コラボフローで承認された申請内容をAirtableに手動で登録する作業に課題を感じることがありませんか。
手動での登録に時間がかかることや登録時の抜け漏れ、登録するまでのタイムラグは、効率的な業務を妨げることがあります。
コラボフローとAirtableを連携すれば、申請の承認に合わせて、リアルタイムで情報の登録が可能です。
その結果、業務効率が向上し、情報の正確性が高まるでしょう。
本記事では、ノーコードでコラボフローとAirtableを連携する方法を紹介します。
専門的な知識がなくても簡単に導入できるので、自動化を導入する際の参考にしてみてください。
コラボフローで承認された内容をAirtableに登録する作業は、時間がかかります。
申請内容の項目数に比例して担当者の作業時間が増加します。
ツール同士を連携すれば、コラボフローで承認された内容を手動登録する作業を削減でき、業務効率が向上するでしょう。
例えば、備品の購入申請と管理にコラボフローとAirtableを利用する場合、手動では商品名や数量、価格、購入先、納期など、様々な項目を登録する必要があります。
そのため、申請数が増えれば、登録作業に追われて他の業務の進行が停滞してしまいます。
しかし、この連携により申請内容がAirtableに自動登録されることで、担当者は他の重要な業務に集中できるでしょう。
コラボフローで承認された内容を手動でAirtableに登録する場合、人的エラーが発生するリスクがあります。
登録時の抜け漏れや重複登録が起きることがあります。
2つのツールを連携すると、Airtableに登録する際の人的エラーを防止できるため、正確な情報管理が可能になるでしょう。
例えば、新規顧客からの登録申請にコラボフローを利用し、承認された顧客データをAirtableに登録する場合、手動登録時に顧客情報の一部をコピーし忘れることがあります。
こうしたミスが顧客との信頼関係に影響することもあるため、自動化により人的ミスを防止することで、顧客から信頼されるデータ管理が可能になるでしょう。
承認後のデータを手動でAirtableに登録する際は、タイムラグが生じることがあります。
承認後のデータを複数の部署で利用する場合、タイムラグが業務の進行を妨げてしまいます。
コラボフローとAirtableを連携すれば、承認に合わせてリアルタイムで情報が登録されるためタイムラグの発生を防止できます。
例えば、新規で申請された顧客データを営業部門がAirtableに登録した場合、マーケティング部門も同じデータを即座に利用できます。
このように自動化を取り入れることで社内での情報共有を円滑に行うことが可能です。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「コラボフローで申請が承認されたらAirtableにレコードを作成する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、コラボフローで申請が承認されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、Airtableが提供するAPIを用いてレコードを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まずコラボフローとAirtableをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、コラボフローとAirtableをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜コラボフローの場合＞
・アカウント名、ユーザーID、APIキーを説明に沿って入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Airtableの場合＞
・ログインをして、下記画面の「+Add a base」から、連携させたいベースやワークスペースを選択します。
「Grant access」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.コラボフローとAirtableを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローはコラボフローで申請が承認されると、トリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】コラボフローで申請が承認されたらAirtableにレコードを作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
3.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.WebhookURLをコピーし、コラボフローに設定後、テストを行います。
※コラボフローでWebhookURLを設定する方法は、こちらを確認してください。
5.テストが成功したら、保存します。
1.「アプリと連携する 申請内容の詳細を取得」をクリックします。
2.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.インスタンス名、アプリケーションコード、文書IDを設定し、テストを行います。
※文書IDは枠をクリックして表示されるアウトプットの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）
4.テストが成功すると、コラボフローの文書から取得した値がアウトプットに表示されます。
「項目1」「項目2」といった名称をAirtableで該当する項目名に変更し、保存します。
※アウトプットの「項目1」「項目2」という表示の変更方法は、こちらの設定方法の3で解説しています。
1.「アプリと連携する レコードを作成」をクリックします。
2.Airtableと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.ベースID、テーブルIDまたは名前、フィールド情報を設定します。
※フィールド情報は、フィールド名にAirtableに登録されている項目名を入力します。値には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請内容の詳細を取得」から対応する項目を選択します。（値は二重括弧で表示されます）これで申請ごとに変わる内容を動的に反映できます。
※Airtableに登録する項目の数だけ、「+フィールド情報を追加」からフィールド情報を追加します。
4.上記の設定が完了後、テストを行い、成功したら保存します。
5.トリガーをONにすると、以降はコラボフローで申請が承認されるたび、Airtableにレコードが自動で作成されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで申請が完了したらSlackに通知する
コラボフローで申請が承認されたことを、リアルタイムでSlackに通知できます。
この連携により、申請の承認を素早く通知でき、通知漏れを防げるため、関係者との連携強化が期待できます。
2.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードする
コラボフローで承認されたPDFファイルを自動でOneDriveに保存できます。
この連携により担当者の作業時間を削減し、ファイル保存時の人的ミスを防止することで、効率的で正確なファイル保存が可能になるでしょう。
3.コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する
コラボフローで申請が承認されたら、クラウドサインで契約書を送付する工程を自動化できます。
この連携により承認に合わせて契約書を送れるため、迅速な契約締結が可能になるでしょう。
コラボフローとAirtableを連携することで、承認後のデータ登録を自動化できます。
この自動化により、担当者の登録作業を削減し、人的エラーを防止できるため、業務効率が向上するでしょう。
またリアルタイムでAirtableに情報が登録されるため、情報共有が円滑化し、チーム間の連携強化も期待できます。
コラボフローとAirtableの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会にぜひ業務の自動化を図ってみてください。
.png)
.png)
.webp)
.webp)