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ラボフローで申請が承認された情報を効率的に確認したい方は多いのではないでしょうか。今回は、コラボフローとGmailを連携することで、申請が承認された際に自動で通知を受け取る方法を解説します。この自動化により、業務効率が向上し、手動でのミスを減らすことができます。特に、申請業務が多い企業にとっては、業務の透明性とスピードが大幅に改善されることが期待できます。
便利なフローをご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください！
コラボフローで申請が承認されると、Gmailで自動的に通知メールが送信されます。これにより、手作業でメールを作成する必要がなくなり、処理時間が短縮されます。例えば、申請件数が多い部署では、申請者や承認者が次のステップに進むまでの時間が大幅に短縮され、業務全体の効率化が実現します。
手動での通知にはヒューマンエラーのリスクがありますが、自動化により承認が完了した瞬間にGmailでメールが送信されます。これにより、通知漏れや誤送信を防ぎ、重要な情報が確実に関係者に届きます。例えば、承認結果を手動で通知していた担当者は、誤送信の心配がなくなり、業務の信頼性が向上します。
申請が承認されると同時にGmailで自動通知が送られることで、承認フローが誰でも簡単に追跡可能になります。これにより、申請者や承認者、管理者が進行状況をタイムリーに把握できます。例えば、承認待ちの状態や遅れが発生している部分を迅速に特定でき、問題が発生した際の迅速な対応が可能となります。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて4つのステップでフローを進めていきます。
・コラボフローとGmailをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・起点となるコラボフローのトリガー設定と後に続くGmailの通知設定
・トリガーをONにする
今回使用するテンプレートはこちらです。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2. Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで承認された申請を手作業でGmailに転記してメールを送信するのは手間がかかってしまいます。
[コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する]テンプレートを活用することで、コラボフローにアクセスして承認状況を確認していた方は、確認の手間が削減され、承認プロセスの効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・コラボフローとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
コラボフローとGmailをマイアプリに登録しましょう。
先にマイアプリ登録を済ませておくと、今後の自動化設定がスムーズに行えます。
まずコラボフローのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックした後、コラボフローを選択してください。
アカウント名には任意の名前を入力しましょう。
ユーザーIDとAPIキーを入力してください。
以上でコラボフローのマイアプリ登録ができました。
続いてGmailのマイアプリ登録を行います。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」を選択後、Gmailをクリックしてください。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリの画面に戻り、コラボフローとGmailが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2. Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで承認された申請を手作業でGmailに転記してメールを送信するのは手間がかかってしまいます。
[コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する]テンプレートを活用することで、コラボフローにアクセスして承認状況を確認していた方は、確認の手間が削減され、承認プロセスの効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・コラボフローとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.アプリトリガー設定
以下の画像の赤枠内をクリックします。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されるので、
コラボフローと連携するアカウント情報に間違いがなければ「次へ」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に沿って設定を進めましょう。
※コラボフロー内でのWebhookの設定方法はこちらの記事をご覧ください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「テスト成功」となったら「保存する」をクリックしましょう。
2.アプリと連携する
赤枠の「申請内容の詳細を取得」をクリックします。
申請内容を取得する設定を行います。
以下の画像の画面の赤枠の「次へ」をクリックしましょう。
入力が完了したら画面の下へ進み「テスト」をクリックします。
「テスト成功」となったら「保存する」をクリックしましょう。
「API接続設定」が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
3.Gmailの設定
Gmailで通知を受け取るための設定を進めます。
以下の画面の赤枠内をクリックしましょう。
「メールの設定」の画面が表示されます。
今回連携するGmailのアカウントであることを確認します。
下へ進むとメールの内容を編集できます。
本文の箇所をクリックすると「アウトプット」が表示され、通知内容を簡単に設定することが可能です。
内容の編集ができたら「次へ」をクリックしましょう。
テスト送信し、Gmailに通知が届いていることを確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2. Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで承認された申請を手作業でGmailに転記してメールを送信するのは手間がかかってしまいます。
[コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する]テンプレートを活用することで、コラボフローにアクセスして承認状況を確認していた方は、確認の手間が削減され、承認プロセスの効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・コラボフローとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
①コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認したい方におすすめです。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して承認フローを実施している企業
・承認状況の確認を簡単行いたい方
・承認の有無を迅速に把握したい方
2.Google Chatを利用して業務のやりとりを行っている企業
・情報共有としてGoogle Chatに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを利用していると、承認された申請をすぐに把握したいケースがあると思います。
例えば、承認後に必要な作業がある場合、承認の有無をすぐに把握できるとスムーズに作業に取りかかることができるため、承認されたらすぐにそのことを知りたいですよね。
そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認することができます。
これにより、承認後の作業を速やかに始めることができるため、業務効率化につながります。
また、コラボフローにアクセスすることなく、Google Chatで同じチームメンバーも情報を確認できるため、情報の透明性も向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
②Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する時間の削減につながります。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
③Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方におすすめです。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてkintoneを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・kintoneにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず、Gmailとkintoneを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、kintoneの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
コラボフローとGmailの連携方法をご紹介しました。コラボフローとGmailの連携により、申請承認のプロセスが自動化され、業務効率が大幅に向上します。手動でのミスを減らし、承認フローの透明性を高めることで、企業全体の業務がスムーズに進行します。この記事の手順に従って設定を行うことで、誰でも簡単にこの自動化を実現できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
体験してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
