コラボフローで新しいフォームを作成したり、既存のフォームを更新したりするたびに、項目情報を手作業でリストアップしていませんか？
申請内容の集計や分析のためにフォーム項目を一覧化したいけれど、手作業でのコピー＆ペーストは時間がかかり、入力ミスが発生しがちで、なかなか効率が上がらないと感じることもあるかと思います。
もし、コラボフローの特定フォームの項目一覧を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートなどの表計算ソフトに自動で出力できる仕組みがあれば、こうしたフォーム管理にまつわる悩みから解放され、より重要なデータ分析や企画業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはコラボフローのフォーム項目を定期的に取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にコラボフローの特定フォームの項目一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動出力する
試してみる
■概要
コラボフローのフォーム項目が増えてくると、手作業での棚卸しや管理に手間を感じることはありませんか？ どのフォームにどのような項目が設定されているのかを把握するために、手動で情報を取得し転記する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、定期的にコラボフローから特定のフォームの項目一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに出力することが可能になるため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローのフォーム項目を手作業でリスト化し、管理に手間を感じている方
- 定期的なフォーム項目の取得や棚卸作業の効率化を図りたい情報システム担当の方
- コラボフローのメンテナンス性を高め、属人化を防ぎたいと考えているワークフロー管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動でコラボフローのフォーム項目一覧を自動取得するため、これまで手作業で行っていた情報収集や転記作業の時間を削減します。
- 手動での転記作業が不要になることで、コピー＆ペーストのミスや取得漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、定期的にフローを起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「フォームのパーツ一覧取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し処理」アクションを設定し、取得した情報を1件ずつ処理するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、毎日、毎週、毎月など、フローを起動したいタイミングを任意で設定してください。
- コラボフローのアクションでは、項目一覧を取得したい対象のインスタンス名やフォームIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、転記するスプレッドシートのやシート（タブ）などを任意で設定してください。繰り返し（ループ）処理で設定した項目や固定の値を任意の各フィールドに追加できます。
■注意事項
- コラボフロー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コラボフローのフォーム項目をGoogle スプレッドシートに出力するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にコラボフローの特定フォームの項目一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動出力するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：コラボフロー／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- コラボフローとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガー設定と各アクション設定
- フロー起動の準備完了
定期的にコラボフローの特定フォームの項目一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動出力する
試してみる
■概要
コラボフローのフォーム項目が増えてくると、手作業での棚卸しや管理に手間を感じることはありませんか？ どのフォームにどのような項目が設定されているのかを把握するために、手動で情報を取得し転記する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、定期的にコラボフローから特定のフォームの項目一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに出力することが可能になるため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローのフォーム項目を手作業でリスト化し、管理に手間を感じている方
- 定期的なフォーム項目の取得や棚卸作業の効率化を図りたい情報システム担当の方
- コラボフローのメンテナンス性を高め、属人化を防ぎたいと考えているワークフロー管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動でコラボフローのフォーム項目一覧を自動取得するため、これまで手作業で行っていた情報収集や転記作業の時間を削減します。
- 手動での転記作業が不要になることで、コピー＆ペーストのミスや取得漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、定期的にフローを起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「フォームのパーツ一覧取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し処理」アクションを設定し、取得した情報を1件ずつ処理するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、毎日、毎週、毎月など、フローを起動したいタイミングを任意で設定してください。
- コラボフローのアクションでは、項目一覧を取得したい対象のインスタンス名やフォームIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、転記するスプレッドシートのやシート（タブ）などを任意で設定してください。繰り返し（ループ）処理で設定した項目や固定の値を任意の各フィールドに追加できます。
■注意事項
- コラボフロー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Google スプレッドシートとコラボフローのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下のナビを参照して連携しましょう。
それでは、コラボフローの連携方法を解説します。
【コラボフローのマイアプリ連携】
Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」→「新規接続」を選択してください。
検索窓にコラボフローと入力するとコラボフローのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
次の画面で必須項目を設定します。
以上で、マイアプリ連携が完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
定期的にコラボフローの特定フォームの項目一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動出力する
試してみる
■概要
コラボフローのフォーム項目が増えてくると、手作業での棚卸しや管理に手間を感じることはありませんか？ どのフォームにどのような項目が設定されているのかを把握するために、手動で情報を取得し転記する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、定期的にコラボフローから特定のフォームの項目一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに出力することが可能になるため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローのフォーム項目を手作業でリスト化し、管理に手間を感じている方
- 定期的なフォーム項目の取得や棚卸作業の効率化を図りたい情報システム担当の方
- コラボフローのメンテナンス性を高め、属人化を防ぎたいと考えているワークフロー管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動でコラボフローのフォーム項目一覧を自動取得するため、これまで手作業で行っていた情報収集や転記作業の時間を削減します。
- 手動での転記作業が不要になることで、コピー＆ペーストのミスや取得漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、定期的にフローを起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「フォームのパーツ一覧取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し処理」アクションを設定し、取得した情報を1件ずつ処理するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、毎日、毎週、毎月など、フローを起動したいタイミングを任意で設定してください。
- コラボフローのアクションでは、項目一覧を取得したい対象のインスタンス名やフォームIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、転記するスプレッドシートのやシート（タブ）などを任意で設定してください。繰り返し（ループ）処理で設定した項目や固定の値を任意の各フィールドに追加できます。
■注意事項
- コラボフロー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です。
ここから「定期的にコラボフローの特定フォームの項目一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動出力する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
「スケジュール設定」では、フローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回はコピーしたテンプレートの既存設定のままにしますが、自由に設定してOKです。
最後に「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：コラボフローのアクション設定
ここでは、フォームのパーツ一覧を取得する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
