携は完了です。クラウドBOTが提供しているAPIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomには多くの「フローボットテンプレート」が用意されており、コピーするだけでフローボットを簡単に利用できます。フローボットの詳細は、以下の動画をご覧ください。
ここからは、実際の利用シーンやおすすめの職種ごとにテンプレートを紹介していきます。
自動化したい、または、興味のあるテンプレートのバナーをクリックすると、それぞれの紹介ページにつながります。
すぐに設定を開始する場合は「試してみる」をクリックしてください。
クラウドBOT APIとチャットツールのAPIとの連携によって、ボット実行で得た情報を自動通知できます。情報の取得から共有までを自動化することで、転記の誤りや漏れなどのヒューマンエラーの発生を抑えることができるでしょう。宛先や通知文を自由に設定できるため、後続業務の指示や依頼、上長や取引先への報告などにも活用可能です。
Yoomで連携可能なチャットツールの種類は豊富なため、ぜひ、業務で普段使っているツールと連携してください。チャットツールによっては、メンション機能を使って特定のメンバーにより注意を促すこともできます。
■概要
クラウドBOTでテキスト情報取得のボット実行が完了したら、取得したテキスト情報をChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドBOTを業務で使用している方
・クラウドBOTを使用してWebページ上のテキストを収集している方
・特定の情報を取りまとめているデータ管理者
2.コミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・日常的な業務のやり取りでChatworkを使用しているチームメンバー
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
RPAを使用してテキストの取得を自動化するケースにおいて、取得した情報を手動でコミュニケーションツールに連携すると非効率です。
また、手動で取得した情報を転記すると、記載誤り・記載漏れ・宛先誤りといったヒューマンエラーによる懸念があり、修正のために二度手間となる可能性があります。
取得した情報をヒューマンエラーなく効率的に連携したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使用することで、クラウドBOTで取得したテキスト情報をChatworkに連携することが可能です。
Chatworkと連携する際は、特定のルーム・ユーザーを設定できるため、BOTの種類に応じてカスタマイズすることができます。
■注意事項
・クラウドBOT、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
クラウドBOTでテキスト情報取得のボット実行が完了したら、取得したテキスト情報をLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドBOTで自動で情報や画像データの取得などを行う企業の担当者
・Web上の情報収集を行うマーケティング担当
・企業名やメールアドレスを取りまとめる営業担当
2.LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
RPAなどのツールを使って情報の取得までは自動化できたのに、その確認やチームへの共有作業が手動では面倒な作業のままです。
また、取得した情報を共有する際に手作業による入力ミスが起きてしまう可能性もあります。
せっかく情報の取得を自動化したのだから、確認やチーム共有も自動で行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使用することで、クラウドBOT上で取得した内容を引用して、自動でLINE WORKSに取得内容を共有することが可能になります。
■注意事項
・クラウドBOT、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
ボットを実行して得た情報は、データベースに同期することもできます。検索して取得した競合企業の情報を分析に使ったり、SFAから案件情報を取得して進捗管理を行ったりするなど、幅広い業務に役立てられるでしょう。データの自動反映により、情報量が多い場合やボットの実行頻度が高い場合でも、作業負担の軽減が期待できます。また、入力ミスが減少すれば、扱う情報の精度向上も見込めます。
■概要
クラウドBOTでテキスト情報取得のボット実行が完了したら、取得したテキスト情報をkintoneにレコード登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドBOTを使用して情報取得などを自動化している企業の方
・必要な情報をWebから集めているうマーケティング担当
・競合企業の情報を定期的に取得している営業担当
2.kintoneを利用して情報管理や案件管理を行なっている方
・案件ごとにナンバリングを行う営業アシスタント
・取得した情報ごとに番号管理している事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
RPAツールを使用して情報収集の自動化をした後、情報の管理はチーム共有のためには重要なことの一つです。
情報管理のためにkintoneを使用している場合、せっかく自動で取得した情報を手作業でレコード登録することで入力ミスが起こる可能性も少なくありません。
レコードの登録を自動化をして、精度の高い情報管理をしたいと考える人にこのフローは適しています。
このフローボットを使用することで、クラウドBOTで取得した情報を手入力することなくkintoneへの格納が可能になります。
■注意事項
・クラウドBOT、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドBOT APIとクラウドストレージサービスのAPIを連携することで、ボットの実行によって取得したファイルを、自動的にストレージへアップロードできます。広告やプレゼン資料作成に必要な画像ファイル、見積書や請求書といった帳票データが、ボットの実行後に自動的に保存されるため、事前に設定したフォルダを開くだけで簡単に参照可能です。ボットによるRPA操作だけでなくアップロードまでを自動化することで、保存先を間違えたり、保存を忘れたりすることで、取得したファイルの所在が不明になるリスクを軽減できます。
また、チャットツールのAPIとも連携すれば、作業の完了報告と合わせて保存先のリンクを通知できるため、ファイルへのアクセスがさらに容易になるでしょう。
■概要
クラウドBOTでファイルダウンロード用のボット実行が完了したら、取得したファイルをOneDriveにアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドBOTでRPAを組んでおり、その後の処理に手間を感じている方
