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「Smartsheetで新しいプロジェクトが追加されたら、関連ファイルを保管するDropboxフォルダも自動で作りたい…」
「今はSmartsheetの行情報を見ながら、手作業でDropboxにフォルダを作成していて、正直手間だしミスも怖い…」
SmartsheetとDropboxを併用する中で、このような手作業によるデータ連携の非効率さに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetで行が追加されたタイミングをトリガーに、必要な情報をDropboxへ自動的に連携する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、より創造的なコア業務に集中できる貴重な時間を確保することができそうです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識が一切不要なノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をもっとスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとDropboxのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録や更新作業を完全に自動化できます。
例えば、Smartsheetに新しいタスクやプロジェクトが追加された際に、自動でDropboxに対応するフォルダを作成するといった連携が可能です。
これにより、手作業による時間的コストやヒューマンエラーを削減し、よりスムーズな業務フローを実現します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで新しいプロジェクトやタスクの行が追加されるたびに、手動でDropboxに専用フォルダを作成する作業は、単純ながらも手間がかかり、命名規則のミスなども起こりがちです。
この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">Smartsheetに行が追加されたことをトリガーに、プロジェクト名やタスク名でDropboxにフォルダを自動作成</span>できるため、迅速かつ正確にファイル管理体制を整えられます。
すべての行ではなく、特定の条件を満たす行が追加された時だけフォルダを作成したい、というケースもあるかと思います。
このテンプレートでは、例えば「ステータスが“進行中”になった」や「特定の担当者がアサインされた」といった<span class="mark-yellow">特定の条件に合致する行がSmartsheetに追加された場合のみ、Dropboxにフォルダを作成</span>します。
これにより、不要なフォルダの作成を防ぎ、より整理されたストレージ管理を実現することが可能です。
それでは、実際にSmartsheetとDropboxを連携したフローを作成していきましょう。
今回はYoomというノーコード自動化ツールを使用して、プログラミング不要でSmartsheetとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押しましょう。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Dropboxの連携
検索ボックスにDropboxと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Dropboxのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。なお、この後のテスト操作のために、カラムに日付を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。
(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。
Smartsheetのシート情報が正しくアウトプットとして反映されていれば問題ありません！
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Dropboxにフォルダを作成する設定をしましょう。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になったら、新しく作成するフォルダ名を設定していきましょう。
「フォルダのパス」の入力欄をクリックすると、下記のような表示されます。
入力欄下の注釈を参考にしながらフォルダ名にしたいアウトプットを選択してください。
取得した値＝アウトプットを用いて以下のように設定することで、Smartsheetの行が追加されるごとに異なるフォルダをDropboxへ動的に反映できます。
なお、アウトプットを活用せず手入力すると、毎回同じフォルダがDropboxへ作成されてしまうため注意が必要です！
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Dropboxに新しいフォルダが作成されているはずなので確認してください。
下記のように、指定した場所に設定したフォルダ名で作成されていればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxでのアクションをきっかけにSmartsheetへ情報を連携したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxに契約書や申込書などのファイルが格納されるたびに、そのファイル名や共有リンクを手動でSmartsheetに転記する作業は、漏れやミスが発生しやすい業務です。
この自動化を設定すれば、<span class="mark-yellow">Dropboxに新しいファイルが格納されたことをトリガーに、ファイル情報をSmartsheetの新しい行として自動で追加</span>できるため、転記ミスを防ぎ、最新情報の共有を実現します。
請求書や領収書など、画像やPDF形式のファイル内に記載された情報をSmartsheetで管理したい場合に、おすすめです。
Dropboxに格納されたファイルに対して<span class="mark-yellow">OCR（光学的文字認識）処理を行い、抽出したテキスト情報（取引先名、金額、日付など）をSmartsheetの各列に自動で追加</span>します。
これにより、手入力の手間を完全に排除し、帳票管理業務を大幅に効率化することが可能です。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやDropboxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
また、外部フォームやユーザー管理システムからの情報をSmartsheetに集約することも可能です。
これにより、手作業による情報転記の負担とエラーを削減し、情報共有の迅速化とデータの一元管理を促進。
結果として、チーム全体の生産性向上と業務効率の最大化に貢献します。
ファイルが作成されたら、その情報をデータベースに追加したり、特定のツールに自動送信してチームに共有したりすることが可能です。
また、CRMに取引先が登録されたことをトリガーに、専用フォルダを自動作成することもできます。
これにより、手作業によるファイル操作やデータ入力の手間を削減し、業務効率を向上させます。
SmartsheetとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetの情報に基づくフォルダ作成や、Dropboxのファイル情報のSmartsheetへの転記といった作業の手間を根本から削減し、ヒューマンエラーを確実に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中できる理想的な環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、専門的な知識が求められると思われがちですが、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化による業務改善に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現するスマートな業務効率化を体験してみてください！
Q：フォルダ名に固定の文言とシートの情報を組み合わせられますか？
例えば、「【案件】_（シートのプロジェクト名）」のように、動的な情報と固定のテキストを混在させたいです。
A：可能です。
今回はSmartsheetのアウトプットのみを使用したフォルダ名にしましたが、そのアウトプットの前後に固定文言を追加することで、動的な情報と固定のテキストを混在させることができます。
Q：一度作成した連携フローの修正は簡単ですか？
フォルダの命名規則や連携対象のシートを変更したくなった場合の、設定変更の手順が知りたいです。
A：はい、変更は簡単に行えます。
変更したいトリガーやアクションを選択し、修正することで見直しが可能です。
作成後でも修正や管理がしやすいので、業務の変化に合わせて修正してください。
Q：無料プランではどこまで自動化できますか？
A：SmartsheetとDropboxは、いずれもフリープランで連携可能なアプリのため、そちらのプランでも自動化は可能です。
しかし、こちらの料金プランに記載の通り、フリープランでは「月の無料タスク数」が100タスクです。
このフローでは1回の起動で2つのタスクが消費されるため、Dropboxに多くのフォルダを作成したい場合は、ミニプラン以上のプランをお勧めします。
また、トリガーの起動間隔の最短が15分のため、素早いフォルダ作成を求める場合もより上のプランが良いでしょう。
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