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コラボフローとGoogle Chatを連携してコラボフローで承認されたことをGoogle Chatに自動通知する方法とメリット
各種申請の承認報告に時間を取られていませんか？
コラボフローとGoogle Chatの連携により承認後の連絡を自動化する方法を紹介します。
この自動化は、手動作業を省略し業務効率を向上させ、リモートワークなどあらゆる環境で連携強化を図ることができます。
プログラミング知識は不要で、誰でも簡単に導入できますので、ぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
・コラボフローを活用しているが、承認状況の確認に時間がかかっているプロジェクトマネージャー
・Google Chatを利用し、チームの連携力を向上させたいマーケティング部門
・複数ステップの承認フローを管理する必要がある経理部
・リモートワークで、効率的な承認プロセスと通知システムを模索しているIT担当
・コラボフローとGoogle Chatを使用しており、各アプリの連携で業務を効率化したい方
コラボフローとGoogle Chatの連携メリットと具体例
メリット1: 承認プロセスの効率化
コラボフローで承認が完了すると素早くGoogle Chatに通知が届くため、次の作業へのスムーズな移行に寄与します。
この自動化により、メール確認や承認状況の追跡に費やす時間が削減されるため、業務効率の向上が期待できます。
例えば、営業チームが取引先への提案書をコラボフローで申請し、上司の承認後にGoogle Chatで通知を受け取ることで、スピーディーな提案書の送付につながります。
この仕組みはスピードが重視される場面や、承認者が外出中などのシチュエーションで特に効果を発揮するでしょう。
メリット2: スピーディーな情報共有
Google Chatを活用することで、コラボフローの承認が素早く共有され、チーム全体の連携強化につながります。
例えば、マーケティングの予算が承認されると、その通知が担当するチーム全体に共有され、広告制作や配信準備をスムーズに開始することができるかもしれません。
このように、アプリ連携により業務遅延のリスクを最小限に抑え、プロジェクト全体の効率化を図れそうです。
メリット3: 抜け漏れを防止
Google Chatの通知により、コラボフローの承認完了が自動で関係者へ伝わるため、承認プロセスの抜け漏れを防ぎます。
例えば、契約書の承認後、Google Chatで関係者全員に自動通知が送られることで、承認の進捗がリアルタイムで共有されます。
これにより、次のステップに進む際に認識のズレや重複作業の防止が期待できます。
抜け漏れが発生しやすい複雑なプロセスでも、関係者全員が正確な情報をタイムリーに受け取ることで、業務全体の精度向上につながるでしょう。
[Yoomとは]
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して承認フローを実施している企業
・承認状況の確認を簡単行いたい方
・承認の有無を迅速に把握したい方
2.Google Chatを利用して業務のやりとりを行っている企業
・情報共有としてGoogle Chatに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを利用していると、承認された申請をすぐに把握したいケースがあると思います。
例えば、承認後に必要な作業がある場合、承認の有無をすぐに把握できるとスムーズに作業に取りかかることができるため、承認されたらすぐにそのことを知りたいですよね。
そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認することができます。
これにより、承認後の作業を速やかに始めることができるため、業務効率化につながります。
また、コラボフローにアクセスすることなく、Google Chatで同じチームメンバーも情報を確認できるため、情報の透明性も向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して承認フローを実施している企業
・承認状況の確認を簡単行いたい方
・承認の有無を迅速に把握したい方
2.Google Chatを利用して業務のやりとりを行っている企業
・情報共有としてGoogle Chatに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを利用していると、承認された申請をすぐに把握したいケースがあると思います。
例えば、承認後に必要な作業がある場合、承認の有無をすぐに把握できるとスムーズに作業に取りかかることができるため、承認されたらすぐにそのことを知りたいですよね。
そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認することができます。
これにより、承認後の作業を速やかに始めることができるため、業務効率化につながります。
また、コラボフローにアクセスすることなく、Google Chatで同じチームメンバーも情報を確認できるため、情報の透明性も向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
コラボフローとGoogle Chatの連携フローの作り方
ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。
大まかな流れは以下となります。
・コラボフローとGoogle Chatをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・コラボフローのトリガーを設定し、Google Chatのアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoom登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録して設定を進めましょう。
ステップ1. コラボフローとGoogle Chatをマイアプリ連携
まずはコラボフローとGoogle Chatをマイアプリに連携していきます。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」から設定を進めていきましょう。
次にコラボフローを検索しクリックしてください。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。
アクセストークンに必要なAPIキーはコラボフローの設定から取得できます。
コラボフローの画面右上にある歯車マークをクリックし「システム管理エリア」をクリックします。
次に「環境設定」をクリックしてください。
画面をスクロールダウンし「REST API」の「登録」からAPIキーを発行することができます。
「クライアント名」は、任意でテキストを設定してください。（例：Yoom連携用）
発行したAPIキーを利用して「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」の文字列にし、BASE64でエンコードしてください。
※BASE64についてはこちらで解説しています。
エンコード語の文字列を「アクセストークン」に入力し「追加」をクリックすることで、コラボフローのマイアプリ連携が完了します。
