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コラボフローでワークフローの管理を行っている企業は多いのではないでしょうか。
今回ご紹介するコラボフローとHRMOSの連携を行うことで、入社手続きにかかる業務の効率化が期待できます。本記時では、コラボフローでの入社申請承認後にHRMOSに従業員情報を自動登録する方法を解説します。この自動化により、コラボフローで入社申請を承認した後、HRMOSへの従業員情報登録を手動で行う手間を省き、業務のスピードアップと正確性向上を実現します。ノーコードで運用が可能なので、ぜひ最後までご覧ください！
コラボフローでの入社申請が承認されると、HRMOSに従業員情報が自動的に登録されます。これにより、手動でのデータ入力が不要となり、重複作業が発生しません。例えば、人事担当者は手入力にかかる時間を短縮できるため、他の重要な業務に集中でき、全体の業務効率の向上が期待できます。
手動入力では、氏名の誤記や住所の入力漏れなどのヒューマンエラーが避けられません。しかし、コラボフローでの参加申請時に登録された情報がHRMOSに自動転送されることで、入力ミスの発生率が低下します。具体的には、正確な情報の登録が確保されることで、雇用契約書作成や給与計算においても信頼性が向上し、トラブルの予防につながります。
HRMOSへの情報登録が自動化されることで、入社準備が迅速に進みます。例えば、IT部門にはアカウント発行、経理部門には給与データ登録、総務部門には備品の準備など、必要なタスクがすぐに通知されます。各部門がタイムリーに作業を開始でき、進捗状況はシステム内で一元管理されます。これにより、担当者はどのタスクが完了したかの確認や情報共有がスムーズになり、入社当日に発生しがちな準備漏れやトラブルを未然に防ぐことにつながります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「コラボフローで入社申請が承認されたらHRMOSに従業員情報を登録する方法」をご説明します。
[Yoomとは]
コラボフローのデータベースにレコードが登録されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、
HRMOSの提供するAPIを用いてHRMOSのデータベースにコラボフローで登録されたレコードデータで従業員登録を行うことで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
・コラボフローとHRMOSをマイアプリに登録
・テンプレートをコピー
・トリガーとなるコラボフローの設定と、その後に続くHRMOSのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにし、コラボフローとHRMOSの連動動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
新しいメンバーの入社は喜ばしい反面、人事関連の申請承認や従業員情報の登録作業に手間を感じていませんか。特に、コラボフローで承認された内容をHRMOSに従業員情報を手作業で入力する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると、HRMOSに従業員情報が自動で登録できます。これにより、こうした定型業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずは、コラボフローをYoomと連携しましょう。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」を選択後、コラボフローをクリックしてください。
アカウント名には任意の名前を入力しましょう。
ユーザーIDとAPIキーを入力してください。
続いてHRMOSのマイアプリ登録を行います。
新規接続をクリックしHRMOSと入力し、表示された候補をクリックします。
HRMOSの必要事項を入力しましょう。
詳しいマイアプリ登録の方法についてはこちらをご確認ください。
マイアプリにコラボフローとHRMOSが表示されたらマイアプリ登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
候補者との面談や採用活動において、NDA（秘密保持契約書）の締結は不可欠ですが、HRMOSの情報を手作業で転記し、freeeサインで送付する作業は手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからChrome拡張機能を使って、ワンクリックでfreeeサインの契約書テンプレートに情報を反映させ、自動で契約書を作成・送付できます。
これにより、煩雑な書類作成業務から解放され、採用活動などのコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されます。
赤枠の箇所をクリックしましょう。
今回連携するコラボフローのアカウントに間違いがなければ「次へ」をクリックします。
以下の画像の画面が表示されます。
WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
コラボフローでのWebhookの設定方法はこちらの記事をご覧ください。
テストを行いテスト成功が確認出来たら「保存する」をクリックします。
続いて「申請内容の詳細を取得」をクリックし、連携アカウントとアクションを選択の画面が表示されるので「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定の画面が表示されます。
内容に従って入力を進めましょう。
内容の入力が完了したらテストを実行し、テスト成功を確認後「保存する」をクリックします。
最後にHRMOSの連携設定を行います。
