クラウドサインの情報をkintoneで管理している方に朗報です！
クラウドサインで契約が締結したら、毎回、kintoneにデータを登録するのは大変ですよね。
ここでは、クラウドサインとkintoneを連携して、契約締結後のデータ登録を自動化する方法をご紹介します。
ノーコードで設定できるだけでなく、すぐに利用することもできるので、今日から業務を効率化できると思います。
プログラミング知識がない方でも、簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- クラウドサインとkintoneでの業務効率化を考えている方。
- クラウドサインで契約が締結したら、kintoneにデータを登録している方。
- クラウドサインとkintoneを連携して、データ登録時のミスや抜け漏れを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneでレコードを登録する
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動でkintoneにレコードを登録するフローです。
[Yoomとは]
クラウドサインとkintoneの連携フローの作り方
それでは、【クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneでレコードを登録する】というフローを作成していきます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動でkintoneにレコードを登録します。
終結した契約書を手作業でレコード登録しなくていいから、重複や漏れも防げて便利ですよ。
これで面倒な作業は自動化して、業務の効率化にを図りましょう！
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローができます。
まずは下記バナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしましょう。
クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneでレコードを登録する
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動でkintoneにレコードを登録するフローです。
事前準備
Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はクラウドサインとkintone)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
＜クラウドサインの場合＞
・アカウント名とクライアントIDを入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。
※アカウント名とクライアントIDの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
＜kintoneの場合＞
・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックします。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。
・「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
クラウドサインとkintoneのアイコンが表示されたか確認をしてください。
では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。
3.「アプリトリガー 書類の終結が完了したら」をクリックします。
4.トリガーアクションは「書類の終結が完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。
6.フローに戻ったら、「アプリと連携する レコードの登録」のアイコンをクリックします。
7.アクションは「レコードが登録」を選択して、「次へ」をクリックします。
8.サブドメイン名はURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」●●●●●の部分を取得して入力してください。
アプリIDはマイアプリ登録されていると、候補から選択することが可能です。
レコード情報は先に連携したNotionのアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」をクリックします。
これで【クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneでレコードを登録する】というフローの完成です。
9.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
今回、ご紹介したテンプレートはこちら。
クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneでレコードを登録する
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動でkintoneにレコードを登録するフローです。
kintoneやクラウドサインを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもkintoneやクラウドサインのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
kintoneとクラウドサインを連携した自動化例
クラウドサインで書類の締結が完了したら、kintoneのステータスを更新する連携も可能です。
また、kintoneのステータスが更新されたらクラウドサインで契約書を送信したり、kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付したりすることもできます。
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付する
試してみる
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、kintoneのステータスを更新
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、kintoneのステータスを更新します。
kintoneのステータスが更新されたらクラウドサインで契約書を送信
試してみる
kintoneのステータスが更新されたら、クラウドサインのテンプレートを使用して契約書を自動で送信するフローボットです。事前にクラウドサインにテンプレートを登録した上でご利用ください。
kintoneを活用した自動化例
フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する
Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。
Googleフォームに回答が送信されたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
Googleフォームに新しく回答が送信されたら、kintoneに回答内容をレコードに追加するフローです。
フォームに登録があったら、kintoneに登録してGmailを送付する
試してみる
フォームに登録があったら、その情報をkintoneに登録して、更にGmailでメールを送付するフローです。
Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する
試してみる
Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
メールを受信したらkintoneに転記する
GmailやOutlookでメールを受信したらkintoneに自動で転記します。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、kintoneに転記する
試してみる
■概要
「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、kintoneに転記する」フローは、メール管理とデータ入力の手間を軽減する業務ワークフローです。
