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コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする方法
ビジネスの現場では、日々の業務を効率的に進めるためにさまざまなツールが活用されています。
特に、情報の共有や管理をスムーズに行うためのシステム連携は、業務の生産性を大きく向上させる要素です。
そのため、今回はコラボフローとMicrosoft SharePointを連携させ、コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードするプロセスを紹介します！
この連携によって、手動作業を削減し、業務のスピードアップも見込めるでしょう。
さらにノーコードで実現できる、自動化の具体的な設定方法も解説します。
業務効率化を目指す方々に役立つ情報です。ぜひ参考にしてくださいね。
こんな方におすすめ
- コラボフローとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
- 部門間の情報共有や進捗管理の透明化を目指す方。
- 承認プロセスの自動化で業務効率向上を検討している方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請の管理を行っている方
・各種申請の承認フローを自動化して効率化を図りたいと考えている方
・承認された申請書類を手動で管理するのが手間に感じている方
2. Microsoft SharePointを使用している企業
・SharePointを利用してドキュメントの一元管理を行いたい方
・承認された申請書類を自動的にSharePointにアップロードして業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使用することにより、コラボフローで承認された申請書類のPDFが自動的にMicrosoft SharePointにアップロードされるという大きなメリットがあります。
これにより、手動でのアップロード作業が不要となるため、時間と労力が削減されます。
また、重要な書類が一元管理されることで、情報の検索や共有が容易になり、業務の効率化が図れます。
さらに、書類の紛失リスクを低減し、正確なデータ管理を実現できます。
業務プロセスが自動化されることで、担当者の負担が軽減され、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請の管理を行っている方
・各種申請の承認フローを自動化して効率化を図りたいと考えている方
・承認された申請書類を手動で管理するのが手間に感じている方
2. Microsoft SharePointを使用している企業
・SharePointを利用してドキュメントの一元管理を行いたい方
・承認された申請書類を自動的にSharePointにアップロードして業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使用することにより、コラボフローで承認された申請書類のPDFが自動的にMicrosoft SharePointにアップロードされるという大きなメリットがあります。
これにより、手動でのアップロード作業が不要となるため、時間と労力が削減されます。
また、重要な書類が一元管理されることで、情報の検索や共有が容易になり、業務の効率化が図れます。
さらに、書類の紛失リスクを低減し、正確なデータ管理を実現できます。
業務プロセスが自動化されることで、担当者の負担が軽減され、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
[Yoomとは]
ここからは、Yoomのテンプレート【コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする】という連携フローを使って設定をしていきます。
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする方法
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
- コラボフローとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー、アクションの設定
- 最後にトリガーが起動するか確認
事前準備
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
すでにアカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)コラボフローのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得する必要があります。
その後、設定から「システム環境エリア」を選択します。
「環境設定」を選択します。
画面下にスクロールすると「REST API」という項目があるので、登録欄に記入し、APIキーを取得してください。
任意のクライアント名を入力し、認証タイプに「HTTPヘッダー認証」を選択後、「APIキーを発行する」ボタンをクリックして、APIキーを取得します。
これで取得できたAPIキーをユーザーIDを「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」という形式で組み合わせBASE64でエンコード化しておきます。
Base64エンコードとは | Yoomヘルプセンター
ステップ1：コラボフローとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「コラボフロー」と「Microsoft SharePoint」を１つずつ検索します。
コラボフローを選択できたら、使用するアカウント名と事前準備したアクセストークンを入力し、「追加」しましょう
同様にMicrosoft SharePointを選択したら、使用するアカウントでログインします。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
こちらのバナーをクリックします。
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請の管理を行っている方
・各種申請の承認フローを自動化して効率化を図りたいと考えている方
・承認された申請書類を手動で管理するのが手間に感じている方
2. Microsoft SharePointを使用している企業
・SharePointを利用してドキュメントの一元管理を行いたい方
・承認された申請書類を自動的にSharePointにアップロードして業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使用することにより、コラボフローで承認された申請書類のPDFが自動的にMicrosoft SharePointにアップロードされるという大きなメリットがあります。
これにより、手動でのアップロード作業が不要となるため、時間と労力が削減されます。
また、重要な書類が一元管理されることで、情報の検索や共有が容易になり、業務の効率化が図れます。
さらに、書類の紛失リスクを低減し、正確なデータ管理を実現できます。
業務プロセスが自動化されることで、担当者の負担が軽減され、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請の管理を行っている方
・各種申請の承認フローを自動化して効率化を図りたいと考えている方
・承認された申請書類を手動で管理するのが手間に感じている方
2. Microsoft SharePointを使用している企業
・SharePointを利用してドキュメントの一元管理を行いたい方
