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コラボフローとGoogle Chatを連携してコラボフローで承認されたことをGoogle Chatに自動通知する方法とメリット
各種申請の承認報告に時間を取られていませんか？
コラボフローとGoogle Chatの連携により承認後の連絡を自動化する方法を紹介します。
この自動化は、手動作業を省略し業務効率を向上させ、リモートワークなどあらゆる環境で連携強化を図ることができます。
プログラミング知識は不要で、誰でも簡単に導入できますので、ぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
・コラボフローを活用しているが、承認状況の確認に時間がかかっているプロジェクトマネージャー
・Google Chatを利用し、チームの連携力を向上させたいマーケティング部門
・複数ステップの承認フローを管理する必要がある経理部
・リモートワークで、効率的な承認プロセスと通知システムを模索しているIT担当
・コラボフローとGoogle Chatを使用しており、各アプリの連携で業務を効率化したい方
コラボフローとGoogle Chatの概要
まずは、本記事で連携する「コラボフロー」と「Google Chat」のそれぞれの特徴や基本機能について解説します。
コラボフローとは？
コラボフローとは、紙やExcelで行っていた社内の申請・承認業務をWeb化できるクラウド型のワークフローシステムです。使い慣れたExcelの書式や複雑な承認ルールをそのままWeb上で再現できるため、現場の運用を変えずにスムーズに導入できます。
専門的なプログラミング知識は不要で、フォーム作成と承認経路設定の簡単なステップで構築が可能です。スマホやタブレットからの申請・承認にも対応しており、意思決定のスピード化と業務のペーパーレス化を推進します。
Google Chatとは？
Google Chatとは、Google Workspaceに含まれるビジネス向けのコミュニケーションツールです。個別のダイレクトメッセージからチームやプロジェクト単位のグループチャット、トピックごとに会話やファイル共有を整理できる「スペース」機能などを搭載しています。
Google ドライブやGoogle カレンダーといった他のGoogle サービスと緊密に連携し、リアルタイムでのシームレスなやり取りと高いセキュリティ環境での情報共有を実現します。
それぞれのツールの概要を把握したところで、これらを連携させることで得られる具体的なメリットについて見ていきましょう。
【免責事項】
ご利用の際は、各サイト・ツールの利用規約や注意事項をご確認のうえ、ご自身の判断のもとでご活用ください。外部サービスの利用に伴うサポートやトラブル等につきましては対応いたしかねますので、あらかじめご了承ください。
コラボフローとGoogle Chatの連携メリットと具体例
ワークフローシステム「コラボフロー」とビジネスチャット「Google Chat」を連携させることで、申請・承認業務の滞りをなくし、チーム全体の業務スピードと正確性を向上させることができます。主なメリットと具体的な活用シーンは以下の通りです。
メリット1: 承認プロセスの効率化
コラボフローで承認が完了すると素早くGoogle Chatに通知が届くため、次の作業へのスムーズな移行に寄与します。
この自動化により、メール確認や承認状況の追跡に費やす時間が削減でされるため、業務効率の向上が期待できます。
例えば、営業チームが取引先への提案書をコラボフローで申請し、上司の承認後にGoogle Chatで通知を受け取ることで、スピーディーな提案書の送付につながります。
この仕組みはスピードが重視される場面や、承認者が外出中などのシチュエーションで特に効果を発揮するでしょう。
メリット2: スピーディーな情報共有
Google Chatを活用することで、コラボフローの承認が素早く共有され、チーム全体の連携強化でにつながります。
例えば、マーケティングの予算が承認されると、その通知が担当するチーム全体に共有され、広告制作や配信準備をスムーズに開始することができるかもしれません。
このように、アプリ連携により業務遅延のリスクを最小限に抑え、プロジェクト全体の効率化を図れそうです。
メリット3: 抜け漏れを防止
Google Chatの通知により、コラボフローの承認完了が自動で関係者へ伝わるため、承認プロセスの抜け漏れを防ぎますで。
例えば、契約書の承認後、Google Chatで関係者全員に自動通知が送られることで、承認の進捗がリアルタイムで共有されます。
これにより、次のステップに進む際に認識のズレや重複作業の防止が期待できます。
抜け漏れが発生しやすい複雑なプロセスでも、関係者全員が正確な情報をタイムリーに受け取ることで、業務全体の精度向上につながるでしょう。
[Yoomとは]
■概要コラボフローで申請が承認された後、関係部署や担当者への連絡を手作業で行っていませんか？承認状況を都度確認したり、関係者への連絡が漏れたりすると、後続の業務に遅れが生じることもあります。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーに、Google Chatへ自動で通知できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消し、業務の迅速化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方- コラボフローでの承認後、手作業で関係者への連絡を行っている方
- 申請の承認状況をリアルタイムでチームに共有し、業務を円滑に進めたい方
- 承認後の連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- コラボフローでの承認後、自動でGoogle Chatに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 承認後の通知が自動化されることで、関係者への連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務を円滑に進められます。
■フローボットの流れ- はじめに、コラボフローとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」のアクションを設定して、任意のメッセージを通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）を任意で設定してください。
- 通知するメッセージの内容は、コラボフローの申請者や承認日といった情報を含めて自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- コラボフロー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- コラボフローはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- コラボフローでの承認後、手作業で関係者への連絡を行っている方