2.クラウドBOTとMicrosoft365を社内システムとして組み合わせて利用されている方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドBOTを用いて取得した情報を別のアプリにアップロードしたい場合、連携をしていなければ非常に面倒な作業になります。
また、手動で処理を行うとアップロードをし忘れると言ったヒューマンエラーも発生します。
このテンプレートでは、クラウドBOT実行後の処理を簡単に自動化できる内容となっており、今回のようにOneDriveに対して取得したファイルを自動アップロードすることができます。
また、連携するストレージツールを変えてカスマイズも可能です。
■注意事項
・クラウドBOT、OneDriveをYoomと連携してください。
・OneDriveとの連携は、Microsoft365のご利用が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Boxに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.自動で画像の取得等を行いたい方
・企業の広告等を作成するコンテンツ作成担当者やマーケティング担当者
・画像を使用したプレゼン資料等を作成しているイベントプランナーやセミナー担当者
2.Boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにファイル格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイルを分別している方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドBOTでのボットの完了をトリガーに自動でファイルをダウンロードすることができるため、手作業による手間を省き、業務の効率化につながります。
・ファイルをBoxの指定の場所に格納することで、格納場所を間違えるなどのミスを防ぐことができます。
■注意事項
・Box、クラウドBOTのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.自動で画像の取得等を行いたい方
・企業の広告等を作成するコンテンツ作成担当者やマーケティング担当者
・画像を使用したプレゼン資料等を作成しているイベントプランナーやセミナー担当者
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにGoogle Driveのファイルへ格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイル管理している方
■このテンプレートを使うメリット
新しいボットの実行フローを導入すると、様々な設定や連携が必要になり、その中でもファイルの取得とアップロードなどは一つの手間です。
更に、社内で別のストレージサービスも平行で運用している場合、毎回クラウドBOTからダウンロードしたファイルをそのストレージサービスに手動でアップロードする必要があります。
ただでさえボットの実行結果の確認や分析などで仕事が山積みなので、このファイルのアップロード作業をなんとかしたいと思った方にこのフローは最適です。このフローを使うとクラウドBOTでボットの実行が完了した時点で、Google Driveに対してファイルを自動アップロードすることができます。
■注意事項
・クラウドBOT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドBOT APIを利用して、指定したスケジュールで繰り返しボットを実行することが可能です。情報の検索や取得、登録・更新などのボットを作成し、それを定期的に実行するよう設定することで、ルーティンワークを自動化し、作業の漏れや遅れを防ぐことができるでしょう。
例えば、ECサイトの新しい注文情報を取得し、受注管理ソフトに登録するボットを毎朝の業務開始前に実行するよう設定すれば、出勤後すぐに注文処理を始められます。作業開始がスムーズになることで、顧客への連絡や商品の発送の迅速化が期待できます。
Yoomのスケジュールトリガーを利用すれば、日にちだけでなく実行する時刻も分単位まで簡単に設定可能です。
■概要
毎日定時にクラウドBOTを自動的に起動する設定を行います。
定時起動を利用することで、特定のタスクやワークフローを自動化し、効率的な業務を実現することが可能です。
■設定方法
1.スケジュールトリガーで曜日指定と時刻指定をしてください。
2.クラウドBOTで「ボットを実行」アクションで起動させたいBOTを指定してください。
■注意事項
・設定した起動時刻になるまでに多少のタイムラグが発生する場合があります。
・定時起動の設定内容は必要に応じて変更してください。
クラウドBOT APIを使えば、手動や指定スケジュール以外にも、API連携した他のアプリの動作に合わせてボットを実行することが可能です。その際、連携先のアプリから得た情報をボットに使うことができます。ボット実行後には、取得した情報をチャットツールやデータベースに同期したり、取得したファイルをストレージサービスへアップロードしたりすることができます。
以下のテンプレートは、メールを受信した際に、メールからURL情報を抽出してボットを実行し、結果をkintoneに追加するフローとなっています。新規顧客からの申し込みに対して、必要な情報を取得し、kintoneに自動で同期できます。キャンペーンの顧客対応や情報分析に役立つでしょう。
■概要
Webサイトからの申し込みメールを確認し、内容を転記してクラウドBOTを実行、さらにその結果をkintoneに手入力するといった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、クラウドBOTとkintoneの連携をスムーズに自動化できます。申し込みメールの受信をきっかけに、AIがURLなどの情報を抽出し、クラウドBOTのジョブ実行からkintoneへの結果格納までを自動で完結させるため、手作業によるミスや対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・ボットを実行するタイミングの設定に幅を持たせたい方
・クラウドBOTのファイル操作を自動化したい方
・クラウドBOTから取得した情報を他のアプリにスムーズに連携したい方
クラウドBOT APIを利用してできることや他のアプリのAPIとの連携方法、活用事例を紹介しました。ボットで情報やファイルを取得してAPI連携した他のアプリに同期したり、他のアプリの動きや指定したスケジュールに合わせてボットを実行したりすることができます。ボットによるWebブラウザ操作の自動化に加え、クラウドBOT APIを使ったボット実行前後の作業の自動化を導入し、業務効率化を図りましょう。営業やマーケティング、経理、ECサイト運営などの幅広い業務に活用できます。Yoomを利用すると、連携設定は簡単に行えるため、この機会にぜひこちらから登録してお試しください。