以下の赤枠内の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面が表示されるので、今回連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定の画面が表示されるので、内容に従って入力していきましょう。
入力項目の箇所をクリックすると、以下の画像のように「アウトプット」が表示されます。
「アウトプット」の項目内から、連携したHRMOSのアカウントの情報が確認できるので、入力項目に従って選択し入力を進めていきましょう。
入力が完了したらテストを実行し、テスト成功の確認後「保存する」をクリックしましょう
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
候補者との面談や採用活動において、NDA（秘密保持契約書）の締結は不可欠ですが、HRMOSの情報を手作業で転記し、freeeサインで送付する作業は手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからChrome拡張機能を使って、ワンクリックでfreeeサインの契約書テンプレートに情報を反映させ、自動で契約書を作成・送付できます。
これにより、煩雑な書類作成業務から解放され、採用活動などのコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
①コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方におすすめです。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2.社内のチャットツールとしてMicrosoft Teamsを採用している企業
・承認状況をMicrosoft Teamsで確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、コラボフローで承認された申請をMicrosoft Teams上で迅速に把握することができます。
これまで、コラボフローにアクセスして承認状況を確認していた方は、確認の手間が削減されます。
承認後になにか対応する必要のある作業がある場合は、スムーズにその作業に取りかかることができるため、業務効率化を図れます。
また、申請内容に関するやりとりもそのままチャット上でできるので、メンバー間の連携も強化されるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
②kintoneにレコードが登録されたら、HRMOSに社員を登録する
kintoneにレコードが登録されたら、HRMOSに社員を登録するフローです。手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方、HRMOSを活用して採用活動や人事部門の管理を行う企業の担当者におすすめです。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、HRMOSに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを使用して情報管理を行なっている方
・従業員の情報の登録や更新を行う人事部の担当者
・プロジェクトや案件ごとに採番する営業担当者
・資料ごとに管理を行う総務担当者
2.HRMOSを活用して採用活動や人事部門の管理を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・採用の代行を行う企業のご担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・HRMOS、kintoneの２つを利用して人材管理を行うことで、部門の違う人でも採用活動から従業員管理まで幅広い業務で一貫して同じデータを使用することが可能となります。
・kintoneの登録内容を基にHRMOSに自動でデータの登録を行うことで、手入力による手間を省き、ミスを防ぐことができます。
・kintoneでのレコードIDを引用して社員番号などに使用することで、検索などの際に一貫性のあるデータを使用することができます。
■注意事項
・HRMOS、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
③HRMOSの情報を用いてNDAを作成しfreeeサインで送付する
HRMOSの情報を用いてNDAを作成しfreeeサインで送付するフローです。HRMOSとfreeeサインを連携して効率化を図りたい方やHRMOSの情報を元にNDAの作成や送信を行っている方におすすめです。
■概要
候補者との面談や採用活動において、NDA（秘密保持契約書）の締結は不可欠ですが、HRMOSの情報を手作業で転記し、freeeサインで送付する作業は手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからChrome拡張機能を使って、ワンクリックでfreeeサインの契約書テンプレートに情報を反映させ、自動で契約書を作成・送付できます。
これにより、煩雑な書類作成業務から解放され、採用活動などのコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コラボフローとHRMOSの連携により、入社手続きの効率化と正確性向上が実現します。手動作業の削減により、業務のスピードアップが可能となり、ヒューマンエラーのリスクも低減されます。これにより、企業はよりスムーズな入社プロセスを提供でき、新入社員の早期戦力化を支援します。この記事の手順に従って設定を行うことで、誰でも簡単にこの自動化を実現できます。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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