コラボフローとHRMOSを連携して、コラボフローで申請が承認されたらHRMOSの従業員情報を更新する方法

ステップ1：コラボフローとHRMOSをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にコラボフローと入力し、表示された候補から「コラボフロー」を選択します。
以下の画面が表示されたら、下記のように設定します。

「アカウント名」→任意で設定してください
「ユーザーID」→ログインの際に使用するユーザーIDを設定してください
「APIキー」→コラボフローにログイン後取得し、設定してください

設定が完了したら「追加」をクリックしましょう。

先ほど同様に、検索窓にHRMOSと入力し、表示された候補から「HRMOS」を選択します。
以下の画面が表示されたら「アカウント名」「アクセストークン」をそれぞれ入力しましょう。
※HRMOSのマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。

設定完了後、「追加」をクリックしましょう。

マイアプリにコラボフローとHRMOSが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：コラボフロー「経路のWebhookを受信したら」のトリガーを設定

ここからはいよいよ自動化の設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押しましょう。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初に、コラボフローの「経路のWebhookを受信したら」の設定を行うのでクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「コラボフローと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→経路のWebhookを受信したら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

使用するコラボフローの文書は以下のように設定しましょう。

後ほど値を取得する際は、こちらのパーツIDをもとに取得します。
自動では1から10までの値のみ取得するので、注意しましょう。

Yoomの設定に戻ります。
以下の画面でURLを取得したらコピーし、コラボフローでWebhookの設定をしてください。
※コラボフローのWebhookについてはこちらをご確認ください。

設定完了後、イベントを送信した後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：コラボフロー「申請内容の詳細を取得」、HRMOS「社員の銀行口座情報を更新」のアクションを設定

続いてコラボフローの申請の内容を取得するアクションを設定します。
「申請内容の詳細を取得」をクリックして、以下の画面が表示されたら下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→申請内容の詳細を取得

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

以下のようにAPI接続設定を行います。

「インスタンス名」→コラボフローのURLから取得し設定
「アプリケーションコード」→アウトプットを設定
「文書ID」→アウトプットを設定

トリガーアクションでテストを実行した際、アウトプットが取得できています。
このアウトプットを使用することで、フロー起動ごとの値を使用することができますよ。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。

成功すると、下にアウトプット一覧が出現します。
申請内容にあわせたテスト値が取得できますが、項目名は自動で設定されてません。
この画面で項目名を編集しておくと、HRMOSの登録の際にわかりやすくなるのでおすすめです！

項目名にカーソルを持っていくと鉛筆マークができるので、クリックします。
すると以下のような表示ができるので、項目名を編集し、「保存」をクリックしましょう。

項目名の編集が完了したら、「保存する」をクリックして完了です。

HRMOSで更新の設定を行いましょう。
「社員の銀行口座情報を更新」をクリックし、以下の画面が表示されたら下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「HRMOSと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→社員の銀行口座情報を更新

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

API接続設定を行いましょう。

「社員ID」→コラボフローの申請内容から取得したアウトプットを使用
「適用日」→日付から以下の形式で「今日」を設定

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「口座情報」を以下のようにアウトプットを使用して入力します。
※預金項目コードは全て普通預金に指定し、「1」と設定

すべての項目が設定できたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：コラボフローとHRMOSの自動化の動作設定

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれさまでした！

コラボフローを使ったその他の自動化例

他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.コラボフローで申請が承認されたらDiscordに通知する

はじめに紹介するのは、申請が承認されたことを通知するフローです。自動通知により、承認の可否を毎回確認する手間を省き、効率的に状況確認ができそうですね。

2.コラボフローで申請が行われたらWrikeにタスクを追加する

次に紹介するのは、申請内容から自動でタスクを作成するフローです。自動でWrikeにタスク追加を行うことで、手入力の作業を省き、その時間を他の重要な業務に充てることで、業務効率化が期待できます。

3.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードする

最後に紹介するのは、承認された申請の関連書類を自動でGoogle Driveにアップロードするフローです。この自動化を活用することで、手動でのアップロード作業が不要となり、申請書類の管理が効率化されるでしょう。

まとめ

コラボフローとHRMOSを連携することにより、情報共有の円滑化が実現できるかもしれません。この自動化を活用すれば、企業の人事業務は効率化され、データの正確性も向上するでしょう。手作業の削減により、従業員情報の管理がスムーズになり、経営層は迅速な意思決定が可能になるかもしれません。

ぜひ今回紹介した自動化を業務に取り入れ、自動化を体験してみてくださいね！