2024/11/22
アプリ同士の連携方法

コラボフローとfreee会計を連携してコラボフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する方法

k.ueno
コラボフローとfreee会計の連携イメージ

目次

コラボフローとfreee会計の連携は、経理部門が日常的に行なっている経費申請から取引登録までのプロセスを自動化します。
作業の自動化が行われることで手作業によるミスを削減し、経理業務の効率化を図ることができます。
特に、経理業務の負担を軽減したい企業にとって、非常に有用なソリューションです。
本記事で2つのアプリの連携方法とフロー導入で得られるメリットをご紹介します。

こんな方におすすめ

・コラボフローとfreee会計を個別に利用しており、経費申請・会計登録の効率化に課題を感じている方
・コラボフローでの経費申請情報を自動的に会計システムへ連携させたい経理担当者
・経費申請や会計登録の手入力ミスを防ぎたい企業の経理部門責任者
・複数のツールを使用しており、APIを活用した業務プロセスの自動化を検討している方
・月末や四半期末の経理業務の負担を軽減し、迅速な財務状況把握を目指している方

コラボフローとfreee会計の連携メリットと具体例

メリット1: 経理業務の効率化

コラボフローで経費申請が行われると、その情報をfreee会計に自動登録されるため、手動入力の作業の削減が期待できます。
具体例として、申請書の手入力は入力ミスが発生しやすく、確認作業が必要ですが、この自動化により正確なデータ入力が保証され、確認作業の工数削減につながります。
結果として、担当者が他の重要業務にリソースを集中させることが可能になり、業務全体の効率が向上するかもしれません。

メリット2: 手作業によるミスの削減

手作業によるデータ入力は、ヒューマンエラーが発生しやすい部分であり、金額の誤入力や項目選択の誤りなどが典型的なエラーが例として挙げられます。
この自動化プロセスでは、コラボフローで入力されたデータがそのままfreee会計に反映されるため、入力ミスを未然に防ぐことにつながります。
例として、経費項目や支払い先などのデータを異なるアプリで管理している場合、アプリの連携を行うことで、情報を一貫し正確に取り扱えるため、ヒューマンエラーの影響を最小限に抑えることができるかもしれません。

メリット3: 作業プロセスのスピードアップ

通常、経費申請が承認されてから会計システムに登録されるまでのプロセスには、一定のタイムラグが生じることがあります。
この連携フローを導入することで、申請が承認された際にfreee会計への取引登録が迅速に行われます。
これにより、経費処理がスピードアップし、キャッシュフローの状況を素早く把握できるようになるでしょう。
特に、月末や期末の忙しい時期には、有効な自動化として期待できます。

[Yoomとは]

では、「コラボフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

コラボフローとfreee会計の連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・コラボフローとfreee会計をマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・コラボフローのトリガー設定とfreee会計のオペレーション設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認

それでは、連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきましょう。

ステップ1:コラボフローとfreee会計をマイアプリ連携

(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。

(2)コラボフローのアプリをクリックすると以下の画面が表示されます。

「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、[追加]をクリックしましょう。
これでコラボフローの接続が完了しました。

(3)次にfreee会計を接続しましょう。
先ほどと同様の操作でfreee会計のアプリアイコンを検索し、クリックします。

アプリ連携を開始する画面に移行するので、下にスクロールして[許可する]をクリックします。

設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるため、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

設定フローは3つです。

ステップ2:コラボフローのトリガー設定

(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する」をクリックしてください。

下記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。

(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」をクリックします。

(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、[次へ]をクリックします。
トリガーアクションは、「経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」のままにしてください。

(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。

コラボフロー内でのWebhookの設定方法はこちらの記事をご覧ください。

(5)[テスト]をクリックし、問題なければ[保存する]をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報を取得しますが、この後のステップでアウトプットとしてこの情報を引用できます。

(6)では、2つ目のアクションを設定しましょう。
「申請内容の詳細を取得」をクリックしてください。

(7)コラボフローと連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、[次へ]をクリックします。

(8)次画面で申請の内容を取得するために「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。

(9)入力完了後、[テスト]をクリックし、問題なければ[保存する]をクリックします。

ステップ3:freee会計の設定

(1)最後にfreee会計の設定を行います。
3つ目のアクション「経費申請の作成」をクリックしましょう。

(2)連携したいアカウント情報を入力し、[次へ]をクリックします。

(3)次の画面で「事業所ID」、「申請タイトル」などの情報を設定していきます。
以下の画面のように入力バーをクリックすると、アカウントから事業所IDの情報を候補として展開できます。
該当するIDを選択してください。

(4)その他項目も必要に応じて、アウトプットを活用できます。
以下の画面は例として、トリガーアクションの【経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)】のステップで取得した「申請タイトル」を引用したものです。

(4)入力が済んだら[テスト]をクリックし、[保存する]をクリックしてください。

ステップ4:トリガーをONにする

すべての設定が完了したという表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。

これでフローボットの設定が完了しました。
今後、このフローボットを活用することで、コラボフローで経費申請する際に、freee会計に取引を登録する操作がスムーズになります。

freee会計を使ったその他の自動化例

他にもfreee会計を使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

①入力フォームで請求書を回収し、freee会計に取引を登録

入力フォームにアップロードされた請求書情報を自動的にfreee会計に未決済取引として登録するフローです。
請求書ファイルをfreee会計のファイルボックスに格納し、取引と紐づけることも可能です。

②Yoomデータベースからfreee会計に未決済取引を登録する

日常的にfreee会計を使用している方におすすめの自動化フローです。
Yoomデータベースからfreee会計に未決済取引を登録します。

③freee会計で経費申請が承認されたら、Slackに通知する

freee会計で経費申請が承認されたら自動的にSlackに通知を出すため、手動による通知作業を効率化します。
通知作業を自動化することで、Slackによる通知漏れも無くなり、承認後に必要となる業務に迅速に取り掛かることができます。

まとめ

日常的にコラボフローとfreee会計を使用している方にとって、経費申請から取引登録までのプロセスの自動化は、経理業務の効率化を目指す非常に有用でしょう。
手作業によるミスを削減し、迅速な申請状況の把握が可能になるため、経理部門の負担軽減も期待できます。

このYoomのアプリ連携で、企業全体の会計業務の効率化も期待できるため、より戦略的な経営判断をサポートする手段として活用してみてください。

この記事を書いた人
k.ueno
これまでカスタマーサポートとして、ユーザー様の疑問や不安点を解消するために尽力してきました。 yoomを活用することで、日々の煩雑になりつつある業務がサクサク進むようになると知り、感動しました! これから業務効率化を目指す方々へ、スムーズにサービスを利用してもらえるよう、わかりやすい内容でコンテンツを発信していきます。
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