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異なる部門が関わるプロジェクト管理は、業務負担が大きくなりがちです。
その中でも、権限管理やユーザーの作成は時間がかかる上にミスが起こる可能性が高まります。
その問題を解消するために、コラボフローの権限が承認されたタイミングで、WordPressでユーザーを自動作成するのがおすすめです。
本記事では、上記の自動化を活用するメリットと導入方法をご紹介します。
複数の部門が関与するプロジェクトでは、権限の管理が煩雑になりがちですが、自動化することでその問題を解決できそうです。
たとえば、マーケティングチームがコラボフローで権限を申請し、それが承認されたタイミングでWordPressにユーザーを追加できるため、管理者が権限を付与する必要がなくなります。
これにより、権限付与が遅れることなく、スピーディーにページを作成したり、記事を公開したりできるでしょう。
さらに、部門間のコミュニケーションを最小限に抑えられ、連携がスムーズになるでしょう。
ユーザー作成のプロセスがスムーズになると、管理者や従業員の負担を軽減できます。
たとえば、コラボフローの承認をトリガーにWordPressにユーザーを作成する自動化を導入すれば、入力ミス防止や作業時間短縮につながります。
同様に、新入社員の入社時にコラボフローにWordPressの権限を申請をすれば、手続きやフローがスムーズに行われるでしょう。
これにより、準備にかかる時間を短縮し、業務開始時の遅延を防ぐことができます。
コラボフローの承認プロセスを活用すれば、WordPressのユーザー権限を安全に管理できるようになります。
たとえば、承認なしで誰にでもWordPressの権限を与えてしまうと、不正なアクセスが増えるリスクが高まります。
しかし、コラボフローの承認プロセスを挟むことで、権限が必要なメンバーやプロジェクトメンバーのみに付与できます。
これにより、情報漏洩のリスクを軽減し、安全にWordPressを運営できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「コラボフローで承認されたらWordPressにユーザーを追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
コラボフローの権限承認をAPIを介して受け取り、WordPressのAPIを通じてユーザーを追加することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
コラボフローで承認されたらWordPressにユーザーを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローを利用している企業
・コラボフローで業務用アプリのユーザー権限申請を行っている部署
・ワークフロー承認後の業務の効率化を目指している方
2. WordPressをブログやWebサイトの運営に利用している企業
・担当業務に応じてユーザー権限を割り振り、複数人でWebコンテンツを作成・管理しているチーム
・ユーザー登録にかかる手間を減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPressはブログやWebサイトの運営に役立つツールです。
しかし、入社や異動によってチームに新たなメンバーが加入した際にユーザー登録を手動で行うと、転記ミスや登録の遅れが発生する可能性があります。
このテンプレートを使用することで、コラボフローでユーザー権限の承認が下りた際、WordPressのユーザー作成が自動的に完了します。
入力ミスや登録遅れを防ぐことで、新たな担当者のスムーズに業務を開始できます。
■注意事項
・コラボフロー、WordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローとWordPressをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を行うと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、コラボフローのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、検索欄を使ってコラボフローを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定しましょう。
コラボフローに移動して、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックします。
Yoom画面に戻り、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力して、BASE64でエンコード化し、アクセストークンを設定します。
BASE64のエンコード化は、こちらから確認してください。
次にWordPressのマイアプリ登録に移ります。
以下の画面が表示されるので、説明を参照して赤枠内を設定しましょう。
コラボフローとWordPressのマイアプリ登録が完了したら、マイアプリに表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
コラボフローで承認されたらWordPressにユーザーを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローを利用している企業
・コラボフローで業務用アプリのユーザー権限申請を行っている部署
・ワークフロー承認後の業務の効率化を目指している方
2. WordPressをブログやWebサイトの運営に利用している企業
・担当業務に応じてユーザー権限を割り振り、複数人でWebコンテンツを作成・管理しているチーム
・ユーザー登録にかかる手間を減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPressはブログやWebサイトの運営に役立つツールです。
しかし、入社や異動によってチームに新たなメンバーが加入した際にユーザー登録を手動で行うと、転記ミスや登録の遅れが発生する可能性があります。
このテンプレートを使用することで、コラボフローでユーザー権限の承認が下りた際、WordPressのユーザー作成が自動的に完了します。
入力ミスや登録遅れを防ぐことで、新たな担当者のスムーズに業務を開始できます。
■注意事項
・コラボフロー、WordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、以下のページで変更しましょう。
最初に、コラボフローの設定から行うため、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内のWebhook URLをコピーしてください。
Webhookの設定方法はこちらに記載されているので、確認しましょう。
「アプリ設定」→「経路設定」→「該当する経路を選択」→「Webhook」→「新規登録」
の順でクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を行います。
設定できたら、「保存」をクリックしましょう。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行し、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、コラボフローで申請されたデータを取得する設定を行うので、「申請内容の詳細を取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、説明を参照し、「インスタンス名」と「アプリケーションコード」を設定します。
スクロールして、「文書ID」を設定してください。
「経路のWebhookを受信したら」のアウトプットから設定を行うので、赤枠内の矢印をクリックします。
アウトプットが表示されたら、「文書ID」を選択しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、WordPressの設定を行うので、「ユーザを作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の注意事項を確認してください。