- 申請の承認状況をリアルタイムでチームに共有し、業務を円滑に進めたい方
- 承認後の連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
- コラボフローでの承認後、自動でGoogle Chatに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 承認後の通知が自動化されることで、関係者への連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務を円滑に進められます。
- はじめに、コラボフローとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」のアクションを設定して、任意のメッセージを通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）を任意で設定してください。
- 通知するメッセージの内容は、コラボフローの申請者や承認日といった情報を含めて自由にカスタマイズが可能です。
- コラボフロー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- コラボフローはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
コラボフローとGoogle Chatの連携フローの作り方
ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。
大まかな流れは以下となります。
・コラボフローとGoogle Chatをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・コラボフローのトリガーを設定し、Google Chatのアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoom登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録して設定を進めましょう。
ステップ1. コラボフローとGoogle Chatをマイアプリ連携
まずはコラボフローとGoogle Chatをマイアプリに連携していきます。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」から設定を進めていきましょう。
次にコラボフローを検索しクリックしてください。
「アカウント名」「ユーザーID」「APIキー」を入力してください。
「クライアント名」は、任意でテキストを設定してください。（例：Yoom連携用）
アクセストークンに必要なAPIキーはコラボフローの設定から取得できます。
コラボフローの画面右上にある歯車マークをクリックし「システム管理エリア」をクリックします。
次に「環境設定」をクリックしてください。
画面をスクロールダウンし「REST API」の「登録」からAPIキーを発行することができます。
次に、Google Chatをマイアプリ連携します。
以下を参考にしてください。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。詳しい方法や設定については、「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」をチェックしてくださいね。
これでGoogle Chatのマイアプリ登録が完了しました。
次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要コラボフローで申請が承認された後、関係部署や担当者への連絡を手作業で行っていませんか？承認状況を都度確認したり、関係者への連絡が漏れたりすると、後続の業務に遅れが生じることもあります。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーに、Google Chatへ自動で通知できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消し、業務の迅速化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方- コラボフローでの承認後、手作業で関係者への連絡を行っている方
- 申請の承認状況をリアルタイムでチームに共有し、業務を円滑に進めたい方
- 承認後の連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- コラボフローでの承認後、自動でGoogle Chatに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 承認後の通知が自動化されることで、関係者への連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務を円滑に進められます。
■フローボットの流れ- はじめに、コラボフローとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」のアクションを設定して、任意のメッセージを通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）を任意で設定してください。
- 通知するメッセージの内容は、コラボフローの申請者や承認日といった情報を含めて自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- コラボフロー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- コラボフローはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- コラボフローでの承認後、手作業で関係者への連絡を行っている方
- 申請の承認状況をリアルタイムでチームに共有し、業務を円滑に進めたい方
- 承認後の連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
- コラボフローでの承認後、自動でGoogle Chatに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 承認後の通知が自動化されることで、関係者への連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務を円滑に進められます。
- はじめに、コラボフローとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」のアクションを設定して、任意のメッセージを通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）を任意で設定してください。
- 通知するメッセージの内容は、コラボフローの申請者や承認日といった情報を含めて自由にカスタマイズが可能です。
- コラボフロー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- コラボフローはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
