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コラボフローとfreee会計の連携は、経理部門が日常的に行なっている経費申請から取引登録までのプロセスを自動化します。
作業の自動化が行われることで手作業によるミスを削減し、経理業務の効率化を図ることができます。
特に、経理業務の負担を軽減したい企業にとって、非常に有用なソリューションです。
本記事で2つのアプリの連携方法とフロー導入で得られるメリットをご紹介します。
・コラボフローとfreee会計を個別に利用しており、経費申請・会計登録の効率化に課題を感じている方
・コラボフローでの経費申請情報を自動的に会計システムへ連携させたい経理担当者
・経費申請や会計登録の手入力ミスを防ぎたい企業の経理部門責任者
・複数のツールを使用しており、APIを活用した業務プロセスの自動化を検討している方
・月末や四半期末の経理業務の負担を軽減し、迅速な財務状況把握を目指している方
コラボフローで経費申請が行われると、その情報をfreee会計に自動登録されるため、手動入力の作業の削減が期待できます。
具体例として、申請書の手入力は入力ミスが発生しやすく、確認作業が必要ですが、この自動化により正確なデータ入力が保証され、確認作業の工数削減につながります。
結果として、担当者が他の重要業務にリソースを集中させることが可能になり、業務全体の効率が向上するかもしれません。
手作業によるデータ入力は、ヒューマンエラーが発生しやすい部分であり、金額の誤入力や項目選択の誤りなどが典型的なエラーが例として挙げられます。
この自動化プロセスでは、コラボフローで入力されたデータがそのままfreee会計に反映されるため、入力ミスを未然に防ぐことにつながります。
例として、経費項目や支払い先などのデータを異なるアプリで管理している場合、アプリの連携を行うことで、情報を一貫し正確に取り扱えるため、ヒューマンエラーの影響を最小限に抑えることができるかもしれません。
通常、経費申請が承認されてから会計システムに登録されるまでのプロセスには、一定のタイムラグが生じることがあります。
この連携フローを導入することで、申請が承認された際にfreee会計への取引登録が迅速に行われます。
これにより、経費処理がスピードアップし、キャッシュフローの状況を素早く把握できるようになるでしょう。
特に、月末や期末の忙しい時期には、有効な自動化として期待できます。
[Yoomとは]
では、「コラボフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
■概要
コラボフローで経費が申請されたら、freee会計に取引を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・営業担当者からの経費申請をコラボフローで受け取っている経理担当者
・コラボフローで経費申請を受け取った後、freee会計にも取引の登録を行っている方
2.会計ソフトとしてfreeeを利用している企業
・freeeを利用して会計処理を行っている経理担当者
・コラボフローの情報をもとにfreee会計に経費申請を作成している方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は、経費精算などの会計処理を効率化する優れたサービスです。
しかし、経費の申請ごとに毎回手動で取引を登録するのは手間がかかります。
そこで、このテンプレートを活用すれば、コラボフローで申請された情報に基づき、freee会計に自動で経費申請が登録され、手作業の手間を省けます。
これにより、担当者の作業時間が短縮され、生産性の向上につながります。
また、手動入力が減ることで入力ミスや情報の抜け漏れも防ぎやすくなり、正確な会計処理の実現につながります。
■注意事項
・コラボフローとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・コラボフローとfreee会計をマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・コラボフローのトリガー設定とfreee会計のオペレーション設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認
それでは、連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。
(2)コラボフローのアプリをクリックすると以下の画面が表示されます。
「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
これでコラボフローの接続が完了しました。
(3)次にfreee会計を接続しましょう。
先ほどと同様の操作でfreee会計のアプリアイコンを検索し、クリックします。
アプリ連携を開始する画面に移行するので、下にスクロールして［許可する］をクリックします。
設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
コラボフローで経費が申請されたら、freee会計に取引を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・営業担当者からの経費申請をコラボフローで受け取っている経理担当者
・コラボフローで経費申請を受け取った後、freee会計にも取引の登録を行っている方
2.会計ソフトとしてfreeeを利用している企業
・freeeを利用して会計処理を行っている経理担当者
・コラボフローの情報をもとにfreee会計に経費申請を作成している方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は、経費精算などの会計処理を効率化する優れたサービスです。
しかし、経費の申請ごとに毎回手動で取引を登録するのは手間がかかります。
そこで、このテンプレートを活用すれば、コラボフローで申請された情報に基づき、freee会計に自動で経費申請が登録され、手作業の手間を省けます。
これにより、担当者の作業時間が短縮され、生産性の向上につながります。
また、手動入力が減ることで入力ミスや情報の抜け漏れも防ぎやすくなり、正確な会計処理の実現につながります。
■注意事項
・コラボフローとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーされるため、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する」をクリックしてください。
下記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。
(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」のままにしてください。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法はこちらの記事をご覧ください。
(5)［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報を取得しますが、この後のステップでアウトプットとしてこの情報を引用できます。
(6)では、2つ目のアクションを設定しましょう。
「申請内容の詳細を取得」をクリックしてください。
(7)コラボフローと連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次画面で申請の内容を取得するために「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。