こちらのプラグインをWordPressにインストールしましょう。
次に、「ユーザー名」を設定してください。
「申請の詳細情報を取得」のアウトプットから「ユーザー名」を選択します。
他の項目も、「申請の詳細情報を取得」のアウトプットを活用し、設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、チェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
コラボフローで承認されたらWordPressにユーザーを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローを利用している企業
・コラボフローで業務用アプリのユーザー権限申請を行っている部署
・ワークフロー承認後の業務の効率化を目指している方
2. WordPressをブログやWebサイトの運営に利用している企業
・担当業務に応じてユーザー権限を割り振り、複数人でWebコンテンツを作成・管理しているチーム
・ユーザー登録にかかる手間を減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPressはブログやWebサイトの運営に役立つツールです。
しかし、入社や異動によってチームに新たなメンバーが加入した際にユーザー登録を手動で行うと、転記ミスや登録の遅れが発生する可能性があります。
このテンプレートを使用することで、コラボフローでユーザー権限の承認が下りた際、WordPressのユーザー作成が自動的に完了します。
入力ミスや登録遅れを防ぐことで、新たな担当者のスムーズに業務を開始できます。
■注意事項
・コラボフロー、WordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
1.WordPressで記事が公開されたら、自動的にChatworkに通知するフローです。
ChatworkにWordPressの記事公開が通知されるため、確認作業がスムーズになります。
記事公開後、記事についてのフィードバックや議論をする際におすすめです。
■概要
WordPressで記事が公開されたら、Chatworkのルームに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressでブログやWebサイトを運営している方
・記事の公開情報をチームメンバーや関係者に迅速に共有したい方
・記事公開後のプロモーション活動やSNS投稿を効率化したい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.WordPressとChatworkを連携させて情報共有を効率化したいチーム
・記事公開をChatworkで通知することで、チームメンバーの意識向上やサイトへのトラフィック増加につなげたい方
・記事公開後にChatwork上で議論やフィードバックを行いたい方
3.手入力の作業を減らし、WordPressとChatworkのアクションを自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・WordPressで記事が公開された情報を手動でChatworkへ入力する必要がなくなり、大幅な時間短縮に繋がることによって業務の効率化を図ることができます。
・WordPressで記事が公開された直後にChatworkのルームに通知が届くため、迅速な情報共有が可能となります。
・Chatworkに通知する内容や通知先のチャンネルなどを自由にカスタマイズすることができるため、自社の運用に合わせて柔軟に対応できます。
・手入力による通知に伴うミス（通知漏れや誤送信などのヒューマンエラー）を防止ぐことができます。
・記事公開情報をSlackで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的なプロモーション活動に繋がります。
■注意事項
・WordPress、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
2.WordPressで投稿が公開されたら、Microsoft Excelに自動追加するフローです。
公開された投稿をMicrosoft Excelに自動的に追加でき、データ管理が便利になります。
手入力が不要になることで、ヒューマンエラーを防げます。
■概要
WordPressで投稿が公開されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressを使用してコンテンツ管理を行う企業
・記事制作を行うコンテンツエディター
・WordPressで公開した記事情報の管理をする方
2.Microsoft Excelを活用している企業
・案件ごとの詳細データを管理している事務職員
・情報の一元管理を行う営業担当
■このテンプレートを使うメリット
WordPressはブログやウェブサイト運営のツールとして活用でき、併せてMicrosoft Excelでもコンテンツの管理を行うことで、他の情報との紐付けを行うことができます。
しかし、WordPressの情報を公開ごとに手入力でMicrosoft Excelに追加するのは手間がかかり、人材の有効活用を妨げる可能性があります。
このフローを使用することで、WordPressで投稿が公開されたら即座にMicrosoft Excelに登録を行い、手入力の作業を省くことができます。
また引用した情報を活用し登録を行うことで入力ミスを未然に防ぎ、業務を効率化します。
■注意事項
・WordPress、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.NotionのページからWordPressに記事を自動的に入稿するフローです。
Notionのデータに基づいて、WordPressで記事を自動作成できるため、投稿頻度を高めたい方におすすめです。
手作業が不要になることで、作業負担を軽減できます。
■概要
NotionのページからWordPressに記事を入稿するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで文書を編集している方
・コンテンツ作成や編集でNotionを活用しているライターの方
・Notionで共同作業をしているチームメンバー
2.WordPressでWebサイトを運営している方
・Webサイトを運営しているコンテンツクリエイターの方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはチームメンバーとコンテンツを共同編集をしながら進められるのがメリットです。
また、共同編集をすることでコンテンツのフィードバックも共有できるため、コンテンツの質を高めながら作成を進められます。
このテンプレートは、Notionで作成したページをWordPressに記事として入稿することができます。
完成したコンテンツを最終的にWordPressに入稿する際、手動による入稿作業が不要となるため、コンテンツの公開プロセスを効率化することができます。
このフローの後にデータベースツールと連携することで、WordPressに入稿した記事の情報を蓄積できるため、管理業務を楽にすることも可能です。
■注意事項
・Notion、WordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
・Notionから文章を取得する場合、見出しとテキストが分かれる場合があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
コラボフローの権限が承認されたら、自動的にWordPressにユーザを追加する自動化を活用することで、異なる部門が関与するプロジェクトの管理が容易になるでしょう。
それと同時に、手作業でユーザーを追加する手間がなくなるので、ヒューマンエラーを防げます。
このように、管理者や従業員の負担を軽減し、安全性の高い運営を実現できるでしょう。
Yoomの自動化は、説明の通りに設定するだけで誰でも簡単に導入できます。
ぜひ、このテンプレートを活用してWordPressの権限付与をスムーズに行いましょう。
