・
コラボフローで申請されたPDFファイルを手動でダウンロードし、OneDriveに保存する作業を効率化したいと考えたことがあるかもしれません。
こうした手動での定型業務は効率化が難しく、人為的ミスが生じるリスクがあります。
そのためコラボフローでの申請が多いチームでは、自動化を導入することが大きなメリットになるでしょう。
本記事では、コラボフローとOneDriveを連携することで、申請が承認された際に自動で申請書類をOneDriveにアップロードする方法を紹介します。
自動化を導入する際の参考にしてみてください。
コラボフローで申請されたPDFファイルを都度OneDriveに保存する作業は、申請数が多いときには大変です。
2つのツールを連携すれば、申請されたPDFファイルを自動で保存できるため、手作業の時間を削減できます。
例えば、事務作業に人員を多く割けない企業でも、この自動化を導入することで担当者が手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます。
その結果、1つの申請にかかる作業時間を短縮でき、業務効率の向上が期待できます。
承認されたPDFファイルを手動で保存する場合、ファイルの保存漏れや保存するフォルダを間違えるリスクがあります。
こうしたヒューマンエラーは、コラボフローとOneDriveを連携することで防止できます。
例えば、似た名称の経費申請がある場合、ファイル名が似ていることで、保存先を間違えることもあるでしょう。
保存先を間違えれば、決算時などで保管書類を確認するときに無駄な作業が生じます。
ツール同士の連携により、ファイル保存に関する人為的ミスを削減できれば、決算時などの対応がスムーズに行えるでしょう。
申請されたPDFファイルをダウンロードして保存する作業は、誰がやっても大差ありません。
こうした手動での作業は、自動化することで人的リソースを重要な業務へ回せるようになります。
例えば、事務作業に多くの人員を割けない企業でも、担当者が書類を手動で整理・アップロードする時間が削減されれば、その分を他の価値の高い業務に充てることができます。
このように誰がやっても同じ業務を自動化することで、人件費の削減につながるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードする」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、コラボフローで申請が承認されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、OneDriveが提供するAPIを用いてOneDriveにファイルを保存することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローを利用して申請管理を行っている方
・コラボフローを使って申請管理をしているが、承認後の手動作業に手間を感じる方
2. ドキュメント管理ツールとしてOneDriveを利用している方
・承認後の申請書類を自動でOneDriveにアップロードし、チーム全体での情報共有を容易にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするというフローを導入することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、承認された申請書類が自動的にOneDriveにアップロードされるため、手動でファイルをアップロードする手間が省けます。
これにより、業務効率が向上し、担当者の負担が軽減されます。
また、OneDrive上でファイルが一元管理されるため、必要な書類をすぐに検索・閲覧できるようになります。
ファイルの管理が簡単になり、業務のスピードアップと正確性の向上が期待できます。
さらに、自動化によりヒューマンエラーのリスクが減るため、重要な書類の管理がより安全に行われます。
このフローを活用することで、効率的でミスのない書類管理が実現し、業務全体の質が向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まずコラボフローとOneDriveをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、コラボフローとOneDriveをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜コラボフローの場合＞
・アカウント名、ユーザーID、APIキーを説明に沿って入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。
＜OneDriveの場合＞
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・上記でアカウントを入力し、以下の画面でサインインすると、マイアプリに登録が完了します。
3.コラボフローとOneDriveを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローを利用して申請管理を行っている方
・コラボフローを使って申請管理をしているが、承認後の手動作業に手間を感じる方
2. ドキュメント管理ツールとしてOneDriveを利用している方
・承認後の申請書類を自動でOneDriveにアップロードし、チーム全体での情報共有を容易にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするというフローを導入することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、承認された申請書類が自動的にOneDriveにアップロードされるため、手動でファイルをアップロードする手間が省けます。
これにより、業務効率が向上し、担当者の負担が軽減されます。
また、OneDrive上でファイルが一元管理されるため、必要な書類をすぐに検索・閲覧できるようになります。
ファイルの管理が簡単になり、業務のスピードアップと正確性の向上が期待できます。
さらに、自動化によりヒューマンエラーのリスクが減るため、重要な書類の管理がより安全に行われます。
このフローを活用することで、効率的でミスのない書類管理が実現し、業務全体の質が向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、コラボフローで申請が承認されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードする」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
3.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.WebhookURLをコピーし、コラボフローに設定したらテストを行います。
※コラボフローでWebhookURLを設定する方法は、こちらを確認してください。
5.テストが成功すると、アウトプットにコラボフローから取得した情報が表示されます。
アウトプットにファイルIDを追加し、保存します。
※ファイルIDを追加する方法は、こちらのヘルプページの「2.JSONPathを用いて、ファイルIDを取得する」で解説しています。
次に、コラボフローからPDFファイルをダウンロードする設定を行います。
1.「アプリと連携する 添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
2.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.インスタンス名とファイルIDを設定し、テストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」から、ステップ2で追加した項目を設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、ファイルごとに変わるIDを動的に反映できます。
