コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする方法

[Yoomとは]

ここからは、Yoomのテンプレート【コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする】という連携フローを使って設定をしていきます。 

コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする方法

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• コラボフローとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するか確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
すでにアカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)コラボフローのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得する必要があります。
その後、設定から「システム環境エリア」を選択します。

「環境設定」を選択します。

画面下にスクロールすると「REST API」という項目があるので、登録欄に記入し、APIキーを取得してください。
任意のクライアント名を入力し、認証タイプに「HTTPヘッダー認証」を選択後、「APIキーを発行する」ボタンをクリックして、APIキーを取得します。

これで取得できたAPIキーをユーザーIDを「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」という形式で組み合わせBASE64でエンコード化しておきます。
Base64エンコードとは | Yoomヘルプセンター

ステップ1：コラボフローとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「コラボフロー」と「Microsoft SharePoint」を１つずつ検索します。

コラボフローを選択できたら、使用するアカウント名と事前準備したアクセストークンを入力し、「追加」しましょう

同様にMicrosoft SharePointを選択したら、使用するアカウントでログインします。

詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
さらに、コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　ワークフローが承認されたら」をクリックします。

ステップ4：コラボフローのアクションを設定

1) アクションは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、完了したら「テスト」をクリックします。
コラボフローの設定方法は以下を参考にしてください。
経路のWebhook設定 – コラボフローサポート

3)テスト成功後、アウトプット下にある「+取得する値を追加」をクリックし、次のステップに必要なアウトプット情報を追加します。
詳しくは以下を参考にしてください。
コラボフローの「添付ファイルのダウンロード」アクションの設定方法について | Yoomヘルプセンター

4)アウトプット情報を追加後、「保存」します。

ステップ5：コラボフローのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードの挿入」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「添付ファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
先ほど取得したコラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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ステップ6：Microsoft SharePointのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとコラボフローの候補から選択して入力できます。

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また、ファイル名もコラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定完了後、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

コラボフローやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもコラボフローやMicrosoft SharePointのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

コラボフローを活用した自動化例

コラボフローで申請が行われたらタスクを追加する

タスク追加を自動で行うことが可能で、手入力にかかっていた時間を他の業務に充てることができるようになるかもしれません。

コラボフローで申請が承認されたら契約書を送付する

プロセスの自動化により、契約書の送付漏れを防ぎ、迅速な対応ができるようになります。

コラボフローで承認が完了したら情報を更新する

承認状況がリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。

Microsoft SharePointを活用した自動化例

情報が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

情報を反映してMicrosoft SharePointにフォルダが自動作成されるため、これまでフォルダを手作業で作成していた方は手間を省けます。

従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する

必要な書類や情報を一箇所に集約できるため、従業員が必要な情報に迅速にアクセスでき、業務効率が向上します。

投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

OCRによる自動読み取り機能を導入することで、データの精度も高まり、検索や参照が迅速に行えるようになるでしょう。

コラボフローとMicrosoft SharePointの連携メリットと具体例

1.業務の効率化

申請が承認された段階で自動的にPDFがMicrosoft SharePointにアップロードされることで、手動でのファイル保存作業が不要になり、業務負荷の軽減が見込めます！
例えば、経費精算の申請が承認された場合、自動で精算書PDFが保存されます。
担当者は手間のかかるファイル管理作業から解放され、確認業務や分析といった他の重要な業務へ注力できるようになるかもしれません。
また、作業ミスの削減やプロセスの標準化も期待でき、全体的な業務効率の向上も期待できるでしょう。

2.情報の一元管理

承認された申請書類が自動的にMicrosoft SharePointに保存されることで、書類が一元管理され、必要な情報を迅速かつ正確に検索できるようになる可能性があります。
Microsoft SharePointの検索機能を活用することで、申請履歴や承認済みの資料をキーワードや日付で簡単に特定できるようになるはずです。
例えば、過去に締結された契約書類を確認する必要がある場合でも、煩雑なフォルダ検索を行わずに素早く該当ファイルを見つけられます。
これにより、業務のスピードアップだけでなく、情報の共有性や透明性の向上も期待できるでしょう！

3.ヒューマンエラーの防止

コラボフローとMicrosoft SharePointを連携することで、申請承認からファイルのアップロードまでのプロセスが自動化され、ヒューマンエラーのリスク削減が見込めるでしょう。
手動でのファイル保存やデータ入力作業が不要になり、ファイルの保存し忘れや誤った場所への保存、または承認後の処理を忘れるといったミスを防げるようになるかもしれません。
例えば、経費精算の申請が承認された際に、自動的に精算書PDFがMicrosoft SharePointにアップロードされることで、経理担当者のミス削減が期待できます。
また、全ての書類が自動的に保存され、履歴として残るため、後から誰でも正確な情報を確認でき、業務の精度向上と信頼性の確保につながるはずです！

まとめ

このブログでは、コラボフローとMicrosoft SharePointの連携方法を解説しました。
申請が承認後に必要なPDFが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるプロセスによって、手動でのファイル管理やアップロード作業が不要になり、業務のスピードアップと効率化が見込めます。
Yoomを活用すれば、複雑なコーディングなしで簡単に連携設定が可能なので、業務の生産性向上が期待できるでしょう。
ぜひみなさんも、コラボフローとMicrosoft SharePointの連携に挑戦してみてください！