コラボフローとkintoneを連携して、コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する方法

ステップ3:コラボフローとkintoneの連携設定

0) このフローは、コラボフローの情報をkintoneに追加するため、事前にコラボフローの情報に対応するレコードを準備する必要があります。
コラボフローから取得できるアウトプット情報は以下の内容です。
画像を参考にレコードの準備をお願いします。

1) 先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。

2) 以下のような表示が出てきます。

右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集していきます。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。

3)「アプリトリガー　経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」をクリックします。

4) アクションは「経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」を選択して、「次へ」をクリックします。

5WebhookURLをコピーして、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを実行して「テスト」をクリックします。
成功後「保存」します。
コラボフローのWebhookの詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。
経路のWebhook設定 – コラボフローサポート (zendesk.com)

6) フローに戻り、「アプリと連携する　申請内容の詳細を取得」のアイコンをクリックします。

7) アクションは「申請内容の詳細を取得」を選択し、「次へ」をクリックします。

8) 必須項目を入力します。
「文書ID」は連携済みのコラボフローのアウトプット情報を利用して入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。

9) フローに戻り、「データベースを操作する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

10) アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」を入力します。
kintoneのアプリIDを候補から選択します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

11) 「追加するレコードの値」を入力します。
連携済みのコラボフローのアウトプット情報を活用できるので、引用して入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。

12) これで【コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、正常に作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです！

コラボフロー・kintoneを使ったその他の自動化例

他にも、コラボフローとkintoneを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
用途に合わせて、テンプレートを活用してください。

1. コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新する
コラボフローの承認完了をトリガーに、kintoneのレコードを自動で更新するため、手作業による手間が省け、業務効率が大幅な向上が期待できます。

2. kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで申請書を申請する
ステータスが更新されたレコード情報を取得して、コラボフローで申請書を自動的に申請します。
手作業による手間が省け、業務の効率化が期待できます。自動化はヒューマンエラーによる申請忘れ防止にもつながります。

3.kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する
kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで帳票を作成し、作成した帳票をメールで送付するフローボットです。
コラボフローを使用してExcelを基にした帳票を作成したい場合に活用できます。

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まとめ

コラボフローとkintoneを連携させることで、業務効率化を実現する方法を紹介しました。
申請が行われた際に、自動でkintoneにタスクが追加されることで、手作業によるミスや時間のロスを防ぎ、スムーズな申請業務のプロセス実現が期待できます。
さらに、Yoomを使えばノーコードで設定可能なため、エンジニアではなくても、担当者が簡単に導入できます。
ぜひこのブログの自動化フローを活用し、業務の効率化に役立ててみてください！