・承認された申請書類を自動的にSharePointにアップロードして業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使用することにより、コラボフローで承認された申請書類のPDFが自動的にMicrosoft SharePointにアップロードされるという大きなメリットがあります。
これにより、手動でのアップロード作業が不要となるため、時間と労力が削減されます。
また、重要な書類が一元管理されることで、情報の検索や共有が容易になり、業務の効率化が図れます。
さらに、書類の紛失リスクを低減し、正確なデータ管理を実現できます。
業務プロセスが自動化されることで、担当者の負担が軽減され、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
さらに、コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこからも開くことができます。
ステップ3：トリガーを設定
「アプリトリガー ワークフローが承認されたら」をクリックします。
ステップ4：コラボフローのアクションを設定
1) アクションは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、完了したら「テスト」をクリックします。
コラボフローの設定方法は以下を参考にしてください。
経路のWebhook設定 – コラボフローサポート
3)テスト成功後、アウトプット下にある「+取得する値を追加」をクリックし、次のステップに必要なアウトプット情報を追加します。
詳しくは以下を参考にしてください。
コラボフローの「添付ファイルのダウンロード」アクションの設定方法について | Yoomヘルプセンター
4)アウトプット情報を追加後、「保存」します。
ステップ5：コラボフローのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコードの挿入」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「添付ファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
先ほど取得したコラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
ステップ6：Microsoft SharePointのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとコラボフローの候補から選択して入力できます。
また、ファイル名もコラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする】というフローが完成です。
ステップ6: テストと確認
設定完了後、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請の管理を行っている方
・各種申請の承認フローを自動化して効率化を図りたいと考えている方
・承認された申請書類を手動で管理するのが手間に感じている方
2. Microsoft SharePointを使用している企業
・SharePointを利用してドキュメントの一元管理を行いたい方
・承認された申請書類を自動的にSharePointにアップロードして業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使用することにより、コラボフローで承認された申請書類のPDFが自動的にMicrosoft SharePointにアップロードされるという大きなメリットがあります。
これにより、手動でのアップロード作業が不要となるため、時間と労力が削減されます。
また、重要な書類が一元管理されることで、情報の検索や共有が容易になり、業務の効率化が図れます。
さらに、書類の紛失リスクを低減し、正確なデータ管理を実現できます。
業務プロセスが自動化されることで、担当者の負担が軽減され、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請の管理を行っている方
・各種申請の承認フローを自動化して効率化を図りたいと考えている方
・承認された申請書類を手動で管理するのが手間に感じている方
2. Microsoft SharePointを使用している企業
・SharePointを利用してドキュメントの一元管理を行いたい方
・承認された申請書類を自動的にSharePointにアップロードして業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使用することにより、コラボフローで承認された申請書類のPDFが自動的にMicrosoft SharePointにアップロードされるという大きなメリットがあります。
これにより、手動でのアップロード作業が不要となるため、時間と労力が削減されます。
また、重要な書類が一元管理されることで、情報の検索や共有が容易になり、業務の効率化が図れます。
さらに、書類の紛失リスクを低減し、正確なデータ管理を実現できます。
業務プロセスが自動化されることで、担当者の負担が軽減され、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コラボフローやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもコラボフローやMicrosoft SharePointのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
コラボフローを活用した自動化例
コラボフローで申請が行われたらタスクを追加する
タスク追加を自動で行うことが可能で、手入力にかかっていた時間を他の業務に充てることができるようになるかもしれません。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している総務部担当者
・プロジェクトの進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務処理時間短縮によって従業員の生産性向上につなげることができるアプリです。
さらにMicrosoft Excelを併せて活用することであらゆる情報をタスクと管理することができ、業務進行をスムーズにします。
しかしコラボフローの内容を毎回Microsoft Excelに手入力することは手間がかかり、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業に時間をかけず、より建設的な業務に注力したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することでMicrosoft Excelに自動でタスク追加を行い、手作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、コア業務にチーム全体が注力でき業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している総務部担当者
・プロジェクトの進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務処理時間短縮によって従業員の生産性向上につなげることができるアプリです。
さらにMicrosoft Excelを併せて活用することであらゆる情報をタスクと管理することができ、業務進行をスムーズにします。
しかしコラボフローの内容を毎回Microsoft Excelに手入力することは手間がかかり、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業に時間をかけず、より建設的な業務に注力したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することでMicrosoft Excelに自動でタスク追加を行い、手作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、コア業務にチーム全体が注力でき業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コラボフローで申請が承認されたら契約書を送付する