次にGoogle Chatを検索してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
検索結果に2つのアプリが表示された場合Google Chat（OAuth）をクリックしてください。
次に「Sign in with Google」をクリックしてください。
次に「Client ID」と「Client Secret」を入力して「登録」をクリックしてください。※Google Chat（OAuth）の連携はこちらで解説しています。
これでGoogle Chatのマイアプリ登録が完了しました。
次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して承認フローを実施している企業
・承認状況の確認を簡単行いたい方
・承認の有無を迅速に把握したい方
2.Google Chatを利用して業務のやりとりを行っている企業
・情報共有としてGoogle Chatに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを利用していると、承認された申請をすぐに把握したいケースがあると思います。
例えば、承認後に必要な作業がある場合、承認の有無をすぐに把握できるとスムーズに作業に取りかかることができるため、承認されたらすぐにそのことを知りたいですよね。
そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認することができます。
これにより、承認後の作業を速やかに始めることができるため、業務効率化につながります。
また、コラボフローにアクセスすることなく、Google Chatで同じチームメンバーも情報を確認できるため、情報の透明性も向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して承認フローを実施している企業
・承認状況の確認を簡単行いたい方
・承認の有無を迅速に把握したい方
2.Google Chatを利用して業務のやりとりを行っている企業
・情報共有としてGoogle Chatに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを利用していると、承認された申請をすぐに把握したいケースがあると思います。
例えば、承認後に必要な作業がある場合、承認の有無をすぐに把握できるとスムーズに作業に取りかかることができるため、承認されたらすぐにそのことを知りたいですよね。
そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認することができます。
これにより、承認後の作業を速やかに始めることができるため、業務効率化につながります。
また、コラボフローにアクセスすることなく、Google Chatで同じチームメンバーも情報を確認できるため、情報の透明性も向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
ステップ2. トリガーを設定
次にコラボフローのトリガー設定を行います。
「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックしてください。（画像では文章が省略されています）
次はタイトルの任意編集とアカウント情報の確認をします。
「コラボフローと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
「タイトル」は任意で編集可能です。
一方で「トリガーアクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。
次に、表示されているWebhookURLをコピーしコラボフローで設定を行なってください。
コラボフローのWebhook設定方法はこちらをご覧ください。
設定完了後、コラボフローで申請の承認操作を行い、「テスト」をクリックしてください。
テスト後、アウトプットに取得した情報が表示されていることを確認したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3. アクションを設定
次にGoogle Chatのアクション設定を行います。
「スペースにメッセージを送信」をクリックしてください。
こちらは先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウントの確認を行い、アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みます。
次にGoogle Chatの接続詳細とメッセージ内容を設定します。
「スペースID」「キー」「トークン」はGoogle Chatから取得します。詳しくはこちらをご覧ください。
「メッセージ内容」は、任意でテキスト編集が可能です。欄をクリックすると、先ほどコラボフローから取得した情報を引用できます。
各設定が完了したら「テスト」をクリックしてメッセージが送信されるか確認しましょう。
確認できたら「保存する」をクリックしてください。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、コラボフローで申請が承認されると、Google Chatに自動で通知が送信されます。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して承認フローを実施している企業
・承認状況の確認を簡単行いたい方
・承認の有無を迅速に把握したい方
2.Google Chatを利用して業務のやりとりを行っている企業
・情報共有としてGoogle Chatに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを利用していると、承認された申請をすぐに把握したいケースがあると思います。
例えば、承認後に必要な作業がある場合、承認の有無をすぐに把握できるとスムーズに作業に取りかかることができるため、承認されたらすぐにそのことを知りたいですよね。
そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認することができます。
これにより、承認後の作業を速やかに始めることができるため、業務効率化につながります。
また、コラボフローにアクセスすることなく、Google Chatで同じチームメンバーも情報を確認できるため、情報の透明性も向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して承認フローを実施している企業
・承認状況の確認を簡単行いたい方
・承認の有無を迅速に把握したい方
2.Google Chatを利用して業務のやりとりを行っている企業
・情報共有としてGoogle Chatに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを利用していると、承認された申請をすぐに把握したいケースがあると思います。
例えば、承認後に必要な作業がある場合、承認の有無をすぐに把握できるとスムーズに作業に取りかかることができるため、承認されたらすぐにそのことを知りたいですよね。
そこでこのテンプレートを利用するのがおすすめです。
コラボフローとGoogle Chatを連携することで、承認された内容をチャット上ですぐに確認することができます。
これにより、承認後の作業を速やかに始めることができるため、業務効率化につながります。
