コラボフローとAsana連携して、コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する方法

コラボフローで承認されたら、Asanaにタスクを手動で登録する作業を軽減したいと思ったことはありませんか？
例えば、タスクの情報追加にミスが発生したら、プロジェクトの遅延やトラブルに繋がる可能性もあり、入力する人の負担も大きいのではないでしょうか。
これらのアプリの連携が実現できれば、タスクの登録を自動化でき、事務作業の負担を軽減することができるようになります。
今回、ノーコードでアプリ連携できるYoomを活用し、実際にフローボットを作成しながらご説明します。
非エンジニアでも簡単にできますので、ぜひ最後までご覧ください。

コラボフローとAsanaを連携するメリット

1. 手作業の業務を削減できる

コラボフローとAsanaを連携することで、手動で行っていた業務を自動化できます。
例えば、コラボフローに届いた申請内容を都度入力していると、入力作業の手間がかかり、負担に感じることもあるでしょう。
また、タスクの登録ミスや漏れなどの人的ミスが起きることも考えられます。
そこで、タスク登録を自動化できれば、入力作業を軽減し、入力ミスなどのヒューマンエラーも未然に防げるかもしれません。
結果的に入力ミスなどを修正する無駄な時間を削減でき、業務の効率化が期待できそうです。

2. タスク管理を一元化できる

コラボフローとAsanaの連携すると、タスク登録が自動化されるので、情報を一元管理することが可能になります。
手作業だと、入力する人のタイミングで情報を追加することになるので、Asanaの情報を常に正しい状態で管理できない場合があります。
その結果、タスクの確認漏れが発生することもあるでしょう。
そこで連携しタスク登録を自動化することで、最新のタスク情報を常に確認することが可能になります。
タスク管理が正確に行えると、プロジェクトの進行をスムーズに行え、仕事の生産性を引き上げることができるかもしれません。

[Yoomとは]

コラボフローとAsanaの連携フローの作り方

それでは「コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する」フローボットを作成します。
短い設定で完了しますので、ぜひ画面をみながら一緒に挑戦してみてください。

まず最初に、今回使用するテンプレートのコピーを行います。
下に表示されているバナーをクリックしましょう！

コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する

試してみる

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■概要

コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.コラボフローを業務に活用している企業

・申請や承認処理を自動化している総務部担当者

・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー‍

2.Asanaによるタスク管理を行う企業

・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム

・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方

■このテンプレートを使うメリット

コラボフローは業務フローを可視化することで、承認漏れや業務ミスを防ぐことができるアプリです。
さらにAsanaを併せて活用することで、タスクの管理精度を向上させます。
しかしコラボフローの内容をAsanaに手入力してタスク追加することは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。

作業にかかる時間を省いて、コア業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで、手入力の手間を省きタスク追加を自動で行うことができます。
手入力にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務の効率化につながります。

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■注意事項‍

・コラボフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
そして画面をスクロールし、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
コピーが完了したというポップアップが表示され、Yoomのマイプロジェクトに反映されました！

ステップ1:マイアプリ登録

下準備として、アプリを連携する作業を行います。

はじめに

Yoomのワークスペースにログインできたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」→「連携したアプリ名」の順番でクリックします。

まずはコラボフローを連携しましょう。

アカウント名とアクセストークンを入力しましょう。

以上でコラボフローとYoomの連携ができました。
次にAsanaを連携しましょう。

先程と同様に、「マイアプリ」→「新規接続」とクリックしてAsanaを選択します。

メールアドレスを入力しましょう。

パスワードを入力してください。

以上でAsanaとYoomの連携ができました。
それではフローボットの作成に移ります。
「経路のWebhookを受信したら」をクリックして設定しましょう。

ステップ2:コラボフローのアプリトリガー設定

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは自由に変更可能です。
・連携するアカウント情報が正しいか確認して、次へをクリックしましょう。

2.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定

・WebhookURLをコピーして、コラボフローの管理画面で設定しましょう。
・コラボフローでWebhookイベントを送信したら、テストをクリックしてください。

・テストが成功したら、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ3:コラボフローのアクション設定

続いて、「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更可能です。
・連携アカウントに間違いがないか確認の上、次へをクリックしましょう。

2.API接続設定

・インスタンス名、アプリケーションコード、文章IDを入力しましょう。
・文章IDには「経路のWebhookイベントを受信したら」のアウトプットから選択しましょう。
・入力できたら、テストを実行します。

アウトプットが取得したら、保存しましょう。

ステップ4:Asanaのアクション設定

それでは最後の項目になりました。
「タスクを追加」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・連携アカウントに間違いがなければ、次へをクリックしましょう。

2.API接続設定

・タスク名、プロジェクトID、セクションIDの必須項目を設定しましょう。
・タスク名は、「申請内容の詳細を取得」のアウトプットから文章タイトルを選択し、テストしましょう。
・テストが成功したら、保存します。

