Smartsheetで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連ファイルをDropboxに保存している場合、手動でのフォルダ作成に手間を感じることはないでしょうか。行が追加されるたびに手作業で対応していると、本来の業務が圧迫されるだけでなく、命名ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとDropboxを連携させ、行の追加をトリガーにDropboxへフォルダを自動作成できます。これにより、ファイル管理の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでプロジェクト管理を行い、Dropboxでのファイル整理に手間を感じている方 SmartsheetとDropbox間の手作業でのデータ連携を自動化し、業務を効率化したい方 ファイル管理のルールを統一し、手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな作成漏れや命名ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることで業務の標準化に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとDropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでDropboxを選択して「フォルダを作成」アクションを設定し、Smartsheetの行情報を基にしたフォルダが自動で作成されるようにします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成先となる親フォルダのパスを任意で指定してください 作成するフォルダの名前には、トリガーで取得したSmartsheetの行データ（タスク名やプロジェクト名など）を動的に設定することが可能です ■注意事項
SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Smartsheetで新しいプロジェクトが追加されたら、関連ファイルを保管するDropboxフォルダも自動で作りたい…」このような手作業によるデータ連携の非効率さに悩んでいませんか？
もし、Smartsheetで行が追加されたタイミングをトリガーに、必要な情報をDropboxへ自動的に連携する仕組み があれば、こうした定型業務から解放され、より創造的なコア業務に集中できる貴重な時間を確保することができそうです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識が一切不要なノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartsheetとDropboxを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Smartsheetで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連ファイルをDropboxに保存している場合、手動でのフォルダ作成に手間を感じることはないでしょうか。行が追加されるたびに手作業で対応していると、本来の業務が圧迫されるだけでなく、命名ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとDropboxを連携させ、行の追加をトリガーにDropboxへフォルダを自動作成できます。これにより、ファイル管理の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでプロジェクト管理を行い、Dropboxでのファイル整理に手間を感じている方 SmartsheetとDropbox間の手作業でのデータ連携を自動化し、業務を効率化したい方 ファイル管理のルールを統一し、手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな作成漏れや命名ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることで業務の標準化に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとDropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでDropboxを選択して「フォルダを作成」アクションを設定し、Smartsheetの行情報を基にしたフォルダが自動で作成されるようにします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成先となる親フォルダのパスを任意で指定してください 作成するフォルダの名前には、トリガーで取得したSmartsheetの行データ（タスク名やプロジェクト名など）を動的に設定することが可能です ■注意事項
SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SmartsheetとDropboxを連携してできること
SmartsheetとDropboxのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録や更新作業を完全に自動化できます。
これにより、手作業による時間的コストやヒューマンエラーを削減し、よりスムーズな業務フローを実現します。
Smartsheetで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Smartsheetで新しいプロジェクトやタスクの行が追加されるたびに、手動でDropboxに専用フォルダを作成する作業は、単純ながらも手間がかかり、命名規則のミスなども起こりがちです。
この連携を利用すれば、Smartsheetに行が追加されたことをトリガーに、プロジェクト名やタスク名でDropboxにフォルダを自動作成 できるため、迅速かつ正確にファイル管理体制を整えられます。
Smartsheetで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連ファイルをDropboxに保存している場合、手動でのフォルダ作成に手間を感じることはないでしょうか。行が追加されるたびに手作業で対応していると、本来の業務が圧迫されるだけでなく、命名ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとDropboxを連携させ、行の追加をトリガーにDropboxへフォルダを自動作成できます。これにより、ファイル管理の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでプロジェクト管理を行い、Dropboxでのファイル整理に手間を感じている方 SmartsheetとDropbox間の手作業でのデータ連携を自動化し、業務を効率化したい方 ファイル管理のルールを統一し、手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな作成漏れや命名ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることで業務の標準化に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとDropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでDropboxを選択して「フォルダを作成」アクションを設定し、Smartsheetの行情報を基にしたフォルダが自動で作成されるようにします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成先となる親フォルダのパスを任意で指定してください 作成するフォルダの名前には、トリガーで取得したSmartsheetの行データ（タスク名やプロジェクト名など）を動的に設定することが可能です ■注意事項
SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
すべての行ではなく、特定の条件を満たす行が追加された時だけフォルダを作成したい、というケースもあるかと思います。
このテンプレートでは、例えば「ステータスが“進行中”になった」や「特定の担当者がアサインされた」といった特定の条件に合致する行がSmartsheetに追加された場合のみ、Dropboxにフォルダを作成 します。
