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契約業務は、ビジネスにおいて重要でありながら、時間と手間がかかるプロセスでもあります。
特に、申請から契約書の送付までに関わる手作業は、エラーの原因や業務の遅延を招くことがあります。
しかし、テクノロジーを活用すれば、こうした手作業を削減し、業務を効率化できます。
そこで今回は、コラボフローとGMOサインを連携させ、コラボフローで申請が承認された際にGMOサインで自動的に契約書を送付する方法を解説します。
これにより、契約業務を自動化することで、契約プロセスの迅速化が期待できます。
また、ノーコードでの設定方法も解説します。
ぜひ参考にしてください。
コラボフローで申請が承認されると、GMOサインで自動的に契約書が送付されるため、手動作業が不要になります。
これにより、契約プロセス全体のスピードが向上し、契約締結までの時間が短縮が見込めます。
例えば、受注案件が承認された瞬間に契約書が自動送付されることで、担当者の確認作業が不要になり、顧客との契約成立までのプロセスの迅速化が期待できます。
自動送付により、契約書の送付忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止が可能になります。
「送付状況をシステムで確認できるため、進捗の追跡も容易です。
例えば、複数案件を同時に扱う営業チームが送付状況をリアルタイムで確認し、送付漏れのリスクの削減が期待できます。
クラウド上で契約プロセスが完結するため、リモートワークでもスムーズな契約業務が可能です。
出社不要で契約締結が進められるため、テレワークを推進する企業にとって大きなメリットです。
例えば、出張先や在宅勤務中の担当者がスマートフォンから契約確認・承認を行い、その場で契約書を送付することで、業務プロセスの中断防止が見込めます。
ここからは、Yoomのテンプレート【コラボフローで申請が承認されたらGMOサインで契約書を送付する】という連携フローを使って設定をしていきます。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGMOサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認プロセスの効率化のためにコラボフローを利用している方
・承認後に手動で契約書を送付しているが、手間がかかっていると感じている方
2.GMOサインを利用して契約書の締結を行っている方
・契約書の送付から締結までのプロセスを効率化したい方
・業務プロセスのスピードアップを図り、ペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローとGMOサインを連携させることで、申請の承認から契約書送付までの作業を自動化できます。
これにより、手動での作業を省略し、業務の効率化を図ることが可能です。
プロセスの自動化により、契約書の送付漏れを防ぎ、迅速な対応ができるようになります。
また、手作業のミスを削減することで、管理が容易になり、業務の正確性と信頼性が向上します。
このフローを導入することで、業務負荷を軽減し、他の重要な業務に集中することができるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)雛形書類を準備します。
今回のフローでは、事前にGoogleドキュメントにて書類の雛形（テンプレート）の作成が必要です。
以下を参考に書類の作成をお願いします。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
3)コラボフローのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得する必要があります。
ログイン後、設定メニューから「システム環境エリア」を選択します。
「環境設定」を選択します。
画面下にスクロールすると「REST API」という項目があるので、登録欄に記入し、APIキーを取得してください。
任意のクライアント名を入力し、認証タイプに「HTTPヘッダー認証」を選択します。その後、「APIキーを発行する」ボタンをクリックしてAPIキーを取得します。
これで取得したAPIキーを、ユーザーIDと組み合わせた「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」形式にし、BASE64でエンコードします。
Base64エンコードとは | Yoomヘルプセンター
3)GMOサインのマイアプリ登録には、シークレットキーと顧客IDが必要となります。
シークレットキーと顧客IDについては、GMOサインにお問い合わせください。
GMOサインの詳しい設定方法については、GMOサインのヘルプページを参考にしてください。
GMOサインとの連携について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「コラボフロー」と「GMOサイン」「Google ドキュメント」を１つずつ検索します。
コラボフローを選択できたら、使用するアカウント名と事前準備したアクセストークンを入力し、「追加」します。
同様にGMOサインを選択したら、使用するアカウント名と事前準備したアクセストークンを入力し、「追加」します。
同様にGoogle ドキュメントを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
アプリのアイコンが表示されていることを確認してください。
こちらのバナーをクリックします。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGMOサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認プロセスの効率化のためにコラボフローを利用している方
・承認後に手動で契約書を送付しているが、手間がかかっていると感じている方
2.GMOサインを利用して契約書の締結を行っている方
・契約書の送付から締結までのプロセスを効率化したい方
・業務プロセスのスピードアップを図り、ペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローとGMOサインを連携させることで、申請の承認から契約書送付までの作業を自動化できます。
これにより、手動での作業を省略し、業務の効率化を図ることが可能です。
プロセスの自動化により、契約書の送付漏れを防ぎ、迅速な対応ができるようになります。
また、手作業のミスを削減することで、管理が容易になり、業務の正確性と信頼性が向上します。
このフローを導入することで、業務負荷を軽減し、他の重要な業務に集中することができるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
さらに、コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこからも開くことができます。
「アプリトリガー ワークフローが承認されたら」をクリックします。
1) アクションは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、完了したら「テスト」をクリックします。
コラボフローの設定方法は以下を参考にしてください。
経路のWebhook設定 – コラボフローサポート
3)テスト成功後、アウトプット下にある「+取得する値を追加」をクリックし、次のステップに必要なアウトプット情報を追加します。
詳しくは以下を参考にしてください。
コラボフローの「添付ファイルのダウンロード」アクションの設定方法について | Yoomヘルプセンター