また、コラボフローにアクセスすることなく、Google Chatで同じチームメンバーも情報を確認できるため、情報の透明性も向上するでしょう。
■注意事項
・コラボフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
コラボフローを使ったその他の自動化例
1.コラボフローで承認が完了したら、Google スプレッドシートのレコードを更新する
こちらは、コラボフローで承認が完了したタイミングで、Google スプレッドシート内の該当レコードを自動的に更新するフローです。
承認状況の透明性を保ちつつ、手動更新の手間を削減できます。
特に複数部門間で承認状況を共有する際に有効で、効率的なワークフローの実現に役立ちます。
■概要コラボフローで申請が承認された後、その内容を管理用のGoogle スプレッドシートに手作業で転記・更新していませんか？この作業は、定期的に発生するため手間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーに、Google スプレッドシートの該当レコードを自動で更新できるため、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携させ、承認後の転記作業を自動化したい方
- 申請・承認フローにおける手作業をなくし、業務の効率化を目指している担当者の方
- データの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- コラボフローでの承認完了と同時にレコードが自動で更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「コラボフローで承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、承認された情報をもとにレコードを更新するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象のスプレッドシートIDやシート名、更新したい行の条件などを任意で設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
- コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携させ、承認後の転記作業を自動化したい方
- 申請・承認フローにおける手作業をなくし、業務の効率化を目指している担当者の方
- データの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制の精度を高めたいと考えている方
- コラボフローでの承認完了と同時にレコードが自動で更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
- はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「コラボフローで承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、承認された情報をもとにレコードを更新するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象のスプレッドシートIDやシート名、更新したい行の条件などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
2.コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加する
こちらは、コラボフローで新規申請が行われた際に、Trelloにタスクを自動追加する仕組みです。
この連携により、タスク追加の手動作業を省き、データの正確性向上につながります。
さらに、タスクを視覚的に整理できるTrelloを活用することで、確認漏れや共有遅延を防げます。
■概要
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Trelloによるタスク管理を行う企業
・チームでプロジェクトを管理している部門の担当者
・チームメンバーでタスク共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務プロセスの可視化により透明性が高まり、業務進行をスムーズにするアプリです。
さらにTrelloを併せて活用することでプロジェクトの進捗を視覚的に把握することができます。
しかしコラボフローの内容を毎回Trelloに手作業で入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このフローを活用することで自動でTrelloにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
また内容を引用することで情報の正確性を保ち、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・コラボフロー、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Trelloによるタスク管理を行う企業
・チームでプロジェクトを管理している部門の担当者
・チームメンバーでタスク共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務プロセスの可視化により透明性が高まり、業務進行をスムーズにするアプリです。
さらにTrelloを併せて活用することでプロジェクトの進捗を視覚的に把握することができます。
しかしコラボフローの内容を毎回Trelloに手作業で入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このフローを活用することで自動でTrelloにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
また内容を引用することで情報の正確性を保ち、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・コラボフロー、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
3.コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する
こちらは、コラボフローでの申請が行われた際に、Notionのデータベースにタスクを自動追加するフローです。
この自動化により、データ記録が効率化し、プロジェクト管理の簡略化に寄与します。
カスタマイズ性の高いNotion環境を活用して、業務プロセスに適したタスク管理を実現できます。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
コラボフローとGoogle Chatの連携により、承認後の通知を自動化することで、業務効率の大幅な向上が期待できます。
承認プロセスの効率化や情報共有の迅速化、抜け漏れの防止といったメリットがあり、リモートワーク環境でもメリットがありそうです。
プログラミング不要で、簡単に導入できるため、ぜひこの機会にYoomのアプリ連携を活用し、業務効率化を体験してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
