コラボフローとBacklogを連携してコラボフローで申請されたら自動的にBacklogにタスクを追加する方法

この記事では、コラボフローで申請されたら自動的にBacklogにタスクを追加できる方法をご紹介します。
コラボフローとBacklogを連携することで、手動で行っていた入力業務を軽減でき、タスクの漏れを防ぐことが期待できます。
さらにYoomを活用することで、ノーコードでアプリを連携することが可能になり、作業の効率を向上できるかもしれません。
これまでプログラミングの知識がなくて連携を諦めていた方も、ぜひチャレンジしてみてください。

コラボフローとBacklogを連携するメリット

メリット1: 入力作業を軽減できる

タスクを手作業でBacklogに追加していると入力業務の負担が増えると思います。
他にもタスクの入力漏れが発生するリスクも考えられます。
そこで、コラボフローとBacklogを連携すれば、コラボフローで申請される度に発生する入力業務を自動化できます。
そして都度入力する作業を自動化することで、ヒューマンエラー防止にも繋がります。
結果的に、チーム全体の作業の効率向上が期待でき、タスク管理が容易にできるかもしれません。

メリット2: タスク管理しやすくなる

複数のアプリを活用している場合、情報追加のタイミングによって、最新情報ではない可能性があります。
そこでコラボフローとBacklogを連携することで情報のズレを防ぎ、データの整合性を保つことができそうです。
新しい情報をチームで共有できれば、タスクに対してすぐに対応できるため、業務の生産性向上に繋がるかもしれません。

[Yoomとは]

コラボフローとBacklogの連携フローの作り方

それでは、「コラボフローで申請が行われたらBacklogにタスクを追加する」のフローボットの設定方法についてご紹介します。
わかりやすいように、実際の操作画面を通じてご説明しますので、ぜひ一緒に作成してみてください！
まずは、すぐ下に表示されているバナーをクリックして、今回使用するテンプレートをコピーします。

バナーをクリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面をスクロールし、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。

すると添付画像の表示がでてくるので、OKをクリックしてください。

以上で、テンプレートのコピーが完了しました。
コピーされたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。

ステップ1:コラボフローとBacklogをマイアプリ連携

次にコラボフローとBacklogをマイアプリとして登録し、両方のアプリを連携します。

1.コラボフローとYoomの連携

まずはコラボフローを連携します。
Yoomのワークスペース左上にあるマイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。

マイアプリの新規接続でコラボフローを検索し、クリックしてください。

アカウント名、アクセストークンを入力しましょう。
BASE64エンコードは、「Base64　エンコード」などと検索し、対応できるツールを用いてエンコードしてください。
BASE64エンコードについてはこちらをご確認ください。

2.BacklogとYoomの連携

先程と同様に、Yoomのワークスペース左上にあるマイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。

マイアプリの新規接続でBacklogを検索し、クリックしてください。

ドメインを入力しましょう。

Backlogのアプリ連携で失敗する場合はこちらをご確認ください。

ステップ2:コラボフローのトリガー設定

それではフローボットの設定に進みましょう！
まずは「経路のWebhookを受信したら」の項目をクリックしましょう！

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・コラボフローと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
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2.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定

・WebhookURLをコピーして、コラボフローの管理画面で設定してください。
・Webhookイベントを実行し、テストをクリックしましょう。
・コラボフローのWebhookの設定方法はこちらをご確認ください。
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・テストが成功したら、アウトプットとしてコラボフローの情報が取得できました。

ここまでできたら保存しましょう。

ステップ3:コラボフローのアクション設定

次に「申請内容の詳細を取得」の設定をしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・コラボフローと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・インスタンス名、アプリケーションコード、文章IDを設定しましょう。
・文章IDは、「経路のWebhookを受信したら」で取得した文章IDをアウトプットから選択しましょう。
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・入力できたらテストをクリックし、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ4:Backlogのアクション設定

最後の項目になりました！
「課題の追加」をクリックして設定しましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Backlogと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・ドメイン、課題を登録するプロジェクトID、課題の種別IDを入力しましょう。
・課題の件名は添付画像のようにアウトプットを選択します。

・課題の優先度をプルダウンから選択しましょう。

ここまで設定できたら、テストを実行し保存します。
すると全ての設定が完了しました！の表示がでてくるので、トリガーONを選択しましょう。
以上でフローボットが完成しました。

コラボフロー・Backlogを使ったその他の自動化例

Yoomには他にもコラボフローとBacklogを使った自動化の例が多数あるので、いくつか紹介します。

1.コラボフローの自動化例

コラボフローで申請が行われたらNotionやkintoneにタスクを自動追加するテンプレートです。
お使いのデータベースに自動的に追加できるため、入力作業を軽減でき、タスク管理とチームとの共有が容易になります。

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2.Backlogの自動化例

Slackに投稿された内容を自動的にBacklogに追加するテンプレートです。
例えば、チャットツールに送られたタスクの情報を手作業で追加すると、入力作業が発生し、事務作業の負担が増えます。
そこでこのテンプレートを活用すれば、入力作業を軽減し、タスク漏れを防げます。

まとめ

コラボフローとBacklogの連携により、手作業でタスクを追加する業務を自動化でき、タスクの管理も容易になります。
事務作業の負担が減れば、営業など本来の重要な業務に時間を割けるでしょう。
またYoomを活用することで、プログラミングの知識がなく連携できなかった方でも簡単にアプリの連携が可能です。
アプリを変更するだけで、さまざまな事務作業のフローを自動化できるフローボットが作成できます。
ぜひこの機会に、コラボフローとBacklogを連携し、入力作業を軽減して、タスク管理をしてみましょう！

Yoomのアカウント発行はこちらから。