プロセスの自動化により、契約書の送付漏れを防ぎ、迅速な対応ができるようになります。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらfreeeサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請管理を効率化したい方
・承認後のプロセスを迅速に処理したい方
2.freeeサインを利用して契約書の電子署名を行っている方
・契約書の締結プロセスを自動化し、紙ベースの手間を省きたい方
・電子署名を用いた契約書の送付をスムーズに行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローとfreeeサインを連携することで、契約書の送付プロセスを自動化できるというメリットがあります。
これにより、申請が承認されたタイミングで即座に契約書を送付できるため、契約手続きが迅速かつスムーズに進行します。
また、自動化されることで手作業の負担が軽減され、非常に効率的です。
リソースを他の重要業務に振り向けることができ、生産性が向上します。
さらに、手動でのミスを減らすことで、精度の高い契約管理が実現できます。
このフローを導入することで、社内の業務プロセスが効率的になるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとfreeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGMOサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認プロセスの効率化のためにコラボフローを利用している方
・承認後に手動で契約書を送付しているが、手間がかかっていると感じている方
2.GMOサインを利用して契約書の締結を行っている方
・契約書の送付から締結までのプロセスを効率化したい方
・業務プロセスのスピードアップを図り、ペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローとGMOサインを連携させることで、申請の承認から契約書送付までの作業を自動化できます。
これにより、手動での作業を省略し、業務の効率化を図ることが可能です。
プロセスの自動化により、契約書の送付漏れを防ぎ、迅速な対応ができるようになります。
また、手作業のミスを削減することで、管理が容易になり、業務の正確性と信頼性が向上します。
このフローを導入することで、業務負荷を軽減し、他の重要な業務に集中することができるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらDocuSignで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローを利用して承認プロセスを管理している方
・複数の承認ステップを持つプロジェクトで、承認後の作業が迅速かつ確実に行われることを重要視している方
・手動で承認状況を追跡する負担を減らし、業務の効率化を図りたいと考えている方
2.DocuSignを活用して契約書の電子署名を行っている方
・契約書の送付や署名プロセスを自動化し、時間と手間を削減したい方
・署名の管理や追跡を一元管理し、契約業務をスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで申請が承認されたらDocuSignで契約書を送付するというフローを利用することで、手続きの自動化が進みます。
このフローを活用すると、手動でのメール送信や契約書の確認作業が不要となり、業務の迅速化が図れます。
承認されたタイミングで自動的に契約書が送付されるため、タイムリーな対応が可能となり、クライアントの信頼度が向上します。
また、ミスが起こりにくくなることで、業務の精度が上がります。
このフローにより、効率的な業務運営が実現し、組織全体の生産性が向上することでしょう。
■注意事項
・コラボフローとDocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらfreeeサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請管理を効率化したい方
・承認後のプロセスを迅速に処理したい方
2.freeeサインを利用して契約書の電子署名を行っている方
・契約書の締結プロセスを自動化し、紙ベースの手間を省きたい方
・電子署名を用いた契約書の送付をスムーズに行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローとfreeeサインを連携することで、契約書の送付プロセスを自動化できるというメリットがあります。
これにより、申請が承認されたタイミングで即座に契約書を送付できるため、契約手続きが迅速かつスムーズに進行します。
また、自動化されることで手作業の負担が軽減され、非常に効率的です。
リソースを他の重要業務に振り向けることができ、生産性が向上します。
さらに、手動でのミスを減らすことで、精度の高い契約管理が実現できます。
このフローを導入することで、社内の業務プロセスが効率的になるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとfreeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGMOサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認プロセスの効率化のためにコラボフローを利用している方
・承認後に手動で契約書を送付しているが、手間がかかっていると感じている方
2.GMOサインを利用して契約書の締結を行っている方
・契約書の送付から締結までのプロセスを効率化したい方
・業務プロセスのスピードアップを図り、ペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローとGMOサインを連携させることで、申請の承認から契約書送付までの作業を自動化できます。
これにより、手動での作業を省略し、業務の効率化を図ることが可能です。
プロセスの自動化により、契約書の送付漏れを防ぎ、迅速な対応ができるようになります。
また、手作業のミスを削減することで、管理が容易になり、業務の正確性と信頼性が向上します。
このフローを導入することで、業務負荷を軽減し、他の重要な業務に集中することができるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらDocuSignで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローを利用して承認プロセスを管理している方
・複数の承認ステップを持つプロジェクトで、承認後の作業が迅速かつ確実に行われることを重要視している方
・手動で承認状況を追跡する負担を減らし、業務の効率化を図りたいと考えている方
2.DocuSignを活用して契約書の電子署名を行っている方
・契約書の送付や署名プロセスを自動化し、時間と手間を削減したい方
・署名の管理や追跡を一元管理し、契約業務をスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで申請が承認されたらDocuSignで契約書を送付するというフローを利用することで、手続きの自動化が進みます。
このフローを活用すると、手動でのメール送信や契約書の確認作業が不要となり、業務の迅速化が図れます。
