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「コラボフローで承認された申請情報を、クラウドサインの契約書に手作業で転記している…」
「稟議は通ったのに契約書の送付が遅れてしまったり、宛先や金額を間違えたりしないか心配…」
このように、ワークフローシステムと電子契約サービスを別々に利用することで発生する、手作業でのデータ連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、コラボフローでの承認完了をトリガーに、必要な情報が自動でクラウドサインに連携され、契約書が送付される自動化の仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはコラボフローとクラウドサインを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. コラボフローとクラウドサインを活用して業務を自動化したい方 ・日常的にコラボフローを使っているが、申請承認後の契約書送付作業に時間を取られている方 ・契約書の送付を自動化して、業務の効率を上げたいと考える方 2. 法律業務やビジネス契約にクラウドサインを利用している方 ・クラウドサインを利用して契約書を送付・管理しているが、手動での対応に手間を感じている方 ・契約書送付の作業をスムーズにし、ミスを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット コラボフローを使って申請が承認されたら自動的にクラウドサインで契約書を送付することで、契約関連の手続きを迅速かつ効率的に行えるという利点があります。 また、自動化されることで契約書の送付漏れも防止できるため、正確な業務進行につながるでしょう。 ■注意事項 ・コラボフローとクラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
これにより、契約手続きのスピードが向上し、ビジネスの成長を促進します。
クラウドサインを利用することで、契約書の手動作成や送付の手間が省けるため、時間とコストの節約にもつながります。
コラボフローとクラウドサインを連携してできること
コラボフローとクラウドサインのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた申請情報に基づく契約書の作成・送付といった一連の業務を自動化できます。
この連携により、転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーをなくし、担当者の負担を削減しながら契約業務の迅速化を実現します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する
コラボフローで申請が承認されたタイミングで、その申請情報（宛先、契約金額、件名など）を基にクラウドサインで自動的に契約書を送付する連携です。
この仕組みにより、承認から契約書送付までのタイムラグが減り、担当者の手作業による送付漏れや入力ミス防止に役立つかもしれません！
この連携は、AIなどによるデータ加工処理を含むパターンで構築されています。
■概要 コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. コラボフローとクラウドサインを活用して業務を自動化したい方 ・日常的にコラボフローを使っているが、申請承認後の契約書送付作業に時間を取られている方 ・契約書の送付を自動化して、業務の効率を上げたいと考える方 2. 法律業務やビジネス契約にクラウドサインを利用している方 ・クラウドサインを利用して契約書を送付・管理しているが、手動での対応に手間を感じている方 ・契約書送付の作業をスムーズにし、ミスを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット コラボフローを使って申請が承認されたら自動的にクラウドサインで契約書を送付することで、契約関連の手続きを迅速かつ効率的に行えるという利点があります。 また、自動化されることで契約書の送付漏れも防止できるため、正確な業務進行につながるでしょう。 ■注意事項 ・コラボフローとクラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
これにより、契約手続きのスピードが向上し、ビジネスの成長を促進します。
クラウドサインを利用することで、契約書の手動作成や送付の手間が省けるため、時間とコストの節約にもつながります。
コラボフローで申請が承認されたら、クラウドサインで合意締結証明書を取得する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
コラボフローでの申請承認をトリガーとして、関連するクラウドサイン上の書類の合意締結証明書を自動で取得する連携です。
契約が完了した証明書を都度手動でダウンロード・保管する手間を省き、証跡管理を効率化し、コンプライアンス強化にも繋がります。
■概要 コラボフローでの申請承認後、クラウドサインで合意締結証明書を手動で取得し、関係部署へ共有する作業は、手間がかかり、対応漏れのリスクもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、コラボフローで申請が承認されたタイミングで、クラウドサインから合意締結証明書を自動で取得し、Slackへ通知することが可能になり、こうした契約関連業務の課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
コラボフローとクラウドサインの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にコラボフローとクラウドサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでコラボフローとクラウドサインの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はコラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付するフローを作成していきます！
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
■概要 コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. コラボフローとクラウドサインを活用して業務を自動化したい方 ・日常的にコラボフローを使っているが、申請承認後の契約書送付作業に時間を取られている方 ・契約書の送付を自動化して、業務の効率を上げたいと考える方 2. 法律業務やビジネス契約にクラウドサインを利用している方 ・クラウドサインを利用して契約書を送付・管理しているが、手動での対応に手間を感じている方 ・契約書送付の作業をスムーズにし、ミスを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット コラボフローを使って申請が承認されたら自動的にクラウドサインで契約書を送付することで、契約関連の手続きを迅速かつ効率的に行えるという利点があります。 また、自動化されることで契約書の送付漏れも防止できるため、正確な業務進行につながるでしょう。 ■注意事項 ・コラボフローとクラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
これにより、契約手続きのスピードが向上し、ビジネスの成長を促進します。
クラウドサインを利用することで、契約書の手動作成や送付の手間が省けるため、時間とコストの節約にもつながります。
ステップ1：コラボフローとクラウドサインをマイアプリ連携
はじめに、コラボフローとクラウドサインをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「コラボフロー」と入力し、検索結果からコラボフローのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
3.続いてクラウドサインをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からクラウドサインを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
※今回は、設定でGoogle ドキュメントも使用するため、Google ドキュメントも登録しておきましょう。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle ドキュメントを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにコラボフローとクラウドサインとGoogle ドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要 コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. コラボフローとクラウドサインを活用して業務を自動化したい方 ・日常的にコラボフローを使っているが、申請承認後の契約書送付作業に時間を取られている方 ・契約書の送付を自動化して、業務の効率を上げたいと考える方 2. 法律業務やビジネス契約にクラウドサインを利用している方 ・クラウドサインを利用して契約書を送付・管理しているが、手動での対応に手間を感じている方 ・契約書送付の作業をスムーズにし、ミスを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット コラボフローを使って申請が承認されたら自動的にクラウドサインで契約書を送付することで、契約関連の手続きを迅速かつ効率的に行えるという利点があります。 また、自動化されることで契約書の送付漏れも防止できるため、正確な業務進行につながるでしょう。 ■注意事項 ・コラボフローとクラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
これにより、契約手続きのスピードが向上し、ビジネスの成長を促進します。
クラウドサインを利用することで、契約書の手動作成や送付の手間が省けるため、時間とコストの節約にもつながります。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：コラボフローのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle ドキュメントに、雛形書類を作成しておきましょう！
これは後続のGoogle ドキュメントの設定時で必要になります。
今回は下図のような雛形書類を送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
置換したい箇所（可変となる箇所）を{}で囲ったファイルを作成してください。
詳しい「雛形書類についての説明」や「書類を発行するアクションについての説明」は、こちらをご参照ください。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
URLをコピーしたら、コラボフローの画面で設定を行います。
コラボフローで、申請を承認しましょう！
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
承認したら、Yoomの画面に戻りましょう。
4.戻ってきたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
なお、この取得した値のことをアウトプットと呼びます。各アクションのテスト時に取得したアウトプットを活用することで、クラウドサインから自動的に契約書を送付可能となります！
また、アウトプットはフローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは、こちらをご参照ください。
※捕捉として、以下の取得した値＝アウトプットには実際のデータが挿入されていない状態です。実際にはデータが挿入された状態となります。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：コラボフローの詳細取得設定
1.アプリと連携する「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「インスタンス名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「アプリケーションコード」「文書ID」は、入力欄をクリックして表示される、先ほど取得した値＝アウトプットから選択してください。
このようにアウトプットを使用することで、コラボフローのデータを自動的に活用可能となります。
入力を終えたら「テスト」を実行し、詳細の取得に成功したことを確認しましょう。
※ここでもアウトプットが取得できますが実際のデータは挿入されていません。実際のテスト時にはデータが挿入されます。
また、今回は後続の設定で使用する項目名を変更します。
取得した値の変更したい項目にマウスカーソルを合わせましょう。その後、表示されたペンのマークをクリックします。
項目名に、新しい項目名＝挿入されているデータに等しい名前を入力して、保存してください。
項目名を変更できたら「保存する」をクリックします。
ステップ5：書類発行の設定
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値や日付から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：クラウドサインの書類作成設定
1.アプリと連携する「書類の作成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類タイトル」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
このように、後続の設定でもアウトプットをどんどん活用していきます！
その他の項目は、任意で設定してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類作成に成功したら「保存する」をクリックします。
※ここでもアウトプットが取得できますが実際のデータは挿入されていません。実際のテスト時にはデータが挿入されます。
ステップ7：クラウドサインのファイル添付設定
1.アプリと連携する「書類にファイルを添付」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択できます。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、以下画像のように、取得した値を設定しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイル添付に成功したら「保存する」をクリックします。
※ここでもアウトプットが取得できますが実際のデータは挿入されていません。実際のテスト時にはデータが挿入されます。
ステップ8：クラウドサインの宛先追加設定
1.アプリと連携する「宛先の追加」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」「メールアドレス」「宛先の名前」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、追加に成功したら「保存する」をクリックします。
※ここでもアウトプットが取得できますが実際のデータは挿入されていません。実際のテスト時にはデータが挿入されます。
ステップ9：クラウドサインの送信・リマインド設定
