コラボフローで申請されたPDFファイルを手動でダウンロードし、OneDriveに保存する作業を効率化したいと考えたことがあるかもしれません。
こうした手動での定型業務は効率化が難しく、人為的ミスが生じるリスクがあります。
そのためコラボフローでの申請が多いチームでは、自動化を導入することが大きなメリットになるでしょう。
本記事では、コラボフローとOneDriveを連携することで、申請が承認された際に自動で申請書類をOneDriveにアップロードする方法を紹介します。
自動化を導入する際の参考にしてみてください。
コラボフローで申請されたPDFファイルを都度OneDriveに保存する作業は、申請数が多いときには大変です。
2つのツールを連携すれば、申請されたPDFファイルを自動で保存できるため、手作業の時間を削減できます。
例えば、事務作業に人員を多く割けない企業でも、この自動化を導入することで担当者が手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます。
その結果、1つの申請にかかる作業時間を短縮でき、業務効率の向上が期待できます。
承認されたPDFファイルを手動で保存する場合、ファイルの保存漏れや保存するフォルダを間違えるリスクがあります。
こうしたヒューマンエラーは、コラボフローとOneDriveを連携することで防止できます。
例えば、似た名称の経費申請がある場合、ファイル名が似ていることで、保存先を間違えることもあるでしょう。
保存先を間違えれば、決算時などで保管書類を確認するときに無駄な作業が生じます。
ツール同士の連携により、ファイル保存に関する人為的ミスを削減できれば、決算時などの対応がスムーズに行えるでしょう。
申請されたPDFファイルをダウンロードして保存する作業は、誰がやっても大差ありません。
こうした手動での作業は、自動化することで人的リソースを重要な業務へ回せるようになります。
例えば、事務作業に多くの人員を割けない企業でも、担当者が書類を手動で整理・アップロードする時間が削減されれば、その分を他の価値の高い業務に充てることができます。
このように誰がやっても同じ業務を自動化することで、人件費の削減につながるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードする」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、コラボフローで申請が承認されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、OneDriveが提供するAPIを用いてOneDriveにファイルを保存することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まずコラボフローとOneDriveをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、コラボフローとOneDriveをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜コラボフローの場合＞
・アカウント名、ユーザーID、APIキーを説明に沿って入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。
＜OneDriveの場合＞
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・上記でアカウントを入力し、以下の画面でサインインすると、マイアプリに登録が完了します。
3.コラボフローとOneDriveを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、コラボフローで申請が承認されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードする」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
3.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.WebhookURLをコピーし、コラボフローに設定したらテストを行います。
※コラボフローでWebhookURLを設定する方法は、こちらを確認してください。
5.テストが成功すると、アウトプットにコラボフローから取得した情報が表示されます。
アウトプットにファイルIDを追加し、保存します。
※ファイルIDを追加する方法は、こちらのヘルプページの「2.JSONPathを用いて、ファイルIDを取得する」で解説しています。
次に、コラボフローからPDFファイルをダウンロードする設定を行います。
1.「アプリと連携する 添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
2.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.インスタンス名とファイルIDを設定し、テストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」から、ステップ2で追加した項目を設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、ファイルごとに変わるIDを動的に反映できます。
4.テストが成功したら保存します。
最後に、コラボフローからダウンロードしたPDFファイルをOneDriveに保存する設定を行います。
1.「アプリと連携する ファイルをアップロード」をクリックします。
2.OneDriveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.PDFファイルの保存に関する設定をし、テストを行います。
※ドライブID、格納先フォルダのアイテムIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※ファイル名は、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」からも設定できます。これにより、申請ごとに変わる値をファイル名に動的に反映できます。
4.テストが成功したら保存します。
※テストが成功すると指定したフォルダにステップ3でダウンロードしたPDFファイルが保存されます。
5.トリガーをONにすると、以降はコラボフローで申請が承認されると、申請されたPDFファイルが自動でOneDriveに保存されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
コラボフローで申請が承認されても、担当者が気づくまでに時間がかかると、作業にタイムラグが生じてしまいます。
この連携を利用すれば、承認されたことがMicrosoft Teamsに通知されるため、担当者はスムーズに作業を進められるでしょう。
2.コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加する
タスクの申請・管理にコラボフローとMicrosoft Excelを利用する場合、タスクを手動で登録する作業が発生してしまいます。
この自動化を利用すると、承認されたタスク情報がMicrosoft Excelに自動で追加されるため、業務効率の向上が期待できます。
3.コラボフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する
コラボフローで承認された経費を手動で登録する作業は、経費申請の数に比例して担当者の大きな負担になります。
この連携を利用すれば取引を自動登録できるため担当者の負担が軽減され、正確な取引登録が可能になります。
コラボフローとOneDriveの連携により、申請書類の保存を自動化できます。
これにより、担当者が手作業でファイルをダウンロードして保存する時間が削減され、ファイル保存時のヒューマンエラーが防止され、ヒューマンリソースを重要な業務に回せるようになるでしょう。
その結果、事務作業にかかる人件費の削減が期待できます。
コラボフローとOneDriveの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事の手順に従って設定を行うことで、簡単に導入できるため、この機会にぜひ業務の効率化を図ってみてください。
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