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申請承認後の通知を自動化することで、スムーズな業務プロセスを実現できる方法をご存知ですか？
今回は、コラボフローとLINE WORKSを連携し、承認後の通知を自動化する方法をご紹介します。
これにより、リアルタイムで進捗を把握でき、ミスや確認漏れを防ぐことができます。
また、手作業が不要になるため、通知の手間を解消できるでしょう。
コラボフローとLINE WORKSを連携すれば、承認状況をリアルタイムで把握できます。
たとえば、コラボフローで申請が承認された際に、LINE WORKSに自動的に通知されるため、即座に承認結果を確認できます。
これにより、在宅勤務中や出張先でもLINE WORKSを確認するだけで、承認状況を把握できるため、タイムリーに業務を進められるでしょう。
特に、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が増えている現代の企業にぴったりな自動化と言えるでしょう。
承認の確認や通知を手作業で行っていると、抜けや遅延が起こりやすくなります。
たとえば、営業担当者が商談に必要な経費を申請し、承認が自動通知されることで、準備をスムーズに進められるでしょう。
これにより、ミスや遅延を未然に防ぎ、確実な情報伝達が可能になるかもしれません。
単なる見落としを防ぐだけでなく、結果としてプロジェクト進行の効率化に貢献できるでしょう。
承認後の通知を自動化することで、スムーズに後続業務を進められるでしょう。
たとえば、交通費の申請承認がLINE WORKSに通知されることで、経理担当者はスムーズに業務を始められるでしょう。
これにより、従来の手動確認や手間のかかる作業を簡素化でき、承認プロセスの遅延を防ぎます。
コラボフローとLINE WORKSを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介します。
[Yoomとは]
今回は「コラボフローで申請が承認されたらLINE WORKSに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
コラボフローとLINE WORKSをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をすると、自動化設定が簡単です。
まず、コラボフローのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからコラボフローを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定してください。
コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」をクリックしましょう。
Yoomの画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力し、BASE64でエンコード化してアクセストークンを設定してください。
BASE64でエンコード化については、こちらを確認しましょう。
続いて、LINE WORKSのマイアプリ登録をしましょう。
先ほどと同様にアプリ一覧からLINE WORKSを探すか、検索欄で検索します。
マイアプリ登録の方法については、こちらを確認してください。
登録が完了したら、コラボフローとLINE WORKSがマイアプリに表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初にコラボフローの設定を行うため、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内をクリックしてWebhook URLをコピーします。
Webhookの設定方法はこちらを確認してください。
「アプリ設定」→「経路設定」→「該当する経路を選択」→「Webhook」→「新規登録」
をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定しましょう。
設定できたら、「保存」をクリックします。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行してから、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、LINE WORKSの設定を行うため、「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の注意事項を確認してください。
ボットIDはこちらで作成した後、管理者画面からボットを追加すると取得できます。
上記のURLをクリックし、「Console」→「Bot」→「登録」の順でクリックして、ボットを作成します。
Yoom画面に戻って、「ボットID」を候補から選択します。
枠内をクリックすることで、以下のように候補が表示されます。
該当する候補を選択して設定してください。
スクロールし、「トークルームID」を設定します。
LINE WORKSのトークルーム画面右側のメニューをクリックし、「チャンネルID」をクリックすることで、確認できます。
次に、「メッセージ」を設定しましょう。
コラボフローのアウトプットを使用することで、LINE WORKSで承認データを確認できます。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを表示できます。
LINE WORKSで確認したいデータを以下のように設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
1.コラボフローで申請が行われたら、自動的にMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
申請内容をMicrosoft Excelに追加できるため、内容の確認がしやすくなります。
手作業でデータを転記する必要がなくなり、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。
2.コラボフローで申請が完了したら、Slackに自動通知するフローです。
申請内容をSlackに通知することもできます。
完了した申請を把握できるため、コラボフローを立ち上げる手間が省けます。
3.kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローです。
kintoneでステータスが更新された際に、申請書を自動的に作成し、申請できるため、作成や申請作業が容易になるでしょう。
レコードの情報を自動的に取得して作成できるため、アプリ間の移動も少なくなります。
コラボフローとLINE WORKSを連携して、申請承認プロセスを自動化することで、スピードと精度の向上が期待できます。
リアルタイムで承認状況を把握でき、確認漏れや遅延のリスクを防ぐことができます。
これにより、管理部門の作業負担を軽減し、チーム全体の業務をスムーズに進められるようになるでしょう。
今回ご紹介したYoomの自動化を活用して、手作業による負担を減らしましょう。
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