・
日々の業務で発生するデータの更新作業を効率化させたいと考えていませんか？
本記事ではコラボフローとfreee人事労務を連携し、コラボフローの申請が承認されたら、freee人事労務の従業員データを更新する自動化をご紹介します。
これにより、手作業が不要になるため、作業時間を大幅に短縮できます。
また、ヒューマンエラーを防止できるため、正確にデータを更新できます。
手作業によるデータ更新は、時間と労力のかかる作業ですが、自動化を導入するだけでこういった問題を解消できます。
たとえば、コラボフローで申請が承認された後にfreee人事労務の従業員情報が自動更新されるので、再度更新する手間が省けます。
これにより、人事担当者は入力作業に費やしていた時間を採用業務や人材育成の時間に充てることができるでしょう。
この自動化は特に業務が集中する月末や繁忙期などにおすすめです。
データ更新でヒューマンエラーが発生すると、修正作業や後続の業務に影響を及ぼす可能性があります。
そこで、コラボフローとfreee人事労務を連携し、従業員データを更新する自動化を導入すれば、正確に更新できるため、ヒューマンエラーを削減できます。
たとえば、コラボフローで給与振込申請書を申請して承認された際に、自動的にfreee人事労務の銀行口座を更新できるため、振込先を間違えることなく給与を支給できます。
これにより、従業員が振込口座を変更した場合でも、スムーズに作業できるでしょう。
コラボフローとfreee人事労務を連携することで、従業員情報の更新を一元化できます。
コラボフローの申請が承認されたら、freee人事労務の従業員の銀行口座が自動的に更新されるので、わざわざ手作業で更新する手間が省けます。
これにより、何度も同じデータを入力する必要がなくなり、二重管理が不要になります。
特に金融関連の情報を扱う場合は、正確にデータを追加する必要があるため、重要な自動化になるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「コラボフローで申請が承認されたらfreee人事労務の従業員情報を更新する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
コラボフローの申請承認をAPIで受け取り、freee人事労務のAPIを通じて従業員の口座情報を更新することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
コラボフローとfreee人事労務をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、コラボフローのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、アプリ一覧からコラボフローを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」を設定します。
コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックしましょう。
Yoom画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力して、BASE64でエンコード化し、アクセストークンを設定します。
こちらからBASE64のエンコード化について確認しましょう。
次に、freee人事労務のマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に一覧からfreee人事労務を探すか、検索してください。
「アプリ連携の開始」というfreee人事労務の画面が表示されるので、スクロールし、「許可する」をクリックしましょう。
コラボフローとfreee人事労務のマイアプリ登録が完了したら、マイアプリにコラボフローとfreee人事労務が表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
最初にコラボフローの設定から行うので、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠をクリックし、Webhook URLをコピーします。
Webhookの設定方法はこちらに記載されているので、確認してください。
「アプリ設定」→「経路設定」→「該当する経路を選択」→「Webhook」→「新規登録」
の順でクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
設定後、「保存」をクリックしてください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行し、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、コラボフローで申請されたデータを取得する設定を行うので、「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、「インスタンス名」と「アプリケーションコード」を説明の通りに設定してください。
スクロールし、「文書ID」を設定しましょう。
「経路のWebhookを受信したら」のアウトプットを使用して設定するので、赤枠内の矢印をクリックしてください。
アウトプットが表示されるので、文書IDを選択してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、freee人事労務の設定を行うので、「従業員の銀行口座情報を更新」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、候補から「事業所ID」を設定しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されるので、該当するIDを選択してください。
次に、コラボフローのアウトプットを活用して、「従業員ID」を設定しましょう。
※コラボフローの申請書に従業員情報や銀行口座、更新対象年月が記載されている前提で設定を行います。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
アウトプットから従業員IDを選択してください。
他の項目もアウトプットを活用して設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
1.コラボフローで入社申請が承認されたら、自動的にfreee人事労務に従業員情報を登録するフローです。
従業員情報の登録を自動化できるため、手入力が不要になります。
ヒューマンエラーを防ぎ、正しいデータを登録できます。
2.コラボフローで申請が行われたら、Microsoft Excelにタスクを自動追加するフローです。
タスクがMicrosoft Excelに自動追加されるため、手動でタスクを追加する手間が省けます。
タスクが自動追加されることで、スムーズに業務を進められるでしょう。
3.コラボフローで申請が承認されたら、自動的に申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードするフローです。
コラボフローの申請書類をPDFでGoogle Driveに保存できるため、ファイル管理がしやすくなるでしょう。
Google Driveにアップロードすることで、チーム内の共有が容易になります。
今回は、コラボフローでの申請が承認された際に、freee人事労務の従業員の銀行口座を自動更新するフローをご紹介しました。
この自動化により、時間と労力が削減されるため、担当者の負担を軽減できます。
また、手作業が不要になり、入力ミスを防止できます。
特に、月末や繁忙期など、業務が集中するタイミングにおすすめの自動化です。
今回ご紹介したテンプレートを活用して、作業を効率化させましょう。
.avif)
.png)
.avif)