承認されたタイミングで自動的に契約書が送付されるため、タイムリーな対応が可能となり、クライアントの信頼度が向上します。
また、ミスが起こりにくくなることで、業務の精度が上がります。
このフローにより、効率的な業務運営が実現し、組織全体の生産性が向上することでしょう。
■注意事項
・コラボフローとDocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで承認が完了したら情報を更新する
承認状況がリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、Salesforceのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、Salesforceのレコードと連携させたい方
・承認完了後のSalesforceレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにSalesforceに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、Salesforceのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がSalesforceにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
■注意事項
・コラボフロー、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Excelとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、Microsoft Excelのレコードと連携させたい方
・承認完了後のMicrosoft Excelレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにMicrosoft Excelに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、Microsoft Excelのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がMicrosoft Excelにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとMicrosoft Excelの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要コラボフローで申請が承認された後、その内容を管理用のGoogle スプレッドシートに手作業で転記・更新していませんか？この作業は、定期的に発生するため手間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーに、Google スプレッドシートの該当レコードを自動で更新できるため、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携させ、承認後の転記作業を自動化したい方
- 申請・承認フローにおける手作業をなくし、業務の効率化を目指している担当者の方
- データの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- コラボフローでの承認完了と同時にレコードが自動で更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「コラボフローで承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、承認された情報をもとにレコードを更新するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象のスプレッドシートIDやシート名、更新したい行の条件などを任意で設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、Salesforceのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、Salesforceのレコードと連携させたい方
・承認完了後のSalesforceレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにSalesforceに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、Salesforceのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がSalesforceにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
■注意事項
・コラボフロー、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Excelとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、Microsoft Excelのレコードと連携させたい方
・承認完了後のMicrosoft Excelレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにMicrosoft Excelに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、Microsoft Excelのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がMicrosoft Excelにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとMicrosoft Excelの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携させ、承認後の転記作業を自動化したい方
- 申請・承認フローにおける手作業をなくし、業務の効率化を目指している担当者の方
- データの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制の精度を高めたいと考えている方
- コラボフローでの承認完了と同時にレコードが自動で更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
- はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「コラボフローで承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、承認された情報をもとにレコードを更新するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象のスプレッドシートIDやシート名、更新したい行の条件などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft SharePointを活用した自動化例
情報が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
情報を反映してMicrosoft SharePointにフォルダが自動作成されるため、これまでフォルダを手作業で作成していた方は手間を省けます。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceとMicrosoft SharePointを併用する営業・顧客管理チーム
・Salesforceに登録した取引先情報をMicrosoft SharePointでも管理して関連ファイルを紐付けたい方
2.Salesforceを主に利用する営業担当者
