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本記事では、コラボフローで申請が行われた際、ClickUpにその内容を反映したタスクを自動で作成する方法を紹介します。2つのアプリを連携してタスク作成を自動化することで、手作業の手間を省き、ヒューマンエラーの発生リスクを減少させられます。ノーコードツールYoomを利用して、ぜひ連携してみてください。
2つのアプリを連携することで、コラボフローで指定した経路の申請が行われた際、その内容を踏まえたタスクをClickUpで自動作成することができます。これにより、手動での転記やタスク登録の手間が省け、入力ミス、登録漏れ、二重登録などの発生リスクを抑えることができます。正確な情報でタスクが速やかに作成されれば、チームメンバーがスムーズに業務を開始できます。
コラボフローの申請内容が直接ClickUpに反映されることで、チームメンバー間の情報共有がスムーズになります。ClickUpのタスクを見るだけで、申請の内容や状況を簡単に確認できます。案件の進捗把握や、承認者への申請承認のためのリマインドとして活用可能です。
また、申請時に限らず、申請の却下や差し戻し時にも自動でタスク作成を行うよう設定できます。状況に合わせたタスクの自動作成により、リアルタイムで情報が共有され、必要な確認や調整を迅速に行えるようになります。
[Yoomとは]
それでは、コラボフローとClickUpの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「コラボフローで申請が行われたらClickUpにタスクを追加する」業務フローの作成手順を紹介します。
1. Yoomにログインしてください。
2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらClickUpにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.ClickUpによるタスク管理を行う企業
・詳細情報を追加したタスク管理を行っている方
・タスクの可視化でプロジェクトの進行状況を把握しているチーム
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは申請から承認まで自動化できるため、迅速な処理が可能になります。
さらにClickUpを併せて活用することで柔軟性の高いタスク管理ができ、よりスムーズに業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容をClickUpに毎回手入力することは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げることがあります。
このフローを活用することで自動でClickUpにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができるため、他の重要なタスクに時間を使うことができ業務効率化につながります。
■注意事項
・コラボフロー、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、コラボフローとClickUpをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※コラボフローのアクセストークン設定に必要なAPIキーは、以下の手順で取得できます。
1) システム管理者のアカウントでコラボフローにログインし、歯車マークから「システム管理エリア」をクリックします。
2) 「環境設定」をクリックします。
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3） 画面をスクロールし、「REST API」設定を表示します。
4) 任意のクライアント名を入力し、認証タイプを「HTTPヘッダー認証」に設定します。
5) 「+ APIキーを発行する」ボタンをクリックして、APIキーを取得します。
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次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらClickUpにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.ClickUpによるタスク管理を行う企業
・詳細情報を追加したタスク管理を行っている方
・タスクの可視化でプロジェクトの進行状況を把握しているチーム
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは申請から承認まで自動化できるため、迅速な処理が可能になります。
さらにClickUpを併せて活用することで柔軟性の高いタスク管理ができ、よりスムーズに業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容をClickUpに毎回手入力することは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げることがあります。
このフローを活用することで自動でClickUpにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができるため、他の重要なタスクに時間を使うことができ業務効率化につながります。
■注意事項
・コラボフロー、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」をクリックします。
3. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
指示手順と注意事項を参考に、申請時に起動するよう設定してください。
※コラボフローのWebhook設定画面は、経路設定で特定の経路の選択、もしくは、「+ 新規作成」から進めます。
※これ以降は、経路のWebhook設定(公式サポートページ)を参照してください。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：申請内容の詳細を取得」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
各項目に必要事項を入力してください。
※下図は入力例です。
※文書IDには、ステップ2で取得したアウトプット情報を参照してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：タスクを作成」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
各項目に必要事項を入力してください。
※下図は入力項目の一部であり、入力・アウトプット参照内容は一例です。
※「name」や「description」の設定には、ステップ3で取得したアウトプット情報を活用してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「コラボフローで申請が行われたらClickUpにタスクを追加する」フローの完成です。
■概要
コラボフローで申請が行われたらClickUpにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.ClickUpによるタスク管理を行う企業
・詳細情報を追加したタスク管理を行っている方
・タスクの可視化でプロジェクトの進行状況を把握しているチーム
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは申請から承認まで自動化できるため、迅速な処理が可能になります。
さらにClickUpを併せて活用することで柔軟性の高いタスク管理ができ、よりスムーズに業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容をClickUpに毎回手入力することは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げることがあります。
このフローを活用することで自動でClickUpにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができるため、他の重要なタスクに時間を使うことができ業務効率化につながります。
■注意事項
・コラボフロー、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. コラボフローで申請が行われた際に、kintoneにレコードを追加するフローです。ClickUpと同様にタスク管理に使用する他、申請内容の一覧確認やデータ加工・集計にも利用できます。
■概要
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
2. コラボフローの承認が完了した際に、kintoneのレコードを自動で更新するフローです。承認済みの契約や稟議を一覧でチェックできます。前述の申請時のテンプレートと併用すると、申請状況の経緯確認も可能です。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、kintoneのレコードと連携させたい方
・承認完了後のkintoneレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにkintoneに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローとkintoneの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・コラボフローとkintoneを連携させることで、承認プロセスを自動化し、業務効率の向上とデータの一貫性確保などに貢献します。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
3. コラボフローの承認が完了した際に、Chatworkに通知するフローです。承認内容を、指定したルームのメンバーとリアルタイムで共有できるため、後続処理をスムーズに進められます。
■概要
コラボフローで申請が完了したら、自動的にChatworkの指定のルームに通知します。
■設定方法
1.「経路のWebhookを受信したら」というトリガーでWebhookURLを取得し、コラボフローの経路設定ページでWebhookURLを設定します。
※詳細はこちらの記事をご確認ください。
2.「申請内容の詳細を取得」アクションで「インスタンス名」「アプリケーションコード」を設定します。
3.「メッセージを送る」アクションで送信先のルームIDを設定します。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・コラボフローとChatworkそれぞれで、Yoomと連携を行う必要があります。
コラボフローとClickUpの連携によって、申請時に自動でタスクを作成する方法を紹介しました。自動化により、手動でのデータ入力やタスク登録の手間を省き、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。また、情報共有がリアルタイムで行われることで、チーム内のコミュニケーションの円滑化も期待できます。本記事を参考に、Yoomを使った連携で申請に関する業務を自動化してみてください。