1.アプリと連携する「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にクラウドサインで契約書が送付されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ10：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
クラウドサインのデータをコラボフローに連携したい場合
今回はコラボフローからクラウドサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にクラウドサインでのアクションをきっかけにコラボフローへデータ連携をすることも可能です。
そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
クラウドサインで書類が締結したら、コラボフローで申請書を申請する
クラウドサインで契約書が締結されたことをトリガーに、その情報を用いてコラボフローで新たな申請書（例：請求書発行依頼、プロジェクト開始報告など）を自動で作成・申請する連携です。
契約締結後の社内手続きをシームレスに開始し、担当者の手作業による申請漏れや遅延を防ぎます。
■概要 クラウドサインで重要な契約書が締結された後、関連する申請業務をコラボフローで手作業で行っていませんか？この一連の作業は、迅速かつ正確性が求められる一方で、入力の手間や他の業務との兼ね合いで対応が遅れてしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーに、コラボフローでの申請書作成・申請までを自動化でき、これらの課題解決に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
クラウドサインで書類が取消・却下されたら、コラボフローで申請書を申請する
クラウドサイン上で送付した書類が先方によって取消、または却下された場合に、その情報を基にコラボフローで社内報告用の申請書などを自動で申請する連携です。
これにより、契約プロセスのトラブルを迅速に社内共有し、営業担当者や法務担当者が即座に対応できる体制を整えることができます。
■概要 クラウドサインで契約書類が取消や却下された際、関連情報を手作業でコラボフローに再入力し申請する作業は、手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類の取消・却下をトリガーに、コラボフローへの申請書作成と申請処理を自動化でき、これらの課題を解消し、業務の正確性と速度の向上に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
コラボフローやクラウドサインを使ったその他の自動化例
コラボフローやクラウドサインを活用すれば、申請・承認から契約送付までの一連の業務を効率化できます。
Yoomにはこうしたフローを簡単に構築できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひ参考にしてください。
コラボフローを使った自動化例
社内申請や承認プロセスを他ツールと連携し、転記や重複入力を削減できます。
例えば、申請された取引先情報をboardに自動登録したり、承認後にGoogle スプレッドシートへ記録することが可能です。
営業や総務担当者は、kintoneやZoho CRMへのタスク追加といった連動により、申請から案件管理・顧客管理までの作業を一気にスムーズにできます！
■概要 Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請するフローです。 1.Mazricaで取引先の案件管理を行なっている方 ・営業担当やアシスタント ・案件チームのリーターや責任者 ・業務自動化を目指している事務職員 ・月末処理に活用している経理担当者 帳票類の作成をするためには多くの確認事項や入力項目があり、素早くミスなく作成することはとても困難なことです。 入力の手間をなくし、帳票類の作成を登録してある内容を引用て自動で申請を完了したいと思う方にこのフローは最適です。フローを使用することで、Mazricaの登録内容を指定の箇所に入力し、自動で見積書を申請できます。 ■注意事項 ・Mazrica、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 コラボフローで承認された申請内容を、Zoho CRMに手作業で転記しタスクを作成していませんか？申請があるたびに手動で対応するのは手間がかかるだけでなく、タスクの作成漏れや対応の遅延といったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、コラボフローでの申請完了をトリガーにZoho CRMへ自動でタスクを作成し、申請からタスク管理までの一連の業務を円滑にします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 コラボフローで新規取引先の申請が承認された後、販売管理システムのboardへ手作業で情報を登録していませんか？この作業は申請ごとに発生するため手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請が完了したタイミングで、boardへ自動で発注先情報が登録されるため、面倒な手作業から解放され、正確なデータ管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 コラボフローでの申請処理後、関連情報をkintoneへ手作業で入力する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはありませんか。 特に複数の申請がある場合、これらの作業は大きな負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、コラボフローで特定の申請が行われた際に、自動でkintoneにタスクを追加できるため、手入力の手間やヒューマンエラーを減らし、業務の効率化に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 コラボフローで申請が承認されるたびに、その内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、コラボフローで特定の申請が承認されると、自動でその内容がGoogle スプレッドシートにレコードとして追加されるため、手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、正確なデータ管理を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
■このテンプレートをおすすめする方
2.コラボフローで帳票類の発行を簡単に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
更に帳票作成の依頼者と作成者が違う場合はより一層注意が必要になり、手作業の場合は確認や訂正作業が何度も発生します。
クラウドサインを使った自動化例
契約書作成から送付までの流れを自動化し、契約業務のスピードと正確性を高められます。
例えば、YoomデータベースやNotion、SPIRALなどから契約書を生成してクラウドサインで送信可能です。
また、Gmailで受信した条件付きメールをトリガーに契約書を自動作成・送付できるため、法務・営業担当者は手間をかけずに迅速な契約対応が可能になります！
