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Dropboxに保存したファイルの情報を、プロジェクト管理ツールのWrikeに手動で転記していると、
「この作業、地味に時間がかかるな…」
「ファイルリンクの貼り間違いやタスク作成漏れが心配だ」
と感じたことはありませんか？
ファイル管理とタスク管理が分断されていると、このような非効率な手作業やヒューマンエラーが発生します。これは多くのビジネスパーソンが抱える課題の一つです。
そんな悩みを解消するのが、<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルがアップロードされた際に、関連タスクをWrikeに自動作成する仕組み</span>です。これなら作業漏れや入力ミスを防ぎながら、確実かつスピーディーにタスクを登録できます。
この仕組みを使えば、面倒な作業から解放され、入力ミスの心配も軽減。より創造的で重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能。日々の業務を効率化し、チーム全体の生産性を高める一歩として、ぜひ参考にしてみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとWrikeを連携し、様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
DropboxとWrikeのAPIを連携させれば、ファイル管理とタスク管理をシームレスに繋ぎ、これまで手作業で行っていたデータ入力を自動化できます。
これにより、タイムリーでの情報共有が可能になり、業務の正確性とスピードの向上に寄与できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Dropboxの指定したフォルダに新しいファイルが格納されると、そのファイル情報をもとにWrikeにタスクを自動で作成するフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">ファイルアップロード後のタスク作成漏れを防ぎ、関連部署や担当者への迅速な情報共有を実現</span>できるため、プロジェクトのスムーズな進行をサポートします。
Dropboxに格納されたファイルの中でも、「請求書」や「契約書案」といった特定のファイル名や種類に合致する場合にのみ、Wrikeにタスクを自動で作成するフローです。
この連携は条件分岐の処理を含むため、<span class="mark-yellow">経理部や法務部など、特定のチームにのみ関連するタスクを的確に割り振ることが可能</span>になり、より緻密な業務フローの自動化を実現できるでしょう。
それでは、さっそく実際にDropboxとWrikeを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとWrikeの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Dropboxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
検索窓にDropboxと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Dropboxのログイン画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントにログインしてください。
ログインしたらYoomとの連携は完了です！
先ほどと同様に検索窓にWrikeと入力し、表示された候補から選択します。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントにログインしましょう。
ログインしたらYoomとの連携を「承認」し、連携完了です！
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを使用しているので、以下のバナーをクリックし、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Dropboxの特定のフォルダ内にファイルが作成（または更新）された際に、フローが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1で入力した情報が反映されています。フローで使用するものであることを確認してくださいね！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次にAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スピーディーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「対象のフォルダパス」は、「/Folder1/Folder2」という形式で設定します。
ここで設定したフォルダ内に、後に設定する「キーワード」に一致するファイルが作成された際に、フローが自動的に起動するようになりますよ！
今回はテスト用に、「Yoom_テスト」というフォルダを用意しました。
この場合、「対象のフォルダパス」には「/Yoom_テスト」と入力します。
続いて「ファイル名」に、トリガーの起動対象とするファイル名のキーワードを設定しましょう。
ここで設定したキーワードを含むファイル名が登録された場合のみ、フローボットが起動するようになります。
今回は「プロジェクト」というキーワードを含んだ場合に、フローボットが起動するように設定しました！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
「対象のフォルダパス」に設定したフォルダ内に、「ファイル名」に設定したキーワードを含むファイルをアップロードしてください。
テストなので、架空の情報（「Demoプロジェクト」など）でOKです！
アップロード後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードしたファイルの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Dropboxに格納されたファイル情報を使って、Wrikeにタスクを作成する設定を行います。
「タスクを作成」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
アクションは「タスクを作成」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を下記のようにしていきましょう！
必須の設定項目は以上ですが、他にも「担当者」や「開始日」、「タスクの説明」なども設定することができます。
下図のようにアウトプットを使って、それぞれに適切な値を適宜設定してください。
※改行を入れたい部分には「<br>」（HTMLの改行コード）と入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、指定のプロジェクトにタスクが作成されていることを確認しましょう。
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押せば設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう。
以上が、「Dropboxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する」フローの作成手順でした！
今回はDropboxからWrikeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWrikeからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Wrikeで新しいタスクが作成されると、そのタスク名でDropboxに専用のフォルダを自動で作成するフローです。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">タスクごとに関連資料を保管するフォルダを手動で作成する手間が省け</span>、容易に必要な情報へアクセスできる整理されたファイル管理体制を構築できるでしょう。
Wrikeで作成されたタスクの中でも、特定のプロジェクトに属するものや、特定の担当者が割り当てられたタスクなど、設定した条件に合致した場合にのみ、Dropboxにフォルダを自動作成することも可能です。
この連携は条件分岐処理を活用するため、<span class="mark-yellow">重要なプロジェクトや特定の業務フローに関するファイル管理を自動化し、より戦略的な情報整理の実現</span>をサポートします。
DropboxやWrikeを使えば、日々のファイル管理やタスク連携がもっとスムーズになります。ちょっとした作業でも自動化すれば、情報共有や整理の手間を減らし、より重要な業務に集中できます。
Dropboxを活用すると、ファイル追加の通知や内容の自動反映など、さまざまな情報整理がスピーディーに行えます。Google スプレッドシートやSlackと連携すれば、共有のタイムラグも減らせます。さらにOCRを使えば、アップロードと同時にデータ化も可能です。
Wrikeを利用すると、登録したタスクをすぐに他ツールへ共有でき、チーム全体の進捗把握がしやすくなります。GoogleカレンダーやSlack、Outlookと連携すれば、期日や進行状況をリアルタイムに共有でき、抜け漏れ防止にもつながります。
いかがでしたか？
DropboxとWrikeの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル情報からタスクを作成する間のデータ転記作業をなくし、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に期待できます。</span>
これにより、担当者はファイル管理とタスク管理の分断によるストレスから解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能になり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできるのもポイント！
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！
ぜひ、自社の業務に合う最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
この機会にまずは本記事を参考にしDropboxとWrikeの連携からぜひスタートしてみてくださいね！
Q：ファイル更新時にもWrikeにタスクが作成されますか？
A：今回のフローの場合だと、特定フォルダ内の既存ファイルが更新された場合にもWrikeにタスクが作成されます。
ファイルの「作成」時のみにWrikeにタスクを作成したい場合は、トリガー直下に「分岐条件の設定」を入れることで実現可能です。
分岐条件の設定時に「ファイルの更新」時は、後続のタスク作成アクションには進まず、「ファイルの作成」時のみに後続のアクションに進むように設定することができます。
Q：ファイル名以外の条件でタスクを作成することはできますか？（例：pdfといった拡張子など）
A：はい、可能です。こちらも、トリガー直下に「分岐条件の設定」を入れることで、例えば、ファイル名に「pdf」や「png」とついている場合にのみタスクを作成する、といった設定ができます。
Q：フローの連携がうまくいかなかった場合、どうなりますか？
A：Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携がうまくいっていない旨の通知が届きます。
エラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することも可能です。
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