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コラボフローとfreeeサインの連携により、契約書の送付プロセスを自動化する方法を解説します。この自動化により、業務効率の向上やコンプライアンスの強化が期待でき、契約管理の手間を大幅に削減できます。特に、契約書の送付業務を効率化したい企業にとって、非常に有用な自動化です。ノーコードで導入できる自動化ですので、ぜひ最後までご覧ください。
コラボフローとfreeeサインの連携により、契約書の送付プロセスが自動化され、業務効率が大幅に向上します。これまで手動で行っていた契約書の作成、送付、確認作業が減少し、担当者の時間を節約できます。また、手作業によるミスも減り、契約書の処理速度が向上します。例えば、企業が新しいパートナーとの契約を締結する際、申請が承認されると同時にfreeeサインで契約書が自動的に送付されるため、担当者は他の重要な業務に集中することにつながります。
自動化により、契約書の送付と管理が一貫して行われるため、コンプライアンスの強化が図れます。例えば、全ての契約書が適切に保存され、アクセス制限が設けられることで、機密情報の漏洩リスクが低減します。また、契約書の送付履歴や承認プロセスが記録されるため、監査時にも迅速かつ正確に対応することが可能です。これにより、企業は法的リスクを最小限に抑え、信頼性の高い業務運営が実現が期待できます。
コラボフローとfreeeサインの連携により、契約書のステータスがリアルタイムで可視化されるため、業務の透明性が向上します。例えば、契約書の送付状況や承認プロセスが一目で分かるようになり、関係者全員が最新の情報を共有できます。これにより、担当者間のコミュニケーションが円滑になり、業務の進捗状況が正確に把握できます。透明性が高まることで、プロジェクトの遅延やトラブルの早期発見が可能になり、効率的な業務運営の実現が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、コラボフローとfreeeサインを連携して、コラボフローでの申請が承認されたらをfreeeサインで契約書を送付する方法をご説明します。
[Yoomとは]
コラボフローのデータベースにレコードが登録されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、freeeサインの提供するAPIを用いてfreeeサインの住所にコラボフローで登録された契約書を送付することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて4つのプロセスで進めていきます。
・コラボフローとfreeeサインをマイアプリ登録する
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるコラボフローのトリガー設定と、その後に続くfreeeサインのオペレーション設定
・トリガーをONにし、自動連携の確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
コラボフローとfreeeサインをマイアプリに登録しましょう。
先にマイアプリ登録を済ませておくと、今後の自動化設定がスムーズに行えます。
まず、コラボフローをYoomと連携しましょう。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」を選択後、コラボフローをクリックしてください。
アカウント名には任意の名前を入力しましょう。
ユーザーIDとAPIキーを入力してください。
以上でコラボフローのマイアプリ登録ができました。
続いてfreeeサインのマイアプリ登録を行います。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」を選択後、freeeサインをクリックしてください。
検索ボックスにfreeeサインと入力し、freeeサインのアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるので、今回連携したいアカウントでログインしましょう。
ログインが完了すると、マイアプリの画面にfreeeサインが表示されます。
これで今回使用するコラボフローとｎfreeeサインのマイアプリ連携が完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠をクリックします。
今回連携するコラボフローのアカウントで間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。
以下の画像の画面が表示されるので、WebhookURLをコピー設定しましょう。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法はこちらの記事をご覧ください。
設定したらテストを実行し、成功を確認したら「保存する」をクリックしましょう。
続いて「申請内容の詳細を確認」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面で「次へ」をクリックしましょう。
API接続の画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
入力後「テスト」→「保存する」をクリックします。
続いて「契約書をテンプレートから作成」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面では「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されます。
内容に従って入力しましょう。
各項目の入力の際クリックすると、「候補」「アウトプット」が表示されます。
入力したい項目をクリックすることで入力を行うことができます。
入力出来たらテストを実施し、テスト成功確認後「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面で「契約書を送信」をクリックしましょう。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面では「次へ」をクリックします。
各項目の入力の際クリックすると、「候補」「アウトプット」が表示されます。
入力したい項目をクリックすることで入力を行うことができます。
入力出来たらテストを実施し、テスト成功確認後「保存する」をクリックしましょう。
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
①コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する
コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信するフローです。このテンプレートを活用することで、コラボフローにアクセスして承認状況を確認していた方は、確認の手間が削減され、承認プロセスの効率化を図ることが可能になります。
②コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。このテンプレートを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
③freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。このテンプレートを活用することで、freeeサインで締結された契約書の情報をMicrosoft Teamsでスムーズに共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間を短縮できるほか、転記ミスや連絡漏れなどの発生を抑えられます。宛先や通知内容は自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。
コラボフローとfreeeサインの連携により、契約書の送付プロセスを自動化することで、業務効率の向上やコンプライアンスの強化が実現できます。特に、契約書の管理に課題を感じている企業にとって、この連携は大きな助けとなるでしょう。手順に従って設定を行うことで、誰でも簡単にノーコードで連携と自動化を実現できます。自動化を導入することで業務効率を向上できる可能性があります。
ぜひこの機会に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomをご活用ください。
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