コラボフローとMicrosoft Teamsを連携して承認後に自動で通知してみた！

申請承認後の情報共有を効率化するために、コラボフローとMicrosoft Teamsを連携してみませんか？
この記事では、コラボフローの申請が承認された際に、自動的にMicrosoft Teamsに通知する方法をご紹介します。
これにより、確認や通知漏れを減らし、業務の停滞を防ぐことができるでしょう。
さらに、承認結果をすぐに確認できるため、情報伝達がよりスムーズになるでしょう。

こんな方におすすめ

コラボフローとMicrosoft Teamsを連携させて効率化させたい方
承認プロセスの伝達ミスや遅延を防ぎたいと考える業務管理者
手動での通知が非効率だと感じている方

コラボフローとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1:業務の遅延を防ぐ

従来の承認プロセスの場合、手動で承認完了を通知する手間があり、承認者が通知を忘れて遅延が起こることも少なくありません。
しかし、コラボフローとMicrosoft Teamsを連携すると、申請が承認されてすぐにMicrosoft Teamsに通知されます。
たとえば、経理担当者は経費処理をすぐに開始できるため、業務の遅延を未然に防ぐことができるでしょう。

メリット2:情報伝達がスムーズになる

コラボフローからの承認結果をMicrosoft Teamsに自動通知することで、関係者全員が最新の情報を確認できます。
たとえば、見積書を作成して申請した場合、承認プロセスを可視化できるため、誰が承認を行ったか把握できるでしょう。
これにより、チーム全体が承認者を把握できるため、より進捗状況の確認がしやすくなるかもしれません。
その結果、情報の行き違いやズレを防止し、チーム内のやり取りがスムーズになるでしょう。

メリット3:確認や通知漏れを防ぐ

承認通知を手動で行っている場合、通知漏れや見落としが起こる可能性があります。
しかし、コラボフローとMicrosoft Teamsを連携すれば、申請内容が自動で通知されるため、ミスを減らすことができるでしょう。
たとえば、申請者が発注書を申請すると、Microsoft Teamsにすぐに通知され、承認後の内容がチャット内に履歴として残ります。
これにより、過去の記録を確認したい場合でも簡単に遡れるので、トラブルが発生した際も、スムーズに対応できるでしょう。

コラボフローとMicrosoft Teamsを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

コラボフローとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回は「コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

コラボフローとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるコラボフローのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、コラボフローとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:コラボフローとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録

コラボフローとMicrosoft TeamsをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませることで、自動化設定がスムーズになります。

コラボフローのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

検索欄を使用してコラボフローを検索するか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されるので、「アカウント名」を任意で設定しましょう。

コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックしてください。
Yoomの画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」の文字列を入力して、BASE64でエンコード化し、アクセストークンを設定しましょう。
BASE64でエンコード化については、こちらを確認してください。

次に、Microsoft Teamsのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように検索欄からMicrosoft Teamsを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、Microsoft Teamsにサインインしてください。

両方のマイアプリ登録が完了したら、コラボフローとMicrosoft Teamsが表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下のページより変更してください。
コラボフローの設定を行うので、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるコラボフローのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→自身で変更可能
「コラボフローと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「トリガーアクション」→経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）

以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。

こちらからWebhookの設定方法を確認しましょう。
「アプリ設定」→「経路設定」→「該当する経路を選択」→「Webhook」→「新規登録」
の順でクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定してください。

「Webhook名」→任意で設定
「通知先のWebhook URL」→コピーしたURLをペースト
「通知条件」→承認時にチェックを入れる

設定完了後、「保存」をクリックします。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行し、Yoom画面で「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、Microsoft Teamsの設定を行うので、「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があります。
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるため、注意しましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面が表示されるので、「チームID」を設定してください。
枠内をクリックすると、候補が表示されます。
該当するチームIDを設定しましょう。

次に、「チャネルID」を設定します。
先ほどと同じように候補から選択しましょう。

スクロールし、「メッセージ」を設定してください。
コラボフローのアウトプットを使用して、メッセージを設定します。
アウトプットは赤枠内をクリックすることで、選択できます。
Microsoft Teamsで確認したい承認内容をアウトプットから選択して設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、コラボフローとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

コラボフローを使ったその他の自動化例

1.コラボフローで申請が行われたら、自動的にkintoneにタスクを追加するフローです。
申請内容を基にkintoneで自動的にタスクを追加でき、タスクの作成が容易になるでしょう。
タスクの把握がしやすくなり、チームの効率化が期待できます。

2.Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたら、コラボフローに自動登録するフローです。
ユーザー情報を自動登録することで、手入力が不要になります。
手入力にかかっていた時間を短縮でき、担当者は他の業務に集中できます。

3.コラボフローで承認が完了したら、自動的にMicrosoft Excelのレコードを更新するフローです。
承認データが自動更新されるため、常に最新のデータを取得できます。
手作業で更新する手間が省け、担当者の負担を軽減できます。

まとめ

今回は、コラボフローとMicrosoft Teamsを連携して、承認通知を自動化する方法を解説しました。
これにより、リアルタイムの情報共有が可能になり、業務のミスや遅れを最小限に抑えることができます。
この自動化により、承認プロセスが円滑になり、チーム全体の効率化に役立つかもしれません。

Yoomを導入して自動化を活用し、今の業務をもっと効率化させましょう。