契約書の締結は、その後の業務スケジュールに影響するため迅速な締結が重要です。
しかし、手動で契約書を送付する作業は、タイムラグの発生やヒューマンエラーが発生しやすく効率的ではありません。
コラボフローとDocuSignを連携すれば、申請が承認されると、即座に契約書を自動送付できます。
これにより、迅速で正確な契約締結が可能になるでしょう。
本記事では、2つのツールをノーコードで連携する方法を紹介します。
契約書の送付を自動化し、業務の効率化を図りたいときに参考にしてみてください。
コラボフローで申請が承認されても、担当者が気づかないと契約書の送付が遅れてしまいます。
契約の手続きが遅れれば、その後の計画にも遅延が発生することがあるでしょう。
コラボフローとDocuSignを連携すれば、申請が承認されたら即座に契約書を送付できます。
例えば、短納期のシステム開発の契約の場合、締結が遅れてしまうと開発スケジュールが遅延して納期に間に合わない可能性があります。
しかし、申請の承認にあわせて契約書を送付すれば、スムーズに契約が締結され、その後の業務も円滑に進行できるでしょう。
申請が承認されても、手動で契約書を送付する場合は、異なる契約書の送付や契約書の添付漏れが発生するリスクがあります。
こうした人為的エラーは、コラボフローとDocuSignを連携し、自動で契約書を送信することで防止できます。
例えば、異なる顧客と交わす契約書を送付してしまうと問題になるでしょう。
また、契約書の添付漏れは業務効率の悪化につながります。
しかし、自動で契約書が送付されれば、ヒューマンエラーを防止でき、業務の正確性向上が期待できます。
手動で契約書を送付する作業は、忙しい担当者にとっては効率化したい業務の1つです。
特に顧客が多い場合は、契約書の送付作業が大きな負担になります。
コラボフローとDocuSignにより、自動で契約書が送付されれば、担当者が手動で行う作業を削減できるため、負担軽減と業務効率化が期待できます。
例えば、営業チームのメンバーなら、契約書送付や進捗管理の手間から解放され、クライアントとの関係構築や新規案件の開拓に注力できるでしょう。
その結果、チーム全体の生産性や売上アップが期待できます。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「コラボフローで申請が承認されたらDocuSignで契約書を送付する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、コラボフローで申請が承認されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、DocuSignが提供するAPIを用いてDocuSignで契約書を送付することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まずコラボフローとDocuSignをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、コラボフローとDocuSignをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜コラボフローの場合＞
・アカウント名、ユーザーID、APIキーを説明に沿って入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。
＜DocuSignの場合＞
・上記でログインした後、下記画面で「アクセスの許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.コラボフローとDocuSignを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、コラボフローで申請が承認されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】コラボフローで申請が承認されたらDocuSignで契約書を送付する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
3.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.WebhookURLをコピーし、コラボフローに設定したらテストを行います。
※コラボフローでWebhookURLを設定する方法は、こちらを確認してください。
5.テストが成功すると、アウトプットにコラボフローから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
1.「アプリと連携する 申請内容の詳細を取得」をクリックします。
2.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.インスタンス名、アプリケーションコード、文書IDを入力して、テストを行います。
※文書IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、文書ごとに変わる値を動的に反映できます。
4.テストが成功すると、コラボフローの文書から取得した値がアウトプットに表示されます。
アウトプットに契約書の受信者のメールアドレス・名前・ロール名と、メール送信時に利用したい項目を追加して保存します。
※アウトプットに項目を追加する方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
1.「アプリと連携する テンプレートからエンベロープを作成・送信」をクリックします。
2.DocuSignと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.アカウントID、テンプレートID、受信者などの設定を行います。
※テンプレートIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。（アカウントIDを入力すると候補が表示されます）
※受信者の設定は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請内容の詳細を取得」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、受信者ごとに変わる内容を動的に反映できます。
4.上記の設定が完了したらテストを行います。
テストが成功すると、受信者に設定したメールアドレスに、指定した契約書が送信されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、以降はコラボフローで申請が承認されたら、DocuSignで契約書が自動送付されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで申請が完了したらChatworkに通知する
承認の完了を手動で連絡する場合、連絡の漏れやタイムラグが生じることがあります。
この連携を導入すれば、承認の完了が自動通知され、担当者の業務負担が軽減し、スムーズな情報共有が可能になるでしょう。
2.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードする
承認された申請書類を手動でフォルダに保存する作業は、時間がかかる上、保存プロセスでミスが生じるリスクがあります。
この連携は、承認されたPDFファイルを自動で保存できるため、資料管理の負担軽減が期待できます。
3.コラボフローで入社申請が承認されたらfreee人事労務に従業員情報を登録する
新入社員の申請が承認された後、コラボフローに登録した情報をfreee人事労務に繰り返し入力する作業は、非常に手間がかかります。
この連携を利用することで、freee人事労務に従業員情報が自動登録されるため、担当者の作業負担を軽減できるでしょう。
契約書の送付がスムーズに進まない場合、業務進行や信頼性で問題が発生する可能性があります。
コラボフローとDocuSignを連携すれば、申請承認後の契約書送付が自動化され、迅速な契約締結が可能になるでしょう。
また、送付時に発生するタイムラグやヒューマンエラーを防止でき、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。
コラボフローとDocuSignの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で紹介した手順に沿って説明するだけで簡単に導入できるため、この機会に契約書送付の自動化を図ってみてください。
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