これにより、不要なフォルダの作成を防ぎ、より整理されたストレージ管理を実現することが可能です。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Smartsheetでプロジェクトを管理し、関連するファイルをDropboxに保管しているものの、都度手作業でフォルダを作成することに手間を感じていませんか？こうした作業は、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件を満たす行が追加されると、自動でDropboxにフォルダが作成されます。SmartsheetとDropbox間の連携を自動化し、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとDropboxを併用し、ファイル管理を手作業で行っているプロジェクトマネージャーの方 Smartsheetでのタスク発生時に、Dropboxへ関連フォルダを自動で作成し、業務の抜け漏れを防ぎたい方 プロジェクトごとのファイル整理を効率化し、管理体制を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成された行が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、指定した場所にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能の設定では、フローボットを起動させたいSmartsheetの行が持つ条件を任意で設定してください。例えば、特定のステータスの行が追加された場合のみ起動させるといった設定が可能です。 Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、どの親フォルダ配下に新しいフォルダを作成するか、またフォルダ名を任意で設定してください。Smartsheetの行データを活用して動的なフォルダ名を付けることも可能です。 ■注意事項
SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SmartsheetとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にSmartsheetとDropboxを連携したフローを作成していきましょう。
今回はYoomというノーコード自動化ツールを使用して、プログラミング不要でSmartsheetとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する 」フローを作成していきます！
SmartsheetとDropboxをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Smartsheetのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Smartsheetで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連ファイルをDropboxに保存している場合、手動でのフォルダ作成に手間を感じることはないでしょうか。行が追加されるたびに手作業で対応していると、本来の業務が圧迫されるだけでなく、命名ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとDropboxを連携させ、行の追加をトリガーにDropboxへフォルダを自動作成できます。これにより、ファイル管理の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでプロジェクト管理を行い、Dropboxでのファイル整理に手間を感じている方 SmartsheetとDropbox間の手作業でのデータ連携を自動化し、業務を効率化したい方 ファイル管理のルールを統一し、手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな作成漏れや命名ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることで業務の標準化に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとDropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでDropboxを選択して「フォルダを作成」アクションを設定し、Smartsheetの行情報を基にしたフォルダが自動で作成されるようにします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成先となる親フォルダのパスを任意で指定してください 作成するフォルダの名前には、トリガーで取得したSmartsheetの行データ（タスク名やプロジェクト名など）を動的に設定することが可能です ■注意事項
SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Dropboxの連携
検索ボックスにDropboxと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Dropboxのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Smartsheetで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連ファイルをDropboxに保存している場合、手動でのフォルダ作成に手間を感じることはないでしょうか。行が追加されるたびに手作業で対応していると、本来の業務が圧迫されるだけでなく、命名ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとDropboxを連携させ、行の追加をトリガーにDropboxへフォルダを自動作成できます。これにより、ファイル管理の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでプロジェクト管理を行い、Dropboxでのファイル整理に手間を感じている方 SmartsheetとDropbox間の手作業でのデータ連携を自動化し、業務を効率化したい方 ファイル管理のルールを統一し、手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな作成漏れや命名ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることで業務の標準化に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとDropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでDropboxを選択して「フォルダを作成」アクションを設定し、Smartsheetの行情報を基にしたフォルダが自動で作成されるようにします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成先となる親フォルダのパスを任意で指定してください 作成するフォルダの名前には、トリガーで取得したSmartsheetの行データ（タスク名やプロジェクト名など）を動的に設定することが可能です ■注意事項
SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Smartsheetのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
タイトル：任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報：ステップ1で設定した内容が入力されているので変更不要です。
アクション：テンプレート通りに「行が作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
トリガーの起動間隔：プルダウンメニューから選択しましょう。プラン
シートID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したシートを選択してください。
作成日時のカラムID：こちらも入力欄をクリックして、作成日時を選択しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。
※アウトプット
ステップ4：Dropboxにフォルダを作成する設定
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Dropboxにフォルダを作成する設定をしましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になったら、新しく作成するフォルダ名を設定していきましょう。
取得した値＝アウトプット を用いて以下のように設定することで、Smartsheetの行が追加されるごとに異なるフォルダをDropboxへ動的に反映できます。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
DropboxのデータをSmartsheetに連携したい場合
今回はSmartsheetからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxでのアクションをきっかけにSmartsheetへ情報を連携したい場合もあるかと思います。
Dropboxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
Dropboxに契約書や申込書などのファイルが格納されるたびに、そのファイル名や共有リンクを手動でSmartsheetに転記する作業は、漏れやミスが発生しやすい業務です。
この自動化を設定すれば、Dropboxに新しいファイルが格納されたことをトリガーに、ファイル情報をSmartsheetの新しい行として自動で追加 できるため、転記ミスを防ぎ、最新情報の共有を実現します。
Dropboxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存したファイルの情報を、手作業でSmartsheetに転記する業務に手間を感じていないでしょうか。この単純作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとSmartsheetを併用し、ファイルとタスクの情報を手動で紐づけている方 Smartsheetでのプロジェクト管理に、Dropboxのファイル更新をタイムリーに反映させたい方 ファイル管理に伴う定型業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルが格納されると自動でSmartsheetが更新されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮することができます。 SmartsheetとDropbox間の情報連携を自動化し、手入力による記載ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、ファイル名などの情報を指定したシートに追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションにて、ファイル名や作成日時、ファイルの共有リンクなど、どの情報をどの列に登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRしてSmartsheetに行を追加する
請求書や領収書など、画像やPDF形式のファイル内に記載された情報をSmartsheetで管理したい場合に、おすすめです。
Dropboxに格納されたファイルに対してOCR（光学的文字認識）処理を行い、抽出したテキスト情報（取引先名、金額、日付など）をSmartsheetの各列に自動で追加 します。
これにより、手入力の手間を完全に排除し、帳票管理業務を大幅に効率化することが可能です。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRしてSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとSmartsheet間でのデータ転記作業を、手作業で行っている方 Dropboxで管理している書類の内容を、Smartsheetで管理・活用しているチームの方 SmartsheetとDropboxを連携させ、ファイル管理からデータ入力までの業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルを追加するだけでSmartsheetへの情報登録が完了するため、これまでデータ入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります ■フローボットの流れ
トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のシートに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能で読み取る情報を任意で設定してください。例えば、請求書の日付や金額、取引先名など、Smartsheetに追加したい項目を指定することが可能です Smartsheetに追加する情報を任意で設定してください。OCRで読み取ったどの情報を、Smartsheetのどの列に追加するかを指定する必要があります ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
SmartsheetとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
SmartsheetやDropboxを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやDropboxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Smartsheetを使った便利な自動化例
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する
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■概要
Smartsheetでプロジェクトの進捗やタスクを管理しているものの、更新があるたびに手動でSlackに通知するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、確認漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでの更新内容の共有に、手間や時間をかけているプロジェクト管理者の方 Smartsheetの重要な更新をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えている方 チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションの漏れをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動で通知が飛ぶため、手動での共有作業や確認の手間を省き、本来の業務に集中できます。 システムが自動で通知を行うことで、重要な更新の共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションで、通知のきっかけとなるシートを設定します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、通知内容を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知するシートを任意で指定できます。 Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。Smartsheetで追加された行のデータを含めて通知することもできます。 ■注意事項
Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで行が追加されたらMicrosoft Excelに追加する
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■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報を、分析やレポート作成のためにMicrosoft Excelへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際に転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加されるたびに、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、こうしたデータ連携に伴う課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとMicrosoft Excelを併用し、データの手動転記に課題を感じている方 Smartsheetのデータを元に、Microsoft Excelで定期的なレポート作成を行っている方 プロジェクトやタスクのデータ連携を自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されるとMicrosoft Excelへ自動でデータが追加され、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelにレコードを追加する際、Smartsheetから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。 特定の担当者のタスクのみを追加するなど、Smartsheetから取得した情報に基づいて条件を設定し、対象のレコードのみを追加することも可能です。 ■注意事項
Smartsheet、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成する
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■概要
