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契約業務は、ビジネスにおいて重要でありながら、時間と手間がかかるプロセスでもあります。
特に、申請から契約書の送付までに関わる手作業は、エラーの原因や業務の遅延を招くことがあります。
しかし、テクノロジーを活用すれば、こうした手作業を削減し、業務を効率化できます。
そこで今回は、コラボフローとGMOサインを連携させ、コラボフローで申請が承認された際にGMOサインで自動的に契約書を送付する方法を解説します。
これにより、契約業務を自動化することで、契約プロセスの迅速化が期待できます。
また、ノーコードでの設定方法も解説します。
ぜひ参考にしてください。
コラボフローで申請が承認されると、GMOサインで自動的に契約書が送付されるため、手動作業が不要になります。
これにより、契約プロセス全体のスピードが向上し、契約締結までの時間が短縮が見込めます。
例えば、受注案件が承認された瞬間に契約書が自動送付されることで、担当者の確認作業が不要になり、顧客との契約成立までのプロセスの迅速化が期待できます。
自動送付により、契約書の送付忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止が可能になります。
「送付状況をシステムで確認できるため、進捗の追跡も容易です。
例えば、複数案件を同時に扱う営業チームが送付状況をリアルタイムで確認し、送付漏れのリスクの削減が期待できます。
クラウド上で契約プロセスが完結するため、リモートワークでもスムーズな契約業務が可能です。
出社不要で契約締結が進められるため、テレワークを推進する企業にとって大きなメリットです。
例えば、出張先や在宅勤務中の担当者がスマートフォンから契約確認・承認を行い、その場で契約書を送付することで、業務プロセスの中断防止が見込めます。
ここからは、Yoomのテンプレート【コラボフローで申請が承認されたらGMOサインで契約書を送付する】という連携フローを使って設定をしていきます。
[Yoomとは]
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)雛形書類を準備します。
今回のフローでは、事前にGoogleドキュメントにて書類の雛形（テンプレート）の作成が必要です。
以下を参考に書類の作成をお願いします。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
3)コラボフローのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得する必要があります。
ログイン後、設定メニューから「システム環境エリア」を選択します。
「環境設定」を選択します。
画面下にスクロールすると「REST API」という項目があるので、登録欄に記入し、APIキーを取得してください。
任意のクライアント名を入力し、認証タイプに「HTTPヘッダー認証」を選択します。その後、「APIキーを発行する」ボタンをクリックしてAPIキーを取得します。
これで取得したAPIキーを、ユーザーIDと組み合わせた「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」形式にし、BASE64でエンコードします。
Base64エンコードとは | Yoomヘルプセンター
3)GMOサインのマイアプリ登録には、シークレットキーと顧客IDが必要となります。
シークレットキーと顧客IDについては、GMOサインにお問い合わせください。
GMOサインの詳しい設定方法については、GMOサインのヘルプページを参考にしてください。
GMOサインとの連携について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「コラボフロー」と「GMOサイン」「Google ドキュメント」を１つずつ検索します。
コラボフローを選択できたら、使用するアカウント名と事前準備したアクセストークンを入力し、「追加」します。
同様にGMOサインを選択したら、使用するアカウント名と事前準備したアクセストークンを入力し、「追加」します。
同様にGoogle ドキュメントを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
アプリのアイコンが表示されていることを確認してください。
こちらのバナーをクリックします。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
さらに、コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこからも開くことができます。
「アプリトリガー ワークフローが承認されたら」をクリックします。
1) アクションは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、完了したら「テスト」をクリックします。
コラボフローの設定方法は以下を参考にしてください。
経路のWebhook設定 – コラボフローサポート
3)テスト成功後、アウトプット下にある「+取得する値を追加」をクリックし、次のステップに必要なアウトプット情報を追加します。
詳しくは以下を参考にしてください。
コラボフローの「添付ファイルのダウンロード」アクションの設定方法について | Yoomヘルプセンター
4)アウトプット情報を追加後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコードの挿入」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「申請内容の詳細を取得」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
先ほど取得したコラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」を選択し、必須事項を入力します。
アプリが連携出来ていると候補から選択して入力できます。
事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを選択し、「次へ」をクリックしてください。
3)置換条件を取得し、該当する項目をアウトプット情報から追加します。
テストが成功したら、保存します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する アクセストークンの生成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「アクセストークンの生成」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 封筒用文書の登録」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「封筒用文書の登録」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとコラボフローの候補から選択して入力できます。
また、アクセストークンもGMOサインのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 封筒への署名依頼」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「封筒への署名依頼」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
コラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGMOサインにアップロードする】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたらfreeeサインで契約書を送付する
このテンプレートでは、コラボフローで申請を承認後に、法務部がfreeeサインを用いて契約書を速やかに送付できます。
例えば、総務部がコラボフローで申請を承認すると、法務部がfreeeサインを用いて素早く送付できるため、契約プロセスを迅速化でき、締結までの時間を短縮することが見込めます。
また、電子契約によるペーパーレス化でコスト削減や業務効率化も期待できます。
2.コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する
このテンプレートは、コラボフローで新規案件の申請を行うと、自動でNotionにタスクを追加できます。
営業部が申請した内容が素早くNotionにタスク化されることで、管理部への情報共有がスムーズになり、対応漏れの防止が見込めます。
また、Notionで進捗管理を一元化することで、業務効率の向上やチーム間の連携強化が期待できます。
3.コラボフローで申請が完了したら、Chatworkに通知する
このテンプレートは、コラボフローで経費精算の申請を完了すると、Chatworkグループに自動で通知が送られます。
例えば、経理部がコラボフローで経費精算の申請を完了すると、Chatworkへの通知により総務部で素早く状況を把握でき、対応の迅速化が見込めます。
また、見落としを防ぎ、申請処理の透明性が向上することで、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化が期待できます。
このブログでは、コラボフローで申請が承認された際に、自動的にGMOサインを通じて契約書が送付されるフローを紹介しました。
コラボフローとGMOサインの連携により、手動作業を削減し、契約プロセスを迅速化することで、業務の生産性向上が期待できます。
特に、リモートワーク環境においてもスムーズな契約業務が見込めます。
さらに、Yoomというノーコードツールを使用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に連携設定を行うことができます。
この記事を参考にして、ぜひ連携設定を試してください。
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