【コラボフロー×ClickUp】申請時にタスクを自動作成するフローをノーコード実装する方法

本記事では、コラボフローで申請が行われた際、ClickUpにその内容を反映したタスクを自動で作成する方法を紹介します。2つのアプリを連携してタスク作成を自動化することで、手作業の手間を省き、ヒューマンエラーの発生リスクを減少させられます。ノーコードツールYoomを利用して、ぜひ連携してみてください。

コラボフローとClickUpを連携するメリット

メリット1: 作業の自動化

2つのアプリを連携することで、コラボフローで指定した経路の申請が行われた際、その内容を踏まえたタスクをClickUpで自動作成することができます。これにより、手動での転記やタスク登録の手間が省け、入力ミス、登録漏れ、二重登録などの発生リスクを抑えることができます。正確な情報でタスクが速やかに作成されれば、チームメンバーがスムーズに業務を開始できます。

メリット2: コミュニケーションの円滑化

コラボフローの申請内容が直接ClickUpに反映されることで、チームメンバー間の情報共有がスムーズになります。ClickUpのタスクを見るだけで、申請の内容や状況を簡単に確認できます。案件の進捗把握や、承認者への申請承認のためのリマインドとして活用可能です。
また、申請時に限らず、申請の却下や差し戻し時にも自動でタスク作成を行うよう設定できます。状況に合わせたタスクの自動作成により、リアルタイムで情報が共有され、必要な確認や調整を迅速に行えるようになります。

[Yoomとは]

コラボフローとClickUpの連携フローの作り方

それでは、コラボフローとClickUpの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「コラボフローで申請が行われたらClickUpにタスクを追加する」業務フローの作成手順を紹介します。

はじめる前に

1. Yoomにログインしてください。

2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

ステップ1: コラボフローとClickUpのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、コラボフローとClickUpをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※コラボフローのアクセストークン設定に必要なAPIキーは、以下の手順で取得できます。

　1) システム管理者のアカウントでコラボフローにログインし、歯車マークから「システム管理エリア」をクリックします。

　2) 「環境設定」をクリックします。

　3）画面をスクロールし、「REST API」設定を表示します。
　4) 任意のクライアント名を入力し、認証タイプを「HTTPヘッダー認証」に設定します。
　5) 「+ APIキーを発行する」ボタンをクリックして、APIキーを取得します。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2: コラボフローの特定経路の申請時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」をクリックします。

3. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
　指示手順と注意事項を参考に、申請時に起動するよう設定してください。

　※コラボフローのWebhook設定画面は、経路設定で特定の経路の選択、もしくは、「+ 新規作成」から進めます。

　※これ以降は、経路のWebhook設定(公式サポートページ)を参照してください。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: コラボフローの申請内容の詳細を取得するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：申請内容の詳細を取得」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　各項目に必要事項を入力してください。
　※下図は入力例です。
　※文書IDには、ステップ2で取得したアウトプット情報を参照してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: ClickUpのタスクを作成するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：タスクを作成」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　各項目に必要事項を入力してください。
　※下図は入力項目の一部であり、入力・アウトプット参照内容は一例です。
　※「name」や「description」の設定には、ステップ3で取得したアウトプット情報を活用してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「コラボフローで申請が行われたらClickUpにタスクを追加する」フローの完成です。

コラボフローを使ったその他の自動化例

他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. コラボフローで申請が行われた際に、kintoneにレコードを追加するフローです。ClickUpと同様にタスク管理に使用する他、申請内容の一覧確認やデータ加工・集計にも利用できます。

2. コラボフローの承認が完了した際に、kintoneのレコードを自動で更新するフローです。承認済みの契約や稟議を一覧でチェックできます。前述の申請時のテンプレートと併用すると、申請状況の経緯確認も可能です。

3. コラボフローの承認が完了した際に、Chatworkに通知するフローです。承認内容を、指定したルームのメンバーとリアルタイムで共有できるため、後続処理をスムーズに進められます。

まとめ

コラボフローとClickUpの連携によって、申請時に自動でタスクを作成する方法を紹介しました。自動化により、手動でのデータ入力やタスク登録の手間を省き、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。また、情報共有がリアルタイムで行われることで、チーム内のコミュニケーションの円滑化も期待できます。本記事を参考に、Yoomを使った連携で申請に関する業務を自動化してみてください。