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多くの企業では、日々の労務管理を効率化するためにコラボフローを活用しています。例えば、従業員の勤怠管理や休暇申請の処理を迅速化するためのシステム導入が進んでいます。 今回ご紹介するコラボフローとオフィスステーションの連携は、業務効率を大幅に向上させ、情報更新のスピードと正確性を高める具体的な効果が期待できます。この記事では、コラボフローでの申請が承認された際に、オフィスステーションの従業員情報を自動で更新する方法を解説します。この自動化により、手作業によるミスを減らし、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
コラボフローとオフィスステーションを利用中で、情報更新の効率化に課題を感じている方。
従業員情報の管理でミスや遅延を減らし、正確性を向上させたいと考える人事担当者。
部門間での情報共有をスムーズにし、連携不足を解消したい総務・人事部門の管理者。
業務プロセスの自動化を検討している中小企業のIT管理者や業務改善担当者。
勤怠管理や給与計算に基づくデータ連携を効率化したいバックオフィス担当者。
業務自動化により、承認済みの情報を迅速かつ正確にオフィスステーションに反映できるため、手作業で行う際の入力ミスや遅延を大幅に削減できます。従業員情報の更新作業は通常、複数の部門や担当者が関わるため、プロセス全体に時間がかかることがあります。しかし、コラボフローを用いた自動化により、承認後すぐに情報が同期されるため、管理者は他の重要な業務に集中できるようになります。これにより、人的リソースを最適化し、結果として生産性の向上が期待できます。
人間が手動で入力する際には、ケアレスミスや記入漏れが発生する可能性があります。自動化により、承認されたデータがそのままオフィスステーションに反映されるため、データの一貫性と正確性が保たれます。特に、給与計算や勤怠管理など従業員情報に基づく業務では、正確なデータが欠かせません。この仕組みによって、後続の業務で発生するエラーや修正作業を削減し、信頼性の高いデータベースを構築につながります。
自動化により、複数部門での情報共有がスムーズになります。例えば、採用担当者が新入社員の情報をコラボフローで申請し承認された場合、その情報が総務部門や人事部門のオフィスステーションに自動で反映されます。このプロセスにより、部門間のコミュニケーションが円滑になり、必要な情報を共有するためのやり取りが削減されます。結果として、チーム全体の連携が強化され、スムーズな業務運営が可能になります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、コラボフローで申請が承認されたらオフィスステーションの従業員情報を更新する方法をご説明します。
[Yoomとは]
コラボフローのデータベースにレコードが登録されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、
オフィスステーションの提供するAPIを用いてオフィスステーションにコラボフローで登録された従業員情報を更新することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて4つのプロセスで進めていきます。
・コラボフローとオフィスステーションをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるコラボフローのトリガー設定と、その後に続くオフィスステーションのオペレーション設定
・トリガーをONにして連動動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、オフィスステーションに従業員情報を手入力で更新していませんか。この作業は、入力ミスや更新漏れのリスクが伴うだけでなく、人事・総務担当者の負担になりがちです。このワークフローは、コラボフローでの承認完了をきっかけに、オフィスステーションの従業員情報を自動で更新するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コラボフローとオフィスステーションをYoomに接続するマイアプリ登録しましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと自動化連携がスムーズになります。
まず、コラボフローをマイアプリに登録しましょう。
まずは、コラボフローをYoomと連携しましょう。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」を選択後、コラボフローをクリックしてください。
アカウント名には任意の名前を入力しましょう。
ユーザーIDとAPIキーを入力してください。
以上でコラボフローのマイアプリ登録ができました。
続いてオフィスステーションのマイアプリ登録を行います。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」を選択後、コラボフローをクリックしてください。
オフィスステーションを検索窓に入力し、表示された候補をクリックしましょう。
アカウント名には任意の文言を入力します。
その他はオフィスステーションで確認しながら内容に従って入力を進めましょう。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、オフィスステーションに従業員情報を手入力で更新していませんか。この作業は、入力ミスや更新漏れのリスクが伴うだけでなく、人事・総務担当者の負担になりがちです。このワークフローは、コラボフローでの承認完了をきっかけに、オフィスステーションの従業員情報を自動で更新するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画像の赤枠内の箇所をクリックし、コラボフローの設定を行います。
今回連携するコラボフローのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
コラボフローでWebhookの設定が必要です。
画面に表示されている内容に従って設定を進めましょう。