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、プロジェクト管理を行っている方 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方 単純作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスの標準化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。 手動での繰り返し作業がなくなることで、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、スプレッドシートの情報を元にフォルダ名などを動的に設定することが可能です。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意のものに設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかの条件や、セルに書き込む値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、SmartsheeとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、Smartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にSmartsheetへ登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで集めた回答をSmartsheetに手作業で入力している担当者の方 フォーム回答の転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。 システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化の起点となるフォームを指定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。 Smartsheetに行を追加する設定では、登録先のシートはもちろん、どの列にGoogleフォームのどの回答内容を反映させるかを自由に設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。 ■注意事項
Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSmartsheetでユーザー情報を個別に管理している方 手作業によるアカウント情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録だけでSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、担当者による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報の中からSmartsheetの項目に必要なデータを整形します。 最後に、オSmartsheetの「ユーザーを追加」アクションを設定し、整形したデータを基にユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Smartsheetに追加したい情報に合わせて、抽出する条件や項目を自由に設定することが可能です。 例えば、Google Workspaceのユーザー情報に含まれる氏名から「姓」と「名」を分割して抽出したり、メールアドレスからドメイン部分を除外したりといったカスタマイズ可能です。 ■注意事項
Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Dropboxを使った便利な自動化例
ファイルが作成されたら、その情報をデータベースに追加したり、特定のツールに自動送信してチームに共有したりすることが可能です。
Dropboxにファイルが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxで管理しているファイルの情報を、Google スプレッドシートで管理している方 手作業によるファイル情報の転記に手間を感じており、ミスを減らしたいと考えている方 ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルが追加されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。 手作業による情報の入力間違いや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、トリガーで取得したファイル情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーに設定しているDropboxは、Google DriveやBoxなど、Yoomが連携している他のストレージアプリに変更することが可能です。 Google スプレッドシートのアクションを「レコードを更新する」に変更したり、Airtableやkintoneなど他のデータベースアプリに情報を追加したりするようカスタムできます。 ■注意事項
Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxでファイルがアップロードされたら、Discordに送信する
試してみる
■概要
デザインデータや資料の共有でDropboxをご利用の際、ファイルが更新されるたびにDiscordでチームに通知する作業を手間に感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとDiscordを連携させ、ファイル共有とコミュニケーションを効率化したい方 リモートワーク環境で、ファイルの更新状況をチームに共有したい方 手作業による通知の手間や、連絡漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルがアップロードされると、Discordへの通知が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による通知忘れや連絡漏れのリスクをなくし、重要なファイルの更新を確実に関係者へ共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスを任意で設定してください。また、ファイル名で絞り込むことも可能です。 Discordへファイルを送信するアクションでは、通知を送信したいチャンネルのIDを任意で設定してください。
■注意事項
Dropbox、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム 2.Dropboxを利用している企業やチーム
Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業 3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。 Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。 ■注意事項
Gmail、DropboxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方 RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方 オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。 Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。 ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
まとめ
SmartsheetとDropboxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたSmartsheetの情報に基づくフォルダ作成や、Dropboxのファイル情報のSmartsheetへの転記といった作業の手間を根本から削減し、ヒューマンエラーを確実に防ぐことができます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中できる理想的な環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、専門的な知識が求められると思われがちですが、ノーコードツール「Yoom」 を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
よくあるご質問
Q：フォルダ名に固定の文言とシートの情報を組み合わせられますか？
A：可能です。
Q：一度作成した連携フローの修正は簡単ですか？
A：はい、変更は簡単に行えます。
Q：無料プランではどこまで自動化できますか？
A：SmartsheetとDropboxは、いずれもフリープランで連携可能なアプリのため、そちらのプランでも自動化は可能です。こちら
