コラボフローとMicrosoft SharePointを連携して、コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする方法

[Yoomとは]

コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする方法

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• コラボフローとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するか確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
すでにアカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)コラボフローのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得する必要があります。
その後、設定から「システム環境エリア」を選択します。

「環境設定」を選択します。

画面下にスクロールすると「REST API」という項目があるので、登録欄に記入し、APIキーを取得してください。
任意のクライアント名を入力し、認証タイプに「HTTPヘッダー認証」を選択後、「APIキーを発行する」ボタンをクリックして、APIキーを取得します。

これで取得できたAPIキーをユーザーIDを「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」という形式で組み合わせBASE64でエンコード化しておきます。
Base64エンコードとは | Yoomヘルプセンター

ステップ1：コラボフローとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「コラボフロー」と「Microsoft SharePoint」を１つずつ検索します。

コラボフローを選択できたら、使用するアカウント名と事前準備したアクセストークンを入力し、「追加」します。

同様にMicrosoft SharePointを選択したら、使用するアカウントでログインします。

詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
さらに、コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　ワークフローが承認されたら」をクリックします。

ステップ4：コラボフローのアクションを設定

1) アクションは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、完了したら「テスト」をクリックします。
コラボフローの設定方法は以下を参考にしてください。
経路のWebhook設定 – コラボフローサポート

3)テスト成功後、アウトプット下にある「+取得する値を追加」をクリックし、次のステップに必要なアウトプット情報を追加します。
詳しくは以下を参考にしてください。
コラボフローの「添付ファイルのダウンロード」アクションの設定方法について | Yoomヘルプセンター

4)アウトプット情報を追加後、「保存」します。

ステップ5：コラボフローのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードの挿入」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「添付ファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
先ほど取得したコラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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ステップ6：Microsoft SharePointのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとコラボフローの候補から選択して入力できます。

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また、ファイル名もコラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定完了後、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

コラボフローを使ったその他の自動化例

他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードする
このテンプレートは、コラボフローで申請が承認された際に、自動的に申請書類のPDFをOneDriveにアップロードできます。
例えば、総務部が従業員の経費精算を承認した場合、精算書PDFがOneDriveに保存され、経理部や管理職が迅速にアクセスできるようになります。
これにより、ファイル管理の手間が省かれ、申請履歴が一元化されるため、必要な書類をすぐに確認できるようになり、業務の効率化やミスの防止が期待できます。

2.コラボフローで申請が完了したら、Chatworkに通知する
このテンプレートは、コラボフローで申請が完了した際に、自動的にChatworkに通知を送ることができます。
例えば、営業部が新規案件の申請を完了すると、営業マネージャーや関連部署に通知が届きます。
これにより、申請の進捗が素早く共有され、承認や確認作業の効率的な進行が期待できます。
また、通知を受け取った担当者は素早く対応できるため、業務効率が向上し、申請漏れや対応遅延の防止も見込めます。

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3.コラボフローで承認が完了したら、Googleスプレッドシートのレコードを更新する
このテンプレートは、コラボフローで承認が完了した際に、Googleスプレッドシートのレコードを自動更新することができます。
例えば、人事部で採用申請が承認されると、総務部のGoogleスプレッドシートに採用者情報が自動で反映されます。
この自動化により、手動入力の手間を削減され、データの正確性向上が見込まれます。
さらに、素早い情報共有が可能になり、業務スピードの向上や連携の効率化が期待できます。

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まとめ

このブログでは、コラボフローとMicrosoft SharePointの連携方法を解説しました。
申請が承認された際に、必要なPDFが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるプロセスによって、手動でのファイル管理やアップロード作業が不要になり、業務のスピードアップと効率化が見込めます。
Yoomを活用すれば、複雑なコーディングなしで簡単に連携設定ができ、業務の生産性向上が期待できます。
ぜひみなさんも、コラボフローとMicrosoft SharePointの連携に挑戦してみてください！