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コラボフローとLINE WORKSを連携して、コラボフローの申請が承認されたらLINE WORKSに自動通知する方法
申請承認後の通知を自動化することで、スムーズな業務プロセスを実現できる方法をご存知ですか？
今回は、コラボフローとLINE WORKSを連携し、承認後の通知を自動化する方法をご紹介します。
これにより、リアルタイムで進捗を把握でき、ミスや確認漏れを防ぐことができます。
また、手作業が不要になるため、通知の手間を解消できるでしょう。
こんな方におすすめ
- 承認プロセスのミスや遅延を防ぎたいと考えている管理部門の方
- 承認状況をリアルタイムで把握したい方
- 承認通知を手動で行うことに手間を感じている方
- コラボフローとLINE WORKSを使用しており、それぞれを連携して業務効率化を図りたい方
コラボフローとLINE WORKSの連携メリットと具体例
メリット1:リアルタイムで状況を把握できる
コラボフローとLINE WORKSを連携すれば、承認状況をリアルタイムで把握できます。
たとえば、コラボフローで申請が承認された際に、LINE WORKSに自動的に通知されるため、即座に承認結果を確認できます。
これにより、在宅勤務中や出張先でもLINE WORKSを確認するだけで、承認状況を把握できるため、タイムリーに業務を進められるでしょう。
特に、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が増えている現代の企業にぴったりな自動化と言えるでしょう。
メリット2:確認漏れやミスを軽減する
承認の確認や通知を手作業で行っていると、抜けや遅延が起こりやすくなります。
たとえば、営業担当者が商談に必要な経費を申請し、承認が自動通知されることで、準備をスムーズに進められるでしょう。
これにより、ミスや遅延を未然に防ぎ、確実な情報伝達が可能になるかもしれません。
単なる見落としを防ぐだけでなく、結果としてプロジェクト進行の効率化に貢献できるでしょう。
メリット3:スムーズに後続業務を行える
承認後の通知を自動化することで、スムーズに後続業務を進められるでしょう。
たとえば、交通費の申請承認がLINE WORKSに通知されることで、経理担当者はスムーズに業務を始められるでしょう。
これにより、従来の手動確認や手間のかかる作業を簡素化でき、承認プロセスの遅延を防ぎます。
コラボフローとLINE WORKSを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介します。
[Yoomとは]
コラボフローとLINE WORKSの連携フローの作り方
今回は「コラボフローで申請が承認されたらLINE WORKSに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・承認状況の確認を簡単にしたいと考えている方
2.コミュニケーションツールとしてLINE WORKSを採用している企業
・LINE WORKSで承認状況を迅速に確認したい方
・メンバーへの共有のためにLINE WORKSに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、得られるメリットはいくつかあります。
まず、コラボフローで承認された申請をLINE WORKS上でスピーディーに把握できるようになります。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能です。
承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務の効率化に繋がります。
また、コミュニケーション円滑化にも寄与します。
申請内容に関するやり取りもそのままチャット上で行えるため、メンバー間の連携がよりスムーズになります。
■注意事項
・コラボフローとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・承認状況の確認を簡単にしたいと考えている方
2.コミュニケーションツールとしてLINE WORKSを採用している企業
・LINE WORKSで承認状況を迅速に確認したい方
・メンバーへの共有のためにLINE WORKSに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、得られるメリットはいくつかあります。
まず、コラボフローで承認された申請をLINE WORKS上でスピーディーに把握できるようになります。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能です。
承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務の効率化に繋がります。
また、コミュニケーション円滑化にも寄与します。
申請内容に関するやり取りもそのままチャット上で行えるため、メンバー間の連携がよりスムーズになります。
■注意事項
・コラボフローとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- コラボフローとLINE WORKSをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるコラボフローのトリガー設定とその後に続くLINE WORKSのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、コラボフローとLINE WORKSの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:コラボフローとLINE WORKSをマイアプリ登録
コラボフローとLINE WORKSをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をすると、自動化設定が簡単です。
まず、コラボフローのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからコラボフローを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定してください。
コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」をクリックしましょう。
Yoomの画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力し、BASE64でエンコード化してアクセストークンを設定してください。
BASE64でエンコード化については、こちらを確認しましょう。
続いて、LINE WORKSのマイアプリ登録をしましょう。
先ほどと同様にアプリ一覧からLINE WORKSを探すか、検索欄で検索します。
マイアプリ登録の方法については、こちらを確認してください。
登録が完了したら、コラボフローとLINE WORKSがマイアプリに表示されます。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・承認状況の確認を簡単にしたいと考えている方
2.コミュニケーションツールとしてLINE WORKSを採用している企業
・LINE WORKSで承認状況を迅速に確認したい方
・メンバーへの共有のためにLINE WORKSに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、得られるメリットはいくつかあります。
まず、コラボフローで承認された申請をLINE WORKS上でスピーディーに把握できるようになります。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能です。
承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務の効率化に繋がります。
また、コミュニケーション円滑化にも寄与します。
申請内容に関するやり取りもそのままチャット上で行えるため、メンバー間の連携がよりスムーズになります。
■注意事項
・コラボフローとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・承認状況の確認を簡単にしたいと考えている方
2.コミュニケーションツールとしてLINE WORKSを採用している企業
・LINE WORKSで承認状況を迅速に確認したい方
・メンバーへの共有のためにLINE WORKSに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、得られるメリットはいくつかあります。