(9)入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(1)最後にfreee会計の設定を行います。
3つ目のアクション「経費申請の作成」をクリックしましょう。
(2)連携したいアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「事業所ID」、「申請タイトル」などの情報を設定していきます。
以下の画面のように入力バーをクリックすると、アカウントから事業所IDの情報を候補として展開できます。
該当するIDを選択してください。
(4)その他項目も必要に応じて、アウトプットを活用できます。
以下の画面は例として、トリガーアクションの【経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）】のステップで取得した「申請タイトル」を引用したものです。
(4)入力が済んだら［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックしてください。
すべての設定が完了したという表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。
これでフローボットの設定が完了しました。
今後、このフローボットを活用することで、コラボフローで経費申請する際に、freee会計に取引を登録する操作がスムーズになります。
■概要
コラボフローで経費が申請されたら、freee会計に取引を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・営業担当者からの経費申請をコラボフローで受け取っている経理担当者
・コラボフローで経費申請を受け取った後、freee会計にも取引の登録を行っている方
2.会計ソフトとしてfreeeを利用している企業
・freeeを利用して会計処理を行っている経理担当者
・コラボフローの情報をもとにfreee会計に経費申請を作成している方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は、経費精算などの会計処理を効率化する優れたサービスです。
しかし、経費の申請ごとに毎回手動で取引を登録するのは手間がかかります。
そこで、このテンプレートを活用すれば、コラボフローで申請された情報に基づき、freee会計に自動で経費申請が登録され、手作業の手間を省けます。
これにより、担当者の作業時間が短縮され、生産性の向上につながります。
また、手動入力が減ることで入力ミスや情報の抜け漏れも防ぎやすくなり、正確な会計処理の実現につながります。
■注意事項
・コラボフローとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
他にもfreee会計を使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
入力フォームにアップロードされた請求書情報を自動的にfreee会計に未決済取引として登録するフローです。
請求書ファイルをfreee会計のファイルボックスに格納し、取引と紐づけることも可能です。
■概要
入力フォームにアップロードされた請求書情報を自動的にfreeeに未決済取引として登録します。
請求書ファイルをfreeeのファイルボックスに格納し、取引と紐づけることも可能です。
作成した入力フォームを外部の方（取引先など）に共有し、請求書を直接フォームにアップロードしてもらうことも可能です。
■設定方法
・freeeとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・入力フォームの項目を任意の項目に変更してください。例えば、顧客名、請求日、金額、品目、数量などの項目を設定できます。
・承認オペレーションで任意の承認者を指定してください。
・freeeの各オペレーションで連携アカウント情報や事業所IDなどの設定を行ってください。
・「未決済取引の登録」では勘定項目などの設定も実施してください。
・入力フォームに情報を送信し、フローボットを起動してください。これにより、フォームに入力された内容に基づいてfreeeに取引が登録されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・freeeのオペレーション内で「事業所ID」や「勘定科目ID」を任意の値に変更してご利用ください。
日常的にfreee会計を使用している方におすすめの自動化フローです。
Yoomデータベースからfreee会計に未決済取引を登録します。
◼️概要
Yoomデータベースからfreeeに未決済取引を登録します。
事前にfreee上に該当の取引先が登録されている必要があります。
◼️設定方法
1.freeeとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.freeeの「未決済取引を登録」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、取引日、取引先、金額、摘要、勘定科目などの取引情報を設定してください。
4.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動すると未決済取引がfreeeに登録されます。
◼️注意事項
・freee会計アカウントとの連携設定が必要です。
・freeeのオペレーション内で「事業所ID」や「勘定科目ID」などの設定情報を任意の値に変更してご利用ください。
freee会計で経費申請が承認されたら自動的にSlackに通知を出すため、手動による通知作業を効率化します。
通知作業を自動化することで、Slackによる通知漏れも無くなり、承認後に必要となる業務に迅速に取り掛かることができます。
■概要
freee会計で経費申請が承認されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を日常業務で使用している方
・freee会計を業務で活用している経理担当者
・経費管理をしている管理職の方
2.Slackを業務に使用している方
・日常的なやり取りをSlackで行っている方
・freee会計の承認情報をSlackで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は経費申請から承認のフローを一元管理できるため、管理業務を効率的に行えるのがメリットです。
しかし、経費申請の承認後に都度Slackで通知を出すのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、freee会計で経費申請が承認されたら自動的にSlackに通知を出すため、手動による通知作業を効率化します。
通知作業を自動化することで、Slackによる通知漏れも無くなり、承認後に必要となる業務に迅速に取り掛かることができます。
Slackへの通知先は任意でカスタマイズできるため、特定の部署やメンバーに通知することが可能です。
■注意事項
・freee会計、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
日常的にコラボフローとfreee会計を使用している方にとって、経費申請から取引登録までのプロセスの自動化は、経理業務の効率化を目指す非常に有用でしょう。
手作業によるミスを削減し、迅速な申請状況の把握が可能になるため、経理部門の負担軽減も期待できます。
このYoomのアプリ連携で、企業全体の会計業務の効率化も期待できるため、より戦略的な経営判断をサポートする手段として活用してみてください。