・SharePointのファイル共有機能を活用して取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客関係管理に不可欠なツールですが、取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointに手動でフォルダを作成するのは非効率的で時間がかかる作業です。
このフローを導入することで、Salesforceで取引先が登録されるとSharePoint上に対応するフォルダが自動的で作成されます。これにより、担当者はフォルダ作成の手間から解放されて顧客対応や営業活動など、より重要な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Notionで管理している取引先情報を、Microsoft SharePointにも反映させていますか？案件ごとにフォルダを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかる上に、入力ミスやフォルダの作成漏れといった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先データが登録されるとMicrosoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項- Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceとMicrosoft SharePointを併用する営業・顧客管理チーム
・Salesforceに登録した取引先情報をMicrosoft SharePointでも管理して関連ファイルを紐付けたい方
2.Salesforceを主に利用する営業担当者
・SharePointのファイル共有機能を活用して取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客関係管理に不可欠なツールですが、取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointに手動でフォルダを作成するのは非効率的で時間がかかる作業です。
このフローを導入することで、Salesforceで取引先が登録されるとSharePoint上に対応するフォルダが自動的で作成されます。これにより、担当者はフォルダ作成の手間から解放されて顧客対応や営業活動など、より重要な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方
- Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
- はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます
■注意事項
- Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する
必要な書類や情報を一箇所に集約できるため、従業員が必要な情報に迅速にアクセスでき、業務効率が向上します。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google Workspaceでアカウントを発行し、その後Microsoft SharePointで手動で個人用フォルダを作成する作業は、手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローは、Google Workspaceに従業員が新しく登録されたことを検知して、Microsoft SharePointに従業員ごとの専用フォルダを自動で作成します。
これにより、入社対応における手作業を減らし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointで入社手続きを行っている人事・総務担当の方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、ヒューマンエラーをなくしたい情報システム担当の方
- 従業員の入社関連業務を効率化し、組織全体の生産性向上を目指しているマネジメント層の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへの従業員登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新しい従業員が登録された際にフローが自動で起動するようになります。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、より詳細なユーザー情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報（氏名など）をフォルダ名として指定し、個人用のフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガー設定では、連携するアカウント情報を任意で設定してください。
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」オペレーションでは、検索対象となる項目やキーワードを任意で設定することが可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、作成先のサイトID、ドライブID、親フォルダ名などを任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、Google Workspaceから取得した「氏名」や「社員番号」などの情報を組み合わせて、命名規則に沿った形で自由に設定できます。
■注意事項
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員が入社するたび、freee人事労務への情報登録に加えて、Microsoft SharePointで個別のフォルダを手作業で作成していませんか。
このような定型的ながらも重要な作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員を登録するだけで、Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダが自動で作成され、入社手続きに伴う反復作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とMicrosoft SharePointを用いた入社手続きに手間を感じている人事労務担当者の方
- 従業員情報の管理にMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成を効率化したい方
- 入社時のオンボーディングプロセスを自動化し、組織全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務への従業員登録を起点に、Microsoft SharePointへのフォルダ作成が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な従業員情報の管理体制を構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、トリガーをきっかけに取得した従業員IDをもとに、詳細な従業員情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員名を元にしたフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee人事労務の「従業員情報の取得」アクションでは、前のトリガーで取得した従業員のIDが出力されるため、その値を設定してください。
- Microsoft SharePointの「フォルダを作成」アクションでは、フォルダを作成したいサイトIDやドライブIDをご自身の環境に合わせて候補から選択してください。
