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「DropboxとSmartsheetでプロジェクト管理をしているけど、ファイルアップロードとタスク更新を別々に行うのが面倒…」
「Dropboxに最新資料をアップしたのに、Smartsheetでの行追加や更新は手作業で、抜け漏れが心配…」
このように、DropboxとSmartsheetの手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが追加された瞬間に、関連するSmartsheetの行が自動で作成・更新される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、プロジェクトの進捗管理はよりスムーズになり、本来集中すべきクリエイティブな作業や戦略立案に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとSmartsheetのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたファイル管理とタスク管理にまたがる一連の作業を自動化できます。
例えば、Dropboxに特定のファイルが追加されたことをトリガーに、Smartsheetの該当シートに行を自動で追加するといったことが可能になり、業務の正確性とスピードが格段に向上します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxに新しいファイルが格納された際に、そのファイル名や格納先フォルダといった情報を取得し、Smartsheetの指定したシートに新しい行として自動で追加します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">ファイルアップロードとタスク登録作業を完全に同期させ、手作業による転記ミスや対応漏れを防ぐ</span>ため、チーム内での情報共有が迅速かつ正確になります。
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの画像・PDFファイルから、OCR（光学的文字認識）機能でテキスト情報を自動で抽出し、その内容をSmartsheetの行に登録します。
この連携は、AIによる抽出処理を含むため、<span class="mark-yellow">紙媒体や画像データの内容を手入力する手間が一切なくなり、データ入力業務を劇的に効率化</span>し、正確なデータ管理を実現します。
それでは、さっそく実際にDropboxとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はDropboxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Dropboxの連携
検索ボックスにDropboxと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Dropboxのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルは任意で管理しやすい名前に変更してOKです。
アクションは、テンプレート通りに「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のままにしましょう。
設定が完了したら、「次へ」を押して進んでください。
次にAPI接続設定を行います。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
ちなみに今回は、テスト用に下記のようなフォルダをDropboxに用意しました。
設定が完了したら、テスト操作の前にトリガー対象のファイルをDropboxにアップロードしてみましょう。
先ほど設定したDropboxのフォルダ内に、指定キーワードを含むファイル名の書類をアップロードしてください。
テストなので、架空の情報資料（「テスト株式会社」など）でOKです！
Dropboxの準備が整ったら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードした書類の情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されていればOKです!
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
次に、先ほど取得したデータをSmartsheetに追加する設定をしましょう。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルはステップ3と同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなシートにデータを反映させていきたいと思います！
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カムラIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はDropboxからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。タスク管理ツール側でのアクションを起点に、ファイル管理を自動化することも可能です。
Smartsheetで新しいプロジェクトやタスクの行が追加された際に、そのプロジェクト名やタスク名でDropboxに専用のフォルダを自動で作成します。
これにより、<span class="mark-yellow">手動でのフォルダ作成の手間をなくし、プロジェクト開始時の準備を迅速化する</span>だけでなく、ファイル管理のルールが統一され、整理整頓された状態を保つことができます。
Smartsheetで「優先度：高」や「ステータス：新規」といった特定の条件を満たす行が追加された場合にのみ、Dropboxにフォルダを自動で作成します。
この連携は、<span class="mark-yellow">本当に必要な時にだけフォルダを作成し、不要なフォルダが乱立するのを防ぐ</span>といった、より柔軟で実用的な自動化を実現します。
今回ご紹介した連携以外でも、DropboxやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
ファイルが作成されたら、その情報をデータベースに追加したり、特定のツールに自動送信してチームに共有したりすることが可能です。
また、CRMに取引先が登録されたことをトリガーに、専用フォルダを自動作成することもできます。
これにより、手作業によるファイル操作やデータ入力の手間を削減し、業務効率を向上させます。
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
また、外部フォームやユーザー管理システムからの情報をSmartsheetに集約することも可能です。
これにより、手作業による情報転記の負担とエラーを削減し、情報共有の迅速化とデータの一元管理を促進。
結果として、チーム全体の生産性向上と業務効率の最大化に貢献します。
DropboxとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたファイル管理とプロジェクト管理間のデータ転記作業から完全に解放され、ヒューマンエラーのリスクも一掃できます。</span>
これにより、担当者は情報の齟齬を気にすることなく、常に最新の状態で業務を進められるようになり、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでもご興味をお持ちでしたら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を直接体験してみてください！
Q：料金プランごとの実行頻度や回数の上限は？
A：各プランごとの一覧はこちらから確認できます。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、プランによって割り当てられたタスクの上限が異なります。
無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
Q：エラーが発生した場合の対処法は？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認してみましょう。
修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：ファイル更新時に既存の行を更新できますか？
A：はい、可能です。
今回の説明では「行の追加」のアクションでしたが、Smartsheetのアクションには「行を更新」もあります。
こちらに変更することで既存の行を更新するフローが作成できます。
マイプロジェクト画面の右上にある「新規作成」から新たにフローを作成するか、今回作成したフローの画面上にある「＋」マークをクリックすることでアクションの追加が可能です。
なお、アクションを追加した後には、不要な「行の追加」アクションを削除してください。
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