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この記事では、コラボフローで申請されたら自動的にBacklogにタスクを追加できる方法をご紹介します。
コラボフローとBacklogを連携することで、手動で行っていた入力業務を軽減でき、タスクの漏れを防ぐことが期待できます。
さらにYoomを活用することで、ノーコードでアプリを連携することが可能になり、作業の効率を向上できるかもしれません。
これまでプログラミングの知識がなくて連携を諦めていた方も、ぜひチャレンジしてみてください。
タスクを手作業でBacklogに追加していると入力業務の負担が増えると思います。
他にもタスクの入力漏れが発生するリスクも考えられます。
そこで、コラボフローとBacklogを連携すれば、コラボフローで申請される度に発生する入力業務を自動化できます。
そして都度入力する作業を自動化することで、ヒューマンエラー防止にも繋がります。
結果的に、チーム全体の作業の効率向上が期待でき、タスク管理が容易にできるかもしれません。
複数のアプリを活用している場合、情報追加のタイミングによって、最新情報ではない可能性があります。
そこでコラボフローとBacklogを連携することで情報のズレを防ぎ、データの整合性を保つことができそうです。
新しい情報をチームで共有できれば、タスクに対してすぐに対応できるため、業務の生産性向上に繋がるかもしれません。
[Yoomとは]
それでは、「コラボフローで申請が行われたらBacklogにタスクを追加する」のフローボットの設定方法についてご紹介します。
わかりやすいように、実際の操作画面を通じてご説明しますので、ぜひ一緒に作成してみてください！
まずは、すぐ下に表示されているバナーをクリックして、今回使用するテンプレートをコピーします。
■概要
コラボフローで申請が行われたらBacklogにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Backlogによるタスク管理を行う企業
・チーム内のプロジェクト全体の進捗を把握している方
・タスクに関連する資料を収集する担当者
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはプロセスの可視化により、業務の透明性を高くと持つために有効的です。
さらにBacklogを併せて活用することで複雑なタスクも細かく管理することができ、よりスムーズな業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を毎回Backlogに手動で入力することは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手入力によるミスを削減し、業務効率を上げたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、自動でBacklogにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きヒューマンエラーを未然に防ぎます。
また入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、コア業務に集中することができます。
■注意事項
・コラボフロー、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
バナーをクリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面をスクロールし、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。
すると添付画像の表示がでてくるので、OKをクリックしてください。
以上で、テンプレートのコピーが完了しました。
コピーされたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
次にコラボフローとBacklogをマイアプリとして登録し、両方のアプリを連携します。
まずはコラボフローを連携します。
Yoomのワークスペース左上にあるマイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。
マイアプリの新規接続でコラボフローを検索し、クリックしてください。
アカウント名、アクセストークンを入力しましょう。
BASE64エンコードは、「Base64 エンコード」などと検索し、対応できるツールを用いてエンコードしてください。
BASE64エンコードについてはこちらをご確認ください。
先程と同様に、Yoomのワークスペース左上にあるマイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。
マイアプリの新規接続でBacklogを検索し、クリックしてください。
ドメインを入力しましょう。
Backlogのアプリ連携で失敗する場合はこちらをご確認ください。
それではフローボットの設定に進みましょう！
まずは「経路のWebhookを受信したら」の項目をクリックしましょう！
・タイトルは変更できます。
・コラボフローと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
・WebhookURLをコピーして、コラボフローの管理画面で設定してください。
・Webhookイベントを実行し、テストをクリックしましょう。
・コラボフローのWebhookの設定方法はこちらをご確認ください。
・テストが成功したら、アウトプットとしてコラボフローの情報が取得できました。
ここまでできたら保存しましょう。
次に「申請内容の詳細を取得」の設定をしましょう。
・タイトルは変更できます。
・コラボフローと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
・インスタンス名、アプリケーションコード、文章IDを設定しましょう。
・文章IDは、「経路のWebhookを受信したら」で取得した文章IDをアウトプットから選択しましょう。
・入力できたらテストをクリックし、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
最後の項目になりました！
「課題の追加」をクリックして設定しましょう。
・タイトルは変更できます。
・Backlogと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
・ドメイン、課題を登録するプロジェクトID、課題の種別IDを入力しましょう。
・課題の件名は添付画像のようにアウトプットを選択します。
・課題の優先度をプルダウンから選択しましょう。
ここまで設定できたら、テストを実行し保存します。
すると全ての設定が完了しました！の表示がでてくるので、トリガーONを選択しましょう。
以上でフローボットが完成しました。
■概要
コラボフローで申請が行われたらBacklogにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Backlogによるタスク管理を行う企業
・チーム内のプロジェクト全体の進捗を把握している方
・タスクに関連する資料を収集する担当者
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはプロセスの可視化により、業務の透明性を高くと持つために有効的です。
さらにBacklogを併せて活用することで複雑なタスクも細かく管理することができ、よりスムーズな業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を毎回Backlogに手動で入力することは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手入力によるミスを削減し、業務効率を上げたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、自動でBacklogにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きヒューマンエラーを未然に防ぎます。
また入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、コア業務に集中することができます。
■注意事項
・コラボフロー、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomには他にもコラボフローとBacklogを使った自動化の例が多数あるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローの自動化例
コラボフローで申請が行われたらNotionやkintoneにタスクを自動追加するテンプレートです。
お使いのデータベースに自動的に追加できるため、入力作業を軽減でき、タスク管理とチームとの共有が容易になります。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Backlogの自動化例
Slackに投稿された内容を自動的にBacklogに追加するテンプレートです。
例えば、チャットツールに送られたタスクの情報を手作業で追加すると、入力作業が発生し、事務作業の負担が増えます。
そこでこのテンプレートを活用すれば、入力作業を軽減し、タスク漏れを防げます。
■概要
Slackに新しい投稿があったら、その内容をBacklogに課題として追加するフローです。
Slackの新着メッセージの内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Slack、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローとBacklogの連携により、手作業でタスクを追加する業務を自動化でき、タスクの管理も容易になります。
事務作業の負担が減れば、営業など本来の重要な業務に時間を割けるでしょう。
またYoomを活用することで、プログラミングの知識がなく連携できなかった方でも簡単にアプリの連携が可能です。
アプリを変更するだけで、さまざまな事務作業のフローを自動化できるフローボットが作成できます。
ぜひこの機会に、コラボフローとBacklogを連携し、入力作業を軽減して、タスク管理をしてみましょう！
Yoomのアカウント発行はこちらから。
