コラボフローとOutlookを連携して、コラボフローでの申請承認通知をOutlookで受け取る方法

コラボフローを日常業務で活用し、ワークフローの効率化を図る中で、承認後の確認をもっとスムーズにしたいと思っていませんか？
コラボフローとOutlookを連携し、申請承認通知を受け取る方法を紹介します。この自動化により、申請承認のプロセスを迅速かつ効率的に管理できるようになり、業務の効率化が期待できます。特に多くの申請を扱う企業にとって、手間を省き、ヒューマンエラーを減らすことが可能です。
便利なフローをご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください！

こんな方におすすめ

業務プロセスを自動化し、効率化を図りたいと考えている企業の担当者
申請承認フローにおけるヒューマンエラーを削減したい企業のIT担当者
申請承認後のメール通知作業を自動化して業務負担を軽減したい担当者
コンプライアンス遵守を強化し、申請承認プロセスを記録したい企業の経営層
承認通知業務をスムーズに進めるためにOutlookと業務フローを連携させたい担当者

コラボフローとOutlookの連携メリットと具体例

メリット1: 作業の効率化と時間の節約

コラボフローを利用して申請が承認された際に、Outlookで自動的にメールが送信される仕組みを導入することで、手動での通知作業を大幅に削減できます。
例えば、経費申請や休暇申請の承認が完了した時点で、即座に承認結果を関係者に通知できるため、次のステップに進む際の待機時間も短縮され、業務スピードの向上が期待できます。

メリット2: ヒューマンエラーの削減

業務フローにおけるヒューマンエラーは、手動で行う作業が多いほど発生しやすくなります。申請承認後の通知作業を自動化することで、誤って通知を忘れたり、間違った宛先にメールを送信したりするリスクを減らすことができます。たとえば、申請承認後に関係者にメールを手動で送信する際、誤送信や情報漏洩が発生する可能性がありますが、自動化によりそのような問題を事前に防ぐことに繋がります。

メリット3: コンプライアンス遵守の強化

申請承認後にOutlookで自動的にメールを送信することにより、承認プロセスが正確に履行されたことを記録として残すことができます。これにより、コンプライアンス関連の要件を満たすことが容易になります。特に法的な要件や社内規定に従って処理が行われることが求められる場合、手動での対応では不正や漏れが発生する可能性がありますが、自動化によりすべての申請と承認のプロセスが追跡可能な形で保存されるため、監査や内部レビューの際にも役立ちます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、コラボフローとOutlookを連携して、コラボフローでの申請承認通知をOutlookで受け取る方法をご説明します。

[Yoomとは]

コラボフローとOutlookの連携フローの作り方

コラボフローのデータベースにレコードが登録されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、
Outlookの提供するAPIを用いてOutlookにコラボフローで登録されたレコードデータを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回のフローは大きく分けて４つのプロセスで進めていきます。

・コラボフローとOutlookをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・起点となるコラボフローのトリガー設定と後に続くOutlookの通知設定
・トリガーをONにする

今回使用するテンプレートはこちらです。

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

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ステップ1：コラボフローとOutlookをマイアプリ連携

まずは、コラボフローをYoomと連携しましょう。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」から「新規接続」を選択後、コラボフローをクリックしてください。

アカウント名には任意の名前を入力しましょう。
ユーザーIDとAPIキーを入力してください。
コラボフロー設定方法はこちらをご覧ください。

以上でコラボフローのマイアプリ登録が完了です。

次にOutlookのマイアプリ登録を行います。
コラボフローと同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。

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パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。

マイアプリの画面にコラボフローとOutlookが表示されていれば、マイアプリ登録は完了です。

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ステップ2：テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：起点となるコラボフローのトリガー設定と後に続くOutlookの通知設定

1.アプリトリガー設定

コラボフローで申請承認を受信するトリガーを設定します。
赤枠の内をクリックしましょう。

連携アカウントとアクション選択の画面が表示されます。
内容を確認し「次へ」をクリックしましょう。

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内容に従って設定を行いましょう。
コラボフローのWebhook設定方法はこちらをご覧ください。
設定ができたら「テスト」をクリックし、「テスト完了」を確認後「保存する」をクリックします。

2.アプリと連携する

赤枠の「申請内容の詳細を取得」をクリックします。

申請内容を取得する設定を行います。
以下の画像の画面の赤枠の「次へ」をクリックしましょう。
入力が完了したら画面の下へ進み「テスト」をクリックします。

「テスト成功」となったら「保存する」をクリックしましょう。

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「API接続設定」が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。

3.Outlookへの通知設定

Outlookで通知を受け取るための設定を進めます。
以下の画面の赤枠内をクリックしましょう。

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「メールの設定」の画面が表示されます。
今回連携するOutlookのアカウントであることを確認します。

下へ進むとメールの内容を編集できます。
本文の箇所をクリックすると「アウトプット」が表示され、連携したアプリから取得した内容を入力することが可能です。
以下の画像では通知内容として「申請日時」「完了日時」「タイトル」をOutlookで確認ができるように入力しています。

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テスト送信し、Outlookに通知が届いていることを確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーをONにする

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

コラボフロー・Outlookを使ったその他の自動化例

①コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方におすすめです。

②Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する

Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。
Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者、顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方におすすめです。

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③Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成する

Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成するフローです。
チームメンバーのスケジュールをOutlookで共有しており、オンラインでの会議や商談を頻繁に実施する方におすすめです。

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まとめ

コラボフローとOutlookの連携により、申請承認通知のプロセスを自動化することで、業務の効率化とヒューマンエラーの削減が可能になります。また、コンプライアンス遵守の強化にも寄与し、企業のリスク管理をサポートします。この連携を活用することで、業務のスピードアップと信頼性の向上が期待できます。Yoomを活用して自動化を行い、実際の業務にどんな良い変化があるのか体験してみてください！