ステップ2. トリガーを設定
次にコラボフローのトリガー設定を行います。
「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックしてください。
「コラボフローと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
「タイトル」は任意で編集可能です。
「トリガーアクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。
次に、表示されているWebhookURLをコピーしコラボフローで設定を行なってください。
コラボフローのWebhook設定方法は、「経路のWebhook設定」をご覧ください。
設定完了後、コラボフローで申請の承認操作を行い、「テスト」をクリックしてください。
テスト後、取得した値が表示されていることを確認したら、「完了」をクリックしてください。
ステップ3. アクションを設定
最後に、Google Chatのアクション設定を行います。
「スペースにメッセージを送信」をクリックしてください。
こちらは先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウントの確認を行い、アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みます。
スペースのリソース名を、注釈に沿って設定します。
「メッセージ内容」は、任意でテキスト編集が可能です。欄をクリックすると、先ほどコラボフローから取得した情報を引用できます。
各設定が完了したら「テスト」をクリックしてメッセージが送信されるか確認しましょう。
成功が確認できたら「完了」をクリックしてください。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、コラボフローで申請が承認されると、Google Chatに自動で通知が送信されます。
■概要コラボフローで申請が承認された後、関係部署や担当者への連絡を手作業で行っていませんか？承認状況を都度確認したり、関係者への連絡が漏れたりすると、後続の業務に遅れが生じることもあります。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーに、Google Chatへ自動で通知できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消し、業務の迅速化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方- コラボフローでの承認後、手作業で関係者への連絡を行っている方
- 申請の承認状況をリアルタイムでチームに共有し、業務を円滑に進めたい方
- 承認後の連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- コラボフローでの承認後、自動でGoogle Chatに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 承認後の通知が自動化されることで、関係者への連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務を円滑に進められます。
■フローボットの流れ- はじめに、コラボフローとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」のアクションを設定して、任意のメッセージを通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）を任意で設定してください。
- 通知するメッセージの内容は、コラボフローの申請者や承認日といった情報を含めて自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- コラボフロー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- コラボフローはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- コラボフローでの承認後、手作業で関係者への連絡を行っている方
- 申請の承認状況をリアルタイムでチームに共有し、業務を円滑に進めたい方
- 承認後の連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
- コラボフローでの承認後、自動でGoogle Chatに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 承認後の通知が自動化されることで、関係者への連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務を円滑に進められます。
- はじめに、コラボフローとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」のアクションを設定して、任意のメッセージを通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）を任意で設定してください。
- 通知するメッセージの内容は、コラボフローの申請者や承認日といった情報を含めて自由にカスタマイズが可能です。
- コラボフロー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- コラボフローはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
コラボフローを使ったその他の自動化例
1.コラボフローで承認が完了したら、Google スプレッドシートのレコードを更新する
こちらは、コラボフローで承認が完了したタイミングで、Google スプレッドシート内の該当レコードを自動的に更新するフローです。
承認状況の透明性を保ちつつ、手動更新の手間を削減できます。
特に複数部門間で承認状況を共有する際に有効で、効率的なワークフローの実現に役立ちます。
■概要コラボフローで申請が承認された後、その内容を管理用のGoogle スプレッドシートに手作業で転記・更新していませんか？この作業は、定期的に発生するため手間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーに、Google スプレッドシートの該当レコードを自動で更新できるため、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携させ、承認後の転記作業を自動化したい方
- 申請・承認フローにおける手作業をなくし、業務の効率化を目指している担当者の方