まず、コラボフローで承認された申請をLINE WORKS上でスピーディーに把握できるようになります。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能です。
承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務の効率化に繋がります。
また、コミュニケーション円滑化にも寄与します。
申請内容に関するやり取りもそのままチャット上で行えるため、メンバー間の連携がよりスムーズになります。
■注意事項
・コラボフローとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初にコラボフローの設定を行うため、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるコラボフローのトリガー設定とその後に続くLINE WORKSのオペレーション設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→お好みで変更可能
- 「コラボフローと連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
- 「トリガーアクション」→経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）
以下の画面が表示されるので、赤枠内をクリックしてWebhook URLをコピーします。
Webhookの設定方法はこちらを確認してください。
「アプリ設定」→「経路設定」→「該当する経路を選択」→「Webhook」→「新規登録」
をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定しましょう。
- 「Webhook名」→任意で設定
- 「通知先のWebhook URL」→先ほどコピーしたURLをペースト
- 「通知条件」→承認時にチェックを入れる
設定できたら、「保存」をクリックします。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行してから、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、LINE WORKSの設定を行うため、「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→お好みで変更可能
- 「LINE WORKS（API2.0）と連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
- 「アクション」→トールームにメッセージを送信
以下の注意事項を確認してください。
ボットIDはこちらで作成した後、管理者画面からボットを追加すると取得できます。
上記のURLをクリックし、「Console」→「Bot」→「登録」の順でクリックして、ボットを作成します。
Yoom画面に戻って、「ボットID」を候補から選択します。
枠内をクリックすることで、以下のように候補が表示されます。
該当する候補を選択して設定してください。
スクロールし、「トークルームID」を設定します。
LINE WORKSのトークルーム画面右側のメニューをクリックし、「チャンネルID」をクリックすることで、確認できます。
次に、「メッセージ」を設定しましょう。
コラボフローのアウトプットを使用することで、LINE WORKSで承認データを確認できます。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを表示できます。
LINE WORKSで確認したいデータを以下のように設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、コラボフローとLINE WORKSの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・承認状況の確認を簡単にしたいと考えている方
2.コミュニケーションツールとしてLINE WORKSを採用している企業
・LINE WORKSで承認状況を迅速に確認したい方
・メンバーへの共有のためにLINE WORKSに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、得られるメリットはいくつかあります。
まず、コラボフローで承認された申請をLINE WORKS上でスピーディーに把握できるようになります。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能です。
承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務の効率化に繋がります。
また、コミュニケーション円滑化にも寄与します。
申請内容に関するやり取りもそのままチャット上で行えるため、メンバー間の連携がよりスムーズになります。
■注意事項
・コラボフローとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・承認状況の確認を簡単にしたいと考えている方
2.コミュニケーションツールとしてLINE WORKSを採用している企業
・LINE WORKSで承認状況を迅速に確認したい方
・メンバーへの共有のためにLINE WORKSに承認状況を通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、得られるメリットはいくつかあります。
まず、コラボフローで承認された申請をLINE WORKS上でスピーディーに把握できるようになります。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能です。
承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務の効率化に繋がります。
また、コミュニケーション円滑化にも寄与します。
申請内容に関するやり取りもそのままチャット上で行えるため、メンバー間の連携がよりスムーズになります。
■注意事項
・コラボフローとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
コラボフローを使ったその他の自動化例
1.コラボフローで申請が行われたら、自動的にMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
申請内容をMicrosoft Excelに追加できるため、内容の確認がしやすくなります。
手作業でデータを転記する必要がなくなり、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。
■概要
コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している総務部担当者
・プロジェクトの進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務処理時間短縮によって従業員の生産性向上につなげることができるアプリです。
さらにMicrosoft Excelを併せて活用することであらゆる情報をタスクと管理することができ、業務進行をスムーズにします。
しかしコラボフローの内容を毎回Microsoft Excelに手入力することは手間がかかり、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業に時間をかけず、より建設的な業務に注力したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することでMicrosoft Excelに自動でタスク追加を行い、手作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、コア業務にチーム全体が注力でき業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している総務部担当者
・プロジェクトの進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務処理時間短縮によって従業員の生産性向上につなげることができるアプリです。
さらにMicrosoft Excelを併せて活用することであらゆる情報をタスクと管理することができ、業務進行をスムーズにします。
しかしコラボフローの内容を毎回Microsoft Excelに手入力することは手間がかかり、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業に時間をかけず、より建設的な業務に注力したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することでMicrosoft Excelに自動でタスク追加を行い、手作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、コア業務にチーム全体が注力でき業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.コラボフローで申請が完了したら、Slackに自動通知するフローです。
