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コラボフローでワークフローの管理を行っている企業は多いのではないでしょうか。
今回ご紹介するコラボフローとHRMOSの連携を行うことで、入社手続きにかかる業務の効率化が期待できます。本記時では、コラボフローでの入社申請承認後にHRMOSに従業員情報を自動登録する方法を解説します。この自動化により、コラボフローで入社申請を承認した後、HRMOSへの従業員情報登録を手動で行う手間を省き、業務のスピードアップと正確性向上を実現します。ノーコードで運用が可能なので、ぜひ最後までご覧ください！
コラボフローでの入社申請が承認されると、HRMOSに従業員情報が自動的に登録されます。これにより、手動でのデータ入力が不要となり、重複作業が発生しません。例えば、人事担当者は手入力にかかる時間を短縮できるため、他の重要な業務に集中でき、全体の業務効率の向上が期待できます。
手動入力では、氏名の誤記や住所の入力漏れなどのヒューマンエラーが避けられません。しかし、コラボフローでの参加申請時に登録された情報がHRMOSに自動転送されることで、入力ミスの発生率が低下します。具体的には、正確な情報の登録が確保されることで、雇用契約書作成や給与計算においても信頼性が向上し、トラブルの予防につながります。
HRMOSへの情報登録が自動化されることで、入社準備が迅速に進みます。例えば、IT部門にはアカウント発行、経理部門には給与データ登録、総務部門には備品の準備など、必要なタスクがすぐに通知されます。各部門がタイムリーに作業を開始でき、進捗状況はシステム内で一元管理されます。これにより、担当者はどのタスクが完了したかの確認や情報共有がスムーズになり、入社当日に発生しがちな準備漏れやトラブルを未然に防ぐことにつながります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「コラボフローで入社申請が承認されたらHRMOSに従業員情報を登録する方法」をご説明します。
[Yoomとは]
コラボフローのデータベースにレコードが登録されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、
HRMOSの提供するAPIを用いてHRMOSのデータベースにコラボフローで登録されたレコードデータで従業員登録を行うことで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
・コラボフローとHRMOSをマイアプリに登録
・テンプレートをコピー
・トリガーとなるコラボフローの設定と、その後に続くHRMOSのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにし、コラボフローとHRMOSの連動動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まずは、コラボフローをYoomと連携しましょう。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」を選択後、コラボフローをクリックしてください。
アカウント名には任意の名前を入力しましょう。
ユーザーIDとAPIキーを入力してください。
続いてHRMOSのマイアプリ登録を行います。
新規接続をクリックしHRMOSと入力し、表示された候補をクリックします。
HRMOSの必要事項を入力しましょう。
詳しいマイアプリ登録の方法についてはこちらをご確認ください。
マイアプリにコラボフローとHRMOSが表示されたらマイアプリ登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されます。
赤枠の箇所をクリックしましょう。
今回連携するコラボフローのアカウントに間違いがなければ「次へ」をクリックします。
以下の画像の画面が表示されます。
WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
コラボフローでのWebhookの設定方法はこちらの記事をご覧ください。
テストを行いテスト成功が確認出来たら「保存する」をクリックします。
続いて「申請内容の詳細を取得」をクリックし、連携アカウントとアクションを選択の画面が表示されるので「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定の画面が表示されます。
内容に従って入力を進めましょう。
内容の入力が完了したらテストを実行し、テスト成功を確認後「保存する」をクリックします。
最後にHRMOSの連携設定を行います。
以下の赤枠内の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面が表示されるので、今回連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定の画面が表示されるので、内容に従って入力していきましょう。
入力項目の箇所をクリックすると、以下の画像のように「アウトプット」が表示されます。
「アウトプット」の項目内から、連携したHRMOSのアカウントの情報が確認できるので、入力項目に従って選択し入力を進めていきましょう。
入力が完了したらテストを実行し、テスト成功の確認後「保存する」をクリックしましょう
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
①コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方におすすめです。
②kintoneにレコードが登録されたら、HRMOSに社員を登録する
kintoneにレコードが登録されたら、HRMOSに社員を登録するフローです。手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方、HRMOSを活用して採用活動や人事部門の管理を行う企業の担当者におすすめです。
③HRMOSの情報を用いてNDAを作成しfreeeサインで送付する
HRMOSの情報を用いてNDAを作成しfreeeサインで送付するフローです。HRMOSとfreeeサインを連携して効率化を図りたい方やHRMOSの情報を元にNDAの作成や送信を行っている方におすすめです。
コラボフローとHRMOSの連携により、入社手続きの効率化と正確性向上が実現します。手動作業の削減により、業務のスピードアップが可能となり、ヒューマンエラーのリスクも低減されます。これにより、企業はよりスムーズな入社プロセスを提供でき、新入社員の早期戦力化を支援します。この記事の手順に従って設定を行うことで、誰でも簡単にこの自動化を実現できます。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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