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「コラボフローで承認された申請情報を、クラウドサインの契約書に手作業で転記している…」
「稟議は通ったのに契約書の送付が遅れてしまったり、宛先や金額を間違えたりしないか心配…」
このように、ワークフローシステムと電子契約サービスを別々に利用することで発生する、手作業でのデータ連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">コラボフローでの承認完了をトリガーに、必要な情報が自動でクラウドサインに連携され、契約書が送付される自動化の仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放されるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">コラボフローとクラウドサインを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
コラボフローとクラウドサインのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた申請情報に基づく契約書の作成・送付といった一連の業務を自動化できます。
この連携により、転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーをなくし、担当者の負担を削減しながら契約業務の迅速化を実現します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
コラボフローで申請が承認されたタイミングで、その申請情報（宛先、契約金額、件名など）を基にクラウドサインで自動的に契約書を送付する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">承認から契約書送付までのタイムラグが減り、担当者の手作業による送付漏れや入力ミス防止に役立つかもしれません！</span>
この連携は、AIなどによるデータ加工処理を含むパターンで構築されています。
コラボフローでの申請承認をトリガーとして、関連するクラウドサイン上の書類の合意締結証明書を自動で取得する連携です。
契約が完了した証明書を都度手動でダウンロード・保管する手間を省き、<span class="mark-yellow">証跡管理を効率化し、コンプライアンス強化にも繋がります。</span>
それでは、さっそく実際にコラボフローとクラウドサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでコラボフローとクラウドサインの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はコラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付するフローを作成していきます！
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、コラボフローとクラウドサインをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「コラボフロー」と入力し、検索結果からコラボフローのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
3.続いてクラウドサインをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からクラウドサインを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
※今回は、設定でGoogle ドキュメントも使用するため、Google ドキュメントも登録しておきましょう。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle ドキュメントを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにコラボフローとクラウドサインとGoogle ドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle ドキュメントに、雛形書類を作成しておきましょう！
これは後続のGoogle ドキュメントの設定時で必要になります。
今回は下図のような雛形書類を送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
置換したい箇所（可変となる箇所）を{}で囲ったファイルを作成してください。
詳しい「雛形書類についての説明」や「書類を発行するアクションについての説明」は、こちらをご参照ください。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
URLをコピーしたら、コラボフローの画面で設定を行います。
コラボフローで、申請を承認しましょう！
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
承認したら、Yoomの画面に戻りましょう。
4.戻ってきたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
なお、この取得した値のことをアウトプットと呼びます。各アクションのテスト時に取得したアウトプットを活用することで、クラウドサインから自動的に契約書を送付可能となります！
また、アウトプットはフローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは、こちらをご参照ください。
※捕捉として、以下の取得した値＝アウトプットには実際のデータが挿入されていない状態です。実際にはデータが挿入された状態となります。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
1.アプリと連携する「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「インスタンス名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「アプリケーションコード」「文書ID」は、入力欄をクリックして表示される、先ほど取得した値＝アウトプットから選択してください。
このようにアウトプットを使用することで、コラボフローのデータを自動的に活用可能となります。
入力を終えたら「テスト」を実行し、詳細の取得に成功したことを確認しましょう。
※ここでもアウトプットが取得できますが実際のデータは挿入されていません。実際のテスト時にはデータが挿入されます。
また、今回は後続の設定で使用する項目名を変更します。
取得した値の変更したい項目にマウスカーソルを合わせましょう。その後、表示されたペンのマークをクリックします。
項目名に、新しい項目名＝挿入されているデータに等しい名前を入力して、保存してください。
項目名を変更できたら「保存する」をクリックします。
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値や日付から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「書類の作成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類タイトル」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
このように、後続の設定でもアウトプットをどんどん活用していきます！
その他の項目は、任意で設定してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類作成に成功したら「保存する」をクリックします。
※ここでもアウトプットが取得できますが実際のデータは挿入されていません。実際のテスト時にはデータが挿入されます。
1.アプリと連携する「書類にファイルを添付」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択できます。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、以下画像のように、取得した値を設定しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイル添付に成功したら「保存する」をクリックします。
※ここでもアウトプットが取得できますが実際のデータは挿入されていません。実際のテスト時にはデータが挿入されます。
1.アプリと連携する「宛先の追加」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」「メールアドレス」「宛先の名前」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、追加に成功したら「保存する」をクリックします。
※ここでもアウトプットが取得できますが実際のデータは挿入されていません。実際のテスト時にはデータが挿入されます。
1.アプリと連携する「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にクラウドサインで契約書が送付されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はコラボフローからクラウドサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にクラウドサインでのアクションをきっかけにコラボフローへデータ連携をすることも可能です。
そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
クラウドサインで契約書が締結されたことをトリガーに、その情報を用いてコラボフローで新たな申請書（例：請求書発行依頼、プロジェクト開始報告など）を自動で作成・申請する連携です。
<span class="mark-yellow">契約締結後の社内手続きをシームレスに開始し、担当者の手作業による申請漏れや遅延を防ぎます。</span>
クラウドサイン上で送付した書類が先方によって取消、または却下された場合に、その情報を基にコラボフローで社内報告用の申請書などを自動で申請する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">契約プロセスのトラブルを迅速に社内共有し、営業担当者や法務担当者が即座に対応できる体制を整える</span>ことができます。
コラボフローやクラウドサインを活用すれば、申請・承認から契約送付までの一連の業務を効率化できます。
Yoomにはこうしたフローを簡単に構築できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひ参考にしてください。
社内申請や承認プロセスを他ツールと連携し、転記や重複入力を削減できます。
例えば、申請された取引先情報をboardに自動登録したり、承認後にGoogle スプレッドシートへ記録することが可能です。
営業や総務担当者は、kintoneやZoho CRMへのタスク追加といった連動により、申請から案件管理・顧客管理までの作業を一気にスムーズにできます！
契約書作成から送付までの流れを自動化し、契約業務のスピードと正確性を高められます。
例えば、YoomデータベースやNotion、SPIRALなどから契約書を生成してクラウドサインで送信可能です。
また、Gmailで受信した条件付きメールをトリガーに契約書を自動作成・送付できるため、法務・営業担当者は手間をかけずに迅速な契約対応が可能になります！
コラボフローとクラウドサインの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた申請情報から契約書へのデータ転記や送付作業の手間を削減し、多発しがちなヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は反復作業から解放され、契約内容の確認や顧客とのコミュニケーションといった、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールのYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
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