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経費や採用、稟議など、会社には様々な申請と承認がつきものですよね。そしてこれらの各種申請には、形式に沿った書類の作成やファイルの添付、締切日の厳守など、様々な事務作業が付いて回ります。
また、承認する側も多くの申請に目を通す上、慎重な判断が必要な申請には時間を要さねばならず、少々の手間を感じていることも多いはずです。
そこで今回はコラボフローとDropboxをアプリ連携し、業務負担を少しでも軽くできる自動化をご紹介します。
申請書類の管理が楽になる可能性があります。ぜひご覧ください。
今回のアプリ連携を行うと、コラボフローの申請書類を、承認後に自動でDropboxにアップロード可能です。これにより業務効率の向上が見込めるでしょう。
例えば、これまでは承認後に書類をDropboxにアップロードしていた場合、申請数に応じて作業時間も増えていたはずです。
そこでアプリ連携を導入して自動化すれば、アップロードが即座に行われるため、1つ1つを手作業で処理するよりも早く書類処理が完了します。結果として手作業が削減され、業務効率の向上が見込めます。
コラボフローに申請時に提出した書類が、承認後に自動でDropboxにアップロードされるようになれば、ファイル処理のミスの防止となるかもしれません。
例えば、多数の申請を処理している場合、どの書類がどの申請のものなのかわからなくなることはありませんか？そのため、間違った書類をアップロードしたり、そもそも書類をアップロードし忘れてしまうことも考えられます。
しかしアプリ連携を行っていればファイル処理は自動で行われるため、このような間違いなどは防止できる可能性が高まるはずです。
今回の連携を導入することで、Dropboxにアップロードされたファイルチェックを素早く行えるようになるはずです。
例えば、コラボフローで承認してからDropboxにアップロードするまでに時間を要する場合、承認そのものは済んでいても書類処理は未完了のため、申請者と承認者以外は承認済みの書類確認を行えません。
そこで自動化を導入すれば、ファイルアップロードは素早く行われるようになるため、申請書類を確認したい他メンバーもスムーズにチェックできるようになる可能性が高まります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをDropboxにアップロードする」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、コラボフローで承認されるとWebhookイベントとしてリアルタイム受信します。その後、コラボフローのAPIを利用してファイルを取得します。
そして、DropboxのAPIを用いてファイルデータを受け取り、アップロードすることが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
コラボフローのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
各必須項目を入力していきましょう。
まずはアカウント名を設定します。これは任意のもので構いません。社名や担当者名などのわかりやすいものがおすすめです。
次にユーザーIDです。
コラボフローにログインする際のIDと同様になります。
最後にAPIキーの設定を行います。
コラボフローにログインしましょう。
画面上部右側の歯車マークを押し、システム管理エリアを選択します。
タブから環境設定をクリックしてください。
画面を下までスクロールし、REST APIのクライアント名を任意のものに設定し、APIキーを発行するを押しましょう。
発行されたAPIキーをコピーして、先ほどのYoomの画面に戻りボックス内へコピーします。
3.連携完了
全ての必須項目の設定が完了したら追加をクリックしてください。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Dropboxのアイコンを選択してください。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。
3.許可する
その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。
4.追加する
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをDropboxにアップロードする」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
コラボフローのアイコンの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.Webhookイベント受信設定
まずはWebhookイベント受信設定を行います。
詳しくは赤枠のコラボフロー内でのWebhookの設定方法をご確認ください。
5.テスト申請を行う
コラボフローでテスト用の申請を行います。
その後、赤枠のテストボタンをクリックしてください。
6.JSONPathによるアウトプットの取得
既に取得済みのアウトプットとは別に、申請ファイルをJSONPathを用いて取得します。
詳細はコラボフローの「添付ファイルのダウンロード」アクションの設定方法について内にある、2.JSONPathを用いて、ファイルIDを取得する項目をご確認ください。
ファイルのアウトプットが完了したら保存を押しましょう。
続けて、コラボフローのファイルを取得する設定を行います。
1.アプリと連携する
コラボフローのアイコンの「添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
まずはインスタンス名をボックス下部の補足通りに設定します。
次にファイルIDを挿入します。
先ほどJSONPathで取得したアウトプットを挿入しましょう。まずはボックスをクリックしてください。
赤枠を選択します。
コラボフローのデータが表示されるため、JSON PATHで取得したアウトプットをクリックして挿入しましょう。
※画像の場合、JSONPathで取得したアウトプット名を「ファイル」という名前に変換していますが、変換していない場合は「value」と表示されます。
挿入できると画像のようになります。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.データベースを操作する
Dropboxのアイコンの「ファイルをアップロード」をクリックします。
次へをクリックしてください。
2.必須項目の設定
各ボックスの入力をしていきます。
格納先のフォルダに希望がある場合はフォルダのパスを設定しましょう。
ファイル名は必須項目となります。ボックス下部の補足通りに指定してください。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをDropboxにアップロードする
他にコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する
承認後に自動で契約書を送付可能です。企業同士の契約はもちろん、採用にまつわる事務作業の負担軽減につながるでしょう。
2.コラボフローで申請が行われたらWrikeにタスクを追加する
申請した内容が承認後にタスクとして追加されるため、後工程をスムーズに始められるようになる可能性があります。
3.コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する
申請が承認されたことを把握しやすくなるかもしれません。確認漏れを防ぐためにも有効でしょう。
コラボフローとDropboxの連携により、申請書類が承認後にそのままDropboxへアップロードされるようになります。ファイルが自動で格納されるため、アップロードのし忘れを防ぎやすくなるはずです。
また、ファイルが素早くアップロードされるようになれば、承認内容を確認したい他メンバーとの共有もスムーズに行いやすくなるでしょう。
自動化を導入することで業務効率を向上できる可能性があります。ぜひこの機会に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomをご活用ください。
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