申請内容をSlackに通知することもできます。
完了した申請を把握できるため、コラボフローを立ち上げる手間が省けます。
■概要コラボフローでの申請・承認業務において、完了後の関係者への通知を手作業で行っていませんか？申請が完了するたびに手動でSlackのチャンネルに投稿するのは手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請完了をトリガーとして、Slackに自動でメッセージを送信することが可能です。申請・承認プロセスの迅速化と、情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- コラボフローでの申請完了後、手動でSlackに通知している方
- 申請・承認に関する通知漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方
- コラボフローとSlackを活用した申請業務全体の効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット- コラボフローでの申請完了と同時にSlackへ自動で通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への情報共有が可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、コラボフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（即時起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」を設定し、完了した申請の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、取得した申請内容を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackに通知する際のチャンネルやメッセージ本文は、任意の内容に設定できます。コラボフローから取得した申請情報をメッセージに含めることも可能です。
- Slackへの通知と合わせて、LINE公式アカウントへ通知するオペレーションを追加することもできます。
■注意事項- コラボフローとYoomを連携してください。
- コラボフローでの申請完了後、手動でSlackに通知している方
- 申請・承認に関する通知漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方
- コラボフローとSlackを活用した申請業務全体の効率化を検討している方
- コラボフローでの申請完了と同時にSlackへ自動で通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への情報共有が可能です。
- はじめに、コラボフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（即時起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」を設定し、完了した申請の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、取得した申請内容を任意のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackに通知する際のチャンネルやメッセージ本文は、任意の内容に設定できます。コラボフローから取得した申請情報をメッセージに含めることも可能です。
- Slackへの通知と合わせて、LINE公式アカウントへ通知するオペレーションを追加することもできます。
- コラボフローとYoomを連携してください。
3.kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローです。
kintoneでステータスが更新された際に、申請書を自動的に作成し、申請できるため、作成や申請作業が容易になるでしょう。
レコードの情報を自動的に取得して作成できるため、アプリ間の移動も少なくなります。
■概要kintoneで管理している案件やプロジェクトのステータスが更新された際に、コラボフローで別途申請書を作成・申請する作業に手間を感じていませんか？手作業での二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや申請漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーに、コラボフローでの申請書申請までを自動化し、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとコラボフローを併用し、手作業での申請業務に課題を感じている方
- kintoneでのステータス更新と申請フローの連携を効率化したいと考えている方
- 申請業務における入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータスを更新するだけでコラボフローへの申請が完了するため、申請書作成にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや申請漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高められます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとコラボフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、ステータスが変更されたレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報をもとに申請書を自動で申請します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知したいアプリ（案件管理、顧客管理など）を任意で設定してください。
- コラボフローに連携する申請書の項目は、kintoneから取得した情報の中から任意で選択し、設定することが可能です。
■注意事項- kintone、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneとコラボフローを併用し、手作業での申請業務に課題を感じている方
- kintoneでのステータス更新と申請フローの連携を効率化したいと考えている方
- 申請業務における入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方
- kintoneのステータスを更新するだけでコラボフローへの申請が完了するため、申請書作成にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや申請漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高められます。
- はじめに、kintoneとコラボフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、ステータスが変更されたレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報をもとに申請書を自動で申請します。
- kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知したいアプリ（案件管理、顧客管理など）を任意で設定してください。
- コラボフローに連携する申請書の項目は、kintoneから取得した情報の中から任意で選択し、設定することが可能です。
- kintone、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
コラボフローとLINE WORKSを連携して、申請承認プロセスを自動化することで、スピードと精度の向上が期待できます。
リアルタイムで承認状況を把握でき、確認漏れや遅延のリスクを防ぐことができます。
これにより、管理部門の作業負担を軽減し、チーム全体の業務をスムーズに進められるようになるでしょう。
今回ご紹介したYoomの自動化を活用して、手作業による負担を減らしましょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
