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ラボフローで申請が承認された情報を効率的に確認したい方は多いのではないでしょうか。今回は、コラボフローとGmailを連携することで、申請が承認された際に自動で通知を受け取る方法を解説します。この自動化により、業務効率が向上し、手動でのミスを減らすことができます。特に、申請業務が多い企業にとっては、業務の透明性とスピードが大幅に改善されることが期待できます。
便利なフローをご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください！
コラボフローで申請が承認されると、Gmailで自動的に通知メールが送信されます。これにより、手作業でメールを作成する必要がなくなり、処理時間が短縮されます。例えば、申請件数が多い部署では、申請者や承認者が次のステップに進むまでの時間が大幅に短縮され、業務全体の効率化が実現します。
手動での通知にはヒューマンエラーのリスクがありますが、自動化により承認が完了した瞬間にGmailでメールが送信されます。これにより、通知漏れや誤送信を防ぎ、重要な情報が確実に関係者に届きます。例えば、承認結果を手動で通知していた担当者は、誤送信の心配がなくなり、業務の信頼性が向上します。
申請が承認されると同時にGmailで自動通知が送られることで、承認フローが誰でも簡単に追跡可能になります。これにより、申請者や承認者、管理者が進行状況をタイムリーに把握できます。例えば、承認待ちの状態や遅れが発生している部分を迅速に特定でき、問題が発生した際の迅速な対応が可能となります。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて4つのステップでフローを進めていきます。
・コラボフローとGmailをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・起点となるコラボフローのトリガー設定と後に続くGmailの通知設定
・トリガーをONにする
今回使用するテンプレートはこちらです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
コラボフローとGmailをマイアプリに登録しましょう。
先にマイアプリ登録を済ませておくと、今後の自動化設定がスムーズに行えます。
まずコラボフローのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックした後、コラボフローを選択してください。
アカウント名には任意の名前を入力しましょう。
ユーザーIDとAPIキーを入力してください。
以上でコラボフローのマイアプリ登録ができました。
続いてGmailのマイアプリ登録を行います。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」を選択後、Gmailをクリックしてください。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリの画面に戻り、コラボフローとGmailが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.アプリトリガー設定
以下の画像の赤枠内をクリックします。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されるので、
コラボフローと連携するアカウント情報に間違いがなければ「次へ」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に沿って設定を進めましょう。
※コラボフロー内でのWebhookの設定方法はこちらの記事をご覧ください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「テスト成功」となったら「保存する」をクリックしましょう。
2.アプリと連携する
赤枠の「申請内容の詳細を取得」をクリックします。
申請内容を取得する設定を行います。
以下の画像の画面の赤枠の「次へ」をクリックしましょう。
入力が完了したら画面の下へ進み「テスト」をクリックします。
「テスト成功」となったら「保存する」をクリックしましょう。
「API接続設定」が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
3.Gmailの設定
Gmailで通知を受け取るための設定を進めます。
以下の画面の赤枠内をクリックしましょう。
「メールの設定」の画面が表示されます。
今回連携するGmailのアカウントであることを確認します。
下へ進むとメールの内容を編集できます。
本文の箇所をクリックすると「アウトプット」が表示され、通知内容を簡単に設定することが可能です。
内容の編集ができたら「次へ」をクリックしましょう。
テスト送信し、Gmailに通知が届いていることを確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
①コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認したい方におすすめです。
②Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する時間の削減につながります。
③Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方におすすめです。
コラボフローとGmailの連携方法をご紹介しました。コラボフローとGmailの連携により、申請承認のプロセスが自動化され、業務効率が大幅に向上します。手動でのミスを減らし、承認フローの透明性を高めることで、企業全体の業務がスムーズに進行します。この記事の手順に従って設定を行うことで、誰でも簡単にこの自動化を実現できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
体験してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
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