※コラボフローでのWebhookの設定方法はこちらをご確認ください。
設定ができたらテストを実行し、テスト成功を確認後「保存する」をクリックしましょう。
再度フローボットの画面が表示されます。
赤枠の箇所をクリックし設定を進めましょう。
連携アカウントとアクションを選択では「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されます。
各項目の下に入力方法が記載されているので、内容に沿って入力しましょう。
入力完了後、テストを実行し、テスト成功を確認したら「保存する」をクリックしましょう。
最後にオフィスステーションの設定を行います。
赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面では、今回連携するオフィスステーションのアカウントで間違いないか確認し、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定の画面になります。
連携したアカウント情報を用いて入力を進めましょう。
入力ができたらテストを実行し、テスト成功を確認後「保存する」をクリックしましょう。
最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。
フローボットが自動で起動します。
以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、オフィスステーションに従業員情報を手入力で更新していませんか。この作業は、入力ミスや更新漏れのリスクが伴うだけでなく、人事・総務担当者の負担になりがちです。このワークフローは、コラボフローでの承認完了をきっかけに、オフィスステーションの従業員情報を自動で更新するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
①コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を登録する
コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を登録するフローです。入社手続きを自動化することで、ヒューマンエラーが減少し、正確なデータ管理が可能となります。手動でのデータ入力作業が不要になるため、時間と労力の節約ができ、他の重要な業務に集中できるようになるかもしれません。
■概要
新入社員の入社手続きでは、ワークフローシステムでの申請承認後、アカウント発行のために別ツールへ情報を手入力する作業が発生しがちです。この一連の作業は、担当者にとって負荷が高く、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する原因にもなりかねません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されると、Google Workspaceへ従業員情報を自動で登録するため、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
②コラボフローで入社申請が承認されたらfreee人事労務に従業員情報を登録する
コラボフローで入社申請が承認されたらfreee人事労務に従業員情報を登録するフローです。作業の自動化により、入社手続きを1つのアプリに集約させることができ、二重入力の必要がなくなります。情報の一元管理が可能となることで、管理業務の効率化が図れます。
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きは、喜ばしい一方で人事労務担当者の負担になりがちではないでしょうか。特にコラボフローで申請を管理し、freee人事労務に従業員情報を登録している場合、手作業での情報転記に手間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、コラボフローで入社申請が承認されると、自動でfreee人事労務に従業員情報が登録できます。これにより、こうした定型業務を効率化し本来のコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
③Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録する
Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。作業の自動化により、手作業による入力時間を大幅に削減することが期待できます。
■概要
Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報を頻繁に登録・更新する必要がある方
2.手動でのデータ入力や登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.Googleフォームとオフィスステーションを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームへの回答があった際に、自動で従業員情報をオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに登録することで、手作業による入力作業を大幅に削減できます。
・Google Apps Scriptを使用することで、特定の要件やカスタマイズに応じた処理を追加できます。例えば、特定の条件下でのみデータを更新するなど、業務フローに合わせた柔軟な設定が可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、オフィスステーション、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
コラボフローとオフィスステーションの連携は、業務の効率化と正確性の向上に大きく貢献します。この記事で紹介した手順を参考に、ノーコードでの自動化を実現し、業務プロセスを最適化してください。これにより、時間とリソースを節約し、より重要な業務に集中することが可能になります。
ぜひ、この記事を活用して、業務改善を進めてください。
