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新しい社員を迎えるためには、採用面接はもちろん、入社申請などの書類上の処理を行う場合がありますよね。申請と承認を行うことで、担当者や責任者の許可を得ながら書類手続きの流れが明確になるため、企業にとっては欠かせな大切な業務と言えるのではないでしょうか。
しかし、これらの書類手続きは段階を踏まなければならず、時には時間を要することもあります。そこで今回は、入社手続きにおける従業員情報の登録作業を自動化し、事務作業を少しでも簡易化すべく、コラボフローとカオナビのアプリ連携をご紹介します。
自動化の導入を検討中の方は、この機会にぜひご活用ください！
今回のアプリ連携を行うことにより、コラボフローで行った新しい従業員の入社申請が承認されると、カオナビの従業員登録も自動で行われるようになります。これにより、カオナビへの登録業務の効率向上が見込めるでしょう。
例えば、本来であればカオナビに従業員情報を手動で登録する作業が必要となります。これを自動化することで、入力にかかる時間を節約できるはずです。そのため、業務効率の向上に繋がる可能性があると言えるでしょう。
コラボフローで行った入社申請が承認されると、自動でカオナビへ従業員登録されるため、カオナビのデータは常に最新の状態を保ちやすくなります。
例えば、入社申請が承認されてからカオナビに従業員登録を行うまでに時間がかかってしまうと、承認されているはずのメンバーが未登録のため、カオナビの従業員情報は最新の状態とは呼べません。
そこで今回のアプリ連携を導入すれば、承認されると素早くカオナビへ従業員登録がされるため、常に最新の情報を保ちやすくなるのではないでしょうか。
コラボフローとカオナビの自動化を導入することで、部署間の連携がスムーズになることが期待できます。
例えば、人事部がコラボフローで入社申請を行い、経営層が承認したとします。その後、総務部がカオナビに従業員登録を行い、配属先の部署へ詳細情報を提供すると言う一連の流れがある場合、今回の自動化により人事部、経営層、総務部、配属部署の伝達などが素早く行いやすくなる可能性があるはずです。結果として部署間の連携がスムーズになる見込みがあります。
承認後の後工程が滞りなく進むことで、各部署は仕事がしやすくなる可能性も高まるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「コラボフローで入社申請が承認されたらカオナビに従業員情報を登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、コラボフローで承認されるとWebhookイベントとしてリアルタイム受信します。その後、コラボフローのAPIを利用して従業員データを取得します。
そして、カオナビのAPIを用いて従業員データを受け取り、自動で登録することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
コラボフローのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
各必須項目を入力していきましょう。
まずはアカウント名を設定します。これは任意のもので構いません。社名や担当者名などのわかりやすいものがおすすめです。
次にユーザーIDです。
コラボフローにログインする際のIDと同様になります。
最後にAPIキーの設定を行います。
コラボフローにログインしましょう。
画面上部右側の歯車マークを押し、システム管理エリアを選択します。
タブから環境設定をクリックしてください。
画面を下までスクロールし、REST APIのクライアント名を任意のものに設定し、APIキーを発行するを押しましょう。
発行されたAPIキーをコピーして、先ほどのYoomの画面に戻りボックス内へコピーします。
3.連携完了
全ての必須項目の設定が完了したら追加をクリックしてください。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
検索ボックスにカオナビと入力し、カオナビのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
赤枠の内容の通りにAPIトークンを取得し、入力していきましょう。
まずはカオナビにログインします。
画面上部の管理者メニューをクリックしてください。
次に、右下の「公開API v2 情報」を押します。
画面左のタブから認証情報を選ぶと、Consumer KeyとConsumer Secretが表示されます。これらをBase64にエンコードしましょう。
Base64エンコードにつきましてはこちらをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】コラボフローで入社申請が承認されたらカオナビに従業員情報を登録する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
コラボフローのアイコンの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.Webhookイベント受信設定
まずはWebhookイベント受信設定を行います。
詳しくは赤枠のコラボフロー内でのWebhookの設定方法をご確認ください。
5.テスト申請と承認を行う
コラボフローでテスト用の申請と承認を行います。
その後、赤枠のテストボタンをクリックしてください。
青く「テスト成功」と表示がされたら完了です。保存を押しましょう。
続けて、コラボフローの従業員データを取得する設定を行います。
1.アプリと連携する
コラボフローのアイコンの「申請内容の詳細を取得」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
インスタンス名とアプリケーションコードをボックス下部の補足通りに設定します。
次は文書IDですが、テンプレートを使用しているため既に挿入されています。
そのため、特に変更を行う必要はありません。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.アプリと連携する
カオナビのアイコンの「メンバーを登録」をクリックします。
次へをクリックしてください。
2.必須項目の設定
必須項目の入力をしていきます。ボックスをクリックしてください。
先ほど取得した従業員データを流用するため、赤枠を選択します。
ボックスの項目名と等しいデータを選択して挿入します。
画像の場合、ボックス名が「社員番号」のため、データからも「社員番号」を選択しましょう。
挿入できると画像のようになります。
氏名も同じようにデータを挿入してください。
その他の項目の設定は任意のため、必要に応じて登録しましょう。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
コラボフローで入社申請が承認されたらカオナビに従業員情報を登録する
他にも、コラボフローとカオナビを使った自動化の例がや、その他のテンプレートがYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたらカオナビの従業員情報を更新する
従業員情報の更新にも対応しています。今回のフローボットと併用することで利便性が増すでしょう。
2.コラボフローで申請が承認されたらDocuSignで契約書を送付する
契約書の送付を自動化することも可能です。承認から契約書送付までの時間が短縮されるため、後工程がスムーズに運びやすくなることが期待できるでしょう。
3.コラボフローで申請が行われたらWrikeにタスクを追加する
申請と同時にWrikeにタスクを作成します。現在誰が何を申請しているのか把握しやすくなると共に、承認後のタスクを続けて作成することで、タスク管理が容易になるかもしれません。
コラボフローとカオナビの連携による自動化は、手入力による事務作業の負担を軽減し、人材管理における業務効率を向上できるはずです。
また、部署間の連携もとりやすくなることが期待できるため、業務がスムーズに運びやすくなるかもしれません。
自動化を取り入れると時間が節約でき、これまで手間をかけて行っていた作業が素早くおわる可能性があります。業務フローの見直しを行い効率をあげるためにも、この機会にぜひお試しください。
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