■注意事項
- freee人事労務とMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員の入社は喜ばしい一方、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRへの登録後、別途Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを手作業で作成していると、手間や入力漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Microsoft SharePointに専用フォルダが自動で作成されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとMicrosoft SharePointを使い、入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当の方
- 従業員情報の管理を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている情報システム部門の方
- バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成や命名作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
この設定で、SmartHRから取得した従業員情報を基にしたフォルダが自動で作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRをトリガーとして設定する際、お使いの環境に合わせてサブドメインを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するサイトIDやドライブIDは、Yoomが自動で取得する候補の中から選択してください。
■注意事項
- SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google Workspaceでアカウントを発行し、その後Microsoft SharePointで手動で個人用フォルダを作成する作業は、手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローは、Google Workspaceに従業員が新しく登録されたことを検知して、Microsoft SharePointに従業員ごとの専用フォルダを自動で作成します。
これにより、入社対応における手作業を減らし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointで入社手続きを行っている人事・総務担当の方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、ヒューマンエラーをなくしたい情報システム担当の方
- 従業員の入社関連業務を効率化し、組織全体の生産性向上を目指しているマネジメント層の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへの従業員登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新しい従業員が登録された際にフローが自動で起動するようになります。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、より詳細なユーザー情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報（氏名など）をフォルダ名として指定し、個人用のフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガー設定では、連携するアカウント情報を任意で設定してください。
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」オペレーションでは、検索対象となる項目やキーワードを任意で設定することが可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、作成先のサイトID、ドライブID、親フォルダ名などを任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、Google Workspaceから取得した「氏名」や「社員番号」などの情報を組み合わせて、命名規則に沿った形で自由に設定できます。
■注意事項
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員が入社するたび、freee人事労務への情報登録に加えて、Microsoft SharePointで個別のフォルダを手作業で作成していませんか。
このような定型的ながらも重要な作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員を登録するだけで、Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダが自動で作成され、入社手続きに伴う反復作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とMicrosoft SharePointを用いた入社手続きに手間を感じている人事労務担当者の方
- 従業員情報の管理にMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成を効率化したい方
- 入社時のオンボーディングプロセスを自動化し、組織全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務への従業員登録を起点に、Microsoft SharePointへのフォルダ作成が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な従業員情報の管理体制を構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、トリガーをきっかけに取得した従業員IDをもとに、詳細な従業員情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員名を元にしたフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee人事労務の「従業員情報の取得」アクションでは、前のトリガーで取得した従業員のIDが出力されるため、その値を設定してください。
- Microsoft SharePointの「フォルダを作成」アクションでは、フォルダを作成したいサイトIDやドライブIDをご自身の環境に合わせて候補から選択してください。
■注意事項
- freee人事労務とMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員の入社は喜ばしい一方、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRへの登録後、別途Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを手作業で作成していると、手間や入力漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Microsoft SharePointに専用フォルダが自動で作成されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとMicrosoft SharePointを使い、入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当の方
