コラボフローとAsana連携して、コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する方法

コラボフローで承認されたら、Asanaにタスクを手動で登録する作業を軽減したいと思ったことはありませんか？
例えば、タスクの情報追加にミスが発生したら、プロジェクトの遅延やトラブルに繋がる可能性もあり、入力する人の負担も大きいのではないでしょうか。
これらのアプリの連携が実現できれば、タスクの登録を自動化でき、事務作業の負担を軽減することができるようになります。
今回、ノーコードでアプリ連携できるYoomを活用し、実際にフローボットを作成しながらご説明します。
非エンジニアでも簡単にできますので、ぜひ最後までご覧ください。

コラボフローとAsanaを連携するメリット

1. 手作業の業務を削減できる

コラボフローとAsanaを連携することで、手動で行っていた業務を自動化できます。
例えば、コラボフローに届いた申請内容を都度入力していると、入力作業の手間がかかり、負担に感じることもあるでしょう。
また、タスクの登録ミスや漏れなどの人的ミスが起きることも考えられます。
そこで、タスク登録を自動化できれば、入力作業を軽減し、入力ミスなどのヒューマンエラーも未然に防げるかもしれません。
結果的に入力ミスなどを修正する無駄な時間を削減でき、業務の効率化が期待できそうです。

2. タスク管理を一元化できる

コラボフローとAsanaの連携すると、タスク登録が自動化されるので、情報を一元管理することが可能になります。
手作業だと、入力する人のタイミングで情報を追加することになるので、Asanaの情報を常に正しい状態で管理できない場合があります。
その結果、タスクの確認漏れが発生することもあるでしょう。
そこで連携しタスク登録を自動化することで、最新のタスク情報を常に確認することが可能になります。
タスク管理が正確に行えると、プロジェクトの進行をスムーズに行え、仕事の生産性を引き上げることができるかもしれません。

[Yoomとは]

コラボフローとAsanaの連携フローの作り方

それでは「コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する」フローボットを作成します。
短い設定で完了しますので、ぜひ画面をみながら一緒に挑戦してみてください。

まず最初に、今回使用するテンプレートのコピーを行います。
下に表示されているバナーをクリックしましょう！

クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
そして画面をスクロールし、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
コピーが完了したというポップアップが表示され、Yoomのマイプロジェクトに反映されました！

ステップ1:マイアプリ登録

下準備として、アプリを連携する作業を行います。

はじめに

Yoomのワークスペースにログインできたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」→「連携したアプリ名」の順番でクリックします。

まずはコラボフローを連携しましょう。

アカウント名とアクセストークンを入力しましょう。

以上でコラボフローとYoomの連携ができました。
次にAsanaを連携しましょう。

先程と同様に、「マイアプリ」→「新規接続」とクリックしてAsanaを選択します。

メールアドレスを入力しましょう。

パスワードを入力してください。

以上でAsanaとYoomの連携ができました。
それではフローボットの作成に移ります。
「経路のWebhookを受信したら」をクリックして設定しましょう。

ステップ2:コラボフローのアプリトリガー設定

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは自由に変更可能です。
・連携するアカウント情報が正しいか確認して、次へをクリックしましょう。

2.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定

・WebhookURLをコピーして、コラボフローの管理画面で設定しましょう。
・コラボフローでWebhookイベントを送信したら、テストをクリックしてください。

・テストが成功したら、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ3:コラボフローのアクション設定

続いて、「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更可能です。
・連携アカウントに間違いがないか確認の上、次へをクリックしましょう。

2.API接続設定

・インスタンス名、アプリケーションコード、文章IDを入力しましょう。
・文章IDには「経路のWebhookイベントを受信したら」のアウトプットから選択しましょう。
・入力できたら、テストを実行します。

アウトプットが取得したら、保存しましょう。

ステップ4:Asanaのアクション設定

それでは最後の項目になりました。
「タスクを追加」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・連携アカウントに間違いがなければ、次へをクリックしましょう。

2.API接続設定

・タスク名、プロジェクトID、セクションIDの必須項目を設定しましょう。
・タスク名は、「申請内容の詳細を取得」のアウトプットから文章タイトルを選択し、テストしましょう。
・テストが成功したら、保存します。

すべての設定が完了したというポップアップが表示されたら、「トリガーをON」をクリックします。
これでフローボットの設定が完了しました！

コラボフロー・Asanaを使ったその他の自動化例

YoomにはコラボフローとAsanaを活用したテンプレートがまだまだたくさんあるので、ご紹介します。

コラボフローを使った自動化例

1.コラボフローと他のアプリを組み合わせて、タスク管理を自動化できます。
自分の使用しているアプリに自由にカスタマイズすることが可能です。

2.コラボフローで申請したら、チャットツールに通知するテンプレートも作成できます。
通知が来れば、毎回コラボフローを確認せずに、情報を確認できるようになります。
その結果、情報確認の漏れを防ぎ、業務の生産性を向上させることができそうです。

Asanaを使った自動化例

1.Backlogで課題が登録されたら、Asanaに自動追加できるテンプレートです。
例えば、チーム間で異なるツールを活用している時には、入力作業を自動化することで事務作業を軽減することができそうです。

まとめ

コラボフローとAsanaを連携すると、入力作業を軽減することが可能になります。
ヒューマンエラーによる入力ミスや漏れを防ぎ、事務作業の負担も軽減できそうです。
さらに、タスク管理を一元化でき、結果チーム内でのコミュニケーションが容易になって、プロジェクトをスムーズに行うことも期待できます。
Yoomを活用すれば、ノーコードで簡単にアプリを連携することができます。
また業務に合わせたフローボットを作成できるので、誰でも事務作業を自動化することが可能です。
この機会にぜひ、コラボフローとAsanaを連携してタスクの登録を自動化しましょう！

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