Gmailで指定したラベルが付いたメールを自動的にkintoneに転記することで、重要な情報を手作業で入力する必要がなくなります。
情報の一元管理が可能となり、業務の効率化やヒューマンエラーの防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用しており、ラベルでメールを分類している方
・kintoneを活用して業務データを一元管理したいと考えているビジネスユーザー
・メールの内容をkintoneに自動的に記録し、情報整理を効率化したいチームリーダー
・手動でのデータ転記に時間を取られており、業務効率化を図りたいIT担当者
・複数のSaaSアプリを連携させて使用しており、データ連携の自動化を目指している経営者
■注意事項
・Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、kintoneに転記する
試してみる
■概要
「Outlookで特定件名のメールを受信したら、kintoneに転記する」フローは、メール管理とデータ入力の手間を削減する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、特定の件名を持つメールを自動的にkintoneに転記することで、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookでのメール処理に時間を取られているオフィスワーカーの方
・kintoneを活用しているが、手動でのデータ転記に負担を感じている管理者の方
・特定の件名のメール内容を迅速にkintoneへ記録したいビジネスユーザー
・業務フローの自動化を進め、効率化を図りたい企業の担当者の方
■注意事項
・Salesforce、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Web会議が終了したら文字起こししてkintoneに追加する
Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加する
試してみる
■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議の議事録を手動で作成している方
・複数のプロジェクトを並行して進めており、重要な会議の発言を効率的に記録し共有したい方
・kintoneで管理する案件や業務進捗の情報に会議内容を統合したい方
・遠隔チームやリモートワークのメンバーとも会議情報の共有をスムーズにしたい方
・顧客との打ち合わせ内容をkintoneで共有し、フォローアップの質を向上させたい方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションおよび音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Zoomミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約してkintoneに格納する
試してみる
Zoomミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、要約内容をkintoneのデータベースに格納するフローです。
クラウドサインを活用した自動化例
クラウドサインで締結が完了したらチャットツールに通知する
クラウドサインで締結が完了したらSlackやChatworkに自動で通知します。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに通知します。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Chatworkに通知
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のChatworkチャンネルに通知します。
クラウドサインで締結が完了したらDiscordにメッセージを送信
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したらDiscordにメッセージを送信します
クラウドサインで締結した書類をクラウドストレージに保存する
クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveなどに自動で保存します。
クラウドサインで締結が完了したら、書類をboxに格納します。
クラウドサインで締結した書類をDropboxに格納
試してみる
クラウドサインで締結が完了したら、書類をDropbox(ドロップボックス)に格納します。
クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイル格納
試してみる
ワークフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する
Garoonやコラボフローなどで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を自動で送付します。
コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する
試してみる
コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付するフローです。
kickflowで承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する
試してみる
kickflowで承認された情報をもとに書類を作成して、その書類をクラウドサインで送付するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する
試してみる
Garoonでワークフローが承認された情報をもとに書類を作成して、その書類をクラウドサインで送付するフローです。
クラウドサインとkintoneを連携するメリット。
メリット1:契約状況の自動更新
クラウドサインとkintoneを連携することで、契約状況の自動更新が可能になるんです。
具体的には、クラウドサインで契約書が作成、送信、署名されるたびに、そのデータを自動的にkintoneに反映されます。
だから、契約情報が登録されていなかった！なんていうミスがなく、常に正確な状況を確認できますよね。
今まで手作業で行っていたデータの追加とは、これでおさらばです！
メリット2:契約書の通知が自動化
契約書の通知が自動化されるというメリットもあります。
通知機能を利用することで、契約の進捗状況が自動的にkintoneに反映されるだけでなく、関連する担当者に通知が送られます。
自動化すると人的フローによる通知漏れや遅延がなくなり、契約プロセス全体がよりスムーズに進行するメリットもあるんです！
例えば入社手続きなど、複数人の契約書を同時に扱わなくてはならない場合も、毎回アプリを行き来せずに状況把握が簡単にできますね。
メリット3:データ管理がスムーズに
契約書に関するデータがkintoneに一元管理されるため、情報の重複や誤りを防ぎ、関係者全員がどちらのツールでも同じ情報にアクセスできますよ。
いろいろなアプリを行き来しなくてもいいので、業務が効率化しそうですね。
また、契約書が更新されれば、kintoneの情報も更新する自動化もあるので、人的フローによる誤情報や重複情報のリスクがなくなるのも嬉しいポイントです。
データを探したい場合も簡単にみつけられるので、業務の無駄をそぐことができそうですね。
まとめ
クラウドサインとkintoneの連携により、契約通知の自動化や契約状況の自動更新が実現し、データ管理がとてもスムーズになると思います！
データの反映が自動化されることによって、重要な契約の重複や漏れなどの人為的ミスによる問題がなくなり、データの正確性も向上するはずです！
さらに、より高度な自動化フローを利用することもできるので、さまざまな業務の効率化を進めることができますよ。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にアプリ連携できるので、技術的な心配もなく、誰でも簡単に始められます。
ぜひみなさんもチャレンジしてみてください！
私もまだまだいろんな業務の効率化を図るべく、どんど連携していきたいと思います！！
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