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企業の成長に伴い、人事労務管理の業務はますます複雑化していませんか？
入社手続きや従業員情報の管理を効率化するためには、手作業によるデータ入力から脱却することが最適です。
そこでおすすめしたいのが、業務プロセス管理ツール「コラボフロー」とクラウド型人事労務管理システム「freee人事労務」の連携です。この2つを組み合わせることで、入社申請が承認されたタイミングで従業員情報が自動登録され、作業の手間を削減できるでしょう。
本記事では、コラボフローとfreee人事労務を連携することで得られる具体的なメリットと連携方法を紹介します。
日々の人事業務の効率化を目指す企業担当者は、ぜひ導入検討の参考にしてください。
コラボフローで入社申請が承認されると、freee人事労務へ自動で従業員情報が登録されるため、手動入力の手間を減らすことができるでしょう。これにより、人事担当者の作業負担が軽減され、他の重要な業務にも集中しやすくなります。自動化により、事務作業の時間短縮が可能となり、社内リソースの有効活用が進むでしょう。
例えば、紙の申請書やExcelファイルを手動で入力する場合、膨大な情報の確認が必要となり、担当者の負担が増加することがあります。これに対し、この連携は入社申請内容がシステムに自動登録されるため、確認作業も最小限に抑えることが期待できます。
コラボフローの情報がそのままfreee人事労務に登録されることで、データの一貫性を保ち、人的ミスが発生するリスクが軽減されるでしょう。
情報の重複や入力漏れも防げるため、信頼性の高いデータ管理が可能になり、重要な人事情報が管理されることで、業務全体の精度向上が期待できます。
例えば、従業員の住所、銀行口座情報、マイナンバーなど、ミスが許されない情報も正確に反映されるため、給与計算や社会保険の手続きでエラーが発生するリスクの低下が期待できます。
コラボフローとfreee人事労務を連携することで、入社手続きのスピード向上が期待できます。
入社申請の承認から従業員情報の登録までが自動化されるため、担当者は申請内容を確認するだけで済み、時間の節約になるでしょう。これにより、業務の進捗が加速し、スムーズに入社手続きがしやすくなります。
例えば、従業員の情報登録がリアルタイムで反映されるため、後続の作業をスピーディーに進行しやすくなります。特に大量採用時には、複数の申請を同時進行で処理できるため、担当者の負担が軽減され、手続きの遅れを防げるでしょう。
[Yoomとは]
コラボフローとfreee人事労務を連携させることで、コラボフローで入社申請が承認された際に、自動でfreee人事労務に従業員情報が反映されます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、コラボフローをクリックします。
(3)「コラボフローの新規登録」画面から、赤線を確認の上、お持ちのアカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」をクリックします。
(4)次に、freee人事労務の連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からfreee人事労務をクリックします。
(5)メールアドレスとパスワードでログインをすると以下の画像が出来ますので、問題がなければ下部にある「許可」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにコラボフローとfreee人事労務が登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
アプリトリガーの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(2)コラボフローの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、コラボフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、コラボフローの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次にコラボフローと連携して申請内容を取得します。
「申請内容の詳細を取得」をクリックします。
(2)コラボフローの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、コラボフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「申請内容の詳細を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、インスタンス名、アプリケーションコードを入力します。
文書IDはアウトプットから選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次にfreee人事労務と連携して従業員の登録を行います。
「従業員の作成」をクリックします。
(2)freee人事労務の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freee人事労務と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「従業員の作成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、事業所IDは候補から選択し、それ以外の項目は直接入力もしくはアウトプットから選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「コラボフローで入社申請が承認されたらfreee人事労務に従業員情報を登録する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもコラボフローやfreee人事労務を使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたらfreee人事労務の従業員情報を更新する
コラボフローで申請が承認されると、freee人事労務の従業員情報が自動的に更新できます。これにより、データの二重入力や転記作業の負担が減ることが期待できます。また、自動化することで、更新漏れを防ぐことができるでしょう。
2.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする
このフローを活用することで、申請書類が自動でMicrosoft SharePointにアップロードされ、手動でアップロードする手間が減るでしょう。申請書類が一元管理できるため、必要な書類が見つけやすくなるでしょう。
3.コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
コラボフローの申請が承認された際にMicrosoft Teamsで自動通知することで、コラボフローにアクセスせずにMicrosoft Teamsで内容を把握することができます。また、関係者とチャット上で協議できるため、メンバー間の連携も強化されるでしょう。
さらに、コラボフローやfreee人事労務を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
コラボフローとfreee人事労務の連携は、入社手続きの自動化からデータの一元管理まで、企業の人事労務管理に多くのメリットをもたらすでしょう。手作業によるミスの削減や情報共有の効率化により、担当者の負担が軽減され、より戦略的な業務に注力できる環境が整いやすくなります。特に、成長期の企業や従業員数が増加する組織にとっては、スムーズな情報管理とスピーディーな手続きが担当者の負担を軽減することで、業務改善に直結するでしょう。効率化を図りたい企業の皆さまは、ぜひ導入を検討してみてください。
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