コラボフローとfreee人事労務を連携して、コラボフローで申請が承認されたらfreee人事労務の従業員の銀行口座を自動更新する方法

ステップ1:コラボフローとfreee人事労務をマイアプリ登録

コラボフローとfreee人事労務をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

まず、コラボフローのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、アプリ一覧からコラボフローを探すか、検索欄で検索してください。

以下の画面が表示されるので、「アカウント名」を設定します。

コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックしましょう。
Yoom画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力して、BASE64でエンコード化し、アクセストークンを設定します。
こちらからBASE64のエンコード化について確認しましょう。

次に、freee人事労務のマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に一覧からfreee人事労務を探すか、検索してください。
「アプリ連携の開始」というfreee人事労務の画面が表示されるので、スクロールし、「許可する」をクリックしましょう。

コラボフローとfreee人事労務のマイアプリ登録が完了したら、マイアプリにコラボフローとfreee人事労務が表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
最初にコラボフローの設定から行うので、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるコラボフローのトリガー設定とその後に続くfreee人事労務のオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「コラボフローと連携するアカウント情報」→使用するアカウントどうか確認
• 「トリガーアクション」→経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）
  

以下の画面が表示されたら、赤枠をクリックし、Webhook URLをコピーします。

Webhookの設定方法はこちらに記載されているので、確認してください。
「アプリ設定」→「経路設定」→「該当する経路を選択」→「Webhook」→「新規登録」
の順でクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。

• 「Webhook名」→任意で設定
• 「通知先のWebhook URL」→コピーしたURLをペースト
• 「通知条件」→承認時にチェックを入れる

設定後、「保存」をクリックしてください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行し、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、コラボフローで申請されたデータを取得する設定を行うので、「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「コラボフローと連携するアカウント情報」→使用するアカウントどうか確認
• 「アクション」→申請内容の詳細を取得
  

以下の画面が表示されたら、「インスタンス名」と「アプリケーションコード」を説明の通りに設定してください。

スクロールし、「文書ID」を設定しましょう。
「経路のWebhookを受信したら」のアウトプットを使用して設定するので、赤枠内の矢印をクリックしてください。
アウトプットが表示されるので、文書IDを選択してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、freee人事労務の設定を行うので、「従業員の銀行口座情報を更新」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「freee人事労務と連携するアカウント情報」→使用するアカウントどうか確認
• 「アクション」→従業員の銀行口座情報を更新
  

以下の画面が表示されるので、候補から「事業所ID」を設定しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されるので、該当するIDを選択してください。

次に、コラボフローのアウトプットを活用して、「従業員ID」を設定しましょう。
※コラボフローの申請書に従業員情報や銀行口座、更新対象年月が記載されている前提で設定を行います。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
アウトプットから従業員IDを選択してください。
他の項目もアウトプットを活用して設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、コラボフローとfreee人事労務の連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

コラボフロー・freee人事労務を使ったその他の自動化例

1.コラボフローで入社申請が承認されたら、自動的にfreee人事労務に従業員情報を登録するフローです。
従業員情報の登録を自動化できるため、手入力が不要になります。
ヒューマンエラーを防ぎ、正しいデータを登録できます。

2.コラボフローで申請が行われたら、Microsoft Excelにタスクを自動追加するフローです。
タスクがMicrosoft Excelに自動追加されるため、手動でタスクを追加する手間が省けます。
タスクが自動追加されることで、スムーズに業務を進められるでしょう。

3.コラボフローで申請が承認されたら、自動的に申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードするフローです。
コラボフローの申請書類をPDFでGoogle Driveに保存できるため、ファイル管理がしやすくなるでしょう。
Google Driveにアップロードすることで、チーム内の共有が容易になります。

まとめ

今回は、コラボフローでの申請が承認された際に、freee人事労務の従業員の銀行口座を自動更新するフローをご紹介しました。
この自動化により、時間と労力が削減されるため、担当者の負担を軽減できます。
また、手作業が不要になり、入力ミスを防止できます。
特に、月末や繁忙期など、業務が集中するタイミングにおすすめの自動化です。
今回ご紹介したテンプレートを活用して、作業を効率化させましょう。