クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneでレコードを登録する方法

事前準備

‍Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はクラウドサインとkintone)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

＜クラウドサインの場合＞

・アカウント名とクライアントIDを入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。

※アカウント名とクライアントIDの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

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＜kintoneの場合＞

・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックします。

※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。

・「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。

3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
クラウドサインとkintoneのアイコンが表示されたか確認をしてください。

では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。

3.「アプリトリガー　書類の終結が完了したら」をクリックします。

4.トリガーアクションは「書類の終結が完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。

6.フローに戻ったら、「アプリと連携する　レコードの登録」のアイコンをクリックします。

7.アクションは「レコードが登録」を選択して、「次へ」をクリックします。

8.サブドメイン名はURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」●●●●●の部分を取得して入力してください。
アプリIDはマイアプリ登録されていると、候補から選択することが可能です。
レコード情報は先に連携したNotionのアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」をクリックします。

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これで【クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneでレコードを登録する】というフローの完成です。

9.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

今回、ご紹介したテンプレートはこちら。

kintoneやクラウドサインを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやクラウドサインのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍kintoneとクラウドサインを連携した自動化例

クラウドサインで書類の締結が完了したら、kintoneのステータスを更新する連携も可能です。
また、kintoneのステータスが更新されたらクラウドサインで契約書を送信したり、kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付したりすることもできます。

kintoneを活用した自動化例

フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する

Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。

メールを受信したらkintoneに転記する

GmailやOutlookでメールを受信したらkintoneに自動で転記します。

Web会議が終了したら文字起こししてkintoneに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。

クラウドサインを活用した自動化例

クラウドサインで締結が完了したらチャットツールに通知する

クラウドサインで締結が完了したらSlackやChatworkに自動で通知します。

クラウドサインで締結した書類をクラウドストレージに保存する

クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveなどに自動で保存します。

ワークフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する

Garoonやコラボフローなどで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を自動で送付します。

クラウドサインとkintoneを連携するメリット。

‍メリット1:契約状況の自動更新

‍クラウドサインとkintoneを連携することで、契約状況の自動更新が可能になるんです。
具体的には、クラウドサインで契約書が作成、送信、署名されるたびに、そのデータを自動的にkintoneに反映されます。
だから、契約情報が登録されていなかった！なんていうミスがなく、常に正確な状況を確認できますよね。
今まで手作業で行っていたデータの追加とは、これでおさらばです！

メリット2:契約書の通知が自動化

‍契約書の通知が自動化されるというメリットもあります。
通知機能を利用することで、契約の進捗状況が自動的にkintoneに反映されるだけでなく、関連する担当者に通知が送られます。
自動化すると人的フローによる通知漏れや遅延がなくなり、契約プロセス全体がよりスムーズに進行するメリットもあるんです！
例えば入社手続きなど、複数人の契約書を同時に扱わなくてはならない場合も、毎回アプリを行き来せずに状況把握が簡単にできますね。

メリット3:データ管理がスムーズに

‍契約書に関するデータがkintoneに一元管理されるため、情報の重複や誤りを防ぎ、関係者全員がどちらのツールでも同じ情報にアクセスできますよ。
いろいろなアプリを行き来しなくてもいいので、業務が効率化しそうですね。
また、契約書が更新されれば、kintoneの情報も更新する自動化もあるので、人的フローによる誤情報や重複情報のリスクがなくなるのも嬉しいポイントです。
データを探したい場合も簡単にみつけられるので、業務の無駄をそぐことができそうですね。

まとめ

クラウドサインとkintoneの連携により、契約通知の自動化や契約状況の自動更新が実現し、データ管理がとてもスムーズになると思います！
データの反映が自動化されることによって、重要な契約の重複や漏れなどの人為的ミスによる問題がなくなり、データの正確性も向上するはずです！
さらに、より高度な自動化フローを利用することもできるので、さまざまな業務の効率化を進めることができますよ。

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にアプリ連携できるので、技術的な心配もなく、誰でも簡単に始められます。
ぜひみなさんもチャレンジしてみてください！

私もまだまだいろんな業務の効率化を図るべく、どんど連携していきたいと思います！！