4.テストが成功したら保存します。
最後に、コラボフローからダウンロードしたPDFファイルをOneDriveに保存する設定を行います。
1.「アプリと連携する ファイルをアップロード」をクリックします。
2.OneDriveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.PDFファイルの保存に関する設定をし、テストを行います。
※ドライブID、格納先フォルダのアイテムIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※ファイル名は、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」からも設定できます。これにより、申請ごとに変わる値をファイル名に動的に反映できます。
4.テストが成功したら保存します。
※テストが成功すると指定したフォルダにステップ3でダウンロードしたPDFファイルが保存されます。
5.トリガーをONにすると、以降はコラボフローで申請が承認されると、申請されたPDFファイルが自動でOneDriveに保存されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローを利用して申請管理を行っている方
・コラボフローを使って申請管理をしているが、承認後の手動作業に手間を感じる方
2. ドキュメント管理ツールとしてOneDriveを利用している方
・承認後の申請書類を自動でOneDriveにアップロードし、チーム全体での情報共有を容易にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするというフローを導入することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、承認された申請書類が自動的にOneDriveにアップロードされるため、手動でファイルをアップロードする手間が省けます。
これにより、業務効率が向上し、担当者の負担が軽減されます。
また、OneDrive上でファイルが一元管理されるため、必要な書類をすぐに検索・閲覧できるようになります。
ファイルの管理が簡単になり、業務のスピードアップと正確性の向上が期待できます。
さらに、自動化によりヒューマンエラーのリスクが減るため、重要な書類の管理がより安全に行われます。
このフローを活用することで、効率的でミスのない書類管理が実現し、業務全体の質が向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
コラボフローで申請が承認されても、担当者が気づくまでに時間がかかると、作業にタイムラグが生じてしまいます。
この連携を利用すれば、承認されたことがMicrosoft Teamsに通知されるため、担当者はスムーズに作業を進められるでしょう。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2.社内のチャットツールとしてMicrosoft Teamsを採用している企業
・承認状況をMicrosoft Teamsで確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、コラボフローで承認された申請をMicrosoft Teams上で迅速に把握することができます。
これまで、コラボフローにアクセスして承認状況を確認していた方は、確認の手間が削減されます。
承認後になにか対応する必要のある作業がある場合は、スムーズにその作業に取りかかることができるため、業務効率化を図れます。
また、申請内容に関するやりとりもそのままチャット上でできるので、メンバー間の連携も強化されるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加する
タスクの申請・管理にコラボフローとMicrosoft Excelを利用する場合、タスクを手動で登録する作業が発生してしまいます。
この自動化を利用すると、承認されたタスク情報がMicrosoft Excelに自動で追加されるため、業務効率の向上が期待できます。
■概要
コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している総務部担当者
・プロジェクトの進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務処理時間短縮によって従業員の生産性向上につなげることができるアプリです。
さらにMicrosoft Excelを併せて活用することであらゆる情報をタスクと管理することができ、業務進行をスムーズにします。
しかしコラボフローの内容を毎回Microsoft Excelに手入力することは手間がかかり、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業に時間をかけず、より建設的な業務に注力したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することでMicrosoft Excelに自動でタスク追加を行い、手作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、コア業務にチーム全体が注力でき業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.コラボフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する
コラボフローで承認された経費を手動で登録する作業は、経費申請の数に比例して担当者の大きな負担になります。
この連携を利用すれば取引を自動登録できるため担当者の負担が軽減され、正確な取引登録が可能になります。
■概要
コラボフローで経費が申請されたら、freee会計に取引を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・営業担当者からの経費申請をコラボフローで受け取っている経理担当者
・コラボフローで経費申請を受け取った後、freee会計にも取引の登録を行っている方
2.会計ソフトとしてfreeeを利用している企業
・freeeを利用して会計処理を行っている経理担当者
・コラボフローの情報をもとにfreee会計に経費申請を作成している方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は、経費精算などの会計処理を効率化する優れたサービスです。
しかし、経費の申請ごとに毎回手動で取引を登録するのは手間がかかります。
そこで、このテンプレートを活用すれば、コラボフローで申請された情報に基づき、freee会計に自動で経費申請が登録され、手作業の手間を省けます。
これにより、担当者の作業時間が短縮され、生産性の向上につながります。
また、手動入力が減ることで入力ミスや情報の抜け漏れも防ぎやすくなり、正確な会計処理の実現につながります。
■注意事項
・コラボフローとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローとOneDriveの連携により、申請書類の保存を自動化できます。
これにより、担当者が手作業でファイルをダウンロードして保存する時間が削減され、ファイル保存時のヒューマンエラーが防止され、ヒューマンリソースを重要な業務に回せるようになるでしょう。
その結果、事務作業にかかる人件費の削減が期待できます。
コラボフローとOneDriveの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事の手順に従って設定を行うことで、簡単に導入できるため、この機会にぜひ業務の効率化を図ってみてください。
