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従業員に関する情報は給与の支払いや社会保険関連の手続きに直結する重要な情報です。そこで更新する前に承認を受けることで、情報の管理制度の向上が期待できます。しかし、手作業で承認された内容の登録を行うと、承認の可否を毎回確認する時間がかかったり、他の業務で逼迫している時に登録作業を行わなければならなかったりと効率的とは言えないですよね。
この記事では、コラボフローとHRMOSを連携の連携による企業の人事業務効率化の方法を紹介します。この連携を活用すれば、コラボフローで申請が承認された際にHRMOSの従業員情報が自動更新され、手作業の削減とデータの正確性向上が期待できます。その具体的な手順とメリットについて詳しく解説していくので、ぜひどのような方法で自動化できるのか確認してくださいね。
今回紹介する連携をぜひ業務に取り入れてほしいのは以下のような方々です！
コラボフローとHRMOSを連携させることで、従業員情報の更新作業を自動化できます。
例えば、社会保険に加入する従業員に子供が産まれた際、情報を申請し内容に不備がなければ承認され、HRMOSの従業員データを自動的に更新する仕組みを作ることが可能です。自動化により、手動でのデータ入力や登録情報のチェック作業を削減でき、業務の効率化が期待できます。特に、従業員が多い企業では、手作業での更新ミスや作業の遅れが生じる場合でも、自動化によりこれらの問題を解決できるかもしれません。
人事データの正確性は、企業の運営に関して非常に重要です。コラボフローで申請が承認されると、HRMOSの従業員情報が自動的に更新されるため、手作業によるエラーや入力ミスの軽減につながります。
例えば、従業員の給与の振込先情報が一貫して正確に反映されることで、誤った支払いを防ぐことにつながります。自動で対応が完了し正確性が担保されることで、給与の振込先を変更した際の従業員の不安を払拭することができるでしょう。また、社員の取得した資格情報の更新を自動化する場合、従業員情報が自動で正確に更新されることにより、経営者が常に最新の情報を基に意思決定を行うことができるでしょう。
従業員情報がコラボフローの承認後にHRMOSで更新されることで、全社的に最新情報を迅速に共有できます。
例えば、配置移転や役職変更が承認されると、その情報がHRMOSにスムーズに反映され、経営陣や各配置の担当者が最新の従業員情報にアクセスし、迅速な対応が可能になるでしょう。情報の共有がスピーディーに行われることで、業務上の意思決定を迅速に行うための基盤が整い、組織全体の流れがスムーズになるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、コラボフローで申請が承認されたらHRMOSの従業員情報を更新する方法をご説明します。
[Yoomとは]
コラボフローでの申請が承認されたことをコラボフローのWebhookを利用して受け取り、コラボフローのAPIを利用して申請内容の詳細を取得します。
さらにHRMOSの提供するAPIを使用し、コラボフローで登録されたレコードデータをもとに、登録済みの従業員情報を更新することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
今回のテンプレートは従業員の口座情報を更新することを前提としています！
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、HRMOSに従業員情報を手作業で転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請承認をトリガーに、HRMOSの従業員情報を自動で更新できます。これにより、手作業による情報更新の手間やミスをなくし、より正確で迅速な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にコラボフローと入力し、表示された候補から「コラボフロー」を選択します。
以下の画面が表示されたら、下記のように設定します。
「アカウント名」→任意で設定してください
「ユーザーID」→ログインの際に使用するユーザーIDを設定してください
「APIキー」→コラボフローにログイン後取得し、設定してください
設定が完了したら「追加」をクリックしましょう。
先ほど同様に、検索窓にHRMOSと入力し、表示された候補から「HRMOS」を選択します。
以下の画面が表示されたら「アカウント名」「アクセストークン」をそれぞれ入力しましょう。
※HRMOSのマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
設定完了後、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにコラボフローとHRMOSが表示されていれば、登録完了です。
ここからはいよいよ自動化の設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、HRMOSに従業員情報を手作業で転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請承認をトリガーに、HRMOSの従業員情報を自動で更新できます。これにより、手作業による情報更新の手間やミスをなくし、より正確で迅速な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押しましょう。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初に、コラボフローの「経路のWebhookを受信したら」の設定を行うのでクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「コラボフローと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→経路のWebhookを受信したら
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
使用するコラボフローの文書は以下のように設定しましょう。
後ほど値を取得する際は、こちらのパーツIDをもとに取得します。
自動では1から10までの値のみ取得するので、注意しましょう。
Yoomの設定に戻ります。
以下の画面でURLを取得したらコピーし、コラボフローでWebhookの設定をしてください。
※コラボフローのWebhookについてはこちらをご確認ください。
設定完了後、イベントを送信した後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