- 従業員情報の管理を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている情報システム部門の方
- バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成や命名作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
この設定で、SmartHRから取得した従業員情報を基にしたフォルダが自動で作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRをトリガーとして設定する際、お使いの環境に合わせてサブドメインを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するサイトIDやドライブIDは、Yoomが自動で取得する候補の中から選択してください。
■注意事項
- SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
OCRによる自動読み取り機能を導入することで、データの精度も高まり、検索や参照が迅速に行えるようになるでしょう。
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの書類を、一つひとつ確認して手作業でファイル名を変更し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCRが内容を自動で読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った書類の管理やファイル名の変更に手間を感じている方
- Microsoft SharePointへのファイル格納ルールが曖昧で、属人化に課題を感じている方
- 手作業による書類の格納ミスやファイル名の付け間違いをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール投稿からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションでこのフローボットを起動するための専用メールアドレスを生成します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションで特定の条件に応じて後続の処理を分岐させるように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、生成されたメールアドレスに送信するメールの件名や本文に、後続の処理で利用する情報を自由に設定できます。
- 分岐機能では、メールの件名に含まれるキーワード（例：「請求書」「見積書」）など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意に設定可能です。
- OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じてAIモデルを選択したり、抽出したい項目（例：請求日、金額など）を指定したりできます。
- Microsoft SharePointへのアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名にOCRで読み取った「取引先名」や「日付」などを自動で含めるように設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類データをOCR機能で自動で読み取り、ファイル名を更新した上でMicrosoft SharePointに格納するまでを自動化し、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した書類を手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- 添付ファイルの確認やファイル名の更新作業に手間やミスを感じている総務・経理担当者の方
- 書類管理のプロセスを自動化し、業務の効率化や標準化を目指しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や、対象のメールフォルダなどを任意で設定できます。
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
- Outlookの各アクションでは、処理対象としたいメールIDやファイルIDを前段のアウトプットから動的に指定してください。
- OCR機能の設定では、ファイルから抽出したい項目（取引先名、金額、日付など）や使用するAIモデル、言語を任意で指定できます。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名をOCRで取得したデータを用いて動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackでやりとりされる請求書や契約書などの書類管理に、手間を感じていませんか。チャンネルに投稿されたファイルを一つひとつダウンロードし、内容を確認して手動でリネームし、Microsoft SharePointへ格納する作業は、時間もかかり見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Slackへのファイル投稿をきっかけにAIが書類の内容を自動で読み取り、その情報をもとにファイル名を更新してMicrosoft SharePointへ格納するため、一連の作業を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受領する請求書などの書類管理を効率化したいと考えている経理担当者の方
- SlackとMicrosoft SharePoint間での手作業によるファイル転記に課題を感じている方
- 書類のファイル名を手動で変更しており、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿からSharePointへの格納までが自動化され、手作業での確認やリネーム、アップロードにかかっていた時間を短縮できます。
- AI-OCRによる自動読み取りとファイル名更新により、手作業での転記ミスやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、監視したいチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、OCRで読み取った情報でファイル名を変更して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、請求書番号や取引先名など、読み取りたい項目を任意で設定し、抽出する情報の精度を高めることが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、ファイル名にOCR機能で読み取った請求書番号や日付といった値を動的に埋め込むことができます。
■注意事項
- SlackとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの書類を、一つひとつ確認して手作業でファイル名を変更し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCRが内容を自動で読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った書類の管理やファイル名の変更に手間を感じている方
- Microsoft SharePointへのファイル格納ルールが曖昧で、属人化に課題を感じている方