■概要 Gmailで特定の条件を満たすメールを受信した後、クラウドサインで関連書類を作成する際、手作業による情報転記や確認に手間を感じていませんか？また、急ぎの案件で対応が遅れたり、入力ミスが発生したりする懸念もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、クラウドサインでの書類作成プロセスを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ◼️概要 Yoomデータベースの情報で契約書を作成し、クラウドサインで自動的に送付します。 契約書の雛形はGoogleドキュメントで事前にご準備ください。 ◼️設定方法 1.クラウドサイン、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。（マイアプリ連携） 2.「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。 3.「書類を作成」でGoogleドキュメントの任意の雛形を設定し、置換する文字列などを設定してください。 4.クラウドサインの各種オペレーションで、作成した書類をアップロードし、送付先メールアドレスや件名、メッセージなどを設定してください。 5.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。 6.書類が作成され、クラウドサインを通じて送付されます。 ◼️注意事項 ・各アプリとのアカウント連携が必要です。 ・Googleドキュメントとクラウドサインの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。 ■概要 Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。 Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.クラウドサインを業務に活用している企業 ・企業間の契約書類を作成している方 ・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方 2Notionで情報の一元管理をしている企業 ・企業情報や個人情報を登録している方 クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。 このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。 ■注意事項 ・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。 ■概要 SPIRALからクラウドサインで契約書を送信するフローです。 Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、SPIRAL上から直接トリガーを起動させることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.クラウドサインを業務に活用している方 ・契約等の帳票類作成を担当している方 ・帳票類の一元管理に使用している方 2.SPIRALで情報の一元管理をしている企業 ・企業情報を一元管理している方 クラウドサインは帳票類作成業務を効率よく行うためのツールです。 このフローを使用するとSPIRALの詳細ページからフローを起動し、契約書の作成から送付まで自動で行うことができます。 ■注意事項 ・クラウドサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。 ■概要 フォームに回答された情報をもとに、契約書の雛形を使って書類発行後、クラウドサインにてその書類を送付します。 承認依頼を設け、Wチェックを入れることで未然にエラーを防ぐことも可能です。 ■事前準備 スプレッドシートやドキュメントにて、契約書等書類の雛形を事前にご用意いただきます。 ※今回はドキュメントを使った例を紹介します。 ■設定方法 ①トリガーからフォームトリガーを選択します。 ②契約書の作成に必要な質問項目を設定します。 ※例：相手先企業名、お名前、住所、連絡先、契約内容 etc ※フォームトリガーの設定方法はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/7973076 ③次の画面で、サンプルとしてデモのデータを入力して保存します。 ④トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからドキュメントを選択します。 ⑤事前に用意した契約書雛形のドキュメントIDを候補から選択し、書類発行後にPDFを格納するGoogleドライブのフォルダIDおよびファイル名を設定して次に進みます。 ⑥置換対象の文字列を取得を押し、置換対象の文字列一覧を表示したあと、それぞれに③のフォームサンプルで回答された値を対応した欄にアウトプット入力し、テストを行ったあと正しくPDFが発行されていれば保存します。 ※書類発行の設定詳細はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ⑦＋マークを押し、承認を依頼するオペレーションを選択します。 ⑧任意の承認者を選択後、メッセージ欄に発行した書類のアウトプット等を埋め込み、確認できるように設定して保存します。 ⑨＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、書類を作成アクションを押します。 ⑩次のページで必須項目含め、必要項目を入力し、テスト・保存します。 ⑪＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、書類にファイルを添付アクションを押します。 ⑫次のページで書類IDには⑩で取得した書類IDを埋め込み、ファイルは⑥で発行したファイルを設定しテスト・保存します。 ⑬＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、宛先を追加アクションを押します。 ⑭次のページで③のフォームサンプルで取得した宛先情報を埋め込み、テスト・保存します。 ⑮＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、書類を送信・リマインドアクションを押します。 ⑯次のページで書類IDには⑩で取得した書類IDを埋めこみ、保存します。 ※テストを行うと実際に送付が行われるためご注意ください。 ■注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ・Googleドキュメントやクラウドサインの設定情報は任意の値に置き換えてご利用ください。 ・トリガーを除くオペレーション数が5つ以上の場合、フリープランでは実際に起動させることができません。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
■このテンプレートを使うメリット
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■このテンプレートを使うメリット
SPIRALに登録されている情報を基に契約書を作成し、関連情報の管理を円滑に行います。
しかしSPIRALに登録されている情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
SPIRALの登録情報を引用して契約書の作成することで、ヒューマンエラーの発生を未然に回避することができます。
また作成にかかっていた時間を他の業務にあて、チーム全体の業務進行を円滑にします。
まとめ
コラボフローとクラウドサインの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた申請情報から契約書へのデータ転記や送付作業の手間を削減し、多発しがちなヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は反復作業から解放され、契約内容の確認や顧客とのコミュニケーションといった、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールのYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