すべての設定が完了したというポップアップが表示されたら、「トリガーをON」をクリックします。
これでフローボットの設定が完了しました！

コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する

試してみる

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■概要

コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.コラボフローを業務に活用している企業

・申請や承認処理を自動化している総務部担当者

・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー‍

2.Asanaによるタスク管理を行う企業

・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム

・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方

■このテンプレートを使うメリット

コラボフローは業務フローを可視化することで、承認漏れや業務ミスを防ぐことができるアプリです。
さらにAsanaを併せて活用することで、タスクの管理精度を向上させます。
しかしコラボフローの内容をAsanaに手入力してタスク追加することは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。

作業にかかる時間を省いて、コア業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで、手入力の手間を省きタスク追加を自動で行うことができます。
手入力にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務の効率化につながります。

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■注意事項‍

・コラボフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

コラボフロー・Asanaを使ったその他の自動化例

YoomにはコラボフローとAsanaを活用したテンプレートがまだまだたくさんあるので、ご紹介します。

コラボフローを使った自動化例

1.コラボフローと他のアプリを組み合わせて、タスク管理を自動化できます。
自分の使用しているアプリに自由にカスタマイズすることが可能です。

コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する

試してみる

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■概要

コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.コラボフローを業務に活用している企業

・業務フローを自動化している事務担当者

・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方

2.kintoneによるタスク管理を行う企業

・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方

・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方

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■このテンプレートを使うメリット

コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。

自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

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■注意事項‍

・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加する

試してみる

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■概要

コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.コラボフローを業務に活用している企業

・申請や承認処理を自動化している総務部担当者

・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー‍

2.Trelloによるタスク管理を行う企業

・チームでプロジェクトを管理している部門の担当者

・チームメンバーでタスク共有したい方

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■このテンプレートを使うメリット

コラボフローは業務プロセスの可視化により透明性が高まり、業務進行をスムーズにするアプリです。
さらにTrelloを併せて活用することでプロジェクトの進捗を視覚的に把握することができます。
しかしコラボフローの内容を毎回Trelloに手作業で入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

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このフローを活用することで自動でTrelloにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
また内容を引用することで情報の正確性を保ち、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。

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■注意事項‍

・コラボフロー、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。

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2.コラボフローで申請したら、チャットツールに通知するテンプレートも作成できます。
通知が来れば、毎回コラボフローを確認せずに、情報を確認できるようになります。
その結果、情報確認の漏れを防ぎ、業務の生産性を向上させることができそうです。

コラボフローで申請が完了したらSlackに通知する

試してみる

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■概要

コラボフローでの申請・承認業務において、完了後の関係者への通知を手作業で行っていませんか？申請が完了するたびに手動でSlackのチャンネルに投稿するのは手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請完了をトリガーとして、Slackに自動でメッセージを送信することが可能です。申請・承認プロセスの迅速化と、情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローでの申請完了後、手動でSlackに通知している方
• 申請・承認に関する通知漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方
• コラボフローとSlackを活用した申請業務全体の効率化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの申請完了と同時にSlackへ自動で通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での対応による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への情報共有が可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（即時起動）」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」を設定し、完了した申請の情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、取得した申請内容を任意のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackに通知する際のチャンネルやメッセージ本文は、任意の内容に設定できます。コラボフローから取得した申請情報をメッセージに含めることも可能です。
• Slackへの通知と合わせて、LINE公式アカウントへ通知するオペレーションを追加することもできます。

■注意事項

• コラボフローとYoomを連携してください。

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Asanaを使った自動化例

1.Backlogで課題が登録されたら、Asanaに自動追加できるテンプレートです。
例えば、チーム間で異なるツールを活用している時には、入力作業を自動化することで事務作業を軽減することができそうです。

Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する

試してみる

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■概要

Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.業務でBacklogを使用している方

・プロジェクトの課題管理でBacklogを使用しているチーム

・課題状況をBacklogで共有している方

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2.チーム間で異なるツールを活用している方

・BacklogとAsanaを異なるチーム間で活用し、情報共有を行っている方

・Asanaへの課題追加を自動化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Backlogは作成された課題が可視化され、進捗の追跡が容易になるメリットがあります。
しかし、BacklogとAsanaのツールをチーム間で別々に利用している場合、Backlogで登録された課題をAsanaに追加する必要があり、手間だと感じているかもしれません。

このテンプレートは、Backlogに課題が登録されるとAsanaに自動で追加することができるため、異なるチーム間でも情報共有をスムーズに行うことができます。
Backlogの情報を都度確認する必要がなくなるため、管理業務の時間を短縮することが可能です。

また、チャットツールと連携することでBacklogで追加された課題をスピーディーに把握することができるため、効率的にプロジェクト作業を進めることができます。

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■注意事項

・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

コラボフローとAsanaを連携すると、入力作業を軽減することが可能になります。
ヒューマンエラーによる入力ミスや漏れを防ぎ、事務作業の負担も軽減できそうです。
さらに、タスク管理を一元化でき、結果チーム内でのコミュニケーションが容易になって、プロジェクトをスムーズに行うことも期待できます。
Yoomを活用すれば、ノーコードで簡単にアプリを連携することができます。
また業務に合わせたフローボットを作成できるので、誰でも事務作業を自動化することが可能です。
この機会にぜひ、コラボフローとAsanaを連携してタスクの登録を自動化しましょう！

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