発注先登録は日々発生しますが、申請後に自動で登録できたら便利ですよね。
そこで便利なのが、コラボフローとboardの連携です。
発注先の情報を一元管理し、手作業を削減することで、業務の正確性とスピードを向上させることが期待できます。
本記事では、コラボフローで申請された取引先をboardの発注先に自動登録する方法を解説します。
この自動化を導入し、日々の業務をよりスムーズにしてみませんか?
従来は、複数の担当者が手動で申請を確認し、発注先登録を行う必要がありました。
しかし、コラボフローに申請した取引先情報を自動的にboardの発注先に登録することで、手作業を削減できます。
例えば、新しい取引先を登録する際、これまでのフローでは営業担当が情報を紙やメールで受け取り、別途システムに入力する必要がありました。
この自動化により、コラボフローに申請された取引先情報がboardに直接反映されるため、担当者は重複入力作業を省略でき、その分顧客対応や戦略的業務に集中できます。
手作業でのデータ入力では、タイプミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい状況があります。
特に、重要な情報で誤入力が発生すると、発注が遅れるなど業務に重大な支障をきたす可能性があります。
そこで、コラボフローとboardの連携を活用すると、申請時に入力されたデータがそのまま登録されるため、ミスが起きる可能性を大幅に削減できます。
例えば、新規発注先を登録する場合、自動化により申請内容がそのまま反映されるため、電話番号間違いなどのトラブルを未然に防ぎます。
結果として、取引先情報が常に正確で信頼できる状態を保てるだけでなく、従業員がミス訂正に追われる時間やコストも削減できるでしょう。
取引を円滑に進めるため、発注先情報は営業、経理、購買部門など複数の部門で共通のデータを保持しておく必要があります。
しかし、手動で登録・管理している場合、各部門でデータが異なる場合があり、情報の重複や矛盾が発生することがあります。
このような状況では、発注手続きが遅延したり、誤った情報に基づいた意思決定が行われるリスクがあります。
コラボフローとboardの連携を活用することで、発注先登録申請した情報がそのままboardに反映され、全社で一元的に管理できるようになります。
例えば、コラボフローで申請された情報を基に自動で新しい発注先が登録されるため、部門間の無駄な確認作業や誤解が減少するでしょう。
この統一されたプロセスにより、各部門が重複して発注先情報を登録する必要がなくなるため、業務効率も向上することが期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、コラボフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
コラボフローのAPIを利用して申請内容を受け取り、boardのAPIを用いて発注先にその内容を引用することで、これを実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のコラボフローとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
コラボフローと検索し、必須項目の設定をお願いします。
APIキーの確認方法を説明します。
コラボフローページのトップ→システム管理エリアに進みます。
環境設定を選択します。
下にスクロールし、REST API欄の下部にクライアント名を入力する箇所があります。
任意の名前を設定し、APIキーを発行してYoomの該当欄に入力してください。
続いてboardを連携します。
開発者用API設定を開き、こちらのヘルプを参考に新規トークン生成をお願いします。
今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能です。（参照ページ)
コラボフローとboardがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
こちらのページを参考にWebhookを設定してください。
コラボフローに移動し、アプリ設定→経路設定に進みます。
該当の経路をクリックし、表示された画面でWebhookを設定してください。
以下の画面はサンプルです。
設定が終わったら、画像のようにテスト申請を行います。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットが取得できたら保存しましょう。
続いて「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
次に進み、必須項目の設定をお願いします。
以下の2つはアウトプットから選択してください。
こちらもテストし、アウトプットが取得できたら保存します。
続いて「発注先の登録」をクリックしましょう。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
アウトプットを利用して、以下のように必須項目を設定します。
今回は申請内容欄に電話番号があるので、それも追加します。
こちらもテストし、成功したら保存します。
board側を確認してみましょう。
無事に登録されていますね。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、Yoomにはコラボフロー・boardを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.コラボフローで取引先申請が承認されたらboardに取引先情報を登録するフローです。
こちらは今回の流れと似ていて、取引先が登録できます。
申請は別アプリで行っている方におすすめです。
2.コラボフローで申請が承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加するフローです。
過去の申請内容を確認する際、コラボフロー内で探すのは手間がかかりますよね。
このフローを利用すると、申請内容が自動でGoogle スプレッドシートに転記されるため、チームメンバーとの情報共有がしやすくなります。
3.コラボフローで申請が承認されたらfreee人事労務の従業員情報を更新するフローです。
こちらはコラボフローに申請された内容を引用して、freee人事労務の情報が更新できます。
申請内容の手動更新で起こりやすい入力ミスが防げます。
今回は「コラボフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する方法」フローボットを紹介しました。
コラボフローとboardの連携により、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。
さらに、手作業の削減やヒューマンエラーの低減、情報の一元管理を実現することで、企業全体の業務プロセスをスムーズに進めることが見込めます。
特に発注先情報の管理に課題を抱える企業にとって、この連携は大きなメリットがあるでしょう。
ぜひこの機会に、コラボフローとboardの連携を活用して、業務の効率化を図ってみてください。
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