コラボフローとLINE WORKSを連携して申請承認後の通知を自動化しよう！

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• コラボフローとLINE WORKSをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるコラボフローのトリガー設定とその後に続くLINE WORKSのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、コラボフローとLINE WORKSの連携動作を確認

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ステップ1:コラボフローとLINE WORKSをマイアプリ登録

コラボフローとLINE WORKSをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をすると、自動化設定が簡単です。

まず、コラボフローのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

アプリ一覧が表示されるので、そこからコラボフローを探すか、検索欄で検索してください。

以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定してください。

コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」をクリックしましょう。
Yoomの画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力し、BASE64でエンコード化してアクセストークンを設定してください。
BASE64でエンコード化については、こちらを確認しましょう。

続いて、LINE WORKSのマイアプリ登録をしましょう。
先ほどと同様にアプリ一覧からLINE WORKSを探すか、検索欄で検索します。
マイアプリ登録の方法については、こちらを確認してください。

登録が完了したら、コラボフローとLINE WORKSがマイアプリに表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初にコラボフローの設定を行うため、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるコラボフローのトリガー設定とその後に続くLINE WORKSのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「コラボフローと連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
• 「トリガーアクション」→経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）
  

以下の画面が表示されるので、赤枠内をクリックしてWebhook URLをコピーします。

Webhookの設定方法はこちらを確認してください。
「アプリ設定」→「経路設定」→「該当する経路を選択」→「Webhook」→「新規登録」
をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定しましょう。

• 「Webhook名」→任意で設定
• 「通知先のWebhook URL」→先ほどコピーしたURLをペースト
• 「通知条件」→承認時にチェックを入れる

設定できたら、「保存」をクリックします。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行してから、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、LINE WORKSの設定を行うため、「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「LINE WORKS（API2.0）と連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
• 「アクション」→トールームにメッセージを送信
  

以下の注意事項を確認してください。
ボットIDはこちらで作成した後、管理者画面からボットを追加すると取得できます。
上記のURLをクリックし、「Console」→「Bot」→「登録」の順でクリックして、ボットを作成します。

Yoom画面に戻って、「ボットID」を候補から選択します。
枠内をクリックすることで、以下のように候補が表示されます。
該当する候補を選択して設定してください。

スクロールし、「トークルームID」を設定します。
LINE WORKSのトークルーム画面右側のメニューをクリックし、「チャンネルID」をクリックすることで、確認できます。

次に、「メッセージ」を設定しましょう。
コラボフローのアウトプットを使用することで、LINE WORKSで承認データを確認できます。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを表示できます。
LINE WORKSで確認したいデータを以下のように設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、コラボフローとLINE WORKSの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

コラボフローを使ったその他の自動化例

1.コラボフローで申請が行われたら、自動的にMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
申請内容をMicrosoft Excelに追加できるため、内容の確認がしやすくなります。
手作業でデータを転記する必要がなくなり、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。

2.コラボフローで申請が完了したら、Slackに自動通知するフローです。
申請内容をSlackに通知することもできます。
完了した申請を把握できるため、コラボフローを立ち上げる手間が省けます。

3.kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローです。
kintoneでステータスが更新された際に、申請書を自動的に作成し、申請できるため、作成や申請作業が容易になるでしょう。
レコードの情報を自動的に取得して作成できるため、アプリ間の移動も少なくなります。

まとめ

コラボフローとLINE WORKSを連携して、申請承認プロセスを自動化することで、スピードと精度の向上が期待できます。
リアルタイムで承認状況を把握でき、確認漏れや遅延のリスクを防ぐことができます。
これにより、管理部門の作業負担を軽減し、チーム全体の業務をスムーズに進められるようになるでしょう。

今回ご紹介したYoomの自動化を活用して、手作業による負担を減らしましょう。