- データの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- コラボフローでの承認完了と同時にレコードが自動で更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「コラボフローで承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、承認された情報をもとにレコードを更新するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象のスプレッドシートIDやシート名、更新したい行の条件などを任意で設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
- コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携させ、承認後の転記作業を自動化したい方
- 申請・承認フローにおける手作業をなくし、業務の効率化を目指している担当者の方
- データの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制の精度を高めたいと考えている方
- コラボフローでの承認完了と同時にレコードが自動で更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
- はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「コラボフローで承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、承認された情報をもとにレコードを更新するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象のスプレッドシートIDやシート名、更新したい行の条件などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
2.コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加する
こちらは、コラボフローで新規申請が行われた際に、Trelloにタスクを自動追加する仕組みです。
この連携により、タスク追加の手動作業を省き、データの正確性向上につながります。
さらに、タスクを視覚的に整理できるTrelloを活用することで、確認漏れや共有遅延を防げます。
■概要
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Trelloによるタスク管理を行う企業
・チームでプロジェクトを管理している部門の担当者
・チームメンバーでタスク共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務プロセスの可視化により透明性が高まり、業務進行をスムーズにするアプリです。
さらにTrelloを併せて活用することでプロジェクトの進捗を視覚的に把握することができます。
しかしコラボフローの内容を毎回Trelloに手作業で入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このフローを活用することで自動でTrelloにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
また内容を引用することで情報の正確性を保ち、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・コラボフロー、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Trelloによるタスク管理を行う企業
・チームでプロジェクトを管理している部門の担当者
・チームメンバーでタスク共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務プロセスの可視化により透明性が高まり、業務進行をスムーズにするアプリです。
さらにTrelloを併せて活用することでプロジェクトの進捗を視覚的に把握することができます。
しかしコラボフローの内容を毎回Trelloに手作業で入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このフローを活用することで自動でTrelloにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
また内容を引用することで情報の正確性を保ち、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・コラボフロー、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
3.コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する
こちらは、コラボフローでの申請が行われた際に、Notionのデータベースにタスクを自動追加するフローです。
この自動化により、データ記録が効率化し、プロジェクト管理の簡略化に寄与します。
カスタマイズ性の高いNotion環境を活用して、業務プロセスに適したタスク管理を実現できます。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
コラボフローとGoogle Chatの連携により、承認後の通知を自動化することで、業務効率の大幅な向上が期待できます。
承認プロセスの効率化や情報共有の迅速化、抜け漏れの防止といったメリットがあり、リモートワーク環境でもメリットがありそうです。
プログラミング不要で、簡単に導入できるため、ぜひこの機会にYoomのアプリ連携を活用し、業務効率化を体験してください。
よくあるご質問
Q：申請の種類（稟議書、経費精算、見積承認など）によってGoogle Chatの通知先スペースを分けることはできますか？
A：
可能です。
Yoomの「分岐する」オペレーションを追加することで、コラボフローから取得したフォーム名や申請タイトル、金額などの条件に応じて、Google Chatの通知先スペースやメンション先を動的に切り替えることができます。
詳しい設定方法は、「「分岐」の設定方法」をご確認ください。
Q：最終承認時だけでなく、途中の承認ステップや「却下」「差し戻し」の際もGoogle Chatへ通知できますか？
A：
はい、通知可能です。
コラボフロー側のWebhook設定にて、通知対象とするイベント（段階承認、却下、差し戻しなど）を選択し、フローボット側でステータスに応じたメッセージ内容を設定することで、各進行状況に合わせた通知が可能です。
詳しい設定方法は、「経路のWebhook設定」をご確認ください。
Q：Google Chatへの通知と同時に、承認されたデータをkintoneやGoogle スプレッドシートへ自動登録できますか？
A：
可能です。
Yoomのフローボットでは複数のオペレーションを自由に追加できるため、Google Chatへの通知アクションに続けて、kintone「レコードを追加する」やGoogle スプレッドシート「レコードを追加する」アクションを設定することで、一連の処理をまとめて自動実行できます。
kintone / Google スプレッドシート
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
