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みなさん、契約の終結はどのようにされていますか？
近年、電子契約をすることも多くなってきましたよね。
とても便利な電子契約ですが、書類の保管や管理がもう少しスマートになるといいなと感じることはありませんか？
そこで今回は電子契約サービスのクラウドサインとフォームやデータベースの構築が簡単に行えるkintoneを連携して、電子契約書の管理や保管業務の効率化を目指したいと思います！
では実際に2つのアプリを連携させるメリットってなんでしょうか。
メリット1:契約状況のリアルタイム更新
クラウドサインとkintoneを連携することで、契約状況のリアルタイム更新が可能になります。
具体的には、クラウドサインで契約書が作成、送信、署名されるたびに、そのデータを自動的にkintoneに反映することができます。
だから、保管されているのが、前の契約書だった！なんていうミスがなく、常に最新の契約状況を確認でき、必要なアクションをすぐに取ることができます。
今まで手作業で行っていたデータの更新や追加が自動でできちゃうんです！
メリット2:契約書の通知が自動化
契約書の通知が自動化されるというメリットもあります。
契約の進捗状況が自動的にkintoneに反映され、関連する担当者に通知が送られます。
自動化すると人的フローによる通知漏れや遅延がなくなり、契約プロセス全体がよりスムーズに進行します。
例えば入社手続きなど、複数人の契約書を同時に扱わなくてはならない場合も毎回アプリを行き来せずに、状況把握が簡単にできます。
メリット3:データ管理がスムーズに
契約書に関するデータがkintoneに一元管理されるため、情報の重複や誤りを防ぎ、関係者全員が最新の情報にアクセスできます。
いろいろなアプリを行き来しなくてもいいので、業務の効率が大幅に向上します。
契約書が更新されれば、kintoneの情報も更新されれので、人的フローによる誤情報や重複情報のリスクがなくなります。
データを探したい場合も簡単にみつけられるので瞬時に正確なデータに基づいた意思決定が可能となり、業務の精度も向上するはずです。
アプリの連携はノーコードでアプリ連携ができるYoomを使って行います。
一般的なアプリ連携ではプログラミング知識を求められることもありますが、Yoomは専門的な知識がなくても、ノーコードでアプリ同士を連携できるサービスを提供しています！
また、Yoomは既存のテンプレートも豊富です！
初心者でも、このテンプレートをコピーしてフローを作成することができるので、とても簡単にはじめられます！
フローボットテンプレート｜Yoom
無料ではじめられますので、Yoomのアカウントをお持ちでない方は、ぜひアカウントを取得してくださいね！
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom
今回はまず、【クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneでレコードを登録する】というフローを作成していきます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動でkintoneにレコードを登録します。
終結した契約書を手作業でレコード登録しなくていいから、重複や漏れも防げます。
これで面倒な作業は自動化して、業務の効率化にを図りましょう！
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローができます。
まずはテンプレートをコピーしてから連携設定をはじめてください。
Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はクラウドサインとkintone)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
クラウドサインの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、kintoneの登録をするという流れです。
クラウドサインのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
kintoneのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
クラウドサインとkintoneのアイコンが表示されたか確認をしてください。
では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。
3.「アプリトリガー 書類の終結が完了したら」をクリックします。
4.トリガーアクションは「書類の終結が完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
6.フローに戻ったら、「アプリと連携する レコードの登録」のアイコンをクリックします。
7.アクションは「レコードが登録」を選択して、「次へ」をクリックします。
8.サブドメイン名はURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」●●●●●の部分を取得して入力してください。
アプリIDはマイアプリ登録されていると、候補から選択することが可能です。
レコード情報は先に連携したNotionのアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」をクリックします。
これで【クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneでレコードを登録する】というフローの完成です。
9.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
ここまでご紹介したフロー以外にも、Yoom を利用すれば、業務にあわせてさまざまなフローが作成できます！
例えば、【クラウドサインで契約が締結したらAIオペレーションで内容を読み取りkintoneのステータスを更新してSlackに通知】という複雑なフローも作成できます。
クラウドサインで新しい契約が締結されたら、AIオペレーションを使用して契約内容を読み取り、kintone内の該当ステータスを自動的に更新して、完了した業務内容をSlackに通知できるんです。
クラウドサインへのアクセスやkintoneなどのデータベースツールにアクセスすることなく、自動的に情報の転記や蓄積を行うことができますよ。
契約内容の読み取りやSlack通知の内容は変更可能なので、業務フローにあわせてカスタマイズしてください！
Yoomは連携可能なアプリがたくさんあります！
テンプレートも参考にして、みなさんの業務に合ったアプリの連携をおこなってみてくださいね！
※「分岐する」オペレーション間の操作は、ミニプラン・チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クラウドサインとkintoneの連携により、契約通知の自動化や契約状況のリアルタイム更新が実現し、データ管理がとてもスムーズになりました！
データの更新が自動化されることによって、重要な契約の重複や漏れなどの保管ミスといった人的フローによる問題がなくなり、データの正確性も向上します！
応用編で紹介したテンプレートを使用すれば、より高度な自動化フローを実現できるので、さまざまな業務の効率化を進めることができますよ。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にアプリ連携できるので、技術的な心配もなく、誰でも簡単に始められます。
ぜひみなさんもチャレンジしてみてください！
私もまだまだいろんな業務の効率化を図るべく、どんど連携していきたいと思います！！
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