コラボフローとGoogle Chatを連携して承認後の連絡を自動化する方法とメリット

コラボフローとGoogle Chatの連携フローの作り方

ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。
大まかな流れは以下となります。

・コラボフローとGoogle Chatをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・コラボフローのトリガーを設定し、Google Chatのアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoom登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録して設定を進めましょう。

ステップ1. コラボフローとGoogle Chatをマイアプリ連携

まずはコラボフローとGoogle Chatをマイアプリに連携していきます。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」から設定を進めていきましょう。
次にコラボフローを検索しクリックしてください。

「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。

アクセストークンに必要なAPIキーはコラボフローの設定から取得できます。
コラボフローの画面右上にある歯車マークをクリックし「システム管理エリア」をクリックします。

次に「環境設定」をクリックしてください。

画面をスクロールダウンし「REST API」の「登録」からAPIキーを発行することができます。
「クライアント名」は、任意でテキストを設定してください。（例：Yoom連携用）
発行したAPIキーを利用して「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」の文字列にし、BASE64でエンコードしてください。
※BASE64についてはこちらで解説しています。
エンコード語の文字列を「アクセストークン」に入力し「追加」をクリックすることで、コラボフローのマイアプリ連携が完了します。

次にGoogle Chatを検索してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

検索結果に2つのアプリが表示された場合Google Chat（OAuth）をクリックしてください。

次に「Sign in with Google」をクリックしてください。

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次に「Client ID」と「Client Secret」を入力して「登録」をクリックしてください。※Google Chat（OAuth）の連携はこちらで解説しています。
これでGoogle Chatのマイアプリ登録が完了しました。

次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

ステップ2. トリガーを設定

次にコラボフローのトリガー設定を行います。
「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックしてください。（画像では文章が省略されています）

次はタイトルの任意編集とアカウント情報の確認をします。
「コラボフローと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
「タイトル」は任意で編集可能です。
一方で「トリガーアクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。

次に、表示されているWebhookURLをコピーしコラボフローで設定を行なってください。
コラボフローのWebhook設定方法はこちらをご覧ください。
設定完了後、コラボフローで申請の承認操作を行い、「テスト」をクリックしてください。
テスト後、アウトプットに取得した情報が表示されていることを確認したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3. アクションを設定

次にGoogle Chatのアクション設定を行います。
「スペースにメッセージを送信」をクリックしてください。

こちらは先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウントの確認を行い、アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みます。

次にGoogle Chatの接続詳細とメッセージ内容を設定します。
「スペースID」「キー」「トークン」はGoogle Chatから取得します。詳しくはこちらをご覧ください。
「メッセージ内容」は、任意でテキスト編集が可能です。欄をクリックすると、先ほどコラボフローから取得した情報を引用できます。
各設定が完了したら「テスト」をクリックしてメッセージが送信されるか確認しましょう。
確認できたら「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、コラボフローで申請が承認されると、Google Chatに自動で通知が送信されます。

コラボフローを使ったその他の自動化例

1.コラボフローで承認が完了したら、Google スプレッドシートのレコードを更新する

こちらは、コラボフローで承認が完了したタイミングで、Google スプレッドシート内の該当レコードを自動的に更新するフローです。
承認状況の透明性を保ちつつ、手動更新の手間を削減できます。
特に複数部門間で承認状況を共有する際に有効で、効率的なワークフローの実現に役立ちます。

2.コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加する

こちらは、コラボフローで新規申請が行われた際に、Trelloにタスクを自動追加する仕組みです。
この連携により、タスク追加の手動作業を省き、データの正確性向上につながります。
さらに、タスクを視覚的に整理できるTrelloを活用することで、確認漏れや共有遅延を防げます。

3.コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する

こちらは、コラボフローでの申請が行われた際に、Notionのデータベースにタスクを自動追加するフローです。
この自動化により、データ記録が効率化し、プロジェクト管理の簡略化に寄与します。
カスタマイズ性の高いNotion環境を活用して、業務プロセスに適したタスク管理を実現できます。

まとめ

コラボフローとGoogle Chatの連携により、承認後の通知を自動化することで、業務効率の大幅な向上が期待できます。
承認プロセスの効率化や情報共有の迅速化、抜け漏れの防止といったメリットがあり、リモートワーク環境でもメリットがありそうです。

プログラミング不要で、簡単に導入できるため、ぜひこの機会にYoomのアプリ連携を活用し、業務効率化を体験してください。

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