- 手作業による書類の格納ミスやファイル名の付け間違いをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール投稿からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションでこのフローボットを起動するための専用メールアドレスを生成します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションで特定の条件に応じて後続の処理を分岐させるように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、生成されたメールアドレスに送信するメールの件名や本文に、後続の処理で利用する情報を自由に設定できます。
- 分岐機能では、メールの件名に含まれるキーワード（例：「請求書」「見積書」）など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意に設定可能です。
- OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じてAIモデルを選択したり、抽出したい項目（例：請求日、金額など）を指定したりできます。
- Microsoft SharePointへのアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名にOCRで読み取った「取引先名」や「日付」などを自動で含めるように設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類データをOCR機能で自動で読み取り、ファイル名を更新した上でMicrosoft SharePointに格納するまでを自動化し、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した書類を手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- 添付ファイルの確認やファイル名の更新作業に手間やミスを感じている総務・経理担当者の方
- 書類管理のプロセスを自動化し、業務の効率化や標準化を目指しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や、対象のメールフォルダなどを任意で設定できます。
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
- Outlookの各アクションでは、処理対象としたいメールIDやファイルIDを前段のアウトプットから動的に指定してください。
- OCR機能の設定では、ファイルから抽出したい項目（取引先名、金額、日付など）や使用するAIモデル、言語を任意で指定できます。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名をOCRで取得したデータを用いて動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackでやりとりされる請求書や契約書などの書類管理に、手間を感じていませんか。チャンネルに投稿されたファイルを一つひとつダウンロードし、内容を確認して手動でリネームし、Microsoft SharePointへ格納する作業は、時間もかかり見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Slackへのファイル投稿をきっかけにAIが書類の内容を自動で読み取り、その情報をもとにファイル名を更新してMicrosoft SharePointへ格納するため、一連の作業を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受領する請求書などの書類管理を効率化したいと考えている経理担当者の方
- SlackとMicrosoft SharePoint間での手作業によるファイル転記に課題を感じている方
- 書類のファイル名を手動で変更しており、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿からSharePointへの格納までが自動化され、手作業での確認やリネーム、アップロードにかかっていた時間を短縮できます。
- AI-OCRによる自動読み取りとファイル名更新により、手作業での転記ミスやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、監視したいチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、OCRで読み取った情報でファイル名を変更して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、請求書番号や取引先名など、読み取りたい項目を任意で設定し、抽出する情報の精度を高めることが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、ファイル名にOCR機能で読み取った請求書番号や日付といった値を動的に埋め込むことができます。
■注意事項
- SlackとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コラボフローとMicrosoft SharePointの連携メリットと具体例
1.業務の効率化
申請が承認された段階で自動的にPDFがMicrosoft SharePointにアップロードされることで、手動でのファイル保存作業が不要になり、業務負荷の軽減が見込めます！
例えば、経費精算の申請が承認された場合、自動で精算書PDFが保存されます。
担当者は手間のかかるファイル管理作業から解放され、確認業務や分析といった他の重要な業務へ注力できるようになるかもしれません。
また、作業ミスの削減やプロセスの標準化も期待でき、全体的な業務効率の向上も期待できるでしょう。
2.情報の一元管理
承認された申請書類が自動的にMicrosoft SharePointに保存されることで、書類が一元管理され、必要な情報を迅速かつ正確に検索できるようになる可能性があります。
Microsoft SharePointの検索機能を活用することで、申請履歴や承認済みの資料をキーワードや日付で簡単に特定できるようになるはずです。
例えば、過去に締結された契約書類を確認する必要がある場合でも、煩雑なフォルダ検索を行わずに素早く該当ファイルを見つけられます。
これにより、業務のスピードアップだけでなく、情報の共有性や透明性の向上も期待できるでしょう！
3.ヒューマンエラーの防止
コラボフローとMicrosoft SharePointを連携することで、申請承認からファイルのアップロードまでのプロセスが自動化され、ヒューマンエラーのリスク削減が見込めるでしょう。
手動でのファイル保存やデータ入力作業が不要になり、ファイルの保存し忘れや誤った場所への保存、または承認後の処理を忘れるといったミスを防げるようになるかもしれません。
例えば、経費精算の申請が承認された際に、自動的に精算書PDFがMicrosoft SharePointにアップロードされることで、経理担当者のミス削減が期待できます。
また、全ての書類が自動的に保存され、履歴として残るため、後から誰でも正確な情報を確認でき、業務の精度向上と信頼性の確保につながるはずです！
まとめ
このブログでは、コラボフローとMicrosoft SharePointの連携方法を解説しました。
申請が承認後に必要なPDFが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるプロセスによって、手動でのファイル管理やアップロード作業が不要になり、業務のスピードアップと効率化が見込めます。
Yoomを活用すれば、複雑なコーディングなしで簡単に連携設定が可能なので、業務の生産性向上が期待できるでしょう。
ぜひみなさんも、コラボフローとMicrosoft SharePointの連携に挑戦してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