4)アウトプット情報を追加後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコードの挿入」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「申請内容の詳細を取得」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
先ほど取得したコラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」を選択し、必須事項を入力します。
アプリが連携出来ていると候補から選択して入力できます。
事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを選択し、「次へ」をクリックしてください。
3)置換条件を取得し、該当する項目をアウトプット情報から追加します。
テストが成功したら、保存します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する アクセストークンの生成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「アクセストークンの生成」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 封筒用文書の登録」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「封筒用文書の登録」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとコラボフローの候補から選択して入力できます。
また、アクセストークンもGMOサインのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 封筒への署名依頼」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「封筒への署名依頼」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
コラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGMOサインにアップロードする】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGMOサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認プロセスの効率化のためにコラボフローを利用している方
・承認後に手動で契約書を送付しているが、手間がかかっていると感じている方
2.GMOサインを利用して契約書の締結を行っている方
・契約書の送付から締結までのプロセスを効率化したい方
・業務プロセスのスピードアップを図り、ペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローとGMOサインを連携させることで、申請の承認から契約書送付までの作業を自動化できます。
これにより、手動での作業を省略し、業務の効率化を図ることが可能です。
プロセスの自動化により、契約書の送付漏れを防ぎ、迅速な対応ができるようになります。
また、手作業のミスを削減することで、管理が容易になり、業務の正確性と信頼性が向上します。
このフローを導入することで、業務負荷を軽減し、他の重要な業務に集中することができるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたらfreeeサインで契約書を送付する
このテンプレートでは、コラボフローで申請を承認後に、法務部がfreeeサインを用いて契約書を速やかに送付できます。
例えば、総務部がコラボフローで申請を承認すると、法務部がfreeeサインを用いて素早く送付できるため、契約プロセスを迅速化でき、締結までの時間を短縮することが見込めます。
また、電子契約によるペーパーレス化でコスト削減や業務効率化も期待できます。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらfreeeサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請管理を効率化したい方
・承認後のプロセスを迅速に処理したい方
2.freeeサインを利用して契約書の電子署名を行っている方
・契約書の締結プロセスを自動化し、紙ベースの手間を省きたい方
・電子署名を用いた契約書の送付をスムーズに行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローとfreeeサインを連携することで、契約書の送付プロセスを自動化できるというメリットがあります。
これにより、申請が承認されたタイミングで即座に契約書を送付できるため、契約手続きが迅速かつスムーズに進行します。
また、自動化されることで手作業の負担が軽減され、非常に効率的です。
リソースを他の重要業務に振り向けることができ、生産性が向上します。
さらに、手動でのミスを減らすことで、精度の高い契約管理が実現できます。
このフローを導入することで、社内の業務プロセスが効率的になるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとfreeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
2.コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する
このテンプレートは、コラボフローで新規案件の申請を行うと、自動でNotionにタスクを追加できます。
営業部が申請した内容が素早くNotionにタスク化されることで、管理部への情報共有がスムーズになり、対応漏れの防止が見込めます。
また、Notionで進捗管理を一元化することで、業務効率の向上やチーム間の連携強化が期待できます。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
3.コラボフローで申請が完了したら、Chatworkに通知する
このテンプレートは、コラボフローで経費精算の申請を完了すると、Chatworkグループに自動で通知が送られます。
例えば、経理部がコラボフローで経費精算の申請を完了すると、Chatworkへの通知により総務部で素早く状況を把握でき、対応の迅速化が見込めます。
また、見落としを防ぎ、申請処理の透明性が向上することで、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化が期待できます。
■概要
コラボフローで申請が完了したら、自動的にChatworkの指定のルームに通知します。
■設定方法
1.「経路のWebhookを受信したら」というトリガーでWebhookURLを取得し、コラボフローの経路設定ページでWebhookURLを設定します。
※詳細はこちらの記事をご確認ください。
2.「申請内容の詳細を取得」アクションで「インスタンス名」「アプリケーションコード」を設定します。
3.「メッセージを送る」アクションで送信先のルームIDを設定します。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・コラボフローとChatworkそれぞれで、Yoomと連携を行う必要があります。
このブログでは、コラボフローで申請が承認された際に、自動的にGMOサインを通じて契約書が送付されるフローを紹介しました。
コラボフローとGMOサインの連携により、手動作業を削減し、契約プロセスを迅速化することで、業務の生産性向上が期待できます。
特に、リモートワーク環境においてもスムーズな契約業務が見込めます。
さらに、Yoomというノーコードツールを使用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に連携設定を行うことができます。
この記事を参考にして、ぜひ連携設定を試してください。