続いてコラボフローの申請の内容を取得するアクションを設定します。
「申請内容の詳細を取得」をクリックして、以下の画面が表示されたら下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→申請内容の詳細を取得
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
以下のようにAPI接続設定を行います。
「インスタンス名」→コラボフローのURLから取得し設定
「アプリケーションコード」→アウトプットを設定
「文書ID」→アウトプットを設定
トリガーアクションでテストを実行した際、アウトプットが取得できています。
このアウトプットを使用することで、フロー起動ごとの値を使用することができますよ。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
成功すると、下にアウトプット一覧が出現します。
申請内容にあわせたテスト値が取得できますが、項目名は自動で設定されてません。
この画面で項目名を編集しておくと、HRMOSの登録の際にわかりやすくなるのでおすすめです！
項目名にカーソルを持っていくと鉛筆マークができるので、クリックします。
すると以下のような表示ができるので、項目名を編集し、「保存」をクリックしましょう。
項目名の編集が完了したら、「保存する」をクリックして完了です。
HRMOSで更新の設定を行いましょう。
「社員の銀行口座情報を更新」をクリックし、以下の画面が表示されたら下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「HRMOSと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→社員の銀行口座情報を更新
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
API接続設定を行いましょう。
「社員ID」→コラボフローの申請内容から取得したアウトプットを使用
「適用日」→日付から以下の形式で「今日」を設定
「口座情報」を以下のようにアウトプットを使用して入力します。
※預金項目コードは全て普通預金に指定し、「1」と設定
すべての項目が設定できたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれさまでした！
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、HRMOSに従業員情報を手作業で転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請承認をトリガーに、HRMOSの従業員情報を自動で更新できます。これにより、手作業による情報更新の手間やミスをなくし、より正確で迅速な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたらDiscordに通知する
はじめに紹介するのは、申請が承認されたことを通知するフローです。自動通知により、承認の可否を毎回確認する手間を省き、効率的に状況確認ができそうですね。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローを効率化するためのツールとしてコラボフローを導入している企業
・承認したことを対象者にすぐに伝えたいマネージャー
2.Discordを社内のチャットツールとして採用している企業
・承認の有無をDiscord上で迅速に把握したい方
・承認後に必要な作業をスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを使っていると、承認された申請をすぐに把握したい場面があると思います。例えば、承認後に必要な作業がある場合、承認状況を即座に確認できれば、スムーズに作業を開始できますよね。
そこでおすすめなのが、このテンプレートです。コラボフローとDiscordを連携させることで、承認された内容をチャット上でリアルタイムに確認できるようになります。これにより、承認後の作業に迅速に取り組むことが可能となり、業務の効率化に貢献します。
さらに、コラボフローに直接アクセスしなくても、Discord上でチームメンバー全員が同じ情報を共有できるため、情報の透明性も高まります。スムーズなコミュニケーションと効率的な作業を実現するために、ぜひご活用ください。
■注意事項
・コラボフローとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
2.コラボフローで申請が行われたらWrikeにタスクを追加する
次に紹介するのは、申請内容から自動でタスクを作成するフローです。自動でWrikeにタスク追加を行うことで、手入力の作業を省き、その時間を他の重要な業務に充てることで、業務効率化が期待できます。
■概要
コラボフローで申請や承認が行われた後、関連するタスクをWrikeに手作業で作成していませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、コラボフローで特定の申請が行われると、自動でWrikeにタスクが作成されるため、申請後のタスク管理を効率化し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードする
最後に紹介するのは、承認された申請の関連書類を自動でGoogle Driveにアップロードするフローです。この自動化を活用することで、手動でのアップロード作業が不要となり、申請書類の管理が効率化されるでしょう。
■概要
コラボフローでの申請承認後、申請書類のPDFを手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名のつけ間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで申請が承認されると、自動で申請書類のPDFをGoogle Driveの指定フォルダに保存するため、こうした手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コラボフローとHRMOSを連携することにより、情報共有の円滑化が実現できるかもしれません。この自動化を活用すれば、企業の人事業務は効率化され、データの正確性も向上するでしょう。手作業の削減により、従業員情報の管理がスムーズになり、経営層は迅速な意思決定が可能になるかもしれません。
ぜひ今回紹介した自動化を業務に取り入れ、自動化を体験してみてくださいね！
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